RPA - Robotisert prosessautomasjon

L?nn og personal 

Jobbnorge rekruttering

Personer som s?ker om jobb p? UiO gj?r det via portalen Jobbnorge. Roboten henter ut stillingsutlysninger fra Jobbnorge n?r s?knadsfristen har g?tt ut, og arkiverer disse med riktig tilgangskode i den eksisterende saken i ePhorte. Roboten sender en melding til saksbehandler 10 dager etter s?knadsfristen med p?minnelse om ? vurdere eventuelle s?knader om behandling av unntatt offentlighet. 14 dager etter s?knadsfristen henter roboten ut offentlig og utvidet s?kerliste og arkiverer disse.

Roboten ble igangsatt i juli 2020, og frigj?r rundt 250 arbeidstimer i ?ret. Den kan utvides til ? arkivere resten av dokumentene fra ansettelsessaker i Jobbnorge. 
 

KGV KAS - ePhorte

KGV (konkurransegjennomf?ringsverkt?y) er en type verkt?y som brukes for ? gjennomf?re anskaffelser. UiO benytter KGV-verkt?yet TendSign for gjennomf?ring av anskaffelseskonkurranser. TendSign genererer en zip-fil med alle dokumentene og informasjon om anskaffelsen. Roboten bruker informasjonen i zip-filen til ? arkivere dokumentene p? saken i ePhorte med riktig tilgangskode.

Roboten ble igangsatt i desember 2020, og frigj?r rundt 300 arbeidstimer i ?ret.
 

eBillag

Time- og oppdragskontrakter som er lagret i personalsystemet SAP skal arkiveres i ePhorte. Roboten sjekker og eventuelt oppretter en saksmappe for den aktuelle administrative enheten, og henter ut kontrakten fra SAP sammen med en logg som viser informasjon om den ansatte og om n?r kontrakten ble godkjent, og arkiverer dette i ePhorte med riktig tilgangskode. 

Roboten ble igangsatt i juni 2020, og frigj?r rundt 1500 arbeidstimer i ?ret.

Digital sykmelding del 1

UiO mottar digitale sykmeldinger for ansatte i Altinn. Roboten henter sykmeldingen fra Altinn og registrerer relevant informasjon i personalsystemet SAP, eller gir beskjed til saksbehandler dersom sykmeldingen m? h?ndteres manuelt. Roboten sender ogs? en rapport med oversikt over alle sykmeldingene som har kommet.

Roboten ble igangsatt i februar 2019, og friga rundt 800 arbeidstimer i ?ret. Roboten ble avsluttet v?ren 2021 i forbindelse med overgangen til nytt ?konomi- og l?nnssystem. 
 

Digital sykmelding del 2 ¨C n?rmeste leder

N?r roboten for digital sykmelding har registrert sykmeldingen i personalsystemet, henter en annen robot navn og kontaktinformasjon til den sykmeldtes n?rmeste leder, og fyller dette inn i skjemaet "sykmeldingen del 2" i Altinn og sender det til NAV.

Roboten ble igangsatt i oktober 2019. og friga rundt 440 arbeidstimer i ?ret. Roboten ble avsluttet v?ren 2021 i forbindelse med overgangen til nytt ?konomi- og l?nnssystem. 

OA prosjektopprettelse

UiO benyttet frem til 2021 ?konomisystemet OA. Roboten henter ut informasjon fra RT om prosjektet, og oppretter det i OA. Dersom n?dvendig informasjon mangler g?r saken til manuell h?ndtering.

Roboten ble igangsatt i september 2019 og friga rundt 360 arbeidstimer i ?ret. Roboten ble avsluttet v?ren 2021 i forbindelse med overgangen til nytt ?konomi- og l?nnssystem. 

OA leverand?ropprettelse

UiO benyttet frem til 2021 ?konomisystemet OA. Roboten henter ut informasjon i Nettskjema/RT om leverand?ren som skal opprettes. Deretter s?ker den opp leverand?ren i Br?nn?ysundregisteret, sjekker om leverand?ren finnes i OA fra f?r, og starter eventuell nyregistrering.

Roboten ble igangsatt i juni 2019, og friga rundt 405 arbeidstimer i ?ret. Roboten ble avsluttet v?ren 2021 i forbindelse med overgangen til nytt ?konomi- og l?nnssystem. 

Studieadministrasjon 

Politiattest 
Studenter leverer politiattest via et kryptert Nettskjema. Roboten registrerer politiattester uten merknad i FS og oppretter sak med riktig tilgangskode i ePhorte for attester som har merknad, og som derfor m? vurderes og behandles videre manuelt.

Roboten ble igangsatt i september 2020.
 

Si fra
Studenter kan varsle gjennom Si fra-systemet via et kryptert Nettskjema. Roboten henter ut Si fra-besvarelse og oppretter sak med riktig tilgangskode i ePhorte. Ved sv?rt alvorlige saker vil roboten ogs? sende en e-post til riktig instans om at det er mottatt en kritisk sak i ePhorte.

Roboten ble igangsatt i august 2019 og hjelper oss med sikkerhet i varslingssaker i tillegg frigj?res rundt 60 arbeidstimer i ?ret.
 

S?knad om tilrettelegging av skoleeksamen

Studenter kan s?ke om tilrettelegging av skoleeksamen gjennom et kryptert Nettskjema. Roboten henter ut s?knad med vedlegg, og oppretter sak med riktig tilgangskode i ePhorte.

Roboten ble igangsatt i februar 2020 og hjelper oss ? likebehandle studenter. I tillegg frigj?res rundt 630 arbeidstimer i ?ret.
 

