§ 1 Form?l
Form?let med disse retningslinjene er ? samle prosedyrene for innsyn i ansattes e-postkasse eller private filer i ett dokument. Retningslinjene er ment ? utfylle forskrift om arbeidsgivers innsyn i e-postkasse og annet elektronisk lagret materiale, jf. aml. § 9-5 (?forskriften?).
§ 2 Hva kan det gj?res innsyn i?
Retningslinjene gjelder for e-postkasse som UiO har stilt til disposisjon for den ansatte til bruk i arbeidet ved virksomheten (jf. forskriften § 1 f?rste ledd bokstav a), og den ansattes personlige omr?der (?hjemmeomr?de?) i virksomhetens datanettverk eller annet elektronisk utstyr som UiO har stilt til den ansattes disposisjon (jf. forskriften § 1 bokstav b)
Retningslinjene gjelder ogs? for UiOs adgang til gjennoms?kning av, og innsyn i, den ansattes personlige omr?de i virksomhetens datanettverk, samt for andre elektroniske kommunikasjonsmedier eller elektronisk utstyr som er stilt til den ansattes disposisjon, slik som for eksempel chat-tjeneste, PC, mobiltelefon og nettbrett. Videre gjelder retningslinjene for innsyn i opplysninger som er slettet fra omr?der som finnes p? sikkerhetskopier eller tilsvarende.
Opplysninger som er lagret p? fellesomr?der eller i e-postkasse som er felles for hele virksomheten, slik som postkasse@uio.no, vil UiO ha rett til innsyn i uten at de s?rlige vilk?rene i disse retningslinjene gjelder.
Retningslinjene gir ikke rett innsyn i den ansattes egne kommunikasjonsmidler og private e-poster.
§ 3 N?r kan det gj?res innsyn i arbeidstakeres e-post og private filer?
UiO m? ha en berettiget interesse for ? gj?re innsyn. Innsyn er kun tillatt dersom det er
- n?dvendig for ? ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser ved virksomheten, eller
- ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkasse eller annet elektronisk utstyr medf?rer grovt brudd p? de plikter som f?lger av arbeidsforholdet eller kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed.
Arbeidsgiver m? vurdere om det finnes mindre inngripende metoder for ? oppn? samme form?l. Innsyn kan for eksempel v?re n?dvendig for ? bekrefte eller avkrefte en mistanke, slik som ? skaffe bevis for straffbare behandlinger eller alvorlige brudd p? arbeidstakerens plikter.
UiO m? gj?re en interesseavveining mellom virksomhetens behov for innsyn og hvilke personvernulemper innsynet har for arbeidstaker. Dersom UiOs interesse for innsyn ikke er s?rlig vektige, kan innsyn bare gj?res hvis personvernkonsekvensene for arbeidstakeren er sm?. Dersom personvernkonsekvensene er st?rre, m? UiOs interesse for innsyn v?re mer tungtveiende.
Innsyn i den ansattes e-post eller private filer vil v?re ? anse som et kontrolltiltak etter reglene i arbeidsmilj?loven kapittel 9. (§ 9-1 regulerer de materielle vilk?rene for kontrolltiltak og § 9-2 regulerer krav om informasjon og dr?fting).
§ 4 Hvem kan beslutte innsyn p? vegne av UiO?
Organisasjons- og personaldirekt?ren har myndighet til ? beslutte at det gj?res innsyn i ansattes e-post og annet elektronisk lagret materiale n?r vilk?rene for slikt innsyn er oppfylt. Slik beslutning fattes p? bakgrunn av skriftlig og begrunnet innstilling fra den ansattes overordnede, og skal hensynta eventuelle innsigelser fra den ber?rte ansatte.
Beslutningen skal v?re skriftlig og begrunnet, angi rammene for innsynet, samt utpeke UiOs representant for gjennomf?ring av innsynet. UiOs representant skal som hovedregel v?re den ansattes n?rmeste leder. Beslutningen skal lagres i den ansattes personalmappe.
