Ekspedere brev digitalt til borger eller virksomhet

1. S?ke frem aktuell journalpost 

• Klikk s?ket Mine ferdigstilte dokumenter - ikke ekspedert.
• Klikk deretter aktuell journalpost i treffliste til h?yre for venstremenyen. 

2. Sjekk av mottakers kontaktinformasjon 

• Her er egen veiledning for redigering av kontaktinformasjon for mottaker p? utg?ende brev med oppslag i Folkeregisteret eller Enhetsregisteret. 

3. Krav til kontaktinformasjon ved ekspedering til borger 

• Uten korrekt kontaktinformasjon feiler forsendelsen: 
  • Fullt navn
  • F?dselsnummer
  • Av hensyn til alternativ utskriftstjeneste: postadresse i Norge med gateadresse, postnummer og poststed.
  • L?sningen fungerer ikke med postadresse i utlandet. 

4. Krav til informasjon ved ekspedering til virksomhet

• Uten korrekt organisasjonsnummer feiler forsendelsen. 
• Er du usikker p? hvilket organisasjonsnummer du skal benytte, kontakt virksomheten om dette f?r du ekspederer brevet. 

5. Velg Ekspeder i detaljert visning

• G? til detaljert visning av journalpost lengst til h?yre i bildet

• Klikk Ekspeder og Ekspeder digitalt i liggende toppmeny

6. Forsendelsesm?te Generell digital forsendelse 

• Her gjelder samme fremgangsm?te for borgere som for virksomheter:

  • I begge tilfeller velger du Generell digital forsendelse som forsendelsesm?te.

• Klikk Send.

•  Klikk Lukk i p?f?lgende vindu.

7. Gr?nn konvolutt betyr vellykket forsendelse

• Gr?nn konvolutt i felt merket Til, betyr at brevet er sendt fra Elements.
• R?d konvolutt betyr feilet forsendelse med krav til retting og ny ekspedering.

• Gr?nn konvolutt med lys gr?nn bakgrunn, betyr at brevet er levert til mottaker. 

8. S?ket Sendt - KS SvarUT i venstremenyen

• Klikk katalog merket Saksbehandler i venstremenyen.
• Vellykkede forsendelser legger seg i s?ket  Sendt - KS SvarUT.

9. Utskriftstjeneste ved reservasjon mot digital forsendelse

• UiO har avtale med KS forvaltning om utskriftstjeneste i slike tilfeller:
  • Mottaker har reservert seg for digital post.
  • Mottaker har ikke oppdatert n?dvendig varslingsinformasjon i kontakt- og reservasjonsregisteret.
• Tjenesten skriver ut dokumenter, pakker i konvolutt, frankerer og sender via posten til mottaker.

10. Ekspedere til mottakers epost

• L?sningen gjelder kun for journalposter uten tilgangskode. 
• Velg forsendelsesm?te Epost i samme boks.

• Klikk Send.

• Klikk Lukk i p?f?lgende vindu.

11. Feil ved digital ekspedering

• Journalposter som feiler, finner du i s?ket Overf?ring feilet ¨C KS svar ut i venstremenyen.
• Her kan du lese mer om ?rsaker til og oppf?lging av feil ved digital ekspedering.

12. Alternative forsendelsesm?ter

• Skriv ut brev og send p? papir med vanlig postgang.
• Vurder ut fra brevets innhold om en eventuell forsendelse via Outlook vil samsvare med sikerhetskravene i UIOs lagringsguide.