HFs rutine for periodisk programevaluering

Innhold:
1 Hvor ofte?
2 Tidsbruk og planlegging
3 Saksbehandler for gjennomf?ring av evalueringen
4 Det eksterne evalueringspanelet
  4.1 Krav til panelmedlemmer
  4.2 Den eksterne evalueringens forl?p i tid
  4.3 Godkjenning av panelmedlemmer
  4.4 Honorering/frikj?p av panelmedlemmer
  4.5 Kontrakt/vedlegg til utbetaling
  4.6 Antall timer det honoreres/frikj?pes for
5 Materialet panelet mottar
  5.1 Hva panelet f?r tilsendt
  5.2 Egenevalueringen
  5.3 Problemer knyttet til materialet panelet f?r tilsendt
6 Utsendelsen av materialet
  6.1 Til de vitenskapelige medlemmene
  6.2 Til studentmedlemmet
7 Panelets arbeid
8 Det eksterne panelets evalueringsrapport
  A. Navneliste
  B. Liste over det tilsendte materialet
  C. Panelets synspunkter
9 Videre oppf?lging av evalueringen

1 Hvor ofte?

Minst en gang i l?pet av en seks?rsperiode i henhold til en plan instituttene har meldt inn. For perioden 2017-2022 har instituttene meldt inn slike start?r for evalueringer:

Syklusen 2011-16

2 Tidsbruk og planlegging

Periodisk programevaluering foreg?r i ulike faser:

1. fase: Instituttet finner en saksbehandler (punkt 2) som starter arbeidet med ?

• skrive egenevalueringen (punkt 4.2),
• samle inn materialet som panelet mottar (punkt 4)

Instituttet/programmet/fagmilj?et/saksbehandleren m? dessuten

• bestemme antall paneldeltakere (punkt 3.1) og hvor mange timer panelmedlemmene som honoreres/frikj?pes for (punkt 3.6)
• fastsl? n?r panelets arbeid kan starte dvs. n?r egenevalueringen og materialet ventelig vil v?re klare til utsendelse,
• finne medlemmer av panelet (punkt 3.1) n?r man vet antall timer man vil honorere/frikj?pe for (punkt 3.6) og tidspunktet for n?r materialet er klart til utsendelse,
• f? panelet godkjent (punkt 3.3) og inng? skriftlig avtale med panelmedlemmene (punkt 3.5).

Materialet (punkt 4) sendes panelmedlemmene med en avtalt frist for innspill til rapportens innehold.

Skjer dette arbeidet parallelt med saksbehandlerens andre l?pende oppgaver, b?r det erfaringsmessig settes av rundt tre m?neder til materialinnsamlingen og egenevalueringen.

2. fase: Materialet er hos panelmedlemmene. Varigheten av denne fasen bestemmes s?rlig av de beskjeder de vitenskapelige medlemmene av panelet har gitt om hvor mye tid de trenger.

3. fase: Panelmedlemmene kommer med sine innspill (punkt 6) til rapport (punkt 7) som ferdigstilles og panelmedlemmene honoreres/frikj?pes (punkt 3.4). Hvis ikke panelet er sv?rt uenig, kan denne fasen ta 2-4 uker.

3 Saksbehandler for gjennomf?ring av evalueringen

Instituttets saksbehandler

• st?r for kontakten med panelmedlemmene
• skriver notatet med forslag til panel til fakultetet (punkt 3.3)
• forbereder utbetaling ved honorering/frikj?p (punkt 3.4)
• sammenstiller materialet panelet f?r tilsendt (punkt 4.1)
• st?r for utsendelsen til panelmedlemmene (punkt 5)
• skriver egenevalueringen (punkt 4.2)
• er sekret?r (punkt 6) for det eksterne panelets rapport (punkt 7).

Samme person beh?ver ikke st?r for alle oppgavene, men det kan v?re en fordel for ? holde orden i en prosess som det kan ta over et halvt ?r ? f?re i havn og som best?r av mange forskjellige arbeidsoppgaver.

