Brukerregistrering i ePhorte

Som leder har du ansvar for ? melde inn registrering av roller og tilganger for ansatte ved din enhet. N?r en ansatt slutter melder du ogs? dette inn via skjemaet.

Det er som regel ledere som sender inn skjema for brukerregistrering i ePhorte, men enkelte enheter kan ha egne rutiner for hvem som skal fylle ut og sende inn skjemaet. Dette skjemaet blir mottatt av systemadministratorene av ePhorte, som oppretter og endrer brukerroller og -tilganger. I tilegg til informasjonen som fylles ut i skjemaet, vil systemadministrator ogs? motta informasjon om n?r det ble registrert og hvem som registrerte det.

Dersom andre enn leder skal kunne melde inn brukerregistreringer, m? Seksjon for forvaltning av elektronisk saksbehandling og dokumentasjon (e-post) informeres om delegering av dette ansvaret.

Informasjon om brukeren registreringen gjelder for

• Fyll inn fornavn, mellomnavn og etternavn p? brukeren
• Det er viktig at brukernavnet er korrekt. Feil brukernavn kan medf?re at registreringen ikke kan gjennomf?res.
• Registreringene vil v?re gyldig fra datoen som blir fylt ut her, og brukeren vil ikke f?r noen tilganger f?r denne dato.

Brukerens rolle og stedtilh?righet

Brukeren m? ha minst ¨¦n rolle i ePhorte, og denne rollen m? v?re knyttet til enheten hvor rollen skal benyttes.

Alle ansatte blir automatisk tildelt rolle som saksbehandler ved enheten de er ansatt ved.

De vanligste rollene er:

• Saksbehandler - Denne rollen er tilstrekkelig for vanlig saksbehandling.
• Leder - Har man en lederolle kan man, i tillegg til ? utf?re vanlig saksbehandling, ogs? fordele saker og godkjenne brev og notater.
• Arkivansvarlig - Denne rollen er forbeholdt de arkivansvarlige p? delarkivene.
• Arkivar - For arkivarer/arkivansatte.

Det vanligste er at rolle(r) er tilknyttet det stedet hvor brukeren er ansatt og har sitt daglige virke. Noen brukere har imidlertid behov for ? ha roller ved andre enheter. Det er derfor viktig at stedet hvor rollen skal benyttes, oppgis i skjemaet. Oppgi stedkode, ikke navn.

• Rolle og enhet fylles ut p? f?lgende form:  Rolle/stedkode. 

Stedfortreder

Se mer om stedfortrederfunksjonen.

I feltet fylles lederens brukernavn inn. Hvis brukeren ikke skal v?re stedfortreder lar du feltet st? blankt.

Tilgangskoder

N?r du autoriserer en person for tilgangskoder, vil vedkommende f? leserettigheter til dokumenter og opplysninger som er unntatt offentlighet (skjermet) i saker og journalposter som er gradert med angitt tilgangskode.

• Hvis en bruker autoriseres med en tilgangskode for egne saker, vil vedkommende f? leserettigheter til egne saker og dokumenter som er skjermet med denne tilgangskoden. Det vil si de saker, journalposter og dokumenter hvor vedkommende selv er registrert som saksansvarlig eller saksbehandler, eller intern mottaker eller kopimottaker p? journalpost.
• Hvis en bruker autoriseres med en tilgangskode innenfor en eller flere administrative enheter, vil vedkommende f? fulle leserettigheter til de saker og journalposter som tilh?rer disse, inkludert underliggende enheter.

Generelle tilgangskoder

For de generelle tilgangskodene, som for eksempel unntatt fra offentlighet (OF), skal brukerne minimum autoriseres for egne saker. Dette inneb?rer at saksbehandlere og ledere f?r adgang til ? benytte tilgangskode OF p? saker, journalposter og dokumenter som de produserer selv. I tillegg kan de tildeles (bli satt opp som saksansvarlig/saksbehandler) saker, journalposter og dokumenter med denne koden.

Saksbehandlerne f?r ikke tilgang til saker, journalposter og dokumenter med denne tilgangskoden hvor andre p? samme enhet er satt opp som saksansvarlig eller saksbehandler, eller p? andre enheter ved UiO. Dersom brukerne autoriseres for tilgangskoden innenfor egen administrativ enhet vil de kunne se saker/journalposter og dokumenter med denne tilgangskoden som enten er produsert ved egen enhet eller fordelt til saksbehandlere innenfor egent enhet.

Spesielle tilgangskoder

For disse kodene gis brukeren kun tilgang ut fra tjenestelige behov. V?r ogs? oppmerksom p? at det vil v?re ulik prioritering mellom de ulike kodene. For eksempel er det f?rre brukere som skal autoriseres for SD enn for SV. P? samme m?te er det f?rre brukere som skal autoriseres for PO, PD og PR enn for PV. Grunnen til dette er at det er flere som arbeider med generelle student- og personalsaker enn saker som vil adgangsbegrenses med de andre tilgangskodene.

Nye og gamle tilgangskoder

I forbindelse med innf?ringen av den nye Offentleglova kom det f.o.m 1.1.2009 nye tilgangskoder. N?r en bruker f?r tildelt en tilgangskode blir brukeren ogs? automatisk tildelt den tilsvarende tilgangskoden som var gyldig fram til utgangen av 2008. Det er derfor ikke n?dvendig ? oppgi de gamle tilgangskodene i skjemaet.

• Tilgangskode og enhet fylles ut p? f?lgende form: Tilgangskode/stedkode.

Mer informasjon om tilgangskoder finner du i egen veiledning.

Godkjenning av opplysningene

Kryss av for ? godkjenne opplysningene. Det er viktig at riktig person sender inn skjemaet. Hvis avsenderen ikke formelt har ansvaret for ? melde inn brukerregistreringer, vil ikke endringene bli utf?rt av systemadministrator.