Konseptfasen

Mandat for konseptfasen og prosjektbeskrivelsen

Mandatet for konseptfasen skal kort beskrive prosjektets hvorfor, hva, hvordan og n?r, og si noe om hva som skal gj?res i konseptfasen for ? utrede det foresl?tte prosjektet n?rmere. Mandatet skal gi en overordnet, men likevel grundig nok besvarelse p? disse sp?rsm?lene til at beslutningstakere i linjen kan godkjenne oppstart av en konseptfase. Ofte foreligger det i inngangen til en konseptfase allerede en ganske konkret id¨¦ til en l?sning som kan virke som en opplagt m?te ? dekke behovet p? ¨C eller det man tror er behovet. Men er det s? sikkert at dette er virksomhetens reelle behov? Kanskje ligger problemet egentlig et litt annet sted eller omfatter flere ting? Ofte m? behovsbildet justeres eller kompletteres gjennom utredninger i konseptfasen.

I l?pet av konseptfasen utvikles en mere utdypende og detaljert prosjektbeskrivelse. Hvor mye som skal beskrives i et mandat for konseptfasen og i en prosjektbeskrivelse tilpasses prosjektets omfang og omgivelser. I mindre prosjekter kan man vurdere ? sl? mandat for konseptfasen sammen med prosjektbeskrivelsen og velge en enklere versjon.

Overgang fra konseptfasen til planleggingsfasen

Overgangen fra konseptfasen til en planleggingsfase skjer i beslutningspunkt 2, n?r linjeledelsen og utpekt prosjekteier godkjenner prosjektbeskrivelsen, n?kkelroller og -ressurser i prosjektorganiseringen og plan for neste fase. Prosjektleder, prosjekteier, gevinstansvarlig, sentrale deltagere i prosjektgruppen og eventuell styringsgruppe skal v?re p? plass f?r igangsetting av planleggingsfasen. Det er linjeledelsens ansvar ? p?se at dette er tilfellet. De bl? feltene i prosjektveilederen (se figuren over) viser hvilke beslutningspunkter og faser virksomhetsledelsen/linjeledelsen har ansvar for, mens de gr?nne feltene viser prosjektorganisasjonens ansvar. Beslutningspunkt 2 markerer overgangen fra linjestyring til prosjektstyring.

Maler og verkt?y

• Mandat for konseptfasen (BP1) (word)
• Prosjektbeskrivelse (BP2) (word)
• Sjekkliste for gevinstrealisering (pdf)

Sjekkliste beslutningspunkt 1

• Er det en tydelig definert problemstilling som synliggj?r behovet for n?rmere utredning?
• Er det tydeliggjort hvordan eller av hvem som skal finansiere konseptfasen?
• Er det mest riktig ? gjennomf?re tiltaket som et prosjekt eller som en linjeoppgave?
• Er tiltaket i henhold til virksomhetsstrategien?
• Er det behov for mer informasjon f?r det kan fattes en beslutning?
• Er det tydeliggjort hvilke, om noen, politiske f?ringer som gjelder for og m? tas hensyn til i utredningen?
• Er det vurdert hvordan og i hvilken grad et eventuelt prosjekt vil p?virke organisasjonen?
• Er det gjort en vurdering om hvorvidt deler av prosjektets leveranser utl?ser medbestemmelse eller medvirkning i henhold til Hovedavtalen og UiOs Tilpasningsavtale?

Sjekkliste beslutningspunkt 2

• Foreligger det en prosjektbeskrivelse i henhold til gjeldende mal?
• Er prosjektet realistisk og gjennomf?rbart?
• Er det vurdert om det skal etableres en styringsgruppe (prosjektstyre)?
• Er prosjekteier utpekt og rollebeskrivelse for prosjekteier etablert?
• Er gevinstansvarlig utpekt og rollebeskrivelse etablert? Se gjerne veileder i gevinstrealisering fra Direktoratet for ?konomistyring (pdf) (gfo.no).
• St?tter prosjektforslaget opp under virksomhetens m?l og strategier?
• Er det gjort en tilstrekkelig vurdering av ulike alternative investeringer for ? sikre at prosjektforslaget representerer et riktig valg ? g? videre med, inklusive kvantitative og kvalitative gevinstanalyser og sammenligninger av kost/nytte for hvert alternativ?
• Er prosjektleder og ?vrige sentrale prosjektdeltakere (n?kkelressurser) utpekt?
• Er rollebeskrivelse for prosjektleder etablert?
• Foreligger det en plan for aktiviteter i planleggingsfasen?
• Tror vi organisasjonen vil v?re i stand til ? gjennomf?re denne endringen p? en god m?te?
• Er det utarbeidet en strategi for endringsledelse?