*neste digitale saksbehandlerdag 19. september*
Hvert fakultet har ett opptak for utveksling. I FS heter opptakene UT-HF, UT-MED, UT-SV osv. I tillegg administreres institusjonsavtalene (bilaterale avtaler og Nordlys) av Seksjon for studiekvalitet (SK) under UT-UIOAT.
Studenter kan s?ke p? tre alternativer under hvert opptak. Med unntak av UT-MEDISIN og UT-JF der studentene kan s?ke p? fem. Hvis studentene har s?kt flere opptak, m? de fylle ut en fullstendig prioritering i et nettskjema som SK legger inn i feltet "Merknad" i S?knad Samlebilde.
Etter at studenten har s?kt via S?knadsweb, vil opplysninger om studentens s?knad ligge i S?knad samlebilde i FS. S?knad samlebilde finner du ved ? g? inn FS p?: Opptak>Bilder>S?knad samlebilde
S?kerlister hentes ut via Rapport FS101.001 S?kerliste (Opptak>Rapporter>S?kerlister>FS101.001 S?kerliste). Sett inn valgte UT-opptak, termin og hak av for 'Alle studietyper'. Hak av for 'Generell merknad', 'S?kers merknad' samt 'Vurdering'.
Behandling av s?knader i S?knad Samlebilde
1. Finn riktig opptak
G? inn i S?knad Samlebilde og hent opp s?keren ved ? taste inn f?dselsnummeret (11 siffer) eller studentnummer, og opptakstypekode for eksempel =”UT-HF” og ?r =”2022” og termin=”V?R/H?ST”. Du kan ogs? hente frem studenten ved ? skrive inn etternavnet, ev. deler av dette og avslutte med ’%’
2. Er studenten kvalifisert?
Sjekk at studenten oppfyller det relevante UT-opptakets krav til kvalifikasjoner/krav hos partneruniversitetet:
- studierett
- avlagte studiepoeng
- karaktersnitt i henhold til avtalen
- spr?kkunnskaper osv.
3. Merknad/vurderingsfelt
I feltet Merknad i overbildet legger SK inn studentens rangering av s?knadsalternativ hvis studenten har s?kt flere utvekslingsopptak og sendt inn rangering via nettskjema. Innholdet i dette feltet vil bli synlig for s?ker hvis merknaden registreres som Merknad s?ker. Merknad og Vurdering er kun synlig for andre saksbehandlere. For ? legge inn ny Merknad eller Vurdering, sett inn ny rad under Merknad. For ? ?pne merknaden, trykk Ctrl + T eller trykk p? ikonet i h?yre hj?rne ved merknaden.
4. I det hvite feltet midt i bildet ligger studentens vitnem?l. Det er registrert med et unikt Vmnr, samt dato for utstedelse (Utst.dato).
5. Hvis studenten har samtykket til at UiO kan innhente resultatene dine fra andre norske l?resteder, vises dette her: .png)
6. I underbildet S?kAlt ser du hvilke s?knadsalternativer studenten har s?kt p? i prioritert rekkef?lge.
7. Dersom fanen Dok er markert i bl?tt betyr dette av s?keren har lastet opp dokumentasjon.
8. Hvis fanen Valg er markert med bl?tt vil dette si at s?keren har aktivt valgt ett- eller to semesters utveksling, eller prioritert mellom gratis/betalplass der hvor dette er mulig.
9. Kvalifisering i Profil
I underbildet Profil registreres det om studenten er kvalifisert eller ikke. Hvis s?keren er kvalifisert til ? reise ut p? alle alternativene, setter du J i gult felt 'Best?tt' og J i gult felt 'Gyldig'. Hvis s?keren ikke er kvalifisert, setter du inn N. V?r oppmerksom p? at alternativene i fanen Profil IKKE st?r i prioritert rekkef?lge! Dobbeltsjekk derfor at du har kvalifisert til riktig s?knadsalternativ. Kravelement henspiller p? studietypenummer og har derfor formen K_'studietypenr'. N?r du har lagt inn J + N, lagrer du 'Enter' og trykker p? 'Fullf?r' (hvis ikke lagres ikke informasjonen).
