Rutinebeskrivelse for kvalitetssystemet for utdanningsvirksomheten ved Det medisinske fakultet

Rutinebeskrivelsen er i tr?d med revidert versjon av den sentrale systembeskrivelsen godkjent av universitetsstyret i juni 2023. Rutinebeskrivelsen er godkjent av dekan Hanne Flinstad Harbo i mars 2024.

1. Kvalitetssystemets oppbygning og form?l

UiOs kvalitetssystem har tre hovedkomponenter:

1. Felles systembeskrivelse for hele UiO. En rammebestemmelse som plasserer ansvar og angir minimumskrav for kvalitetsarbeidet og evaluering av utdanningskvalitet
2. Fakult?re rutinebeskrivelser og funksjonsbeskrivelser som operasjonaliserer kravet i systembeskrivelsen (dette dokumentet)
3. Erfaringsdeling. Alle niv?er skal bidra til felles og lokale tiltak som legger til rette for erfaringsdeling og l?ring p? individ- og organisasjonsniv?.

Kvalitetssystemet er en viktig del av arbeidet med ? n? ambisjonene og m?lene for utdanningsvirksomheten ved Det medisinske fakultet, slik de er definert i fakultetets plandokumenter.

Kvalitetssystemet inng?r som en integrert del av arbeidet med studiekvalitet, kvalitetsutvikling og kvalitetssikring p? alle niv?er ved fakultetet. Kvalitetssystemet skal st?tte opp om arbeidet p? en systematisk, m?lrettet og allsidig m?te.

• Kvalitetssystemet skal v?re et nyttig og effektivt verkt?y, med vekt p? kvalitetsforbedring fremfor kvalitetskontroll.
• Kvalitetssystemet gir frihet til ? finne ulike praktiske l?sninger for kvalitetsutvikling tilpasset fagmilj?enes behov.

2. Ansvar og involvering

Kvalitetsarbeidet inng?r i ordin?r styrings- og ledelsesstruktur og skal normalt bygge p? eksisterende rutiner, ordninger og organer.

For ? systematisere ansvarslinjer og arbeidsdeling i utdanningssaker ved fakultetet er det utarbeidet et arbeidsdelingsdokument som supplerer rutinebeskrivelsen for kvalitetssystemet i tydeliggj?ringen av oppgaver og ansvar i utdanningssaker.

P? fakultetets/instituttenes nettsider skal det holdes oversikt over de respektive utdanningsledere p? fakultets- og instituttniv?, programr?dsmedlemmer, programledere og emneansvarlige. Rutiner for hvem som er ansvarlig for oppdatering p? nett ved endringer skal foreligge.

Fakultetets kollegiale organer skal ha m?testeder og arenaer for strategiske diskusjoner om utdanningskvalitet blant akt?rene i kvalitetsarbeidet hvor ogs? studentene skal v?re representert. Oversikt over fakultetets r?d og utvalg ligger p? fakultetets nettsider. 

Studentene skal f? informasjon om hvordan evalueringen f?lges opp og ulike tiltak som iverksettes p? bakgrunn av evalueringene. Ansvarlig for gjennomf?ring og oppf?lging er programledere (programevalueringer) og emneansvarlige/modulledere (emneevalueringer).

Evalueringsrapporter som er egnet for nettpublisering (anonymiserte, ikke inneholdende fritekst-svar), publiseres p? de respektive programsidene.

Informasjon om kvalitetssystemet finnes under fakultetets for ansatte-sider.

Henvendelser om kvalitetssystemet kan rettes til e-postlisten: kvalitetssystem-utdanning@medisin.uio.no

3. Kunnskapsgrunnlaget for kvalitetsarbeidet

Kunnskapsgrunnlaget skal gi undervisere og studenter informasjon, analyser og data for utvikling og l?ring og gi ledere p? alle niv?er et grunnlag for beslutninger. Oppf?lgingen skjer b?de som del av lederansvaret, den kollegiale involveringen og i virksomhetsstyringen og arbeidet med utdanningsportef?ljen.

Felles rammer gitt i UiOs systembeskrivelse

3.1. Evaluering av emner

Emner skal underveisevalueres hver gang de gjennomf?res. Form?let med evalueringen er ? gi den emneansvarlige og studentene en mulighet for dialog og tilbakemelding underveis, samt sikre l?pende videreutvikling av emnet. Fakultetet har emner med varighet fra 1 uke opp til et helt ?r. For ? sikre at emneevalueringen blir et nyttig verkt?y for alle, vil form og tidspunkt for gjennomf?ringen bli tilpasset det enkelte emnet.

Emnebeskrivelser gjennomg?s jevnlig og i tr?d med ?rlig syklus for studieinformasjon.