Tilrettelegging av studiehverdagen

Studenter kan s?ke om tilrettelegging av studiehverdagen gjennom et kryptert Nettskjema. Roboten henter ut s?knad med vedlegg, og oppretter sak med riktig tilgangskode i ePhorte.

Roboten ble igangsatt i desember 2020, og hjelper oss med ? frigj?re rundt 300 arbeidstimer i ?ret.
 

S?knad om studiepermisjon

Studenter kan s?ke om studiepermisjon gjennom et kryptert Nettskjema. Roboten henter ut s?knad med vedlegg, og oppretter sak med riktig tilgangskode i ePhorte. Det foreligger planer om ? utvide slik at roboten ogs? selv kan godkjenne s?knader som ikke krever skj?nnsmessige vurderinger.

Roboten for trinn 1 ble igangsatt i oktober 2020, trinn 2 avventer utvikling.
 

Klage p? formelle feil ved eksamen

UiO mottar klage p? formelle feil ved eksamen via Nettskjema. Ved oppstart h?ndterte roboten alle klager p? eksamen, men i februar 2020 ble prosessen endret slik at andre klager enn formelle feil n? g?r via StudentWeb. Roboten henter ut klagen med vedlegg fra Nettskjema og oppretter sak med riktig tilgangskode i ePhorte.

Roboten ble igangsatt i november 2018.

Kvalitetssjekk av brukertilgang til Leganto

UiO bruker pensumlistesystemet Leganto. Roboten henter n?dvendig informasjon om personer som skal ha brukertilgang i Leganto fra ulike kilder, og sender dette til ansatte p? Universitetsbiblioteket som enten oppretter eller oppdaterer bruker med informasjonen som er samlet inn av roboten.

Roboten ble igangsatt i november 2020, og frigj?r rundt 380 arbeidstimer i ?ret.
 

Oppretting av administrative brukere i Inspera

Flesteparten av eksamenene p? UiO gjennomf?res i Inspera. Roboten henter informasjon fra Nettskjema og FS og oppretter administrative brukere i Inspera. Deretter sender roboten informasjon til brukeren via RT.

Roboten ble igangsatt i februar 2020, og frigj?r rundt 66 arbeidstimer i ?ret.
 

PhD-MED opptak

UiO behandler s?knader om opptak til doktorgradsprogrammet gjennom studentsystemet FS. Roboten henter ut s?knad med vedlegg til PhD-opptaket p? Medisin fra FS og oppretter og ferdigstiller sak i ePhorte slik at dokumentasjonen er arkivert p? riktig m?te.

Roboten ble igangsatt i november 2020, og frigj?r rundt 180 arbeidstimer i ?ret. Det er aktuelt ? ta den i bruk ved flere fakulteter i l?pet av 2021.

Semesteravgift

Roboten mottar s?knader om dispensasjon fra fristen for ? betale semesteravgift, oppretter en ny faktura i FS og sender e-post til studenten om at fakturaen finnes i Studentweb. Roboten behandler ogs? meldinger om at semesteravgift er betalt hos en annen institusjon og registrerer dette i FS. 

Robotene ble igangsatt i august 2021 og frigj?r rundt 120 arbeidstimer i ?ret. 

S?knad om gyldig frav?r

Universitetsbiblioteket

UB DUO rettighetsklarering arbeidsflyt - steg 1

I tr?d med krav om ?pen tilgang til forskningsresultater er det obligatorisk for ansatte p? UiO ? laste en kopi av publiserte vitenskapelige artikler til DUO via Cristin. Publiserte artikler er underlagt publiseringsavtaler med utgivere. Roboten sjekker utgivers politikk, publiseringslisenser og bibliografiske metadata i internasjonale databaser for dette form?let. Roboten retter bibliografiske metadata og lisenser og angir om det skal v?re utsatt tilgjengeliggj?ring. Deretter lager roboten en rapport til saksbehandler for viderebehandling.

Roboten ble igangsatt i februar 2019.
 

UB DUO rettighetsklarering arbeidsflyt - steg 2 

N?r prosessen UB DUO steg 1 er gjennomf?rt og saksbehandler har foretatt kontroll, er dokumentene ferdig rettighetsklarert og klare til publisering. Roboten henter da informasjon om forfatternes administrative tilh?righet fra Cristin, og mapper dokument til samlinger i DUO slik at de er tilgjengelig i forfatternes instituttsamlinger. Deretter publiseres dokumentet i DUO Vitenarkiv. Er tilh?righetsinformasjon mangelfull legges sak til manuell behandling.

Roboten ble igangsatt i mai 2019.
 

UB DUO rettighetsklarering dublettsjekk

Roboten identifiserer mulige dubletter under rettighetsklareringen. Dersom det er en ?penbar dublett blir denne slettet. Hvis det kreves manuell vurdering lager roboten en rapport til saksbehandler for videre behandling.

Roboten ble igangsatt i mars 2019.
 

UB DUO studentoppgaver ¨C sjekk av tittel

Det er obligatorisk for masterstudenter ? laste opp oppgave til DUO vitenarkiv via Studentweb. Roboten sjekker om oppgaven er sperret for innsyn av lovp?lagte hensyn og eventuell status "ikke best?tt", siden disse m? behandles manuelt. For alle andre oppgaver ?pner roboten filen, leser f?rste side og sjekker tekst opp mot tittel som er oppgitt ved levering. Hvis tittel er ulik, f?rste side ikke kan leses eller det er tegn som kan tyde p? at det har skjedd konverteringsfeil ved overf?ring, legges sak til manuell h?ndtering. Roboten lager deretter en rapport til saksbehandler for viderebehandling.

Roboten ble igangsatt i februar 2020.