10. Innvilge tilbud
I underbildet S?kAlt innvilger/avsl?r du tilbud ved ? sette inn
'I- S?knad innvilget' for tilbud
'B- Bortfall pga tilbud p? h?yere prioritet' p? lavere rangerte s?knadsalterantiver hvis s?ker har f?tt tilbud p? en h?yere prioritet.
'IT- Ikke tilbud' hvis studenten er kvalifisert men ikke f?r tilbud. Merk at du m? sette J for kvalifisert under Profil, hvis ikke vil studenten se teksten 'ikke kvalifisert' i S?knadsweb.
'AV- Ikke kvalifisert' for avslag hvis s?kere ikke er kvalifisert for avtalen
Lagre ved ? trykke 'Enter' og 'Fullf?r'.
11. Vilk?rsstatus
I samme fane legger du inn tilbud for Gratis eller Betalplass (hvis dette er aktuelt) under Vilk?rsstatus
12. Saksbehandle i andre opptak
Hvis studenten har s?kt flere utvekslingsopptak og du har innvilget et tilbud, husk ? legg inn 'B' for 'Bortfall pga tilbud p? h?yere prioritet' p? de andre opptakene for ? gj?re jobben lettere for andre saksbehandlere. Du trenger ikke ? legge inn Profil for s?knadsalternativ hvor det kun skal legges inn B. Det samme gjelder hvis du saksbehandler s?k.alt som studenten har som h?yere prioritet
13. Tilbudsbrev
Hvert fakultet + SK har egne rutiner for utsending av tilbud med egne svarfrister. Den mest brukte rutinene er at svar p? s?knad sendes til studenten per epost ved ? benytte FS-rapport 214.001. For informasjon om hvordan sende tilbud med e-post, se sende e-post med FS
14. Avslagsbrev
Avslag p? s?knad til et utvekslingsopptak regnes som et enkeltvedtak. Studenten har derfor krav p? klageadgang. Under f?lger malforslag til avslagsepost.
Hei,
vi viser til din s?knad om utveksling gjennom institusjonsavtalene/SV-avtalene/MN-avtalene og beklager ? m?tte avsl? din s?knad.
Din s?knad ble avsl?tt p? grunn av
- et for lavt karaktersnitt i forhold til opptakskravene til de avtaleuniversitetene du s?kte til.
- at du ikke n?dde opp i konkurransen om plassene
- at du har avlagt for f? studiepoeng for ? kvalifisere til plass p? avtalen
- manglende studierett
Innstilling til utveksling gjennom UiOs avtaler forutsetter at man oppfyller krav med tanke p? tilbakelagte studier. Disse kravene gjelder alle studenter som ?nsker ? reise p? utveksling, og utgj?r dermed minstekravet. Ved utvelgelse av kandidater til utveksling, er UiO ogs? forpliktet til ? etterf?lge vilk?rene i utvekslingsavtalen samt lokale opptakskrav ved det enkelte avtaleuniversitet.
Du kan klage p? dette vedtaket, jf. forvaltningslovens § 28. Frist for ? klage er senest 3 uker etter at du har mottatt denne e-posten, jf. forvaltningslovens § 29. Klagen m? underskrives av deg eller den du gir fullmakt. I klagen skal du oppgi hvilket vedtak du klager over, den endring du ?nsker, og du b?r oppgi de grunnene du har for ? klage, jf. forvaltningslovens § 32. En eventuell klage merkes med ?Til klagenemnda? og sendes: Universitetet i Oslo, Seksjon for Studiekvalitet, Postboks 1072, 0316 Oslo
Vennlig hilsen
UiO:Utveksling