Retningslinjer for opptak av innreisende praksisstudenter
Det er studentens arbeidsoppgaver som avgj?r om oppholdet skal rapporteres som et studieopphold eller et praksisopphold. Form?let med et praksisopphold er ? gi studentene arbeidserfaring fra UiO. Det skal v?re en overvekt av praksis (og ikke emner) i oppholdet, for at det skal kunne defineres som et praksis-opphold.
Forankring hos enhetens studieadministrasjon
Det er viktig at studieadministrasjonen ved enheten involveres f?r det gj?res avtale med studenter om praksisopphold.
Studenter som tas i mot av vitenskapelige ansatte uten involvering av studieadministrasjonen (Internasjonal koordinator/studiekonsulent), vil kunne g? glipp av viktig informasjon om bolig, studentstatus og andre praktiske forhold.
Sjekk med den internasjonale koordinatoren p? din enhet hvilke rutiner som gjelder. Noen enheter krever at opptak av praksisstudenter avtales med studieleder.
Erasmus+ avtaleverk
UiO ?nsker i utgangspunktet kun ? ta imot praksisstudenter fra institusjoner som det finnes en eller flere Erasmus-avtaler med. Dette er i tr?d med UiOs strategi (og sikrer at studenten telles med i UiOs utvekslingsstatistikk og utl?ser mobilitetstilskudd fra KD). I spesielle tilfeller kan ogs? Erasmus-studenter fra universiteter det ikke finnes avtaler med gis tilbud om praksisplass.
Innholdet i praksisoppholdet m? avtales individuelt for hver enkelt student, og formaliseres i en Erasmus+ Learning Agreement for Traineeships:
- Learning Agreement for traineeships (pdf)
- Learning Agreement for traineeships (docx)
- Guidelines for Learning Agreements for Traineeships (pdf)
Forsikring for innreisende praksisstudenter
UiO er selvassurand?r og kan ikke tegne forsikring for sine studenter, heller ikke for innreisende praksisstudenter. Det m? derfor krysses av p? "No" p? sp?rsm?l om accident assurance og liability insurance i Learning agreement for traineeships, Table C.
Som alle andre innreisende studenter b?r Erasmus+ praksisstudenter ha egen helse- og reiseforsikring. Se nettside for studenter for mer informasjon. Studenter fra land utenfor EU/E?S b?r ogs? s?ke om frivillig medlemskap i Folketrygden dersom de skal v?re her i mer enn tre m?neder.
Dersom avsender ikke har fyllt ut Table C eller ikke har krysset av p? "JA" p? at studenten har tegnet egen forsikring, kan vertsenhet ved UiO avvise Learning Agreement ved ? returnere denne usignert.
Praksis p? PhD-niv?
NB: PhD-kandidater p? praksis skal ikke ha studentstatus. Se egen nettside for rutiner ved utveksling p? PhD-niv?.
Opptaksprosess for innreisende Erasmus+ praksisstudenter p? bachelor- og masterniv?
- Studenten b?r s?ke innen de samme fristene som gjelder for andre innreisende utvekslingsstudenter:
- 15. oktober for praksis p?f?lgende v?rsemester
- 1. mai for praksis p?f?lgende h?stsemester
- Studenter som ikke kommer via nominasjonsweb m? registreres manuelt i FS utvekslingspersonbildet av den enheten som tilbyr oppholdet. Se egen rutine for oppretting i FS og manuell registrering.
- Erasmus-studenter er fritatt fra semesteravgift ved UiO, men m? betale semesteravgift ved sitt hjemmeuniversitet under utvekslingsoppholdet (det registreres da fritak ved UiO).
- Praksisstudenter som er registrert i FS utvekslingsperson innen de gjeldende fristene (1. juni og 15. oktober) kommer p? boliglister som sendes til SiO, og f?r tilgang til andre studentvelferdsgoder p? lik linje med andre innreisende utvekslingsstudenter. OBS: For ? f? garantert bolig m? studentene komme fra begynnelsen av semesteret. Studenter som ikke kommer fra semesterstart, og som ikke ?nsker ? betale leie fra 1. januar/1. august, m? selv skaffe bolig. Les mer om boliggarantien
- Innreisende praksisstudenter har adgang til ? melde seg p? norskkurs for internasjonale studenter p? lik linje med andre innreisende studenter.
- Praksisstudentene skal semesterregistreres p? lik linje med vanlige utvekslingsstudenter. For innreisende praksisstudenter som ikke skal ta emner eller eksamen m? man bruke planelementet UTV-PRAKS i utdanningsplanen. Se veiledning for planelement. Husk ogs? ? legge inn termin i underbildet Planbekr.
- Instituttene kan, dersom det er ?nskelig, s?ke om opprettelse av studiepoenggivende praksis-emner for innreisende studenter.
