Hovedprinsipper for navn
I datasystemene p? UiO registrerer vi det navnet studenten har i Folkeregisteret. Dersom studenten ikke finnes i Folkeregisteret, registrerer vi det navnet studenten har i passet sitt.
Studenter kan i noen grad selv velge hvilke av navnene i Folkeregisteret som skal vises p? e-post og for eksempel i persons?k p? uio.no. Studenten kan selv se og endre i Brukerinfo under Person-fanen hvilke av sine registrerte navn de kan velge mellom. Inne i Brukerinfo f?r man god informasjon og veiledning.
Studenter kan selv velge om de vil v?re tilgjengelig i persons?k p? uio.no ved ? samtykke eller ikke samtykke til slik visning via Studentweb.
I Folkeregisteret kan man s?ke om ? f? endre juridisk kj?nn. Navn og f?dselsnummer fra Folkeregisteret blir [snart, ventelig h?sten 2025] automatisk overf?rt til Felles studentsystem FS. Det betyr at endret juridisk kj?nn som er dokumentert i Folkeregisteret automatisk blir oppdatert i FS.
Dersom navn i passet blir oppdatert, innvilger Studieavdelingen s?knaden uten videre, og endrer personopplysninger i FS.
?nske om unntak fra studenter med behov
Dersom studenten har tungtveiende grunner, kan UiO i enkelttilfeller gj?re unntak fra navn i Folkeregister/pass i noen av datasystemene v?re, begrunnet i Likestillings- og diskrimineringsloven §§ 6 og 8. Unntak kan v?re aktuelt for eksempel dersom studenten er i en prosess rundt kj?nnsinkongruens eller der frav?r av overstyring av formelt navn kan v?re til utilb?rlig ulempe eller sette studenten i fare i hjemlandet eller hjemmesituasjonen.
Brukernavnet kan endres dersom det blir grunngitt at brukernavnet utgj?r et krenkende ord eller viser kj?nnstilh?righet p? en utilfredsstillende m?te. Merk at det ? endre brukernavn er en omstendelig og tidkrevende prosess for IT-avdelingen. Selv om studenten f?r et annet visningsnavn i for eksempel Canvas og p? e-post, trenger ikke studenten samtidig be om, ?nske eller f? nytt brukernavn.
Datasystemer studenter kan ?nske om annet visningsnavn i
Det er ikke godt ? lage en utt?mmende liste, men dette gjelder prim?rt de systemene som henter data fra UiOs brukeradministrasjonssystem Cerebrum:
- E-postadresse og navn i e-post. IT-avdelingen ved de som drifter e-postsystemet gj?r endringen.
- Persons?k p? uio.no. IT-avdelingen gj?r endringen i Cerebrum.
- Canvas. IT-avdelingen gj?r endringen i Cerebrum. Navn kommer fra Cerebrum, men e-postadresse og brukernavn blir ikke automatisk oppdatert. Seksjon for digitale tjenester (DIG) i Studieavdelingen sjekker og oppdaterer eventuelt e-postadresse/brukernavn manuelt.
- Inspera. IT-avdelingen gj?r endringen i Cerebrum.
- Brukernavn. IT-avdelingen gj?r endringen i Cerebrum.
Hvis fakulteter/enheter bruker fakultetsspesifikke digitale systemer som ikke f?r navn fra Cerecrum, m? hver systemeier selv ta imot ?nsker og eventuelt oppdatere studentenes visningsnavn.
Ikke annet navn i FS eller p? adgangskort/studentbevis
Studenter kan ikke f? et annet visningsnavn i FS. I denne sammenhengen inkluderer FS ogs? S?knadsweb, Studentweb, EVUweb, Fagpersonweb, Vitnem?lsportalen, karakterutskrift og vitnem?l. Begrunnelse for dette:
- FS blir med korte mellomrom oppdatert med navn fra Folkeregisteret.
- Data fra FS brukes til datautveksling mot andre systemer utenfor UiO der man m? v?re sikker p? identiteten til studenten.
- Dokumenter studenten f?r fra UiO m? samsvare med andre formelle dokumenter og registre.
Studenter kan ikke f? et annet navn p? tilgangskort til UiO eller p? Studentbevisappen.
- Uten at navnet stemmer overens, kan ikke UiO v?re sikker p? at rett person f?r rett adgangskort.
- Navnet m? ogs? stemme overens med en gyldig legitimasjon n?r vekterne sjekker dette p? campus eller for eksempel ved kontroll hos Ruter.
Dersom en student f?r innvilget ?nske om annet navn i noen av datasystemene p? UiO, vil Studieavdelingen legge inn en merknad i FS p? studenten, slik at det vil v?re mulig ? se at to ulike navn dreier seg om samme student. Merknaden blir lagt i bildet Student, og vil v?re synlig i nedre del av bildet Person/Student.
Studenten melder inn ?nsket p? nettskjema
Studenten leser informasjon nederst p? nettsiden Oppdatere namn/adresse/ f?dselsnummer og kan melde inn ?nsket via Nettskjema med Feideinnlogging.
Studieavdelingen p? UiO (i f?rste omgang DIG) tar imot og behandler s?knadene. Sakene lagres i arkivsystemet Elements, p? skjermet sak. Dersom SADM innvilger studenten endret visningsnavn eller nytt brukernavn, videreformidler SADM vedtaket til IT-avdelingen, som utf?rer endringen. Studieavdelingen har en intern rutinebeskivelse av samhandlingen med IT-avdelingen.
Sp?rsm?l?
Kontakt fshjelp i denne f?rste perioden med denne nye systematiserte l?sningen.