Si fra-systemet

Journalf?ringsrutiner for innkomne saker i Si fra-systemet

Delvis robotisert prosess: Krypterte svar i nettskjema hentes ut av robot og legges i ePhorte fordelt til fakultet, FADM eller CERT basert p? regler.


Mottak og registrering av varslingsaker - r?d linje

Alle r?de saker skal journalf?res av eSak.

  • Varslingssaker innmeldt i r?d linje blir mottatt og dekryptert av eSak. Videre blir saken journalf?rt og viderefordelt til ansvarlig saksbehandler i Si fra-mottak med kopi til medlemmene av aktuelt Si fra-mottak og Enhet for intern revisjon (EIR).
  • 亚博娱乐官网_亚博pt手机客户端登录 Si fra-mottak blir varslet p? e-post om innkommet varslingssak i r?d linje og har en ukes responstid til ? besvare innmelder med brev arkivert i ePhorte. Se brevmaler for varslingssaker. Svar med e-post til den som har sendt varsel b?r ikke benyttes, da det ikke regnes som elektronisk sikkert for ivaretagelse av personvernet. Ved behov for rask m?teavklaring kan n?ytralt formulerte e-poster benyttes.
  • Muntlige og anonyme mottatte saker skal ogs? kvalitetssikres av eSak. 
    Mottaker registrerer disse i ePhorte og dokumentet unntas offentlighet. Lenken til saken i ePhorte sendes til eSak (esak-varsling@admin.uio.no).

Mottak av l?ringsmilj?saker i gul og gr?nn linje

Nettskjema sendes som e-post til postmottak.

  • Delarkivet importerer e-posten til ePhorte og journalf?rer den som et innkommet dokument (I-dokument).
  • Innkommet sak slettes i Outlook, importsentral og nettskjema-base.
  • Sakseier er l?ringsmilj?kontakten ved fakultetet, saken kan eventuelt senere omfordeles. 
  • Alle mottatte dokumenter skal ha en juridisk person som avsender etter arkivforskriften § 9 og § 10(lovdata.no). Avsender kan sladdes, men bare dersom det er hjemmel for unntak fra offentlighet.
  • Hvis bare brukernavn er tilgjengelig p? grunn av nettskjemaets beskaffenhet, settes brukernavnet som avsender og saksbehandler m? s?ke opp navnet i FS og endre brukernavnet til fullt navn p? saks- og journalpostniv?.

Saken skal v?re egen sak i henhold til forvaltningsloven.

I enkelte tilfeller vil det v?re praktisk ? bruke samlesaker for ? lette gjenfinning for saksbehandler: Eksempel: tekniske forhold ang?ende ett lokale, gitt at meldingene omhandler samme forhold.

Det skal v?re opp til saksbehandler hva som vurderes som hensiktsmessig.

Hva skal unntas?

  • I hver sak skal det vurderes om det er grunnlag for ? unnta dokumenter eller opplysninger i dokumenter etter offentleglova eller annen lovgivning.
  • Unntak m? vurderes i forholdet til innhold om varslingsparagrafen og/eller taushetsplikt inntrer.
  • Enkelte saksdokumenter kan unntas midlertidig, men kravene til dette er sv?rt strenge.

Saker som omhandler flere forhold

For eksempel klage p? l?ringsmilj? meldt inn sammen med beskjed om manglende lys p? lesesal.

  • Da legges den opprinnelige meldingen i en sak.
  • Det skrives ett eller flere notat med det innholdet som ikke er unntatt offentlighet og dette overf?res til en ny sak.
  • Alts? legger man et notat i den "ufarlige" saken, og bevarer originaldokumentet i den "farlige" saken.

Merk: Det gjelder saksbehandlingsfristene i henhold til forvaltningsloven § 11a (lovdata.no).

Avsluttet forhold

Ved avslutning av saken skal student ha tilbakemelding. Det kan tenkes at det opprettes oppf?lgingssaker parallelt med varslingssaken.

Eskalering fra gult til r?dt

Det kan hende at saker sendt i gul linje skal eskaleres til r?d linje.