3.1.1. Underveisevaluering av emner

Evalueringen skal (over tid) inkludere en vurdering av sammenhengen mellom emnets l?ringsutbytte og undervisningsformer og organisering. Andre sentrale tema er emnets l?ringsmilj? og studentenes arbeidsinnsats og aktivisering.

Den emneansvarlige utarbeider en kortfattet oppsummering av studentenes viktigste tilbakemeldinger, eventuelle justeringer som er gjort og mulighetene for videreutvikling av emnet. Oppsummeringen skal deles med emneeier og studentene som har deltatt.

Resultatene fra evalueringen f?lges f?rst og fremst opp av den emneansvarlige med st?tte fra fagmilj?et og emneeier, men inng?r ogs? i den jevnlige videreutviklingen av utdanningsportef?ljen.

3.1.2. Periodisk sluttevaluering av emner 

B?de profesjonsstudiet i medisin og master i klinisk ern?ring er bygget opp gjennom store, integrerte emner. For ? f? et godt nok kunnskapsgrunnlag gjennomf?res det sluttevalueringer av emnene i tillegg til underveisevalueringer.

*Det er utarbeidet detaljerte prosedyrer som beskriver hvem som er ansvarlige for gjennomf?ring og oppf?lging av de enkelte tiltakene ved sluttevaluering av modulene.

3.2. Evaluering av program

Programbeskrivelser gjennomg?s jevnlig og i tr?d med ?rlig syklus for studieinformasjon.

3.2.1. Periodisk programevaluering

Innenfor en seks?rsperiode skal det foretas en evaluering av helheten i hvert program. Form?let med evalueringen er ? vurdere kvaliteten p? programmet og mulighetene for videreutvikling av programmet.

Programevaluering gjennomf?res etter f?lgende syklus:

*European Master in Health Economics and Management f?lger evalueringsprosedyrer for Erasmus+-programmer. 

• Ansvar for gjennomf?ring: Studiedekan i ÑDz©ÓéÀÖ¹ÙÍø_ÑDz©ptÊÖ»ú¿Í»§¶ËµÇ¼ med programledelse/institutt.
• Resultatene fra evalueringen f?lges f?rst og fremst opp av programledelsen med st?tte fra fagmilj?et og programeier, men inng?r ogs? i den jevnlige videreutviklingen av utdanningsportef?ljen.

Evalueringen skal omfatte en vurdering av sammenhengen mellom programmets l?ringsutbytte, faglige innhold, undervisningsformer og vurderingsordninger. Andre sentrale tema er programmets l?ringsmilj?, arbeidslivsrelevans, internasjonalisering og infrastruktur samt studentenes gjennomf?ring. Fakultetet fastsetter mandat for evalueringen og kan legge til andre fokusomr?der.

Den periodiske programevalueringen best?r av en egenevaluering og en ekstern evaluering:

1) Egenevalueringen koordineres av programledelsen og baseres p? evalueringsmaterialet som er samlet opp i perioden. Egenevalueringen skal ogs? omfatte en kortfattet gjennomgang av kravene i NOKUTs studietilsynsforskrift ¡ì2-2 og 2-3, samt en vurdering av eksamens- og sensurordningen.

2) Den eksterne evalueringen gjennomf?res av et evalueringspanel og baseres p? programledelsens egenevaluering og annet relevant materiale. Programledelsen s?rger for at panelet f?r tilgang til n?dvendig informasjon.

Evalueringspanelet oppnevnes av fakultetet og skal ha f?lgende kompetanse:

• Panelet skal ha spesialistkompetanse i programmets faglige kjerneomr?de(r).
• Panelet skal ha kompetanse fra undervisning og/eller forskningsveiledning.
• Panelet skal ha minst ¨¦n deltaker som er student.
• Panelet skal ha minst ¨¦n deltaker fra arbeids- eller samfunnsliv.

Evalueringspanelet utarbeider en rapport med vurdering av kvaliteten p? programmet og mulighetene for videreutvikling av programmet. Rapporten sendes til fakultetet og programledelsen og skal gj?res tilgjengelig p? UiOs nettsider.

3.2.2. ?rlig programgjennomgang

Programleder skal hvert ?r rapportere om studiekvalitet og kvalitetsarbeid ved programmet (rapporten skal arkiveres). Form?let er ? systematisere kunnskapsgrunnlaget for programmet og vurdere behov for endringer. ?rsrapporten fra programmene danner utgangspunkt for bilaterale m?ter mellom programledelsen og fakultetet. Referater fra disse m?tene skal synliggj?re prioriterte omr?der og utviklingstiltak.

