Krav til dokumentasjon ved refusjoner

Grunnleggende krav til dokumentasjon ved refusjoner

B?de ved reiseregninger og utgiftsrefusjoner stilles det strenge krav til dokumentasjon av utgiftene:

• Dokumentasjonen m? tydelig vise
  1. betalingsgrunnlag = hva utgiften gjelder
  2. betalingsbekreftelse = at utgiften faktisk er betalt
• Merk: Du har selv ansvar for ? oppbevare originaldokumentene fram til utbetaling av refusjonen i tilfelle det oppst?r uklarheter.

Krav ved enkelte betalingsformer og utgiftstyper

Betaling med betalingskort

N?r du har betalt med kort, m? du levere dokumentasjon som spesifiserer hva du har kj?pt (betalingsgrunnlag) og viser bel?pet som er belastet kortet ditt (betalingsbekreftelse).

Kontoutskrift

N?r du legger ved kontoutskrift for ? dokumentere betaling av en utgift (betalingsbekreftelse), m? du ogs? legge ved fakturaen, regningen eller lignende som var opphavet til betalingstransaksjonen (betalingsgrunnlaget).

Internettkj?p

Kvittering for kj?p av varer eller tjenester over internett skal inneholde informasjon om hva som ble kj?pt (pris, antall etc. = betalingsgrunnlaget) og om at ditt kredittkort eller din bankkonto er blitt belastet (betalingsbekreftelse). Det kan derfor v?re behov for ? legge ved flere skjermbilder.

Reiser

• Flyreiser dokumenterer du med billett og boardingkort eller annen dokumentasjon som viser at du har gjennomf?rt reisen.
• F?rste-/besteklasses reiser med offentlig transport dokumenterer du med billett.
• Reiser med ?vrig offentlig transport trenger du ikke ? dokumentere, men du m? oppgi strekningsdetaljer.
• Bruk av egen bil skal v?re forh?ndsgodkjent av din leder via reises?knad.
• Ved oppgj?r av reiseforskudd p? 10 000 kroner eller mer m? du legge ved kostnadsoverslaget (budsjettplanen) som l? til grunn for reiseforskuddet.

Bevertning

Krever du refusjon for mat, servering eller bevertning av noe slag, m? du i tillegg legge ved en deltakerliste og eventuelt en forh?ndsgodkjenning av bruk av representasjonssatser (word), se Retningslinjer for bevertning og representasjon ved UiO.

Levering av dokumentasjon

• Fast ansatte laster opp dokumentasjon i selvbetjeningsportalen eller df?-appen.
• Eksterne laster opp dokumentasjon i Betalmeg.
• Sender du kravet p? papirskjema, legger du ved dokumentasjon og leverer det til lokal ?konomienhet.
• Dokumentasjon som er mindre enn A4-format limer eller stifter du p? A4-ark slik at de er kopierbare. Ikke bruk tape! Stift alle arkene sammen, ikke bruk binders og ikke legg dem l?st i en plastmappe.

Lagring av dokumentasjon

• Dokumenter som du har levert elektronisk lagres i selvbetjeningsportalen hvor du enkelt kan finne dem igjen.
• Dokumenter som du har levert p? papir, lagres i 10 ?r. Ta kontakt med lokale ?konomienhet hvis du ?nsker dem utlevert ved eventuelle garantisaker eller liknende.