1. Sjekk om studenten har lagt inn s?knad ved ? skrive inn Studentnr. eller Fnr og trykk ‘Enter’. Du vil da kunne f? opp andre s?knader som ligger i S?knad Samlebilde (enkeltmener, master, PPU, tidligere s?knader om utveksling)
2. Hvis studenten allerede har lagt inn en s?knad om utveksling til det tiltenkte UT-opptaket, eks. ‘UT-UIOAT’ + rett termin ‘V?R 2018’ og kun ?nsker ? legge til/slette s?knadsalternativer under dette UT-opptaket -> g? videre til punkt 6.
3. Hvis studenten ikke har lagt inn en s?knad om utveksling eller ? ?nsker ? legge inn en ny s?knad til et nytt UT-opptak -> legg inn en ny rad i overbildet ved ? trykke ‘Ctrl + N’ eller ‘Ny rad’ i Verkt?y-linjen. Da f?r du opp bildet under (Merk! Du f?r ikke lagt inn ny rad hvis du ikke f?rst har pr?vd ? s?ke opp studenten)
4. Legg inn studentens f?dselsnummer/S-nummer og trykk ‘Enter’. Da vil du automatisk f? opp opplysninger i overbildet som Fornavn og Etternavn, statsborgerskap, m?lform.
5. Sett inn relevant UT-opptak, f.eks ‘UT-UIOAT’ + rett termin ‘2018 H?ST’ og trykk ‘Enter’.
6. G? inn i fanen S?kAlt i underbildet og sett inn ‘Ny rad’ i bildet til venstre ved ? trykke ‘Ctrl+N’ eller 'Ny rad' i verkt?ylinjen.
7. Skriv inn Institusjonsnummer for avtalen + ‘Studienr’. ‘Studienr’ er det samme som studietypenummer tilknyttet s?knadsalternativet. F.eks 80500073 University of Sydney + 2937. Husk ? trykk knappen FULLF?R og ikke ‘Enter’ for ? lagre (trykker du ‘Enter’ vil du f? opp en feilmelding)
Hvordan finne studietypenr? Hvis du dobbeltklikker i feltet for institusjonsnummer eller feltet hvor studietpenr skal skrives inn, f?r du opp et bilde som heter 'Opptakstudieprogram samlebilde'. Skriv inn institusjonsnummeret ?verst til venstre, og legg inn relevant UT-opptak under Opptakstype. Da f?r du opp en oversikt over s?knadsalternativer knyttet til institusjonen i relevant opptak med et studietypenummer. Du kan ogs? ?pne hele bildet 'Opptakstudieprogram samlebilde' ved ? trykke knappen nederst til h?yre i overbildet 
. Da kan du skrive inn avtaleid og f?r da opp s?knadsalternativer tilknyttet den spesifikke avtaleid.
8. N?r du har lagt inn ny rad under ‘S?kAlt’, genereres det automatisk et kravelement under fanen ‘Profil’. Fult navn p? institusjonen under ‘S?kAlt’ kommer n?r du g?r inn og ut av fanene.
9. Hvis studenten ?nsker ? s?ke flere UT-opptak m? du gjenta denne rutinen for hvert opptak studenten ?nsker ? s?ke p?. S?k opp studenten-> legg inn ny rad i overbildet-> Fyll ut Studentnr/Fnr -> legg inn relevant UT-opptak-> Legg inn s?knadsalternativ i underbildet.
10. For ? laste opp dokumentasjon p? vegne av studenten, g? inn i studenten sitt dokumentarkiv og fanen ‘Last inn dokument’. Last opp filen og legg gjerne til ‘Type dokument:’ eks ‘KARVIT’ for karakterutskrift.
11. N?r s?knaden er lagt inn/redigert i S?knad Samlebilde er den ogs? synlig for studenten i S?knadsweb.