4 Det eksterne evalueringspanelet

4.1 Krav til panelmedlemmer

Standardsammensetningen av et panel er

• minst ¨¦n student som er student p? et annet HF-program - fortrinnsvis tilbudt av et annet institutt siden de enkelte instituttene drifter sine egne programmer relativt likt. Fakultetet har pleid ? be HFSU stille slike samtidig med utsendelsen av materialet, se punkt 5.2.
• minst to personer som tilsammen tilfredsstiller f?lgende krav 
  • Panelet skal ha spesialistkompetanse i programmets faglige kjerneomr?de(r).
  • Panelet skal ha kompetanse fra undervisning.
  • Panelet skal ha minst ¨¦n deltaker fra arbeids- eller samfunnsliv.
• Det er valgfritt hvorvidt panelet ogs? har deltakere som er ansatt ved UiO, men minst ¨¦n skal v?re UiO-ekstern.
• Ingen kan delta som er med i programr?det, instituttledelsen eller p? annen m?te er engasjert i programmets styre/drift, men vedkommende kan ha hatt slike verv tidligere, og kan v?re l?rer/bed?mmersensor/tilsynssensor p? emner som inng?r i programmet.

4.2 Den eksterne evalueringens forl?p i tid

Det avtales med paneldeltakerne, fortrinnsvis de vitenskapelige, n?r det passer ? gjennomf?re evalueringen, dvs. n?r de er klare til ? motta materialet og n?r de kan levere f?rste tilbakemelding. Tidsrommet fra slutten av v?rsemesteret til en gang i september har ofte vist seg ? passe. Erfaringsmessig m? paneldeltakerne p?minnes f?r og/eller purres etter fristene de har f?tt. HFSU melder inn et studentmedlem som det avtalte tidsrom passer for (se punkt 5.2).

4.3 Godkjenning av panelmedlemmer

Fakultetet godkjenner de vitenskapelige panelmedlemmene: Instituttene sender p? e-post til fakultetet forslag p? vitenskapelige panelmedlemmer. Instituttet vurderer selv om fakultetet sp?rres f?r den foresl?tte er spurt, eller om man vil forsikre seg om vedkommendes interesse p? forh?nd.

N?r panelsammensetningen er avklart med paneldeltakerne og fakultetet og HFSU har meldt inn studentmedlemmet (punkt 5.2), sender instituttet til fakultetet i ePhorte p? programmets saksnummer for kvalitetsrapportering et N-notat med forslag til panelmedlemmer med kort angivelse av

• hvem de er (navn, stilling, tilsettingssted, fag, programtilh?righet ¨C jf. panelrapportens del A),
• antall timer som panelet honoreres/frikj?pes for og ev. andre avtalte forhold rundt panelets arbeid.

Fakultetet sender et svarnotat om at panelsammensetningen er godkjent.

Dette vil ogs? tjene som dokumentasjon av alle deler av prosessen rundt panelsammensetningen og vil v?re til nytte ved senere evalueringer.

All direkte kontakt med panelmedlemmene st?r instituttet for.

4.4 Honorering/frikj?p av panelmedlemmer

Saksbehandleren samler de opplysninger som trengs for honorering/frikj?p og fyller ut honoreringsskjema.

• Studentmedlemmer honoreres etter Timel?nn i laveste l?nnstrinn i stillingskode SKO 1019 Vitenskapelig assistent.
• UiO-interne medlemmer frikj?pes i det l?nnstrinn UiO l?nner dem i.
• UiO-eksterne medlemmer honoreres etter Timel?nn i det l?nnstrinn de har som
  • tilsynssensor ved UiO
  • bed?mmersensor ved UiO
  • i egen stilling ved et norsk l?rested
  • annet (Personalseksjonen har tidligere v?rt behjelpelig med ? finne et egnet l?nnstrinn.)

