Personvernerkl?ring for s?kere, studenter og ph.d.-kandidater

Hvordan lese denne erkl?ringen?

Les mer

• Rettslig grunnlag: hvorfor UiO har lov til ? behandle personopplysninger
• Kategorier av personopplysninger: hvilke opplysninger som behandles
• Utlevering: om opplysningene utleveres til/deles med andre 
• Overf?ring til utlandet: om opplysningene overf?res til ett eller flere land utenfor Norge
• Lagringstid: hvor lenge UiO tar vare p? opplysningene
• Kilde: hvilken kilde opplysningene er hentet fra

1 Behandlingsform?l

1.1 S?knadsprosess

UiO har behov for ? behandle personopplysningene dine n?r du s?ker om opptak til studieprogram, ph.d.-program, emner og kurs.

1.1.1 Rettslig grunnlag

Det rettslige grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, jf. nr. 3 bokstav b samt universitets- og h?yskoleloven ¡ì 1-3, ¡ì 3-7 og ¡ì 4-15.

1.1.2 Kategorier av personopplysninger

• Kontaktinformasjon
• Opplysninger for sikker identifikasjon
• Dokumentasjon av n?dvendig kompetanse
• Finansieringskilde/finansieringsbevis (ph.d.-opptak)
• Finansdokumenter, for eksempel bankutskrift eller sponsorbrev (SFM-opptaket)
• N?dvendig dokumentasjon for ph.d.-prosjekter
• Andre n?dvendige opplysninger, jf. emnets eller programmets nettsider

1.1.3 Utlevering

• Samordna opptak
• Andre universiteter og h?yskoler
• GAUS - s?ketjeneste for godkjenning av utenlandske studier. Se GAUS' personvernerkl?ring

1.1.4 Overf?ring til utlandet

Nei.

1.1.5 Lagringstid

Vi lagrer opplysningene s? lenge det er n?dvendig for ? behandle s?knaden din. Dersom du f?r opptak, lagrer vi opplysningene s? lenge du er student eller ph.d.-kandidat. 

1.1.6 Hvilken kilde opplysningene er hentet fra

• Deg selv
• Nasjonal vitnem?lsdatabase
• Andre universiteter og h?gskoler
• Folkeregisteret
• Emrex - resultater fra universitet/h?gskole utenfor Norge
• Kontakt og reservasjonsregisteret (KORR). Du kan reservere deg mot dette, se nettsidene til Kontakt- og reservasjonsregisteret.
• Samordna opptak
• GAUS - s?ketjeneste for godkjenning av utenlandske studier. Se GAUS' personvernerkl?ring
• UiO bruker ulike verifiseringsbaser for ? sjekke utdanningsdokumenter, spr?ktester mm. som s?kere har lastet opp.

1.2 Kontakt og informasjon 

UiO har behov for ? behandle personopplysningene dine n?r du kontakter oss med sp?rsm?l eller for formidling av informasjon.

1.2.1 Rettslig grunnlag

Det rettslige grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e samt universitets- og h?yskoleloven ¡ì 1-3, samt personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

1.2.2 Kategorier av personopplysninger

• Navn
• UiO-brukernavn
• Telefonnummer
• E-postadresse
• F?dselsnummer ved behov for sikker identifikasjon
• Informasjon du gir oss i forbindelse med henvendelsen din

1.2.3 Utlevering

Nei.

1.2.4.Overf?ring til utlandet

Nei.

1.2.5 Lagringstid

Vi lagrer opplysningene s? lenge det er n?dvendig for ? behandle henvendelsen din.

1.2.6 Hvilken kilde opplysningene er hentet fra

• Deg selv
• UNINETT ved innlogging
• Digitaliseringsdirektoratet ved innlogging

1.3 Undervisning, eksamen og praksis

UiO har behov for ? behandle personopplysningene dine n?r du gjennomf?rer undervisning, eksamen og praksis. UiO gjennomf?rer ogs? digital undervisning og eksamen. 

