Ny fase i IHR-prosjektet

Prosjektet konsentrerer seg dermed i denne nye fasen om de fem omr?dene

• eksternfinansiert virksomhet
• administrative IT-systemer
• bilagsl?nn
• studieadministrasjon
• roller og ansvar knyttet til de administrative niv?ene

Plangrupper

Hvert av omr?dene har en plangruppe og det er utpekt en leder for hver av gruppene. Medlemmer i gruppene for IT-systemer og studieomr?det er avklart, og innen utgangen av september skal medlemmene i de ?vrige gruppene ogs? v?re p? plass.

Tjenestemannsorganisasjonene vil v?re representert i alle gruppene.

Ny prosjektleder

Ingar Pettersen startet som prosjektleder 1. september. Pettersen, som har lang erfaring fra tilsvarende prosjekter i st?rre offentlige organisasjoner, leder plangruppene for eksternfinansiert virksomhet og administrative IT-systemer.

Det er viktig at arbeidet som foreg?r i samtlige plangrupper ses i sammenheng. Felles problemstillinger vil dukke opp, og behovet for informasjonsflyt og samkj?ring p? tvers av gruppene blir viktig. Pettersen skal derfor delta i alle fem gruppene.

Eksternfinansierte prosjekter

UiOs behov for et styringsverkt?y som gir oversikt over ?konomi og andre ressurser knyttet til eksternfinansierte prosjekter, kom sterkt til uttrykk under v?rens kartlegging.

Gruppen for eksternfinansierte prosjekter har satt i gang et innledende arbeid der de skal definere innholdet i et slikt styringsverkt?y. Gruppen skal kartlegge forskernes behov f?r de vurderer l?sningsmodeller. Verkt?yet m? kunne tilpasses b?de st?rre og mindre prosjekter og ivareta de rapporteringsbehovene UiO har overfor eksterne og interne parter.

Administrative IT-systemer

Plangruppen for administrative IT-systemer best?r b?de av eksterne og interne medlemmer og har i sine innledende m?ter identifisert en rekke utfordringer.

P? listen st?r blant annet manglende intern koordinering, noe som har f?rt til at UiO sliter med monolittiske systemer og manglende helhetstenkning. Bildet forsterkes gjennom diffuse m?l og forventninger til systemene, utilstrekkelig brukerfokus og uklarheter knyttet til systemeierskap.

Tiltak p? kort og lang sikt

UiO har behov for en langsiktig strategi p? IT-siden, samtidig som brukerne etterlyser tiltak som gir raske resultater. Gruppen har derfor delt sitt arbeid i tre:

• Raske tiltak
• Strukturelle endringer og tilpassinger av organisasjonen som tar sikte p? ? tydeliggj?re de viktigste rollene rundt administrative IT-systemer
• Utarbeidelse av en strategi for en trinnvis utvikling og oppgradering av de administrative IT-l?sningene

IHR-studier

Styret vedtok i sommer at studieomr?det skal prioritere omr?dene studentmobilitet og lokalopptak. Det er opprettet ¨¦n plangruppe for studieomr?det med en arbeidsgruppe for hvert av de to underomr?dene. Plangruppen ledes av Jenny Nornes, tidligere kontorsjef ved Det samfunnsvitenskapelige fakultet.

Gruppene har kartlagt omfang og arbeidsrutiner innenfor de ulike arbeidsprosessene og har definert forel?pige m?l for arbeidet.

De forel?pige resultatene fra kartleggingen vil bli presentert studieadministrasjonene p? fakultetene underveis.

Kortere ventetid for studenter

N?r det gjelder studentmobilitet, har gruppen satt seg som m?l ? komme fram til forbedringer som kan korte ned svartiden for studentene og skille saksflyten i tunge og enkle saker.

Gruppen skal ogs? komme fram til en hensiktsmessig arbeidsdeling mellom de tre niv?ene institutt, fakultet og sentraladministrasjonen.

Innenfor lokalopptak er m?let i tillegg til ? skille saksflyten i tunge og enke saker, ? senke frustrasjonsniv?et hos ansatte og sikre rett kompetanse i behandlingen av de tyngre sakene.

Skal arbeide i work-shops

Mye av arbeidet vil foreg? i work-shops. Oppgavene vil v?re knyttet til planlegging, kartlegging og analyser. Dette vil danne grunnlaget for et forslag til nye m?ter ? arbeide p?. Gruppen vil til slutt utarbeide et notat som skal gi grunnlag for beslutning og notatet vil bli sendt p? h?ring.

Bilagsl?nn

Dette arbeidet ledes av assisterende HR-direkt?r Johannes Falk Paulsen. Til n? har Falk Paulsen og hans kollegaer jobbet med forbedringer i HR-portalen og tilrettelegging for at nytilsatte skal komme p? nett s? tidlig som mulig. Dette er ting som ogs? ble meldt inn til IHR i v?r.

Medlemmene som skal delta i gruppen for bilagsl?nn de vil bli utpekt l?pet av de n?rmeste dagene, og vil deretter utarbeide et mandat for sitt arbeid.

Roller og ansvar knyttet til de administrative niv?ene

HR-direkt?r Anita Sandberg utarbeider et mandat for arbeidet med roller og ansvar i ÑDz©ÓéÀÖ¹ÙÍø_ÑDz©ptÊÖ»ú¿Í»§¶ËµÇ¼ med et utvalg ansatte fra ulike deler av organisasjonen. N?r mandatet er klart, skal det videre arbeidet ledes av HR-direkt?ren og medlemmer utpekes. Mandat og gruppesammensetning er forventet klart i slutten av september.

Organisering og rapportering

Organisasjonskartet for IHR har ikke endret seg etter v?rens analysefase. Prosjektet rapporterer til styret, som ogs? er prosjektets styringsgruppe.

Ressursgruppen bist?r Universitetsdirekt?ren i saksforberedelse mot Universitetsstyret, og vurderer prosjektets planverk, gjennomf?ringskraft og mulighet for resultater. Gruppen har gjennomf?rt ett m?te i h?st og ytterligere to er berammet. Agendaen for disse m?tene vil v?re knyttet til omr?dene studieadministrasjon og eksternfinansiert virksomhet. Ut over dette rapporterer prosjektet i UiOs ordin?re rapporteringslinjer.