4.5 Kontrakt/vedlegg til utbetaling

Som vedlegg til utbetalingen brukes

• enten kontrakt som panelmedlemmene skriver under p? vanlig m?te
• eller e-brevet der de gir sitt tilsagn til ? delta i panelet p? de gitte betingelser

4.6 Antall timer det honoreres/frikj?pes for

Fakultetet har for relativt ensartede programmer som tilbys p? bachelor- og masterniv? med ingen eller f? studieretninger, honorert/frikj?pt paneldeltakerne for 10 timer n?r fakultetet har stilt med saksbehandler: Paneldeltakerne har sendt inn skriftlige innspill til rapporten, men saksbehandleren har skrevet rapporten. Ved st?rre programmer har panelmedlemmene f?tt flere timer. Hvis et eller flere panelmedlemmer ogs? skriver rapporten slik at den leveres ferdig til instituttet, ?kes antallet timer ytterligere for de deltakere dette gjelder. Her har fakultetet ingen presedens for antall timer.

5 Materialet panelet mottar

5.1 Hva panelet f?r tilsendt

Panelet f?r tilsendt

• f?lgebrev med innholdsoversikt (jf. panelrapportens del B) og veiledning til materialet der det bl.a. fremg?r at panelets synspunkter organiseres etter rapportmalen.
• malen for rapporten
• egenevalueringen av programmet
• ?rlige rapporter om studiekvalitet fra hele rapportperioden
• alle rapporter som trekkes fram i egenevalueringen, f.eks.
  • tilsynssensorrapporter
  • periodiske emneevalueringer
  • studentevalueringer av programmet
• skrevet ut fra nettet (Alt tilsendes p? papir slik at det vites hvilket materiale panelet bygger p? og at alle bygger p? det samme.):
  • programbeskrivelsen(e for bachelor og master)
  • studieretningsbeskrivelser
  • fordypningsgruppepresentasjoner / presentasjoner av obligatoriske emnegrupper
  • emnebeskrivelser av alle obligatoriske emner p? program / studieretning / spesialisering
  • emnebeskrivelse av anbefalt ex.fac.
  • emnegruppepresentasjoner/emnebeskrivelser av s?rlig popul?re tilbud som favner mange av programmets studenter

5.2 Egenevalueringen

Egenevalueringen skrives ihht malen for egenevaluering. I materialgrunnlaget skal tilbakemeldinger fra studenter og eventuelt ansatte inng?. Programledelsen er ansvarlig for at egenevalueringen blir skrevet, og innest?r ogs? for de vurderinger som kommer til uttrykk. Egenevalueringen b?r v?re dr?ftet i programr?det eller et annet organ med studentrepresentasjon enten i m?te eller som e-brev-h?ring. Egenevalueringen sendes ogs? som X-notat i ePhorte ufordelt til HF STUD (gjerne som hoveddokument og ikke som vedlegg til et f?lgebrev) p? programmets saksnummer for kvalitetsrapportering. Egenevalueringen er ikke unntatt offentlighet og kan gis innsyn i f?r den periodiske evalueringen er fullf?rt. 

5.3 Problemer knyttet til materialet panelet f?r tilsendt

Panelet ser p? programmet siden opprettelsen eller siden forrige periodiske evaluering. Et program eller en studieretning kan imidlertid v?re endret s? mye i mellomtiden at en evaluering f?rst er interessant fra et senere tidspunkt. Panelet b?r ikke f? materiale som beskriver en forlatt tilstand: Da unng?r man at at panelet un?dvendig foresl?r ? endre noe som allerede er forandret. Egenevalueringen forklarer slike st?rre endringer og beskriver tiden etter.

Tilsynssensorrapporter er per fag/displin: En tilsynsrapport i faget x omtaler derfor ikke alltid de emner i faget x som inng?r i programmet eller studieretningen. Tilsynssensorrapporter sendes derfor ikke automatisk til panelet.

I dokumenter som omhandler mye mer enn det som gjelder programmet som evalueres, kan det v?re en ide ? markere i dokumentene det som er s?rlig aktuelt for panelet. Dette gjelder for eksempel tilsynssensorrapporter og instituttenes ?rsrapporter om studiekvalitet.

6 Utsendelsen av materialet

6.1 De oppnevnte vitenskapelige medlemmene av panelet sp?rres om de n? vil ha materialet sendt til en annen adresse enn den de ev. tidligere har oppgitt.

