Mottak og registrering av varslingsaker - r?d linje
Alle r?de saker skal journalf?res av eSak.
- Varslingssaker innmeldt i r?d linje blir mottatt og dekryptert av eSak. Videre blir saken journalf?rt og viderefordelt til ansvarlig saksbehandler i Si fra-mottak med kopi til medlemmene av aktuelt Si fra-mottak og Enhet for intern revisjon (EIR).
- 亚博娱乐官网_亚博pt手机客户端登录 Si fra-mottak blir varslet p? e-post om innkommet varslingssak i r?d linje og har en ukes responstid til ? besvare innmelder med brev arkivert i ePhorte. Se brevmaler for varslingssaker. Svar med e-post til den som har sendt varsel b?r ikke benyttes, da det ikke regnes som elektronisk sikkert for ivaretagelse av personvernet. Ved behov for rask m?teavklaring kan n?ytralt formulerte e-poster benyttes.
- Muntlige og anonyme mottatte saker skal ogs? kvalitetssikres av eSak.
Mottaker registrerer disse i ePhorte og dokumentet unntas offentlighet. Lenken til saken i ePhorte sendes til eSak (esak-varsling@admin.uio.no).
Mottak av l?ringsmilj?saker i gul og gr?nn linje
Nettskjema sendes som e-post til postmottak.
- Delarkivet importerer e-posten til ePhorte og journalf?rer den som et innkommet dokument (I-dokument).
- Innkommet sak slettes i Outlook, importsentral og nettskjema-base.
- Sakseier er l?ringsmilj?kontakten ved fakultetet, saken kan eventuelt senere omfordeles.
- Alle mottatte dokumenter skal ha en juridisk person som avsender etter arkivforskriften § 9 og § 10(lovdata.no). Avsender kan sladdes, men bare dersom det er hjemmel for unntak fra offentlighet.
- Hvis bare brukernavn er tilgjengelig p? grunn av nettskjemaets beskaffenhet, settes brukernavnet som avsender og saksbehandler m? s?ke opp navnet i FS og endre brukernavnet til fullt navn p? saks- og journalpostniv?.
Saken skal v?re egen sak i henhold til forvaltningsloven.
I enkelte tilfeller vil det v?re praktisk ? bruke samlesaker for ? lette gjenfinning for saksbehandler: Eksempel: tekniske forhold ang?ende ett lokale, gitt at meldingene omhandler samme forhold.
Det skal v?re opp til saksbehandler hva som vurderes som hensiktsmessig.
Hva skal unntas?
- I hver sak skal det vurderes om det er grunnlag for ? unnta dokumenter eller opplysninger i dokumenter etter offentleglova eller annen lovgivning.
- Unntak m? vurderes i forholdet til innhold om varslingsparagrafen og/eller taushetsplikt inntrer.
- Enkelte saksdokumenter kan unntas midlertidig, men kravene til dette er sv?rt strenge.
Saker som omhandler flere forhold
For eksempel klage p? l?ringsmilj? meldt inn sammen med beskjed om manglende lys p? lesesal.
- Da legges den opprinnelige meldingen i en sak.
- Det skrives ett eller flere notat med det innholdet som ikke er unntatt offentlighet og dette overf?res til en ny sak.
- Alts? legger man et notat i den "ufarlige" saken, og bevarer originaldokumentet i den "farlige" saken.
Merk: Det gjelder saksbehandlingsfristene i henhold til forvaltningsloven § 11a (lovdata.no).
Avsluttet forhold
Ved avslutning av saken skal student ha tilbakemelding. Det kan tenkes at det opprettes oppf?lgingssaker parallelt med varslingssaken.
Eskalering fra gult til r?dt
Det kan hende at saker sendt i gul linje skal eskaleres til r?d linje.
- Dette vurderes av Si fra-mottaket. Se egen prosedyre.
- NB: delarkivet m? s?rge for ? slette den innkomne e-posten b?de i Outlook og importsentralen ved eskalering fra gult til r?dt.