§ 5 Hvordan skal innsyn gjennomf?res?
A. Forh?ndsvarsel
Dersom vilk?rene for innsyn er oppfylt, skal det s? langt som mulig sendes forh?ndsvarsel til den ansatte om innsyn vurderes. Varselet skal inneholde en begrunnelse for hvorfor arbeidsgiver mener vilk?rene i § 2 er oppfylt, samt informasjon om den ansattes rettigheter i henhold til Forskriften § 3.
B. Den ansattes rett til ? uttale seg og ? delta under gjennomf?ring av innsynet
Den ansatte og/eller dennes representant skal, s? langt det lar seg gj?re, gis anledning til ? uttale seg f?r innsynet besluttes, og skal s? langt som mulig gis anledning til ? v?re til stede under selve gjennomf?ringen.
Frister som settes m? v?re tilstrekkelig lange til at den ansatte f?r reell mulighet til ? ivareta rettighetene sine. Den ansatte skal f? informasjon om at vedkommende har rett til ? f? bistand av en tillitsvalgt eller en annen representant i forbindelse med innsynet.
Ved innsyn i etterkant av en ansatts d?dsfall, skal den ansattes rettigheter s? langt det lar seg gj?re ivaretas av representant for den ansattes d?dsbo.
Dersom det foreligger fare for bevisforspillelse, vil CERT kunne sikkerhetskopiere e-postkasse eller annet elektronisk lagret materiale, f?r den ansatte forh?ndsvarsles om at innsyn vurderes besluttet.
C. Gjennomf?ring av innsynet
Innsyn gjennomf?res av den representant for UiO som er utpekt i beslutningen til organisasjons- og personaldirekt?ren, samt én eller flere representanter fra IT-avdelingen/CERT.
Innsyn skal gjennomf?res innenfor rammene fastsatt i organisasjons- og personaldirekt?rens beslutning, og er under enhver omstendighet begrenset til e-poster, dokumenter og informasjon som ligger innenfor form?let med innsynet.
Innsyn skal begrenses til hva som er innenfor form?let. Eventuelle s?keord, som har sammenheng med grunnlaget for innsynet, skal defineres og kvalitetssikres i forkant av innsynet.
OPA skal utarbeide og vedlikeholde en mal med sjekkliste og protokoll for gjennomf?ringen av innsynet. Malen skal inneholde informasjon om hvordan innsyn b?r gjennomf?res og hvordan selve gjennomf?ringen skal dokumenteres. Oppdatert mal skal vedlegges disse retningslinjene.
UiO skal s?ke ? begrense antall personer som deltar under gjennomf?ring av innsynet, og som gjennomg?r materialet, til det antall som er n?dvendig for behandlingen av den konkrete saken.
Det skal f?res protokoll under selve innsynet som redegj?r for hva som er gjort og hvem som har deltatt. Protokollen skal lagres sammen med beslutningen om ? gjennomf?re innsyn, i personalmappen til den ansatte.
D. Ved innsyn uten forutg?ende varsel
Er innsyn foretatt uten forutg?ende varsel eller uten at den ansatte var til stede, skal den ansatte gis skriftlig underretning om dette s? snart innsynet er gjennomf?rt. Underretningen skal, i tillegg til opplysningene nevnt i f?rste ledd annet punktum, inneholde opplysninger om hvilken metode for innsyn som ble benyttet, hvilke e-poster eller andre dokumenter som ble ?pnet samt resultatet av innsynet, jf. Forskriften § 3, fjerde ledd.
Den skriftlige underretningen skal lagres i den ansattes personalmappe.
§ 6 Tredjeparters rett til innsyn
Tredjeparters rett til innsyn reguleres ikke direkte av forskriften. Tredjeparter har som utgangspunkt ikke rett til innsyn ansattes e-postkasse eller private filer. Unntak kan imidlertid gj?res i s?rlige tilfeller, s? fremt slikt innsyn er i tr?d med prinsippene nedfelt i personvernforordningen (GDPR) kapittel II.