6.2 Studentmedlemmet mottar materialet slik: En pakke med materialet legges i HFSUs posthylle i HF-arkivet, og et e-brev sendes til HFSU@hf.uio.no med

• opplysning om at materialet er lagt i HFSUs posthylle
• beskrivelse av oppdraget
• angivelse av timeantall, honorar og frist for f?rste tilbakemelding (HFSU er vanligvis bedt om et panelmedlem f?rst etter at de vitenskapelige paneldeltakerne er funnet og tidsrammen for evalueringen er avtalt med disse.)
• p?minnelse om kravet om at vedkommende m? v?re aktiv student p? et HF-program tilbudt av et annet institutt
• b?nn om navn og e-adresse til en slik studentrepresentant med angivelse av programtilh?righet

HFSU melder s? hvem som tar oppdraget. Fakultetet foretar ingen forh?ndsgodkjenning av dette medlemmet.

7 Panelets arbeid

Det forutsettes ikke at panelet har m?ter. Panelet sender inn sine utkast til instituttets saksbehandler p? e-post. Alle rapportutkast saksbehandleren skriver, sendes alle panelmedlemmene helt til ingen lenger har innsigelser eller tilf?yelser. Ved uenighet er det viktig at saksbehandleren avdekker skinnuenighet som kan oppst? f.eks. ved at paneldeltakerne fra forskjellige hjemmeinstitusjoner er vant til ? snakke om samme ting p? ulik m?te. Reell uenighet mellom panelmedlemmene skal komme til uttrykk i rapporten. Alle panelmedlemmer m? mene at deres synspunkt er adekvat gjengitt.

8 Det eksterne panelets evalueringsrapport

Rapporten best?r av tre deler:

A. Navneliste

• Panelmedlemmenes navn med angivelse av stilling/ansettelsessted og ev. fagomr?de og sted hvis dette ikke framg?r av navn p? institutt/institusjon.
• For studentmedlemmet angis HF-studieprogram (bachelor-/masterprogram x).
• Instituttets saksbehandlers navn med stilling og tilsettingssted.

B. Liste over det tilsendte materialet (med spesifisert angivelse under punktene 4 og 5):

1. rapportmalen
2. egenevalueringen av programmet
3. rapporter fra tilsynssensorer og periodisk emneevaluering av viktighet for evalueringen
4. utskrifter fra nettet av
   • programbeskrivelse
   • studieretningsbeskrivelser
   • emnegruppepresentasjoner med tilh?rende emnebeskrivelser for obligatoriske og s?rlig popul?re emner

C. Panelets synspunkter organisert etter rapportmalen

Denne delen av rapporten beh?ver ikke v?re lang. 2-3 sider er erfaringsmessig nok hvis panelet ikke har mer ? si.

Rapporten sendes som N-notat i ePhorte ufordelt til HF STUD (gjerne som hoveddokument og ikke som vedlegg til et f?lgebrev) p? programmets saksnummer for kvalitetsrapportering. Den er ikke unntatt offentlighet og gj?res tilgjengelig fra programmets nettside /studiekvalitet/ slik det st?r i Programskriveveiledningen.

9 Videre oppf?lging av evalueringen

Rapporten brukes av instituttledelse, programr?d og l?rerne som utgangspunkt for vedtak om tiltak for forbedring av studieprogrammet eller om ? foresl? nedleggelse.

N?r evalueringen er avsluttet og fakultetet har mottatt egeneevalueringen og det eksterne panelets rapport, vil fakultetet f?lge opp evalueringen med et notat til instituttet der det sp?rres om hvordan det eksterne panelets anbefalinger vil f?lges opp. Fakultetet kan ogs? ta opp andre forhold knyttet til programmet. F?r instituttets svarfrist vil fakultetet ofte ogs? tilby en samtale for ? snakke om oppf?lgingen av evalueringen. 

Med instituttets svarnotat avsluttes den periodiske programevalueringen for fakultetets del. Instituttets videre oppf?lging inng?r i det alminnelige arbeidet med ? bedre studiekvaliteten, som er tema i den ?rlige studiekvalitetsrapporteringen.