1.3.1 Rettslig grunnlag

Det rettslige grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e og universitets- og h?yskoleloven ¡ì 1-3, ¡ì 3-3, ¡ì 3-9 og ¡ì 4-15.

For behandling av s?rlige kategorier personopplysninger er det rettslige grunnlaget personvernforordningen artikkel 9 bokstav g samt universitets- og h?yskoleloven ¡ì 4-15 (5). 

For visse helse- og l?rerutdanninger er det fastsatt nasjonale rammeplaner og  retningslinjer som regulerer gjennomf?ringen av utdanningene og praksisen.

1.3.2 Kategorier av personopplysninger

• Opplysninger i forbindelse med gjennomf?ring av eksamen, blant annet eksamensbesvarelser og eksamensresultater.
• Opplysninger i forbindelse med gjennomf?ring av undervisning og arbeidskrav, blant annet innlegg i l?ringsst?ttesystemer og innleverte oppgaver.
• Lyd og bilde i forbindelse med digital undervisning og eksamen. 
• Opplysninger i forbindelse med gjennomf?ring av praksis, blant annet person- og kontaktopplysninger, program- og emnetilknytning, resultater og eventuelle andre forhold som praksisstedet b?r kjenne til.
• Helseopplysninger i forbindelse med ivaretagelse av dine rettigheter.

1.3.3 Utlevering

• Tjenestetilbydere av datasystemer for gjennomf?ring av undervisning og eksamen.
• Andre universiteter og h?gskoler ved resultatutveksling i forbindelse med s?knad om opptak eller godkjenning.
• Eksterne sensorer og veiledere.
• Virksomheter som tilbyr praksisplass for UiOs studenter.

1.3.4 Overf?ring til utlandet

Utgangspunktet er at ingen personopplysninger f?res ut av EU/E?S for form?l knyttet til undervisning og eksamen. I enkelte emner kan dette likevel forekomme, men da under forutsetning av at det er informert eksplisitt om overf?ringen i forkant p? emnesiden eller p? en annen egnet m?te.

1.3.5 Lagringstid

• Eksamen
  • Eksamensresultater og innvilget plass p? undervisning blir lagret for alltid.
  • Eksamensbesvarelser lagres i henhold til UiOs bevarings og kassasjonsplan.
• Undervisning:

  • Materiale og informasjon i UiOs undervisningsverkt?y lagres s? lenge du har en aktiv brukerkonto, er aktiv p? et program eller emne. Brukerkonto og tilgang p? UiO avsluttes noen m?neder etter at du ikke lenger er aktiv student. 

  • N?r du ikke lenger er student, logg inn i Canvas og hent ut det du vil bevare. 

• Lagringstid for saksbehandling knyttet til undervisning, eksamen og praksis fremg?r av UiOs bevarings- og kassasjonsplan. 

1.3.6 Hvilken kilde opplysningene er hentet fra

• Deg selv
• UiOs studieadministrative og tekniske systemer
• UiOs veiledere og sensorer
• Eksterne sensorer/veiledere
• Praksissteder
• Andre universiteter og h?gskoler

1.4 Rapportering og bekreftelser

UiO rapporterer data om s?kere, studenter og ph.d.-kandidater til Database for h?yere utdanning (DBH) og L?nekassen. 

UiO bekrefter ogs? utdanningsresultater og andre opplysninger om s?kere, studenter og ph.d.-kandidater til arbeidsgivere og andre som sp?r om det. 

1.4.1 Rettslig grunnlag 

Det rettslige grunnlaget for UiOs rapportering er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, universitets- og h?yskoleloven ¡ì 7-7 og ¡ì 7-8 samt utdanningsst?tteloven ¡ì 21 og ¡ì 23. 

Det rettslige grunnlaget for UiOs arbeid med bekreftelser er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e samt universitets- og h?yskoleloven ¡ì 1-3, samt personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f. 

