Referat fra m?te i nettverk for TP og timeplanlegging 3.juni

Tilstede

Saksliste

0. Informasjon

• ROS-analyse (9.juni) - mulig behov for ? kontakte fakultetene.
  Risiko- og s?rbarhetsanalyse av TP skal utf?res av AF i ÑDz©ÓéÀÖ¹ÙÍø_ÑDz©ptÊÖ»ú¿Í»§¶ËµÇ¼ med UNINETT. Tilsvarende skal gj?res for FS og Ephorus.
   
• Eksamensplanlegging i TP.
  Kort orientering om at vi n? starter arbeidet med ? lage en modul for eksamensplanlegging i TP. Det planlegges fakultetsvise m?ter med AF i juni-august for ? samle erfaring fra de enkelte fakultet, avklare organisering og behov. M?l om at kravspesifikasjonen skal v?re ferdig i november. Det er ikke satt noe tidspunkt for n?r det skal v?re ferdig utviklet. Dette avhenger blant annet av innholdet i kravspesifikasjonen, om det blir enkelt eller mer komplisert.
  Innspill fra MN: man m? tenke p? at bruk av rom til eksamen ikke m? g? ut over undervisning/andre aktiviteter i rommene. Det er ulike oppfatninger n?r det gjelder deling av rom og eierskap. Dette m? man ta hensyn til og sikre avklaring av policy p? en god m?te.
  Innspill UV: det hadde v?rt fint med studentgrupper ogs? i eksamensplanlegging.
  Innspill JF: det er viktig at det som lages i TP bygger p? det som ligger i FS, at det er integrasjon med FS.
   
• ÑDz©ÓéÀÖ¹ÙÍø_ÑDz©ptÊÖ»ú¿Í»§¶ËµÇ¼ vs. undervisning - spesielt i GS.
  EA fors?ker ? g? bort fra forh?ndsbookinger som f?rer til forskyving av undervisning. De ?nsker en debatt om hvilke arrangementer som er s? viktig for UiO at de skal f? lov til ? forh?ndsbooke lokaler. Hvem skal engasjeres i en slik diskusjon? B?r det v?re f.eks romeier? Det er ikke alltid s? lett ? f? forst?else av hvem dette er. Hvert fakultet m? finne sin l?sning, samtidig m? det v?re enighet om hvordan henvendelser h?ndteres. Det er avtalt at gymsalen skal brukes mer til eksamen, dette f?rer til at andre arrangementer m? bruke andre rom.
  
  Orientering om et problem som ble oppdaget i dag; ?rsfesten som skal v?re 2. september har ikke bestilt rom. Det er bestemt at ?rsfesten skal g? som planlagt, s? undervisningen m? flyttes. Det skal v?re opprydding og avklaring av hva som har skjedd i ettertid med de involverte.
  MN: Realfagsbiblioteket lovet bort lokalene sine til sommerfesten som var 29. mai, uten ? avklare dette med MN. Studentene trenger lokalene til ? lese til eksamen.

