Visste du at UiO har roboter? Robotene er programvare som logger seg inn i ulike systemer for ? hente og/eller registrere data. N?r roboten tar seg av rutineoppgavene, frigj?res tid for saksbehandler til oppgaver som krever menneskelig vurdering.
N?r kan RPA brukes?
- Ved standardiserte oppgaver/prosesser som er regelstyrt
- N?r informasjon/data skal overf?res mellom eller registreres i ulike systemer
- Ved stort volum av gjentagende saker
Dette er noe av det UiO-robotene gj?r i dag:
L?nn og personal
KGV (konkurransegjennomf?ringsverkt?y) er en type verkt?y som brukes for ? gjennomf?re anskaffelser. UiO benytter KGV-verkt?yet TendSign for gjennomf?ring av anskaffelseskonkurranser. TendSign genererer en zip-fil med alle dokumentene og informasjon om anskaffelsen. Roboten bruker informasjonen i zip-filen til ? arkivere dokumentene p? saken i Elements med riktig tilgangskode.
Roboten ble igangsatt i desember 2020, og frigj?r rundt 300 arbeidstimer i ?ret.
Studieadministrasjon
Politiattest
Studenter leverer politiattest via et kryptert Nettskjema. Roboten registrerer politiattester uten merknad i FS og oppretter sak med riktig tilgangskode i Elements for attester som har merknad, og som derfor m? vurderes og behandles videre manuelt.
Roboten ble igangsatt i september 2020, og frigj?r rundt ... arbeidstimer i ?ret.
S?knad om tilrettelegging av skoleeksamen
Studenter kan s?ke om tilrettelegging av skoleeksamen gjennom et kryptert Nettskjema. Roboten henter ut s?knad med vedlegg, og oppretter sak med riktig tilgangskode i Elements.
Roboten ble igangsatt i februar 2020 og hjelper oss ? likebehandle studenter. I tillegg frigj?res rundt 630 arbeidstimer i ?ret.
Tilrettelegging av studiehverdagen
Studenter kan s?ke om tilrettelegging av studiehverdagen gjennom et kryptert Nettskjema. Roboten henter ut s?knad med vedlegg, og oppretter sak med riktig tilgangskode i Elements.
Roboten ble igangsatt i desember 2020, og hjelper oss med ? frigj?re rundt 300 arbeidstimer i ?ret.
S?knad om studiepermisjon
Studenter kan s?ke om studiepermisjon gjennom et kryptert Nettskjema. Roboten henter ut s?knad med vedlegg, og oppretter sak med riktig tilgangskode i Elements. Det foreligger planer om ? utvide slik at roboten ogs? selv kan godkjenne s?knader som ikke krever skj?nnsmessige vurderinger.
Roboten ble igangsatt i oktober 2020, og frigj?r rundt ... arbeidstimer i ?ret.
Klage p? formelle feil ved eksamen
UiO mottar klage p? formelle feil ved eksamen via Nettskjema. Ved oppstart h?ndterte roboten alle klager p? eksamen, men i februar 2020 ble prosessen endret slik at andre klager enn formelle feil n? g?r via StudentWeb. Roboten henter ut klagen med vedlegg fra Nettskjema og oppretter sak med riktig tilgangskode i Elements.
Roboten ble igangsatt i november 2018, og frigj?r rundt ... arbeidstimer i ?ret.
Kvalitetssjekk av brukertilgang til Leganto
UiO bruker pensumlistesystemet Leganto. Roboten henter n?dvendig informasjon om personer som skal ha brukertilgang i Leganto fra ulike kilder, og sender dette til ansatte p? Universitetsbiblioteket som enten oppretter eller oppdaterer bruker med informasjonen som er samlet inn av roboten.
Roboten ble igangsatt i november 2020, og frigj?r rundt 380 arbeidstimer i ?ret.
Studenter s?ker om gyldig frav?r fra eksamen eller obligatorisk aktivtet elektronisk via Nettskjema. Roboten henter studentens s?knad fra et kryptert nettskjema og overf?rer det til en arbeidsk? i RT. Etter at saksbehandler har ferdigstilt saken i RT flytter roboten RT-tr?den med s?knad til Elements for arkivering. For Medisinsk og Odontologisk fakultet blir s?knaden sendt direkte til Elements.
Roboten ble igangsatt i oktober 2021, og frigj?r rundt ... arbeidstimer i ?ret.
Kontakt
Har ditt fakultet eller din fagavdeling prosesser som kan egne seg for RPA, bes du kontakte oss p? e-post til prosessforbedring@usit.uio.no.