Prosjektmandat og formalisering av prosjekter

Prosjektmandatet (doc) er en formell bestilling av et allerede godkjent prosjekt som er besluttet gjennomf?rt. 

Hensikten med mandatet er ? gi en tydelig beskrivelse av:

• Behovet som skal l?ses
• Gevinsten prosjektet er tenkt ? medf?re for mottakeren/brukeren 
• Rammebetingelser som gjelder for prosjektet

Hvem utarbeider prosjektmandatet?

Ansvaret for utarbeidelse av prosjektmandatet ligger hos prosjekteier. Prosjektleder utarbeider forslag til mandat som godkjennes av prosjekteier. 

N?r utarbeides det?

Prosjektmandatet skal utarbeides i fasen f?r prosjekt og m? godkjennes av prosjekteier f?r

det passerer beslutningspunktet prosjektoppstart (PO). Se f?rste beslutningspunkt i prosjektmodellen.  N?r det er gjort, kan prosjektlederen starte arbeidet med prosjektet.

N?r kan prosjektmandatet revideres?

Prosjektmandatet kan revideres etter avtale med prosjekteier:

• Etter prosjektetablering
• Etter forprosjekt
• N?r tilbud fra entrepren?r er mottatt
• Underveis i prosjektet dersom det er behov for ? endre bestillingen/budsjettet

Prosjektleder f?r delvise fullmakter. N?r prosjektleder bare har fullmakt til ? jobbe seg gjennom etableringsfasen og mangler fullmakt til ? jobbe seg frem til beslutningspunkt Anbudsforesp?rsel (A) m? prosjektmandatet oppdateres underveis med nye fullmakter inntil beslutningspunkt A. Den f?rste godkjente versjonen av prosjektmandatet skal alltid arkiveres som en grunnlinje, som grunnlag for ? vurdere om prosjektets effektm?l er oppn?dd.  

Eventuelle endringer i mandatet etter f?rste godkjente utgave m? v?re sporbare, slik at det er mulig ? kontrollere sluttresultat mot det som var avtalt ved prosjektets start.
Godkjent mandat skal oversendes til Eiendomsforvaltning og virksomhetsst?tte (EV) v/?konomi og analyse som tildeler prosjektnummer, gjennomf?rer ?konomisk oppstartsm?te med prosjektleder og klargj?r prosjektet for den m?nedlige prosjektrapporteringen.

Etter at mandatet er godkjent skal prosjektlederen sende kopi til EV v/Eiendomsforvaltning, EV v/Innkj?p og Campusdrift v/underdirekt?r for Campusdrift. Prosjektleder og prosjekteier vurderer om kopi ogs? b?r sendes til enheten der prosjektet skal utf?res. 

Virksomhets- og effektm?l

Virksomhetsm?l er n?rt knyttet til UiOs og Eiendomsavdelingens strategi. Prosjektene som gjennomf?res av EA skal i st?rst mulig grad st?tte disse m?lene.

Effektm?l er gevinstene enhetene og EAs Underavdeling for campusdrift kan hente ut n?r prosjektet er sluttf?rt. Det er prosjekteiers ansvar, i ÑDz©ÓéÀÖ¹ÙÍø_ÑDz©ptÊÖ»ú¿Í»§¶ËµÇ¼ med prosjektleder, ? definere effektm?lene og f?lge opp at de ivaretas gjennom hele prosjektperioden. Det kan v?re krevende ? etablere og konkretisere relevante effektm?l f?r noe prosjektering er gjennomf?rt. Det b?r derfor gj?res en revisjon av effektm?lene i fasen prosjektering. 

Finansiering

Universitetsstyret godkjenner UiOs budsjett. EA tildeles prosjektmidler i to kategorier:

• Satsinger
• St?rre vedlikehold/investeringer (SVI)

EA foresl?r prosjekter innenfor tildelt ramme, som beskrevet i Initiering av prosjekter.

Byggeprosjekter som finansieres av andre enheter
Unntaksvis finansieres prosjekter helt eller delvis med midler fra andre, f.eks. Studentsamskipnaden i Oslo (SiO), fakulteter eller institutter.

Retningslinjer for byggeprosjekter som finansieres helt eller delvis av andre enheter:

1. Prosjektene skal alltid gjennomg?s og godkjennes av EA. I noen tilfeller administreres prosjektene av EA, andre ganger administrerer SiO dem selv. I disse tilfellene er EA deltaker i prosjektet.
2. Prosjekter som finansieres av fakulteter eller institutter skal gjennomf?res av EA.
3. Det skal utarbeides en skriftlig avtale mellom EA og oppdragsgiver om hvilke arbeider som inng?r og hva som dekkes av hhv. EA og den andre enheten. Hensikten med klare avtaler er ? unng? tvister om bel?p og oppgaver, slik at sluttavregning kan gjennomf?res p? en ryddig m?te.
4. Alle prosjekter som gjennomf?res for, og p? oppdrag for andre, m? ha en avtale som regulerer at oppdragsgiver selv tar ansvar for eventuelle overskridelser og tilleggsarbeider.

Vurdere entrepriseform og anskaffelsesprosedyre

Allerede i prosjektmandatet b?r det vurderes hva slags anskaffelsesmodell som skal f?lges. Konkurranseunderlagets utforming er avhengig av om man velger totalentreprise, generalentreprise, hovedentreprise eller delte entrepriser.

Endelig entrepriseform med tilh?rende anskaffelsesprosedyre besluttes i sammenheng med utarbeiding av prosjektplan.

Leieavtaler og arealdisponering

• Prosjektleder skal i oppstartsfasen av hvert prosjekt kontakte Eiendomsforvaltning for avklaringer knyttet til arealdisponering, leieavtaler og eventuelle behov for midlertidige lokaler under prosjektgjennomf?ring.
• F?r arbeidet settes i gang, skal konsekvenser som medf?rer midlertidighet, endrede funksjoner og endret areal skal synliggj?res i prosjektmandatet og v?re skriftlig avtalt mellom EA v/Eiendomsforvaltning og ber?rt enhet.
• Dersom internhusleien endres som f?lge av prosjektet, m? Eiendomsforvaltning varsle leier etter at avklaringene over er gjennomf?rt. 

Beslutningspunkt Prosjektoppstart (PO)

F?r prosjekt-fasen ender i beslutningspunktet Prosjektoppstart. Ved dette beslutningspunktet skal prosjektmandatet endelig godkjennes av prosjekteier og prosjektet g?r over i Etableringsfasen.

Sjekklisten skal fylles ut av prosjektleder og fremlegges for prosjekteier f?r fullf?ring av mandat.