1. Oppsummering av v?rens timeplanleggingsarbeid

• Oppsummering av timeplanlegging av h?st 2015.
• Hva fungerte? Hva fungerte ikke?
  MF: Det har g?tt greit. Fagl?rertimeplan, fint at denne kan brukes tidlig for ? se p? neste semester, men det m? komme frem at denne ikke er fast/ferdig f?r en bestemt dato. Bedre kommunikasjon til fagl?rer om hva dette er. Det jobbes med en egen fagl?rertimeplan i intranett-prosjektet. N?r en timeplan er ferdig utarbeidet er det her den offisielle timeplanen skal finnes. Det ble uttrykt bekymring for at man skal miste den som finnes i TP for den er mye brukt. Fagl?rertimeplan skal fortsatt finnes i TP, det er denne som skal brukes i det administrative arbeidet med ? utforme timeplanen.
  HF: Planleggingen har g?tt greit, bedre enn fryktet. HF mangler mange rom pga oppussing. Hvordan det har g?tt vet de f?rst n?r undervisningen begynner. Det anbefales at folk som har bestilt rom de ikke kjenner godt fra f?r b?r ta en titt p? rommene for ? se at det ser bra ut, er i samsvar med behov.
  UV: TP har ikke fungert s? bra for UV. Sitter og gj?r mye manuelt utenfor TP. Funksjonalietet som vil gj?re det litt bedre for de ligger p? listen over nye ?nsker.
  TF: Det har g?tt greit.
  MN: det g?r bra fordi AF er t?lmodige. MN er veldig takknemlig for at de f?r legge sin undervisning f?r hovedkj?ringen.
  EA: forn?yd med ? kunne forh?ndsbooke i rombestillingsdelen av TP. Eneste ulempe er at det er litt tungvint ? endre en bestilling i rombestillingsdelen. Da kan de eventuelt g? inn i timeplanleggingsdelen for ? gj?re akkurat dette.
  OD: De er forn?yd med TP, men er ikke i m?l enda. Det skyldes ikke TP, men interne saker p? OD. De bruker ogs? timeplanen for fagl?rer mye, men opplever litt problemer med l?rere som printer ut timeplanen og dermed ikke f?r med seg endringer i ettertid.
  JF: synes at TP g?r litt tregt noen ganger. De stusser p? hvorfor enkelte rom ikke dukker opp for enkelte personer da det er forventet at de skal dukke opp. Det g?r p? deling av stedkoder og AF er p? saken. Ellers er de veldig forn?yd med rapportene som har kommet n? nylig, de bruker de mye.
  
  MF: Sp?rsm?l om det skjer det noe med problematikken rundt fagpersoner som ikke er ansatt lenger, men likevel dukker opp i ansatt-oversikter etc. Et ?nske fra JF, noe de hadde stort behov i forbindelse med fronter og digital eksamen, har f?rt til at dette blir problematisk for de andre fakultetene. Det virker som at dette har f?tt mange uheldige ringvirkninger som man ikke s? komme. En u?nsket effekt er blant annet at de dukker opp p? nettsider som ansatte. I tillegg er det mange ekstra som dukker opp som ansatte i HR-portalen. Det er snakk om mange hundre personer, kan dette gj?res noe med? Det m? ryddes opp i samspillet mellom systemene, dvs FS, Cerebrum og SAP. Michael sitter i en arbeidsgruppe, IT-Tilgangsstyring, med bl.a. Thomas Evensen og Johannes Falk Paulsen som skal rydde opp i dette.

2. Forberedelser av h?stens timeplanleggingsarbeid

• TP-m?ter til h?sten. AF setter opp datoer n?.
  M?tedatoer er 3. september, 7. oktober og 3. desember. kl 1230-1400 Stort m?terom, 10. et. Lucy Smiths hus (se ellers p? http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/sta/tp/tp-nettverket/)
   
• Behov for oppl?ring til h?sten?
  Er det behov for det generelle informasjonsm?tet, nytt og nyttig i TP? MN tror at flere fra de hadde v?rt tilstede p? forrige m?te hvis ikke det hadde v?rt for en kollisjon med et annet m?te. Tanken om m?tet er god. JF er forn?yd med kodedagene, og synes at dette er tilstrekkelig. AF forsl?r at vi dropper dette generelle m?tet og at man heller setter av litt tid p? arbeidsstuene til ? se p? det som er nytt. AF har allerede holdt av rom og tider til arbeidsstuer s? det ikke vil bli problemer med ? finne ledige tidspunkter. AF fortsetter med grunnkurs, samt det ? ha b?de en FS-del og en TP-del p? samme dag.
   
• Behov for nye/forbedrede veiledninger?
  Veiledningen for undervisningsplanlegging i FS er veldig lang. Kan denne deles opp litt mer? JF ?nsker en egen veiledning for administrator-rollen. Det er ofte usikkerhet rundt hva AF skal gj?re og hva koordinator skal gj?re. MF foresl?r at vi har en liten workshop/oppl?ring for de som har denne rollen.
  Det er en del uklarheter rundt ulike faser, romdeling og nullstilling av deling av rom. Fakultetene har ogs? ulike behov rundt nullstilling av romdeling. Det er ?nske om ? f? laget en rapport som gir en oversikt over hvordan romdelingen er satt opp.
   