Husk: Saker av teknisk karakter som ang?r fare for liv og helse skal alltid betraktes som r?d sak.
Tilgangskode
Tilgangskode settes p? journalpost n?r det er hjemmel for unntak av opplysninger.
- R?de saker: p? journalpostniv? benyttes VS
- Gule saker: p? journalpostniv? benyttes OF eller VS, avhengig av sakens innhold.
- Gr?nne saker: p? journalpostniv? benyttes OF
Saker som forekommer i Si fra-systemet
| Type | N?r | Sakstittel | Kommentar |
|---|---|---|---|
| Varsling | N?r det er en mulig varslingssak | Varsling + tema studenten har krysset av for |
Se ogs? prosedyre for varslingssaker Saken opprettes i arkivdel STUD UIO. Det settes "r?d linje" som merknad p? saken. |
| Varsling oppf?lgingssak | N?r varslingssak er utredet og det er funnet grunnlag for ? opprette disiplin?rsak overfor ansatt | Personalsak | P? bakgrunn av varslingssak ( saksnr) Se personalsider |
| Varsling oppf?lgingssak | N?r varslingssak er utredet og der er funnet grunnlag for sanksjoner overfor student | Studentsak | P? bakgrunn av varslingssak (saksnr) se veileder for advarsel,bortvisning og utestengelse |
| Klage | N?r saken gjelder hele eller deler av et studentmilj? | L?ringsmilj?sak + tema | |
| Klage oppf?lgingssak | N?r saken gjelder enkeltstudent ( innmelder) | Studentsak + tema | Se aktuelle ressurssider: student i krise. Advarsel, bortvisning og utestengelse |
| Klage oppf?lgingssak | N?r saken gjelder klage p? ansatt | Personalsak + tema | Se personalsider |
| Ros | N?r saken gjelder positiv tilbakemelding som er arkivverdig | Tema |
Dokumenter som forekommer i Si fra-saker
| JP | Hva | Tittel | Avsender | Kommentar |
|---|---|---|---|---|
| I | Nettskjema | Varsling + tema studenten har krysset av for | Studentens navn |
Saksbehandler: sakseier EIR varsles p? e-post om innkommet varsling |
| I | Varsling via e-post/brev/referat fra samtale | Varsling + tema | Studentens navn |
Saksbehandler: sakseier EIR varsles p? e-post om innkommet varsling |
| I | Referat fra samtale med anonym innmelder | Referat fra anonym innmelder av sak | Anonym |
Saksbehandler: sakseier EIR varsles p? e-post om innkommet varsling |
| U | Brev til studenten | Svar p? innmeldt sak/invitasjon til samtale | Saksbehandler | |
| N | Kartleggingssamtale | Referat fra samtale med innmelder | Saksbehandler | |
| I | Studentens samtykke til ? gi andre instanser innsyn i saken ( for eksempel Studentombudet) | Samtykkeerkl?ring fra ..... | Student | Navn skjermes |
| N/U | M?tereferater | Referat fra m?te med.. | Navn skjermes | |
| I/U | Brev til og fra eksterne ressurser og personer (innmelder, Studentombudet, SiO, advokat o.l) | Brev fra... | ||
| X/N | L?snings- og tiltaksbeskrivelse i saker som krever oppf?lging | Tiltaksbeskrivelse for sak (saksnr.) | Saksbehandler | |
| U | Tilbakemelding til varsler | Saksbehandler | ||
| N | Sluttrapport - kun i varslingssaker | Sluttrapport for varslingssak (saksnr.) | Saksbehandler |
Oppl?ring
Studentenes Si fra-system ved UiO; Journalf?ring (pdf) - oppl?ring av arkivarer 11.11.2013
Se ogs?
- Si fra om l?ringsmilj?et - informasjon for studenter
- H?ndtering av l?ringsmilj?-saker gjennom Si fra-systemet - informasjon for saksbehandlere
- Varsling for ansatte ved UiO - informasjon for ansatte
- Prosedyre for behandling av varsel om alvorlige kritikkverdige forhold fra student eller ansatt - HMS-prosedyre