1.4.2 Kategorier av personopplysninger 

Studenter: 

• f?dselsnummer eller midlertidig f?dselsnummer 
• navn
• statsborgerskap
• opplysninger knyttet til utdanning, for eksempel studieprogresjon, karakterer og grader 

For ph.d.-kandidater gjelder i tillegg: 

• opplysninger knyttet til stillingsforhold og finansiering av stillingen 
• opplysninger knyttet til vitenskapelig publisering 

1.4.3 Utlevering 

• Database for h?yere utdanning (DBH)
• L?nekassen - informasjon om studentstatus, godkjenningssaker, eksamensresultater og grader
• Arbeidsgivere og andre som sp?r om bekreftelser 

1.4.4 Overf?ring til utlandet

Nei. 

1.4.5 Lagringstid

Data som er rapportert til Database for h?yere utdanning (DBH) og L?nekassen tas vare p? som dokumentasjon. 

Foresp?rsler om bekreftelser og selve bekreftelsene lagrer vi s? lenge det er n?dvendig for ? behandle foresp?rselen.

1.4.6 Hvilken kilde opplysningene er hentet fra 

UiOs administrative systemer. 

1.5 Adgangskontroll og sikkerhet

UiOs adgangskontrollanlegg har som form?l ? forvalte UiOs eiendommer og s?rge for sikkerhet ved, og autorisert tilgang til, v?re omr?der. Anlegget best?r av UiOs kortlesere og cirka 100 overv?kingskameraer som er plassert b?de ute og inne p? UiOs eiendommer. Eiendomsavdelingen er ansvarlig for anlegget. 

Behandlingen er forankret i UiOs berettigede interesser knyttet til b?de materiell og personell sikkerhet i b?de det fysiske og det digitale milj?. UiO sin vurdering er at behandling for disse interessene veier tyngre enn de registrertes interesser.

1.5.1 Rettslig grunnlag 

Rettslig grunnlag for behandlingen er personvernforordningen art. 6 nr. 1 bokstav f. 

1.5.2 Kategorier av personopplysninger

I forbindelse med adgangskontroll behandles: 

• navn 
• adresse 
• telefonnummer 
• e-postadresse 
• kortnummer 
• opplysninger for kontakt og identifikasjon, slik som bilde (foto) fra studiekortet 
• passeringsdata n?r kortbruker registrerer kort i kortleser 
• opptak fra kameraoverv?king 

I forbindelse med sikkerhet behandles loggdata: 

Det logges aktivitet ved tilgang til og bruk av IT-tjenester levert av UiO. IT-systemene vil normalt logge feilede og vellykkede autentiseringer og hvilke tjenester eller ressurs bruker fors?ker ? benytte. En egen prosedyre for behandling av logger fra systemer, tjenester og applikasjoner ved UiO ligger p? UiOs nettside om Logging, rutiner og rettigheter.

1.5.3 Utlevering

Uninett/Cybersikkerhetssenter for forskning og utdanning (loggdata for MS365).

1.5.4 Overf?ring til utlandet

Nei.

1.5.5 Lagringstid

Kontaktinformasjonen din blir lagret s? lenge du har et gyldig adgangskort for ? ha tilgang til UiOs eiendommer. 

Passeringsdata fra kortleser slettes etter seks m?neder.

Opptak fra videooverv?king lagres i sju dager. Ved utlevering til politiet, kan opptak lagres i inntil 30 dager. 

Logger fra IT-systemer lagres s? lenge det er n?dvendig for ? oppn? sikkerhetsform?let. Lagringstiden vil variere avhengig av loggkilde. De fleste logger slettes/anonymiseres etter 12 uker. Logger kan likevel lagres opptil 6-12 m?neder n?r dette er n?dvendig av hensyn til sikkerheten. 

1.5.6 Hvilken kilde opplysningene er hentet fra

• Deg selv
• Adgangskontrollanlegget
• UiO sine IT-tjenester

1.6 Utveksling

UiO har behov for ? behandle personopplysningene dine i forbindelse med utveksling.

1.6.1 Rettslig grunnlag

Det rettslige grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e samt universitets- og h?yskoleloven ¡ì 1-3 og avtale med den enkelte. 

1.6.2 Kategorier av personopplysninger

• N?dvendig dokumentasjon for opptak ved studiestedet 
• N?dvendig identifikasjon for opptak ved studiestedet 

1.6.3 Utlevering

Opplysninger om deg utleveres til institusjonen du har s?kt opptak hos. 

