Form?l
Form?let med prosedyre for dokumentstyring i HMS-ledelsessystemet er ? sikre at dokumenter er forst?elige og lett identifiserbare, publiseres, fjernes og arkiveres likt for ? sikre brukervennlighet og gjenfinning.
Virkeomr?de
Denne prosedyren gjelder for alle enheter ved UiO.
Ansvar
Leder har ansvar for at det foreligger et HMS-ledelsessystem og for ? godkjenne policyer og prosedyrer i HMS-ledelsessystemet.
Fremgangsm?te
Leder skal s?rge for at dokumenter i HMS-ledelsessystemet oppdateres ved behov og ta verneombudet med p? r?d ved utvikling av HMS-ledelsessystemet. Leder skal s?rge for at gjeldende dokumentversjon er tilgjengelig der de skal brukes og at utdaterte versjoner fjernes. Leder skal s?rge for ansatte som ikke forst?r norsk har tilgang til n?dvendige deler av HMS-ledelsessystemet p? et spr?k de forst?r.
Policyer og prosedyrer b?r lages etter samme mal. Mal for policy og prosedyre kan brukes. Begreper og definisjoner b?r v?re de samme i hele HMS-ledelsessystemet.
Leder skal s?rge for at policyer og prosedyrer er datert og godkjent av leder. N?r policyer og prosedyrer endres, skal leder s?rge for at de dateres og godkjennes p? nytt. Funksjon for godkjenning av dokumenter i Vortex kan brukes.
Rapportering
Endringer i HMS-ledelsessystemet skal dokumenteres og rapporteres til arbeidsmilj?utvalget. Leder er ansvarlig for rapportering.
Arkivering
HMS-dokumenter skal arkiveres som beskrevet i Arkivering av HMS-dokumenter.
Referanser
Dokument-ID
- Utarbeidet av: Enhet for HMS og beredskap
- Godkjent av: Universitetsdirekt?r Gunn-Elin Aa. Bj?rneboe
- Godkjenningsdato: 19.05.2017
- Utgave: 2
- Saks- og dokumentnr. i ePhorte: 2012/11454-70