Hvordan opprettes standardbrukere og hvilke tilganger f?r disse?
Automatisk opprettet ut fra bruker, ansettelsesforhold eller rolle i brukerh?ndteringssystem eller manuelt opprettet? Beskriv hvordan dette skjer og hvilke standardtilganger brukeren f?r. Standardtilgang kan ogs? v?re at brukeren opprettes, men ikke gis noen rettigheter i systemet.
For ? opprette nye FS-brukere ved Universitetet i Oslo m? det fylles ut en taushetserkl?ring og et valideringsskjema. For ? f? brukertilgang til FS m? man v?re ansatt ved UiO og v?re registrert som bruker av IT-systemene ved UiO. Valideringsskjema skal fylles ut av n?rmeste overordnede, og m? inneholde opplysninger om hvilke tilganger vedkommende skal ha.
Skjemaene sendes Avdeling for studieadministrasjon. Den nye brukeren f?r s? tilsendt brukernavn og midlertidig passord via e-post. Passordet m? skiftes ved f?rste gangs innlogging.
Tilgangen tildeles under forutsetning av at brukeren f?r n?dvendig oppl?ring i forhold til de arbeidsoppgaver som skal utf?res. Det gis digitalt grunnkurs i FS i Canvas.
Utfylt taushetserkl?ring og valideringsskjema arkiveres i Avdeling for studieadministrasjon.
G? til skjemaer for tilgang til FS
Hvordan avsluttes standardbrukere?
Hvilke rutiner er det for ? avslutte standarbrukere? Hvilke kontrollrutiner er etablert for ? sjekke at rutinene f?lges?
For midlertidig ansatte skal sluttdato oppgis i valideringsskjemaet, denne legges inn i FS. Ved denne datoen blir brukerkonto l?st. Dersom ansettelseskontrakten er blitt forlenget m? opplysninger om ev. ny sluttdato eller bekreftelse fra overordnet p? fast ansettelse sendes Avdeling for studieadministrasjon (fsvalidering@admin.uio.no) for ? f? brukerkonto ?pnet igjen.
Avdeling for studieadministrasjon (fsvalidering@admin.uio.no) skal varsles n?r permisjoner, langvarig sykefrav?r, fratredelse av stilling og lignende inntreffer slik at brukerkonto kan l?ses og eventuelt slettes.
En gang i ?ret blir det sendt liste til fakultetenes FS-koordinatorer over alle aktive brukere ved fakultetet, samt deres rettigheter i FS. Denne m? kontrolleres opp mot de ansatte ved fakultetet og deres arbeidsoppgaver, og sendes tilbake til Avdeling for studieadministrasjon med opplysninger om endringer. Endringer kan f.eks. v?re brukere som har sluttet ved fakultetet eller brukere som har hatt en endring i arbeidsoppgavene slik at de ikke har behov for de samme rettighetene i FS som tidligere.
Brukerkontoer som ikke er brukt p? 3 m?neder l?ses for innlogging av Avdeling for studieadministrasjon. Kontoer som har v?rt l?st i ett ?r slettes.
Hvordan gis brukere utvidede rettigheter?
Hvilke grupper med utvidede rettigheter finnes og hvilke rettigheter har disse? Hvilke rutiner er det for ? tildele brukere disse rettighetene? Hvordan arkiveres bestillinger ol?
Dersom en bruker har behov for utvidet brukertilgang (nye roller) i FS m? n?rmeste overordnede eller fakultetets FS-koordinator be om dette i e-post til fsvalidering@admin.uio.no med forklaring p? hvilke(n) rolle(r) det er behov for. Det er automatisk lagring av e-postene til fsvalidering for eventuelt ettersyn.
Hvordan avsluttes utvidede rettigheter for en brukere?
Hvilke rutiner er det for ? avslutte utvidede rettigheter? Hvordan f?lges dette opp n?r ansatt bytter jobb internt eller midlertidig stilling avsluttes? Hvilke kontrollrutiner er etablert for ? sjekke at rutinene f?lges?
- Utvidede rettigheter i egenskap av ? v?re fakultetskoordinator eller liknende, vedlikeholdes fortl?pende.
- N?r brukere som har utvidede rettigheter som del av organisering p? (gammel) enhet bytter stilling, m? de f? vedlikeholdt rettighetene fortl?pende. Rettigheter som er overfl?dige i den nye stillingen vil bli bedt fjernet i forbindelse med at FS-koordinatorer vedlikeholder hvem som skal ha hvilken tilgang p? enheten.
- Ved sykdom eller permisjon kan det v?re at enkeltbrukere trenger utvidede rettigheter for at fakultetet skal f? gjort arbeidsoppgavene sine. I de tilfellene vedlikeholdes rettighetene fortl?pende, og i dialog med fakultetets koordinator.
Enkelte tilganger skal kun innehas av et f?tall brukere per fakultet. Dersom en ny bruker f?r en av disse, kan det medf?re at en annen bruker m? miste sin tilgang. Dette st?r beskrevet per rolle i Oversikt over roller i FS.
Hvordan h?ndteres admin/root-brukere?
Beskriv rutiner for ? f? tilgang til og miste tilgang til administrative superroller i systemet (eks: root-brukere, SAP*, sys, system, Riksrevisjonen, konsulenter).
Admin-brukere kan bare gis tilgang av database-drift. Denne tilgangen vedlikeholdes fortl?pende.