Sak 1 – Hvordan MN-arkiv fungerer v/ Hanne Eriksen
Det er viktig at vi er bevisste p? den offentlige informasjonen som kommer ut, UiO skal ha en gjennomsiktig forvaltning. Dette gjelder ogs? hvordan man som saksbehandler bruker lovgivning for ? unnta noe fra offentlighet. Navn p? personalmapper og studentmapper blir skjermet av arkivet. Dersom noen feilaktig har brukt tilgangskode SV p? en journalpost, og senere velger ? fjerne denne, s? v?r oppmerksom p? at markering for unntatt offentlighet allerede er blitt flettet inn i word dokumentet.
Det er kun Ephorte som er godkjent som arkivsystem ved UiO, FS er ikke godkjent som system.
Det som er bra med Ephorte er at det er et felles system for lagring av dokumentasjon, det er personuavhengig, lett ? skjerme opplysninger, gir brevmaler og mulighet for godkjenning.
Det finnes gode ressurssider p? sidene for arkivtjenesten ved MN-fakultetet, med lenker til arkivrutiner (studie), superbrukere og veiledning Ephorte (bruk saksbehandler), og rutiner for behandling av innsynskrav.
En endring i arkivrutinen for godkjenning er at navn p? studiested flyttes fra journalpost til sakstittel.
Det er laget faste titler p? journalposter, se arkivrutiner for studie - Godkjenning av utdanning- rutine for arkivering. Dersom ingen titler passer, ta kontakt med MN-arkiv. Det er viktig at saksbehandling ikke skjer i tittel, men i brevet.
Ekstra korrespondanse i saken, f.eks. p? e-post, b?r legges inn som U eller I, bruk det siste som har skjedd i saken.
Dersom du slutter som saksbehandler i Ephorte m? MN-arkiv f? beskjed slik at saker kan settes til en annen.
Sak 2 – Gjennomgang av rutiner v/ Ellen og Ingrid
Ellen gikk igjennom dagens rutiner for godkjenning av utenlandsk utdanning, og Ingrid gikk igjennom de for norsk utdanning, se presentasjon.
I noen tilfeller f?r s?kere fritak for et UiO-emne med et eksternt emne som ikke er p? like mange studiepoeng, f.eks. emner ved NTNU p? 7,5. Det er da viktig at s?ker i svarbrevet blir gjort oppmerksom p? at du kun f?r med f.eks 7,5 studiepoeng, og ikke 10.
Det ble tatt opp om det er mulighet for ? endre fristen for ? s?ke forh?ndsgodkjenning slik at dette kommer i gang tidligere.
Som saksbehandlere er det viktig at vi kjenner til Forvaltningsloven. § 11 sier bl.a. ?Dersom det m? ventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid f?r en henvendelse kan besvares, skal det forvaltningsorganet som mottok henvendelsen, snarest mulig gi et forel?pig svar? og ?I saker som gjelder enkeltvedtak, skal det gis forel?pig svar etter annet ledd dersom en henvendelse ikke kan besvares i l?pet av en m?ned etter at den er mottatt?.
Forslaget om at fakultetet lager en internside som samler saksbehandlingsrutiner m.m. var noe som alle syntes var en god ide, og fakultetet vi derfor jobbe videre med dette.
Har instituttene malsvar til vedtaksbrev? Send i s? fall maler til Ellen, b?de for norsk og utenlandsk. Kanskje kan vi samkj?re oss noe, og legge gode eksempler p? malsvar p? den nye internsiden.
Sak 3 – Saksbehandling – tidsbruk v/ Ingrid
Norsk utdanning: antall restanser i fak.adm: 25, institutt 96.
Utenlandsk utdanning: P? m?tetidspunktet var det ca.10 saker hvor fak.adm. ventet p? svar p? s?knader som var 3 m?neder eller eldre, og som l? hos instituttene og burde v?rt behandlet. Alle andre saker var under 3 m?neder gamle.
Det kan v?re man ikke har avskrevet journalposter selv om de er behandlet, men dette m? gj?res i Ephorte. Dersom vi som helhet ikke har tid til ? gj?re den saksbehandlingen vi er p?lagt ? gj?re m? vi se p? ressursstyring. Opplever saksbehandlere p? institutt at det ikke er nok ressurser og tid s? meld ogs? dette til fakultetet, i tillegg til egen leder.