  • Dette vurderes av Si fra-mottaket. Se egen prosedyre.
  • NB: delarkivet m? s?rge for ? slette den innkomne e-posten b?de i Outlook og importsentralen ved eskalering fra gult til r?dt.

Husk: Saker av teknisk karakter som ang?r fare for liv og helse skal alltid betraktes som r?d sak. 

Tilgangskode

Tilgangskode settes p? journalpost n?r det er hjemmel for unntak av opplysninger.

  • R?de saker: p? journalpostniv? benyttes VS
  • Gule saker: p? journalpostniv? benyttes OF eller VS, avhengig av sakens innhold.
  • Gr?nne saker: p? journalpostniv? benyttes OF

Saker som forekommer i Si fra-systemet

Type N?r Sakstittel Kommentar
Varsling N?r det er en mulig varslingssak Varsling + tema studenten har krysset av for

Se ogs? prosedyre for varslingssaker

Saken opprettes i arkivdel STUD UIO.
Klassering: 426
Eier av saken: l?ringsmilj?kontakten ved fakultetet, se Si fra-mottak

Det settes "r?d linje" som merknad p? saken.

Varsling oppf?lgingssak N?r varslingssak er utredet og det er funnet grunnlag for ? opprette disiplin?rsak overfor ansatt Personalsak P? bakgrunn av varslingssak ( saksnr) Se personalsider
Varsling oppf?lgingssak N?r varslingssak er utredet og der er funnet grunnlag for sanksjoner overfor student Studentsak P? bakgrunn av varslingssak (saksnr) se veileder for advarsel,bortvisning og utestengelse
Klage N?r saken gjelder hele eller deler av et studentmilj? L?ringsmilj?sak + tema  
Klage oppf?lgingssak N?r saken gjelder enkeltstudent ( innmelder) Studentsak + tema Se aktuelle ressurssider: student i krise. Advarsel, bortvisning og utestengelse
Klage oppf?lgingssak N?r saken gjelder klage p? ansatt Personalsak + tema Se personalsider
Ros N?r saken gjelder positiv tilbakemelding som er arkivverdig Tema  

Dokumenter som forekommer i Si fra-saker

JP Hva Tittel Avsender Kommentar
I Nettskjema Varsling + tema studenten har krysset av for Studentens navn

Saksbehandler: sakseier
Kopimottakere: ?vrige medlemmer av Si fra-mottaket og EIR (ufordelt)

EIR varsles p? e-post om innkommet varsling

I Varsling via e-post/brev/referat fra samtale Varsling + tema Studentens navn

Saksbehandler: sakseier
Kopimottakere: ?vrige medlemmer av Si fra-mottaket og EIR (ufordelt)

EIR varsles p? e-post om innkommet varsling

I Referat fra samtale med anonym innmelder Referat fra anonym innmelder av sak Anonym

Saksbehandler: sakseier
Kopimottakere: ?vrige medlemmer av Si fra-mottaket og EIR (ufordelt)

EIR varsles p? e-post om innkommet varsling

U Brev til studenten Svar p? innmeldt sak/invitasjon til samtale Saksbehandler  
N Kartleggingssamtale Referat fra samtale med innmelder Saksbehandler  
I Studentens samtykke til ? gi andre instanser innsyn i saken ( for eksempel Studentombudet) Samtykkeerkl?ring fra ..... Student Navn skjermes
N/U M?tereferater Referat fra m?te med..   Navn skjermes
I/U Brev til og fra eksterne ressurser og personer (innmelder, Studentombudet, SiO, advokat o.l) Brev fra...    
X/N L?snings- og tiltaksbeskrivelse i saker som krever oppf?lging Tiltaksbeskrivelse for sak (saksnr.) Saksbehandler  
U Tilbakemelding til varsler   Saksbehandler  
N Sluttrapport - kun i varslingssaker Sluttrapport for varslingssak (saksnr.) Saksbehandler  

Oppl?ring

Studentenes Si fra-system ved UiO; Journalf?ring (pdf) - oppl?ring av arkivarer 11.11.2013

Se ogs?

 

Publisert 3. jan. 2022 09:25 - Sist endret 22. juli 2023 09:53