Referat fra programstyrem?te 12. mars 2018

Sak 1: Agenda

Oppm?te:

• Fakultetsdirekt?r Benedicte Rustad, Det juridiske fakultet, leder
• Fakultetsdirekt?r Jarle Nygard, Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet
• -Fakultetsdirekt?r Monica Bakken, Det humanistiske fakultet 
• Fakultetsdirekt?r Unn-Hilde Grasmo-Wendler, Det medisinske fakultet
• Direkt?r Hanna Ekeli, leder Avdeling for Fagst?tte
• Direkt?r Jan-B?rge Tj?der, Avdeling for administrativ st?tte
• Direkt?r Irene Sandlie, Avdeling for personalst?tte - meldt forfall
• IT-direkt?r Lars Oftedal, Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT)
• Underdirekt?r Johannes Falk Paulsen, leder systemeierskap i lederst?tte
   
• Seniorr?dgiver Jan Thorsen, r?dgivnings- og sekretariatsfunksjonen (EL) - sekret?r
• Elisabeth Smokvina, r?dgivnings- og sekretariatsfunksjonen (USIT)

Referat fra m?tet 12.02.2018

Sak 2: Status programmet: Administrativ forbedring og digitalisering

Benedicte Rustad innledet dette m?te med en orientering om at UiOs styrem?te 13. mars 2018, med stor sannsynlighet vil tilslutte anbefalingen om ? sl? sammen Digitaliseringsprogrammet og forbedringsprogrammet. For flere detaljer se sakspapirene med vedlagt fremleggsnotat.

Denne saken avventer derfor vedtaket fra UiOs styrem?te 13. mars 2018. Og det vil bli gitt en god orientering om saken p? neste m?te i programstyret.   

Det ble gitt en kort redegj?relse fra IDF-m?te 5. mars 2018.  

• Form?l med behandling: Oppdatering av programmandat og programbeskrivelse for ? ivareta utvidelsen av prosjektene som inng?r 
• Sakspapirer: Fremleggsnotat til styret
• Saken har tidligere blitt behandlet:? Programstyret 12.02.2018

Sak 3: Status prosjektene:

BOTT/SA

• Jan-B?rge Tj?der holdt en kort presentasjon om hvor BOTT SA-prosjektert st?r
  • Det er gjort endringer i konkurransegrunnlaget og prosjektet vil etter planen g? i en markedsdialog i mai 2018
  • Det jobbes mye for ? unng? ytterligere forsinkelser. Det nasjonale prosjektet har n? en tentativ leveranse til de lokale prosjektene sent v?ren 2019 
  • Det har ogs? blitt gjort "oppmykning" p? prinsippet/kravet om at arkivfangsten skal skje i fagsystemet

Tilbakemeldingen fra SKAIT var tydelig p? at dette er et viktig prosjekt, men det er vanskelig ? f? grep p?. SKAIT ?nsker derfor p? neste m?te f?lgende:

• Tidsplan for prosjektet
• En grundig redegj?relse for hvilke aktiviteter som skjer

BOTT/?konomi og HR

• Johannes Falk Paulsen orienterte kort:
  • Det jobbes med kostnadsbildet til DF? - rammene vil v?re klart i l?pet av noen uker
  • Det er et m?l at innstillingen skal v?re ferdigbehandlet i BOTT og klar for vedtak p? UiOs styrem?te i juni
  • Produksjonsstart vil tidligst bli i 2021

Programstyret ?nsker en tilsvarende redegj?relse som for BOTT SA,  for BOTT ?konomi og HR p? neste m?te:

• Tidsplan for prosjektet
• En grundig redegj?relse for hvilke aktiviteter som skjer

• Form?l med behandling: Statusoppdatering p? prosjektene, fremdrift, hva skjer nasjonalt og hva skjer lokalt, utfordringer
• Sakspapirer: Presenteres i m?tet
• Saken har tidligere blitt behandlet:? Programstyret 12.02.2018

Sak 4: RPA (Robotic Process Automation) Kl: 15:00

Ivar Holm, Underdirekt?r, USIT holdt en presentasjon om muligheter og utfordringer som teknologien Robotic Process Automation, RPA gir.

Det er behov for ? g? opp noen prinsipper for hvilke prosesser som er egnet, og hvordan man skal prioritere disse. Dette m? gj?res i ÑDz©ÓéÀÖ¹ÙÍø_ÑDz©ptÊÖ»ú¿Í»§¶ËµÇ¼ mellom prosesseier, systemeier og utviklere.

Det er ogs? viktig at UiO selv tar eierskap til helheten, hvis man skal ta i bruk RPA. Det er ikke tilstrekkelig at man utvikler en l?sning for en prosess, det m? etableres en helhetlig organisering for forvaltning, drift og vedlikehold av l?sningen. Dette betyr at man m? bygge opp kompetansen alle ledd av prosessen p? UiO. USIT ?nsker ? ta ansvar for teknologien og utvikling og vedlikehold av den, mens eierskapet til prosessene ligger ute i organisasjonen.

Det var stor entusiasme i programstyret for denne presentasjonen. Det ble p?pekt at det er viktig at en slik l?sning m? gi gevinster i hele organisasjonen, ikke bare sentralt.

• Form?l med behandling: Kort innf?ring om RPA, hva er det? v/Ivar Holm (USIT)
• Sakspapirer: Presenteres i m?tet
• Saken har tidligere blitt behandlet:? Ny sak

Sak 5: Eventuelt 

Saker fremover: