Om m?nedskontrakter i toa
M?nedskontrakter i toa er ment som en erstatning for timekontrakter, der personen skal jobbe et bestemt antall timer i uken/m?neden eller har mange ulike oppgaver med ulik vekting.
Regne seg frem til en stillingsprosent
M?nedskontrakter kan opprettes til en underviser som har flere oppgaver. For eksempel hvis personen skal holde noen forelesninger og seminarer kan man regne seg frem til en stillingsprosent ut ifra antall timer, vekting og antall m?neder.?Bruk stillingskalkulatoren (excel). Ved ? gj?re dette slipper den ansatte ? forholde seg til mange timekontrakter, f?re timer og personen f?r utbetalt en fast sum i m?neden.
Vitenskapelig assistent
Det kan opprettes m?nedskontrakter til vitenskapelige assistenter i toa-l?sningen, dersom de skal jobbe et fast antall timer i m?neden over en kort periode. Hvis man ikke vet hvor mye de skal jobbe hver uke er det bedre ? opprette timekontrakter.
Viktig om m?nedskontrakter
- Kontrakten m? ikke ha kortere varighet enn en m?ned.
- Det kan opprettes korte m?nedskontrakter. Kontrakter til personer som skal ansettes i 100 % stilling i mer enn tre m?neder m? opprettes av personalkonsulent og f?lge personalrutinene til UiO.
- Vikariater og utlyste stillinger skal ikke g? via toa-l?sningen, men via fastl?nn. Det er kun mulig ? ansette personer midlertidig i toa.
- Det er ikke mulig at en person har mer enn to m?nedskontrakter via toa-l?sningen i samme periode, fordi systemet ikke takler dette. Det er ingen begrensninger p? hvor mange time- eller oppdragskontrakter en person kan ha.
- Hvis personen er ansatt p? en fastl?nnskontrakt, b?r ny kontrakt opprettes av en personalkonsulent som f?lger personalrutinene p? UiO. Er du usikker p? om personen er ansatt p? fastl?nn eller via toa-l?sningen kan du sjekke i rapporter eller h?re med en personalkonsulent som har tilgang til SAP.
Trinn 1: Hvem
Startdato for kontrakt: Dette er f?rste arbeidsdag. Hvis personen skal undervise m? det legges inn noen dager f?r undervisningen starter som forberedelsestid.
Sluttdato for kontrakt: Dette er siste arbeidsdag.
Ansattnummer: Alle personer som har hatt en kontrakt ved UiO tidligere har et ansattnummer. Hvis du har ansattnummeret kan du legge inn dette og trykke s?k nederst til venstre. Kontrollerer at e-post og telefonnummer er korrekt. Du kan endre dette f?r du g?r til trinn 2.
Navn: Skriv inn navnet.
Initialer: Ikke skriv noe i dette feltet.
E-post: Skriv inn e-post.
Telefonnummer: Skriv kun inn telefonnummeret, ikke landkode. Hvis man legger inn landkoden foran telefonnummeret vil ikke personen motta SMS for signering.
Landkode for telefon: Velg riktig landkode. Norge ligger som standard.
Nasjonalitet: Legg inn nasjonalitet.
Portalbruker: Haken skal v?re p?, slik at personen f?r de riktige tilgangene.
Klikk p? s?k. Dersom riktig person dukker opp velg denne. Husk ? kontrollere e-post og telefonnummer.
Dersom det ikke dukker opp noen person trykker du p? "Ny ansatt".
G? til trinn 2.
Trinn 2: Kontrakt
Kontraktstype: Her har du fem valg.
Vitenskapelig assistent
Utdanningsstilling som vitenskapelig assistent skal gi mulighet for innsikt i vitenskapelig eller kunstnerisk arbeid og metode. Arbeidsoppgavene skal ligge p? et akademisk niv? og skal best? av vitenskapelig eller kunstnerisk assistanse. Ansettelse i stilling som vitenskapelig assistent skjer for inntil to ?r. Samlet ansettelsestid kan ikke overstige to ?r. Du skal bruke stillingskodene 1018, 1019 eller 1020, og velge hjemmel UH§6-4.1gVitass.
Studentassistent
Denne kontraktstypen benyttes for ? opprette kontrakter med studentassistenter som har administrative oppgaver, er kollokvieveiledere eller har seminarundervisning. Den m? ikke forveksles med vitenskapelig assistent som er en ?rem?lsstilling. Her skal enten stillingskode 0389 Fagkonsulent eller stillingskode 1429 Aspirant benyttes.
Ved ansettelse av studentassistenter skal du velge hjemmel S§9-1aMidlkar.
H?r med enheten din om hva som er fastsatte satser for denne type stilling.
Eksamensvakt (ikke pensjonistvilk?r)
Du skal velge denne kategorien dersom du skal ansette en eksamensvakt som ikke er pensjonist. Bruk hjemmel S§9-1aMidlkar. Stillingskode 1079 f?rstebetjent. Det er ikke mulig ? opprette m?nedskontrakt til pensjonister.
Undervisning
Dette omfatter undervisning som er en del av institusjonens ordin?re utdanningstilbud, normalt i tilknytning til et emne. Det omfatter alle undervisningsformer (forelesning, kurs, seminarer etc.).
N?r du skal opprette kontrakt for undervisning skal du bruke hjemmel S§9-1aMidlkar. Hvilken stilling du skal velge avhenger av utdannelsen vedkommende har. For eksempel aspirant har ikke mastergrad, mens universitetslektor har mastergrad.
De fleste enheter har bestemt hvilken l?nn de ulike stillingskodene skal ha. H?r med din enhet om du er usikker.
Generell (annet)
Denne kategorien kan brukes n?r det over ikke passer.
Arbeidsoppgave: Skriv inn arbeidsoppgaven. Dette er et fritekstfelt.
Emnekode: Dette feltet vil kun dukke opp dersom du velger kontraktskategori undervisning. Du m? legge inn emnekoden.
Hjemmel for midlertidig tilsetting: Velg S§9-1aMidlkar p? alle kontrakter bortsett fra hvis det er en vitenskapelig assistent. Da skal du bruke UH§6-4.1gVitass.
Organisasjonsenhet: Bruk pilene p? venstre siden for ? navigere deg til riktig enhet.
N?r du har valgt enhet f?r du opp et nytt bilde. Klikk p? opprett ny stilling.
P? timekontrakter er det kun en stilling per person. Du kan derfor ikke velge en som allerede er opptatt.
Stillingsbetegnelse lang og kort: Se veiledning for hvordan du skal fylle ut stillingsbetegnelse.
Finansieringskilde: Du m? ta stilling til om kontrakten skal belastes grunnbudsjettet eller annen finansiering. Dette er viktig for rapportering til myndighetene. P? studier er det som regel grunnbudsjettet du skal velge.
Stillingskategori: Du kan velge mellom tre kategorier. Velg det som passer til stillingen.
Stillingsgruppe: Legg inn stillingskoden og du vil f? opp korrekt stillingsgruppe.
Yrkeskode: Her kan du enten legge inn tall eller s?ke opp ved hjelp av navn. Husk ? ha mellomrom mellom de fire f?rste tallene og tre siste hvis du legger inn tall. For eksempel 3431 133.
NUS-kode: UiO legger ikke noe inn i dette feltet.
Lagre stilling.
Under stillingen skal du legge inn delprosjekt. Hak av for “Annen”.
Klikk i feltet det st?r 100. Du m? legge inn delprosjekt i K7 b?de p? l?nn og reise.
Fyll inn delprosjektet i feltet K7.
Dersom du skal legge inn arbeidspakke skal du legge dette inn i K5. Hvis du ikke skal legge inn arbeidspakke m? du passe p? at det st?r Dummy i dette feltet.
Neste steg er ? legge inn l?nnsinformasjon.
Tjeneste og eventuell tjenesteansiennitet: Du skal ikke legge inn noe i dette feltet.
L?nnstabell: Kan ikke redigeres.
Omr?de: Kan ikke redigeres.
Stige/spenn: Dette vil automatisk bli fylt ut etter hvilken stillingskode du har valgt. Du trenger ikke ? endre p? dette feltet.
L?nnstrinn: Dette feltet f?r automatisk en verdi etter hvilken stillingskode du har valgt. Velg riktig l?nnstrinn. Hvis feltet er gr?et ut og du ikke f?r til ? endre, m? du g? opp til stillingen og se om den er registrert riktig.
- L?nnsfastsettelse for kontrakter i toa-l?sningen
- L?nnstabeller og -satser
- Hovedtariffavtalene i staten (regjeringen.no)
Kronetillegg: Hvis dere har blitt enige om en ?rsl?nn kan du legge inn et kronebel?p for ? komme opp til avtalt ?rsl?nn.
Total ?rsl?nn: Feltet viser totalt ?rsl?nn samt timel?nn.
N?r du oppretter kontrakt vet du ikke hvilken fagforening personen er medlem av. N?r personen signerer kontrakten m? hen ta stilling til dette. Hvis personen er medlem av LO/YS vil det bli registrert l?nnstrinn i SAP (l?nnssystemet), hvis personen er medlem av Akademikerne/Unio eller er uorganisert vil det bli registrert en ?rsl?nn.
Stillingsprosent: Legg inn avtalt stillingsprosent.
Du trenger ikke ? endre feltene for arbeidsplan og status for tidsadm. N?r status for tidsadm ligger med Ingen tidsevaluering skal ikke personen f?re timer.
I hvilket land skal arbeidet utf?res: Hak av for Norge.
Per i dag skal vi ikke lage m?nedskontrakter i toa til personer som skal jobbe fra utlandet. Disse kontraktene skal opprettes via fastl?nn og det m? foretas en skatte- og trygdeavklaring ved hjelp fra International Staff Mobility Office (ISMO) og ekstern tjenesteleverand?r. Merk at det kan koste mellom 20.000 og 150.000 ? foreta en skatte- og trygdeavklaring.
Du skal heller ikke hake av for unntatt gruppeliv, unntatt statens pensjonskasse eller unntatt arbeidsgiveravgift.
Klikk p? trinn 3.
Trinn 3: Vedlegg
Fritekstfelt: Her kan du legge inn en beskjed til den ansatte. Dette vil bli en del av kontrakten.
Her kan du legge ved vedlegg etter behov.
Trinn 4: Merknader
I dette feltet kan du legge inn beskjed til leder.
Send til godkjenning og feilmeldinger
N?r du har g?tt gjennom alle trinnene i kontrakten kan du klikke p? “G? til sammendrag”.
Se gjennom kontrakten. Klikk p? "Vis kontrakt" hvis du ?nsker ? se hvordan kontrakten ser ut. N?r alt ser greit ut klikker du p? "Send til godkjenning".
Da kommer det opp en bekreftelsesboks, hvor du m? klikke ?Send inn? p? nytt. Skjemaet blir da sendt til leder (GK2). N?r leder har godkjent kontrakten vil det bli sendt en e-post til den eksterne med lenke for signering.
Hvis ikke det kommer opp en bekreftelsesboks, m? du skrolle deg helt opp i kontrakten. Der vil det ligge en feilmelding. Se kjente feilmeldinger i toa (dfo.no).
Sende e-post til m?nedsansatt
N?r du har opprettet kontrakten kan du sende en e-post til den eksterne med informasjon om hvordan signere kontrakt. Nedenfor finner du forslag p? tekst til e-post samt lenke til UiOs nettside for personer som skal jobbe for oss. Teksten er b?de p? norsk og engelsk.
Lenke til informasjonsside for personer som skal jobbe midlertidig p? UiO
Hvis du oppdager at du lagt inn feil informasjon i kontrakten
- Kontakt leder og be hen avvise den. Da vil den komme tilbake til deg og du kan rette opp eventuelle feil f?r du p? nytt sender den til leder.
- Hvis leder allerede har godkjent kontrakten kan du be kontraktsmottaker avvise kontrakten slik at du f?r rettet opp.
- Hvis kontraktsmottaker allerede har signert kontrakten m? du f?lge rutiner for endring av kontrakt.
Rettigheter for personer ansatt p? m?nedskontrakt:
- Personer ansatt p? m?nedskontrakt har rett p? sykepenger og etter to m?neders ansettelse rett p? egenmelding.
- Personen opptjener feriepenger som blir utbetalt i juni ?ret etter. Dersom de med sikkerhet ikke skal fortsette ? jobbe p? UiO etter avsluttet kontrakt kan?saksbehandler sende inn et fratredelsesskjema og be om sluttoppgj?r.
- Medlemskap i Statens pensjonskasse ved minst 20 % stilling.
- Gruppelivsforsikring (spk.no)
Videre oppf?lging
Trenger du hjelp?
Kontakt: toa-hjelp@admin.uio.no