1.6.4 Overf?ring til utlandet

Ja, i og utenfor EU/E?S, avhengig av hvilken institusjon du har s?kt opptak hos. 

1.6.5 Lagringstid

Vi lagrer opplysningene om deg s? lenge du er p? utveksling eller s? lenge avtalen om utveksling gjelder. Noen av opplysningene lagrer vi for alltid, jf. kapittelet om undervisning, eksamen og praksis.

1.6.6 Hvilken kilde opplysningene er hentet fra

• Deg selv
• UiOs studieadministrative systemer 

1.7 Annen n?dvendig administrasjon

UiO kan f? behov for ? behandle personopplysningene dine ved mistanke om falske dokumenter, annullering av eksamen eller pr?ve, utestenging og bortvisning, politiattester eller skikkethetsvurdering.

1.7.1 Rettslig grunnlag

Det rettslige grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e samt universitets- og h?yskoleloven ¡ì 1-3, ¡ì 3-7, ¡ì 4-7, ¡ì 4-8, ¡ì 4-9 eller ¡ì 4-10.

For behandling av s?rlige kategorier personopplysninger er det rettslige grunnlaget personvernforordningen artikkel 9 bokstav g samt universitets- og h?yskoleloven ¡ì 4-15 (5). 

For behandling av personopplysninger om straffedommer og lovovertredelser er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 10 samt universitets- og h?yskoleloven ¡ì 4-15 (4).  

UiO krever inn politiattester og gjennomf?rer l?pende skikkethetsvurdering av studenter i  helse- og l?rerutdanningene samt i teologistudiet. UiO kan ogs? starte s?rskilt skikkethetsvurdering ved forhold som krever oppf?lging. UiO vil kontakte deg dersom det er behov for ? vurdere innholdet i en politiattest eller gjennomf?re en s?rskilt skikkethetsvurdering.

Dersom UiO henter inn opplysninger fra eller sender opplysninger til Register over utestengte studenter (RUST), er det rettslige grunnlaget for behandlingen universitets- og h?yskoleloven ¡ì 3-7 (8), ¡ì 4-8 (1), (2) og (3) eller ¡ì 4-10 (3).

1.7.2 Kategorier av personopplysninger

N?dvendig dokumentasjon for ? vurdere saker om falske dokumenter, annullering av eksamen eller pr?ve, utestenging og bortvisning, politiattester eller skikkethet.  

1.7.3 Utlevering

Register for utestengte studenter (RUST). For mer informasjon, se personvernerkl?ring for RUST.

1.7.4 Overf?ring til utlandet  

Nei. 

1.7.5 Lagringstid 

Lagringstid for saksbehandling knyttet til de aktuelle sakstypene fremg?r av UiOs bevarings- og kassasjonsplan. 

1.7.6 Hvilken kilde opplysningene er hentet fra

• Deg selv
• Eventuelle bekymringsmeldinger om skikkethet fra medstudenter, praksisl?rere eller andre du kommer i kontakt med i l?pet av studiet. 
• Register for utestengte studenter (RUST). For mer informasjon, se personvernerkl?ring for RUST.

1.8 Kvalitetssikring og tjenesteforbedring

UiO benytter personopplysninger som samles inn ved bruk av IT-tjenester til ? feilrette, produsere statistikk og utf?re analyser for kvalitetssikring og tjenesteforbedring.

1.8.1 Rettslig grunnlag 

Rettslig grunnlag for behandlingen er personvernforordningen art. 6 nr. 1 bokstav f. 

Behandlingen er forankret i UiOs berettigede interesser knyttet til god kvalitet p? IT-tjenestene som tilbys ved universitetet. UiOs vurdering er at behandling for disse interessene veier tyngre enn de registrertes interesser.

