Periodiske oppgaver for arkivet

1. Restanseoppf?lging

• Send ut p?minnelser til saksbehandlere hvert kvartal ved opphopning av journalposter med ?pen restanse.
• Send ut restanseliste hvert kvartal til ledere. Husk ? fjerne taushetsbelagte opplysninger fra listen f?r oversendelse.

2. Oppf?lging av journalposter i status Reservert

• Send ut p?minnelser saksbehandlere hvert kvartal om journalposter som blir liggende for lenge i status Reservert.
• Sende ut lister til ledere hvert kvartal over journalposter ved egen enhet i status Reservert.

3. Oppf?lging av saker som er ferdigbehandlet i Elements

• Send ut p?minnelser til saksbehandlerne hvert kvartal om teknisk ferdigstillelse av saker som er ferdigbehandlet og fullstendig dokumentert i Elements. 

4. Kvalitetssikring og endelig avslutning av saker 

• B?r skje hvert kvartal
• Benytt s?ket Saker som skal avsluttes i katalogen Arkivering i venstremenyen.
• Gj?r oppslag i tilh?rende saksbehandlingsrutine og sjekk at all dokumentasjon er lagt inn p? saken.
• V?r s?rlig n?ye med at alle signerte avtaler er kommet med f?r du avslutter saken.
• Sjekk at samtlige journalposter er journalf?rt.
• Filer i ukurante formater m? konverteres manuelt til godkjent arkivformat og legges inn p? nytt.
• ZIP-filer m? pakkes ut. Utpakede filer legges inn som separate vedlegg.
• Sjekk klassering:
  • Husk ? endre ordningsverdi fra 221 til 228 for personalmapper. 
  • Husk ? endre ordningsverdi fra 421 til 428 for studentmapper. 
• Sjekk kryssreferanse til ePhorte eller AJPROD i merknadsfelt.
• Saken avsluttes ved at status endres fra Ferdig til Avsluttet.
• Tomme saker settes ikke til Utg?tt dersom de er registrert inn med en meningsb?rende tittel.  Bevaring av metadata i tittel tilsier i stedet statusendring til Avsluttet.
• Tomme saker uten meningsb?rende tittel settes til Utg?tt.