• Bachelor- og masterprogrammene rapporterer til fakultetet om studiekvalitet og kvalitetsarbeid per kalender?r.
  • Frist for innsending av rapport til fakultetet: 15. mars.
  • Ansvarlig for utf?relse: Programleder

Mal for bachelor- og masterprogrammenes ?rsrapport 

Fakultetsniv?et ivaretar programledelsen for profesjonsstudiet i medisin, og det er opprettet modulutvalg som ivaretar driften av emnene (modulene). Modulutvalget gir tilbakemelding p? gjennomf?rte evalueringer og gj?r rede for oppf?lgingstiltak i sin ?rsrapport til fakultetet.

Modulutvalgene rapporterer til fakultetet om studiekvalitet og kvalitetsarbeid for egen modul per kalender?r.

• Frist for innsending av rapport: 15. mars
• Ansvarlig for utf?relse: Modulleder

Mal for ?rsrapport for modulutvalg 

Fakultetet utarbeider deretter en felles ?rsrapport for programmet hvor kunnskapsgrunnlaget fra modulene inng?r.

• Ansvarlig for utf?relse: Studiedekan/programleder

3.3. Supplerende evalueringer

I tillegg til minimumskravet for evalueringer som er definert i denne rutinebeskrivelsen, vil b?de fakultetsledelsen, instituttledelsen og programledelsen kunne gjennomf?re unders?kelser og analyser innenfor sine ansvarsomr?der. Det vil v?re de respektive enhetene som fastsetter opplegg for, og st?r for gjennomf?ringen av, slike supplerende evalueringer.

Statistikk- og rapportverkt?yet Tableau, som har egne rapporter for ledere for utdanningsvirksomheten, programledere og emneansvarlige, er et nyttig verkt?y for kvantitative analyser.

I tillegg til planlagte evalueringsaktiviteter definert i dette dokumentet, vil det ved fakultetet kunne igangsettes ulike forsknings- og utviklingsprosjekter med fokus p? studiekvalitet. Slike prosjekter f?lger retningslinjer for prosjektetablering ved fakultetet p? lik linje med andre forsknings- og utviklingsprosjekter.

4. Videreutvikling av utdanningsvirksomheten

Fakultets- og instituttledelsen skal systematisk f?lge opp og legge til rette for videreutvikling av utdanningsvirksomheten.

Studiedekaner, instituttledere, utdanningsledere, programledere, undervisningsledere og emneansvarlige/modulledere skal, med utgangspunkt i egne ansvarsomr?der, legge til rette for kollegial involvering.

Et godt fungerende studentdemokrati er et viktig verkt?y for at studentene kan bidra i arbeidet med utviklingen av utdanningskvalitet og l?ringsmilj?. I dette arbeidet har alle enheter p? alle styringsniv?er et ansvar for ? legge forholdene til rette for at studentorganene kan skj?tte sine oppgaver p? en forutsigbar og profesjonell m?te. Dette h?ndteres i tr?d med UiOs retninglinjer for studentmedvirkning. 

Studiedekanen har minst en gang i ?ret felles m?te med programlederne for bachelor- og masterprogrammene og ledelsen for relevante institutter for ? dr?fte prioriterte aktiviteter og oppn?dde resultater samt det systematiske kvalitetsarbeidet. Resultatene av oppf?lgingen skal dokumenteres gjennom referater, rapporter eller p? andre m?ter. Det er s?rlig viktig ? dokumentere avtaler om utviklingstiltak. I tillegg har studiedekanen minst ett ?rlig m?te med ledelsen for hvert studieprogram hvor bl.a. programmets ?rsrapport (redegj?relse for planlagte og iverksatte tiltak) diskuteres. En studentrepresentant fra programr?det inviteres til disse m?tene.

Fakultetsniv?et ivaretar programledelsen for profesjonsstudiet i medisin, og studiedekan leder programr?dsm?tene som avholdes to ganger i semesteret. Minst en gang i semesteret har studiedekanen m?ter med modullederne og undervisningslederne for ? ivareta prinsipielle og praktiske sp?rsm?l som ang?r studiet som helhet. I tillegg har studiedekan jevnlige m?ter med instituttenes utdanningsledere.

Studiesaker er ogs? fast post p? fakultetets ulike lederm?ter.

Virksomhetsstyring

Virksomhetsstyringen gjennomf?res i en ?rlig syklus, og hovedelementene i syklusen er utarbeidelse av fakultetets ?rsplaner, budsjettfordeling og virksomhetsrapportering.

Fakultetet rapporterer studiekvalitet og kvalitetsarbeid i tertialrapportene. Resultatene fra gjennomf?rte evalueringer inng?r ikke direkte i virksomhetsrapporteringen, men utgj?r en del av kunnskapsbasen som fakultetet og underliggende enheter bruker i rapporteringen.