• Dato for hovedbestilling av v?ren 2016. Det blir i slutten av oktober. AF kommer tilbake med dato for dette.

3. Utvikling av TP

Nyheter i TP-versjon 14 og 15

Bug

• [TP-257] - Ikke mulig ? fjerne felles undervisning p? aktivitetstid
• [TP-187] - Ikke vis bygninger uten bookbare rom i nedtrekkslister - b?de i timeplanlegger og rombestilling
• [TP-265] - Rette visning av utilgjengelighet for aktivitet samt vise utilgjengelighet for sted

Improvement

• [TP-262] - Nye l?sninger for hovedbestilling h?st 2015
• [TP-261] - Fagl?rere med tillatt kollisjon trenger en markering p? fagpersonoversikten
• [TP-266] - Vise antall plasser i rom i rullegardin for mulige rom.
• [TP-270] - Problem med studentgruppekoblinger n?r man manipulerer studentgrupper

New Feature

• [TP-245] - Lage ny WS for fagl?rertimeplan til UIOWS
• [TP-246] - Lage ny WS for fagl?rers emner til UIOWS
• [TP-248] - Nye felter i WS for emnetimeplaner til UIOWS, trenger data om sjef/slave for felles undervisning
• [TP-251] - Lage grensesnitt og l?sning for oppdatering av FS
• [TP-258] - WS for rominformasjon til Vortex/Mine studier
• [TP-228] - Lage flagg for deling av rom
• [TP-241] - Daglige oversikter for bygning og rom for VAS
• [TP-249] - Trenger ny WS der Vortex kan skrive til TP for fagpersoner for enkeltuke.
  Innspill under m?tet: Dette er gjort klart fra FS/TP sin side, men ikke fra vortex-siden. Viktig ? vite rekkef?lgen p? ting, hva skjer hvor n?r du gj?r en endring ett sted. Hva er autorativt system? MF vil ikke legge i fagl?rere i vortex, andre fakulteter gj?r det mye. Det var stor bekymring for utilsiktede konsekvenser p? grunn av denne tilbakeskrivingen.
• [TP-252] - Rapport for rombruk. , JF ?nsker ogs? ? se etter 16. JF spiller det inn.
• [TP-260] - Arbeidstimeplan for milj?er som forh?ndslegger timeplansdata
• [TP-267] - Rapport over bestillingsdata for aktivitetstider

Gjenst?ende ?nsker

Kommende utvikling

TP-254 - Rapport over fremtidige bestillinger i rom 
TP-216  Man b?r f? en advarsel og angremulighet derom man har gjort endringer og pr?ver ? hente noe nytt uten ? lagre f?rst.
TP-148  Legge til tekst om forskjell mellom bestilt og forvalgt.
TP-99    Flere filter p? aktivitetstider. 
TP-73    Visning av fag for aktivitetstid. 
TP-128  L?sning for unntak i rekke. 
TP-180  P? studentgrupper er det ?nsket at man kan si at det er "sjekket/gyldig" for et gitt semester. 
TP-200  felt p? rom for ? markere at de skal sperres ved hovedbestilling.
TP-10    Admin: emnesiden b?r v?re mer oversiktlig og s?kbar
TP-188  sperre rom visse dager og tider. 
TP-149  f? inn partinummer i timeplaner for rom
TP-196  Vise timeplaner studentgruppene til et emne 
TP-195  Kunne vise timeplan for flere studentgrupper samtidig
TP-253 - Legge til stillingstittel for fagperson i rapport for undervisningsregnskap 
TP-15    Lage rapport for diskrepans mellom bestilt og registrerte data for all info som bestilles (tid/rom/l?rer/stud) 
TP-218  Vise l?rdag/s?ndag ved behov i timeplanleggingsvinduet. 

