Sak 1 – Gjennomgang av rutiner for saksbehandling og hvor finner du hjelp? v/ Ingrid og Anne
Spesielt for nye saksbehandlere, men ogs? alle som vil dele erfaringer og rydde i eventuelle misforst?elser. Forberedelse ? se p? ansattsidene for Godkjenning av annen utdanning.
Ingrid og Anne hadde gjennomgang av rutiner. Viste flytskjema for saksbehandling og s? p? saker for norsk og utenlandsk utdanning, forh?ndsgodkjenning og innpassing av emner. Viste med 2020/8282 hvordan en typisk norsk sak behandles i Ephorte og FS.
Fakultetet oppretter Godkjenningssak samlebilde i FS, gjelder b?de norsk og utenlandsk utdanning. Ephorte er arkiv- og saksbehandlerssytemet vi bruker og s?knad og svarbrev skal legges der. Sendes det svar pr. epost m? denne importeres til Ephorte. Fs brukes i tillegg til registreringer.
Studenter som sender inn flere s?knader blir opprettet i samme mappe i ephorte. Slik blir alt av godkjenning for en student samlet p? et sted.
Studenter som s?ker endelig godkjenning av et utvekslingsopphold trenger ikke ? opprette en ny s?knad hvis det er snakk om kun ? dokumentere det de allerede har f?tt forh?ndsgodkjent. Da holder det ? oppdatere eksisterende s?knad. Hvis de vil godkjenne andre ting eller endre p? den f?rste s?knaden m? de opprette en ny.
Ingrid foreslo en endring i rutinen for ? sende anmodning om 40-gruppe som skal inng? i IFI-programmer ved at det sendes en direkte anmodning fra MN og til det andre fakultetet, og ikke via IFI. IFI bekreftet at det var ok. Fakultetet sjekker om Netttskjema b?r oppdateres i forhold til dette.
Sak 2 – Pr?veprosjekt ny rutine for programstudenter v/ Ingrid
Fakultetet ?nsker seg institutter som vil v?re med p? en pilot der vi endrer noe p? rutinen i saksbehandling av godkjenning av norsk utdanning. Endringen vil i praksis best? av at saker settes rett til saksbehandler p? institutt, og at leddet ? skrive selve anmodningen bortfaller. Saken skal innom fordeler p? fakultetet, s? fakultetet vil fremdeles p?se at s?knaden er riktig og dokumentasjon er sendt inn. Dette vil kun gjelde saker for programstudenter. M?let er at instituttene f?r raskere tilgang til s?knadene for sine egne programstudenter og slipper ? vente p? at fakultetets saksbehandler skal skrive en anmodning. Fakultetet vil opprette Godkjenningssak samlebilde, etterlyse dokumentasjon, oppklare hensikten med s?knaden hvis n?dvendig og registrere Ex.phil og frie emner. Eventuell tilleggsinfo legges inn som et notat i Ephorte.
Disse meldte tilbake at de ville v?re med p? pilot:
- Matematisk institut med MAMI og MAEC.
- Fysisk institutt med FAS og ELITE
- IFI med alle bachelorprogrammer
- Kjemisk institutt med MENT og Kjemi
Institutt for geofag og Institutt for biovitenskap m? sjekke det opp n?rmere lokalt og tar forbehold.
Sak 3 – Teams godkjenningsnettverk for fakultetet v/ Ingrid
N? er det bare IFI som bruker Teams, og det funker fint for rask kommunikasjon om saker, det kan sikkert ogs? benyttes til mer deling - invitere flere inn?
Legger alle til i Teams, kan ha undergrupper for institutter dersom det er behov for det.
Sak 4 - Alle typer forh?ndsvurderinger v / Anne og Marianne
(alts? saker for studenter ikke tatt opp til program enn?)
Anne har sittet i en BOTT arbeidsgruppe om arbeidsprosessen rundt godkjenning av ekstern utdanning, og gjennom dette er det klart at institusjonelle studieledere mener at vi skal behandle slike saker, selv om praksis varierer mellom enheter. Marianne er i gang med ? sjekke ut med UiO sentralt hva som gjelder forvaltningsmessig, Inntil vi f?r avklart endringer f?lger vi rutinen sli kden er n? med at vi ikek kan avvise s?knader fra studenter som ikke har f?tt opptak enda, men vi kan velge ? ikke prioritere de. Marianne gir beskjed s? snart det er avklaringer med UiO sentralt.
Sak 5 - Eventuelt
Kjemisk institutt ?nsker at beskrivelser av labkurs er med i s?knaden. Gjelder b?de norsk og utenlandsk utdanning. Hvis kjemiemnet inneholder lab m? det lastet opp, Kirsti sender en formulering som kan legges inn i Nettskjema. Kan ogs? gjelde andre med lab; Fysikk, IBV. Marianne/Anne oppdaterer Nettskjema.