For ? tilfredsstille krav til personopplysninger er det viktig at utrekk av studentopplysninger fra FS behandles etter gjeldene rutiner og regelverk. Behandling av personopplysninger som g?r utover denne rutinen skal meldes som en administrativ behandling.
Les mer: Behandling av personopplysninger
Bruk av standardrapporter i FS
F?lgende omfatter bruk av ferdige rapporter i FS.
Avgrensning
Rapportene skal kun brukes til studieadministrative form?l og kun til det form?l rapporten er ment brukt. Kobling av data fra FS-rapporter sammen med opplysninger som ikke kommer fra FS, skal ikke gj?res uten at behandlingen er innmeldt til som en administrativ behandling til personvernombudet ved UiO.
Lagring
Personopplysninger fra FS skal ikke lagres p? personlige hjemmeomr?der.
Dersom det er behov for ? lagre rapporter fra FS med personopplysninger skal disse lagres p? et fellesomr?de der f?rrest mulig andre har tilgang.
Avdeling for studieadministrasjon anbefaler ikke lagring av opplysninger fra FS over lengre tid da det kan skje endringer i datagrunnlaget. I henhold til personopplysningsloven skal heller ikke opplysninger lagres lengre enn det av hensyn til arbeidets art er behov for.
Tilgang
Tilgang til rapportene er regulert av brukerrettighetene til FS. Tilgang gis brukere etter behov i forhold til hvilke arbeidsoppgaver den enkelte har.
Les mer: Brukertilgang til FS
Publisering
Rapporter som er hentet ut fra FS for publiserings?yemed, eks. deltagerlister p? undervisningspartier, resultatlister etter eksamen og lignende som publiseres ved oppslag skal ikke inneholde f?dselsnummer. Resultatlister etter eksamen skal heller ikke inneholde andre personidentifiserende opplysninger. Enhetene m? ha rutiner som sikrer at listene henges opp p? gitte steder og at de ikke henger lengre enn en gitt tid.
Retting
Enhver som lager rapporter p? bakgrunn av data i FS plikter selv ? holde seg orientert om eventuelle endringer som skjer i data grunnlaget som kan ha betydning for bruken av rapportene.
Sletting
Rapporter fra FS som er elektronisk lagret eller skrevet ut p? papir skal henholdsvis slettes eller makuleres n?r det ikke lenger er behov for opplysningene.