1.8.2 Kategorier av personopplysninger

• Brukeridentifikator (for eksempel navn, brukernavn)
• Autentiseringslogger
• IP-adresse

• Opplysninger om hvordan du bruker tjenesten. Informasjonen inneholder forskjellige variabler, som hvilken side du har bes?kt, hva du har s?kt p? i v?r s?kemotor, dato og tidspunkt for bes?k samt teknisk informasjon om enheten din.

1.8.3 Utlevering

Nei.

1.8.4 Overf?ring til utlandet

Nei.

1.8.5 Lagringstid

Logger fra IT-systemer lagres s? lenge det er n?dvendig for ? oppn? sikkerhetsform?let. Lagringstiden vil variere avhengig av loggkilde. De fleste logger slettes/anonymiseres etter 12 uker. Etter anonymisering kan logger lagres i lengre tid.

1.8.6 Hvilken kilde opplysningene er hentet fra

• Den aktuelle IT-tjenesten
• Deg selv

2 Forekomst av automatisert saksbehandling

Les mer

N?r du s?ker om opptak til eller er student p? Universitetet i Oslo, vil en rekke prosesser i forbindelse med opptaket og studiel?pet ditt utf?res som delvis automatisk eller helautomatisk saksbehandling. Det rettslige grunnlag er universitets- og h?yskoleloven ¡ì 4-15.

Automatisert saksbehandling skjer ved

1. vurdering av om du er kvalifisert for opptak 
2. poengberegning ved opptak 
3. tildeling av studieplass 
4. beregning av hvem som f?r melde seg opp til hvilke emner via Studentweb 
5. s?knad om plass p? undervisning og melding til eksamen 
6. beregning av samlet karakter for emner med eksamensdeler 
7. kontroll av utdanningsplanen 
8. oppretting av fakturaer 
9. s?knad om utveksling 
10. beregning av oppn?dd grad 
11. inndragning av studierett ved for lav studieprogresjon 

3 Den registrertes rettigheter

3.1 Rett til informasjon og innsyn

Du har krav p? ? f? informasjon om hvordan UiO behandler personopplysningene dine. Denne personvernerkl?ringen er ment ? inneholde den informasjonen du har rett til ? f?. 

Du har ogs? rett til ? se/f? innsyn i alle personopplysninger som er registrert om deg ved UiO. Du har ogs? rett til ? f? utlevert en kopi av personopplysninger om deg, dersom du ?nsker det. 

Hvis du ?nsker innsyn i pasientjournal ved en av UiOs klinikker, for eksempel tannlegeklinikken ved Det odontologiske fakultet, m? du kontakte klikken for ? f? innsyn i din journal.  

3.2 Rett til retting

Du har rett til ? f? uriktige personopplysninger om deg rettet. Du har ogs? rett til ? f? ufullstendige personopplysninger om deg supplert. Dersom du mener vi har registrert feil eller mangelfulle personopplysninger om deg, ber vi deg kontakte oss. Det er viktig at du begrunner og eventuelt dokumenterer hvorfor du mener personopplysningene er feil eller mangelfulle. 

3.3 Rett til sletting

I noen tilfeller har du rett til ? kreve at vi sletter personopplysninger om deg. Retten til sletting er ikke en ubetinget rett, og hvorvidt du har rett til sletting m? vurderes i lys av personopplysningsloven og personvernforordningen. Dersom du ?nsker ? f? slettet personopplysningene dine, ber vi deg om ? ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner hvorfor du ?nsker at personopplysningene blir slettet, og om mulig ogs? opplyser om hvilke personopplysninger du ?nsker ? f? slettet. Vi vil da vurdere om de rettslige vilk?rene for ? kreve sletting er oppfylt. V?r oppmerksom p? at lovverket i enkelte tilfeller gir oss anledning til ? gj?re unntak fra retten til sletting. For eksempel vil dette v?re tilfelle n?r vi er n?dt til ? lagre personopplysningene for ? oppfylle en oppgave vi er p?lagt etter universitets- og h?yskoleloven, eller for ? ivareta viktige samfunnsinteresser som arkivering, forskning og statistikk. 