Registrering i FS av Erasmus+ praksisstudenter
- Studenten eller studentens hjemmeuniversitet kontakter relevant fagmilj? ved UiO og avtaler dato og faglig innhold for oppholdet. Dette formaliseres i en Learning Agreement for traineeships (pdf) / Learning Agreement for traineeships (docx) som signeres av studenten, studentens hjemmeinstitusjon og kontaktperson ved UiO.
- Vitenskapelige ansatte ved UiO inng?r avtale om ? motta praksisstudenter m? kontakte internasjonal koordinator/studiekonsulent ved instituttet s? tidlig som mulig i prosessen for ? sikre n?dvendig administrativ oppf?lging av studentene.
- Internasjonal koordinator/studiekonsulent ved instituttet kontakter studentens hjemmeinstitusjon og ber denne oversende karakterutskrift og signert Learning Agreement for traineeships, helst innen fristene som gjelder for innreisende utvekslingsstudenter: 1. mai/15. oktober (se over).
- Studenter som kommer via nominasjons- og S?knadsweb eller som registreres manuelt i utvekslingspersonbildet innen fristene, kommer med i felles rutine for bestilling av snr, oppretting som student med studierett, samt innlegging av fritak for semesteravgift, osv..
- Studenter som ikke kommer via nominasjonsweb m? opprettes manuelt i FS av enheten som skal motta studenten. Oppretting av person m? bestilles via skjema p? nett. N?r Seksjon for studiekvalitet har opprettet studenten som person i FS, m? enheten selv registrere studenten i utvekslingspersonildet, enten p? relevant avtale, eller p? avtale-id16 (ERAPRAKSIS, egen id for studenter som kommer fra institusjon der det ikke finnes fagspesifikk avtale). Avtaleeier skal ogs?:
- laste opp Erasmus+ training agreement (LA), og ev. karakterutskrift, til studentens dokumentarkiv,
- registrere postadresse - n?dvendig for at studenten skal f? SNR og deretter studentnummer, studierett, utdanningsplan, osv;
- registrere mobilnummer - n?dvendig for at studenten skal f? SMS med info om UiO brukernavn;
- registrere riktig studieprogram (HFUTV, MNUTVMAS, etc.), n?dvendig for at studenten ska f? studirett mm.;
- registrere riktig eksternt sted - kommer ikke automatisk hvis du benytter id 16.
- N?r SNR er p? plass (bestilles automatisk i FS fra SO n?r adressen er registrert korrekt) og studenten er opprettet som student, kan studierett opprettes (dvs. registrering i Student samlebilde - gj?res av enheten selv eller av SADM). Deretter m? enheten registrere planelementent "UTV-PRAKS" i studentens utdanningsplan.
- Dersom instituttet har opprettet studiepoenggivende praksisemner for innreisende studenter m? disse ogs? legges til manuelt i studentens utdanningsplan.
- Studenter som ikke har emner i utdanningsplan m? f? registrert riktig termin i arkfanen Planbekr p? Student samlebilde. Eksempel: Praksisstudenter v?ren 2024 m? registreres med V?R 2024 og dagens dato.
- Studenter som ikke semesterregistrerer seg selv i Studentweb m? f? ferdigstilt registreringen manuelt. Det m? legges inn J for Registrering OK og MANUELL i Registreringsform, i feltene under Registrering i Registerkort samlebilde (regkort).
- Studenter som registreres manuelt f?r ikke opptaksbrev men bruker traineeship agreement som dokumentasjon ved behov. Studenter som kommer via nominasjons- og S?knadsweb f?r ogs? opptaksbrev og informasjon om semesterstart p? linje med vanlige innreisende studenter, se opptak av innreisende utvekslingsstudenter gjennom Nominasjons- og S?knadsweb
- Praksisstudenter som kommer via nominasjons- og S?knadsweb, eller som tas opp etter manuelle rutinen og registreres i FS innen fristen, kommer inn under sentrale ordninger for mottak og oppf?lging av internasjonale studenter
Opptak og mottak av studenter etter fristene
Dersom instituttet inng?r avtale om ? motta praksisstudenter utenom fristene 1. mai / 15. oktober, har avtaleeier/enheten selv ansvar for:
- ? bist? studenten med ? skaffe bolig (UiOs boliggaranti hos SiO gjelder ikke for sene studenter eller studenter som ikke kommer til semesterstart, les om boliggarantien)
- praktisk informasjon (emne- og semesterregistrering i Studentweb og ev. opptaksbrev, etc.)
- Registrere studierett etter at snr er p? plass (OBS! for ? f? snr kreves korrekt registrert adresse, se veiledning)
- hjelp med brukernavn og passord - husk ? f? tak i og registrere studentens mobilnummer, samt ? registrere planelement UTV-PRAKS og riktig termin i arkfanen Planbekr p? Student samlebilde. Se brukernavn og passord.
- Manuell semesterregistrering: Det m? legges inn J for Registrering OK og MANUELL i Registreringsform, i feltene under Registrering i Registerkort samlebilde (regkort).
Se ogs? oversikt over viktige FS-rutiner
Om tilgang til IT-tjenester, se ogs? Getting started with the UiO IT services