Dersom fakultetet trenger innspill i en sak er det viktig at instituttene svarer s? raskt som mulig slik at ikke saksbehandlingen stopper un?dvendig opp.
N?r saksansvarlig p? fakultetet f?r kopi av svarbrev til s?ker, s? skal alle aktuelle registreringer v?re gjort i FS slik at saken kan settes til "Behandlet" av saksansvarlig.
Det ble sendt rundt en liste med saksbehandlere p? instituttene, og noen oppdateringer ble gjort. Se oversikt med saksbehandlere. Si ifra til Ellen dersom noen skal endres.
Sak 4 - Frie emner og utenlandsk utdanning / int.gruppa
Forslag at saksbehandling av utenlandsk utdanning som frie emner ikke sendes til institutt, men gj?res ved fakultetet. Dette var ok.
Det ble snakket om muligheten for at fakultetet ogs? kan behandle vurdering mot obligatoriske emner dersom instituttene har gode oversikter med godkjente emner fra eksterne l?resteder som er ?vanlige? og hvor en vurdering er gjort tidligere. Dette gjelder b?de utenlandsk og norsk utdanning. Eventuelle oversikter m? ha et tidsperspektiv. Ellen sjekker med instituttene som ikke var til stede og sender e-post til utdanningsledere om endring av godkjenningsrutinene. Internasjonaliseringsgruppa sender ut e-post til alle institutter med informasjon n?r endringen trer i kraft.
Sak 5 - Master: innpassing av masteremner i program v/ Marianne
Sp?rsm?l: Hvor mange saker har dere hatt siden studiestart h?sten 2018 og hva er rutinene?
- Geofag: 1 sak, s?ker via eget skjema, oppretter godkjenningssak i Ephorte.
- Kjemi: 0 saker, ikke eget skjema, behandles som en del av masteravtalen, usikker p? bruk av Ephorte.
- Astro: 0 saker, s?ker pr. e-post, usikker p? rutine.
- Matematisk: en del saker, s?kere tar kontakt med Annika, svar p? e-post, legges i arkivmapper lokalt.
- Fysikk: en h?ndfull saker, ikke eget skjema, behandles som en del av masteravtalen, i Ephorte.
- IFI: 4-5 saker, s?ker pr. e-post, behandles som en del av masteravtalen, i Ephorte.
Runden viste at det var mange ulike m?ter innpassing av masteremner ble gjort p?. Henvendelser fra studenter kommer gjerne i l?pet av f?rste semester de g?r p? masterprogrammet.
Sak 6 – Lektorstudenter og godkjenningssaker, info om gangen v/ Ingrid
Ble tatt under sak 2.
Annet som kom frem
- Regler for overlapp mot interne emner:
I vedtaksbrev fortelles det om overlapp, men det dukker ikke opp noe sted. Hvilke regler gjelder for overlapp? IFI, Fysikk og Matematisk bruker 6 studiepoeng overlapp som grense. Finnes det nasjonale retningslinjer for dette?
- Begrepsbruk:
det er viktig at vi bruker de samme begrepene rundt godkjenning av utdanning, og dette kan vi ogs? ta med p? en internside.
- Ephorte - avslutte saken:
Hvem har ansvaret for dette? Institutt? Fakultet? Her varierer det litt ift om det er utenlandsk eller norsk utdanning, vurdering mot obligatoriske eller frie emner. Det fremst?r litt uklart og er derfor noe som vi m? avklare bedre.
- FS – sette saken til behandlet:
Hvem har ansvaret? Her er et ogs? litt uklart og det m? ryddes i rutiner.
-
Forh?ndsgodkjenning av UNIS-emner skal ikke til fakultetet.
Oppsummering
Vi opplevde at STUA-m?tet var nyttig, og at det er et behov for ? se p? rutiner, lage internside for bedre oppl?ring, og vurdere mer samkj?ring i saksbehandlingen. Det dukket opp flere sp?rsm?l og behov for ? jobbe videre med tema. Videre n? vil fakultetet samle tr?dene fra m?tet og finner ut hvordan vi best jobber videre.