Avventer

TP-91    Man b?r kunne se hvem som sist har oppdatert en aktivitetstid. 
TP-72    Fagperson og delt stedkode 
TP-201  Oppdatering av emner (i admin) med ? fungerer ikke i Internet Explorer. 
TP-181  Det er ?nskelig at studentgrupper kan vise andre studentgrupper knyttet til samme studentgruppe. 
TP-233  inngangsvei til uketimeplan for stedkode 
TP-108  Det er ?nskelig at infoskjemen (skjerm.php) kan vise et utplukk av bygninger. 
TP-242  Vise kun undervisning p? infoskjermer. 
 

Nye ?nsker

De uthevede ?nskene er de det var mest interesse rundt p? m?tet.

• JIRA: TP-282 ?nsker at dere skal utvikle en funksjon i TP som legger samme tid p? samme aktivitet. At alle aktivitetstidene til en aktivitet blir lagt p? samme tid og dag. (UV/ILS)
• JIRA: TP-283 ?nsker ? kunne kopiere studentgruppe. Beholde navn og innhold og semester. (MN/IFI)
• JIRA : TP-281 ?nsker ? slippe ? lage kode for studentgrupper. (MN/IFI) Under admin?
• JIRA: TP-276 Timeplan for studentgruppe. Brukes mye i kvalitetssikring av timeplaner. Viktig med gode timeplaner for studentene. 
  ?nsker derfor veldig ? filtrere s? vi bare ser egne. 
  ?nsker ogs? ? hake bort s? vi slipper se de som ikke er aktive. 
• JIRA: TP-195 ?nsker ogs? ? se flere studentgruppers timeplan opp? hverandre. (MN/IFI)
• JIRA: TP-284 ?nske om ? legge inn st?rrelse p? studentgrupper. Ikke som et eksakt tall, men indikasjon p? hvor mange studenter det gjelder.
  Det kan brukes til flere ting. For ? bestemme hvilke studentgrupper som kan kobles til samme gruppeundervisning. Det er et puslespill fordi hver studentgruppe ikke kan kobles til en egen gruppe slik at vi m? velge hvilke studentgruppe som skal kobles sammen.
  Det er ogs? greit ved rydding etter hovedkj?ring. Veldig sm? studentsett m? kanskje prioriteres bort hvis det er vanskelig/umulig ? f? det til ? g? opp. ?nsker ogs? ? kunne prioritere studentgrupper. Noen studentgrupper er helt klart viktigere enn andre. Det ville v?re fint ? markere noen studentsett som greie, men ikke n?dvendige, ? ta hensyn til. For eksempel en todeling eller tredeling, viktig/ikke viktig eller viktig/ganske viktig/kjekt om det g?r). Vi har mye valgfrihet i v?re program og alt dette er ikke like viktig. (MN/IFI)
• JIRA: TP-285 ?nske om ? ha flere rom knyttet til en aktivitet, ogs? rom av ulik romtype. Med tilfeldig valg av rom. (MN/IFI)
• JIRA: TP-287 ?nske om vekting av aktivitetstider. Det ? kunne nedprioritere noen aktivitetsforekomster ved hovedlegging. (MN/IFI)
• ?nsker at fellesundervisning i store emner prioriteres h?yere ved hovedlegging. N? kom noen av disse etter ordin?re og sm? grupper. For eksempel INF1060 felles?velse kom veldig langt ned p? lista p? kj?ringen. (MN/IFI)
• JIRA: TP-288 ?nsker for mulighet til ? ha felles undervisning med deler av et emnes ukem?nster.
  F.eks. s? trenger vi det for MAT-INF1100L, hvor den f?rste uken skal de f?lge MAT-INF1100 OG INF1100, de seks neste ukene skal v?re INF1100, og deretter MAT-INF1100 resten. (MN/MAT+BIO)
• JIRA: TP-289 Behov for ? bestille aktivitetstider uten kollisjonsikring mot studentgrupper?

4. Eventuelt