Du deler alltid den nyeste versjonen
Har du noen gang sendt en fil som et vedlegg, og s? umiddelbart lagt merke til en skrivefeil? Ved ? dele lenker kan du g? inn igjen og redigere selve filen f?r mottakeren ser den.
Du slipper ? sende p? nytt hver gang du gj?r endringer eller lager en ny versjon.
Samskriving
N?r du deler en lenke, kan du samtidig gi mottaker tilgang til ? endre dokumentet, slik at dere kan skrive i dokumentet sammen og slippe ? sende versjoner frem og tilbake.
Bedre sikkerhet og styring
Dette er kanskje den viktigste grunnen til ? bruke lenker i stedet for vedlegg. N?r du deler en lenke til et dokument i stedet for ? sende hele dokumentet, kan du legge begrensninger p? hvem som kan lese det og gj?re endringer i det. Sender du fra deg et dokument p? e-post, mister du kontrollen over det.
Begrens muligheten for videresending
Det finnes tilfeller der du har behov for at informasjonen du deler ikke skal kunne deles videre. En enkel metode for ? oppn? dette er ? benytte en lenke med begrenset tilgang. Med denne l?sningen kan kun de personene du spesifikt har gitt tilgang til, ?pne og se dokumentet. Hvis andre personer fors?ker ? klikke p? lenken, vil de ikke f? tilgang til dokumentet. Dette gir en god balanse mellom brukervennlighet og sikkerhet.
Gi andre kun leserettigheter til dokumentet
Det er ikke alltid du ?nsker at mottaker skal kunne endre dokumenter du deler, s? hvorfor sende dem som vedlegg i en e-post? Et bedre alternativ vil da v?re ? sende vedkommende en lenke som kun gir leserettigheter til dokumentet. Ved ? gj?re det p? denne m?ten, s? legger du som avsender p? et lag med sikkerhet rundt innholdet, noe som ikke er mulig med vedlegg.
Fjern (trekk tilbake) tillatelsen
Det kan ogs? v?re anledninger da du ?nsker ? dele informasjon midlertidig. Dette er ofte tilfellet med informasjon som priser eller et forslag som kan utl?pe. Ved ? bruke lenker som automatisk utl?per p? en bestemt dato, forhindrer du at filen lastes ned etter en bestemt tid. Du kan i tillegg justere til en kortere varighet eller slette dokumentet helt.
Fortrolig informasjon
Inneholder dokumentet fortrolig informasjon (sensitiv informasjon / r?de data), skal det ikke sendes som vedlegg i e-post. Skal du dele et slikt dokument, m? det lagres riktig i f?lge lagringsguiden og deles som en lenke. Ligger dokumentet i MS365 (OneDrive, Teams, Sharepoint), m? det p?f?res f?lsomhetsetikett. F?lsomhetsetikett og tilgangsbegrensninger avgj?r hvem som kan lese eller samhandle med dokumentet. Heller ikke som et ekstra lag med sikkerhet, slik at dokumentet ikke kan leses eller redigeres om det skulle komme p? avveie. Vil du vite mer om hva som er fortrolig informasjon (r?de data), kan du lese klassifiseringsguiden.
Reduser UiOs klimaavtrykk
Skylagring betyr at dataene ligger lagret p? servere ett eller annet sted i verden. Og disse serverne trenger str?m. Ofte ganske mye str?m. Dette er kanskje str?m som bedre kunne v?rt brukt til noe annet, og som i noen tilfeller dessverre kanskje ikke kommer fra rene energikilder.
Det er derfor viktig ? alltid tenke at dokumenter og bilder ikke b?r distribueres som vedlegg til e-post. Signaturer b?r v?re enkle, korte og uten bilde. Et bilde i signaturen tar kanskje mer lagringsplass enn resten av e-posten!
I denne sammenhengen kan en ogs? nevne at det sendes en god del un?dvendig e-post, som "Tusen takk!", "God helg!", "Supert!"/"Topp!" osv.
Det er kanskje un?dvendig ? si, men slett spam! Alle disse un?dvendige e-postene krever ogs? lagringsplass.
P? UiO mottas det rundt 350.000 e-post hver dag. Un?dvendige e-post, feil bruk av signaturer og bruk av vedlegg i stedet for lenke til et dokument, blir dermed dyrere for UiO enn det trenger ? v?re og ?ker UiOs klimaavtrykk.