3.4 Rett til begrenset behandling

I enkelte tilfeller kan du har rett til ? kreve at behandlingen av personopplysningene dine blir begrenset. Begrensning av personopplysninger vil si at personopplysningene fortsatt blir lagret, men at mulighetene for videre bruk og behandling blir begrensede. 

Dersom du mener at personopplysningene er feil eller mangelfulle, eller har protestert mot behandlingen, har du rett til ? kreve at behandlingen av personopplysningene dine midlertidig blir begrenset. Det vil si at behandlingen blir begrenset inntil vi eventuelt har rettet personopplysningene dine, eller har f?tt vurdert om protesten din er berettiget. 

I andre tilfeller kan du ogs? kreve en mer permanent begrensing av dine personopplysninger. For ? ha rett til ? kreve begrensing av dine personopplysninger, m? vilk?rene i personvernforordningen artikkel 18 v?re oppfylte. Dersom vi mottar en henvendelse fra deg om begrensing av personopplysninger, vil vi vurdere om lovens vilk?r er oppfylte. 

3.5 Rett til ? protestere

Du kan ha rett til ? fremme en innsigelse mot behandlingen, det vil si protestere mot behandlingen, dersom du har et s?rskilt behov for ? f? stanset behandlingen av personopplysningene dine. Eksempler kan v?re dersom du har et beskyttelsesbehov, fortrolig adresse, eller lignende. Retten til ? protestere er ikke en ubetinget rett, og den avhenger av hva som er det rettslige grunnlaget for behandlingen, og om du har et s?rskilt behov. Hvis du protesterer mot behandlingen, vil vi vurdere om vilk?rene for ? protestere er oppfylt. Dersom vi kommer til at du har rett til ? protestere mot behandlingen, og at innsigelsen er berettiget, vil vi stanse behandlingen og du vil ogs? kunne kreve sletting av opplysningene. V?r oppmerksom p? at vi i enkelte tilfeller likevel kan gj?re unntak fra sletting, for eksempel hvis vi er n?dt til ? lagre personopplysningene for ? oppfylle en oppgave vi er p?lagt etter universitets- og h?yskoleloven, eller for ? ivareta viktige samfunnsinteresser. 

3.6 Rett til ? klage over behandlingen

Dersom du mener vi ikke har behandlet personopplysningene p? en korrekt og lovlig m?te, eller hvis du mener at vi ikke har klart ? oppfylle dine rettigheter, har du mulighet til ? klage over behandlingen. Du finner informasjon om hvordan du kan kontakte oss under punkt 4. 

Dersom vi ikke tar klagen din til f?lge, har du mulighet til ? fremme klagen for Datatilsynet. Datatilsynet er ansvarlig for ? kontrollere at norske virksomheter overholder bestemmelsene i personopplysningsloven og personvernforordningen ved behandling av personopplysninger. 

4 Kontakt

4.1 Personvernombudet

UiO har et personvernombud som skal ivareta personverninteressene til b?de studenter og ansatte ved UiO. Personvernombudet er kontaktpunkt for de registrerte ved sp?rsm?l om behandling av deres personopplysninger og om ut?velsen av sine rettigheter etter personvernforordningen. Personvernombud ved UiO kan n?s via e-post personvernombud@uio.no. 

4.2 Behandlingsansvarlig

Universitetet i Oslo (UiO) er behandlingsansvarlig for de behandlingsform?l som fremg?r av denne erkl?ringen. Har du sp?rsm?l til innhold til erkl?ringen kan du ta kontakt via e-post: behandlingsansvarlig@uio.no. Vi vil behandle din henvendelse uten ugrunnet opphold, og senest ¨¦n m?ned etter vi mottar anmodningen.

For ut?velse av dine rettigheter er det n?dvendig med sikker identifisering av deg. Du kan bruke nettskjema for verifisering av deg: https://nettskjema.no/a/170097

5 Begrensninger av dine rettigheter p? grunn av nasjonal rett

Les mer

Universitetet i Oslo er et offentlig organ. Dette inneb?rer at informasjon om deg kan bli utlevert i henhold til offentleglova. UiO utleverer bare informasjon om deg hvis det er n?dvendig i henhold til lov.