FS-fakturaer
Studieavdelingen bruker FS i forbindelse med fakturaer til studenter til f.eks. semesteravgift, privatistgebyr og fagpr?vegebyr. Studenten logger selv p? Studentweb og henter ut fakturaopplysningene, inkludert KID-nummer. Fakturaene betales ikke via Studentweb. Studentene benytter f.eks. nettbank og legger inn kontonummer, KID-nummer og bel?p.
Elektronisk handelsformat fakturaer
For andre typer fakturaer hvor f.eks. en arbeidsgiver eller offentlig foretak skal betale, kreves det elektronisk handelsformat fakturaer (EHF). FS er ikke tilrettelagt for produksjon av EHF-fakturaer. Studieavdelingen anbefaler at enhetene selv h?ndterer egne EHF-fakturaer og registrerer dem i ?konomisystemet DF? Unit4. Se Deltageravgift og fakturering som gjelder for EVU-tilbud.
Andre typer studentbetalinger hvor studentene selv skal betale. For eksempel kurs og skolepenger osv.
For ? vurdere om det er lov ? kreve betaling og om FS er egnet for ? lage og administrere betalinger for studenter, og avgj?re om Seksjon for digitale tjenester (DIG) har kapasitet til legge til rette bakgrunnsdata for fakturering i FS, s?k til DIG ved e-post til bet-reg@admin.uio.no og svar p? f?lgende sp?rsm?l:
- Ca. hvor mange studenter skal betale pr semester?
- Skal bel?pet p? fakturaene v?re likt for alle studenter?
- Kan hoveddelen av fakturaene opprettes samtidig for ? unng? ? opprette for mange én og én?
- Skal betalingsfristen v?re lik for alle studentene? Merk at fakturaer er synlige i Studentweb, men mellom ca. 2. - 6. februar/september er betalingsmodulen i Studentweb midlertidig stengt. Unng?r derfor en betalingsfrist mellom ca. 2. - 6. februar/september.
- Ca. n?r skal fakturaene opprettes? DIG trenger normalt minst en ukes varsel.
- Hvor n?ye vil dere at DIG skal f?lge opp fakturaene? DIG kan opprette betalingskrav for hver av studentene med bel?p og sette betalingsfrist. DIG purrer ikke, og h?ndterer ikke f.eks. inkassovarsel. Fakultetet kan sjekke restansen i Student samlebilde -> nedtrekksmeny->"Fakturareskontro".
DIG leser svarene og vurderer om FS er egnet til fakturering for disse studentene.
Opplysninger ved bestilling dersom FS skal brukes til fakturering
Dersom det er avklart at FS skal brukes til fakturering, trenger DIG f?lgende opplysninger:
- Bel?p
- Betalingsfrist
- Info om hvilken gruppe studenter det skal opprettes fakturaer for
F?lgende konteringsopplysninger trenges for at innbetalingene skal kunne overf?res riktig fra FS:
- Kontoplan: (4 siffer)
- Koststed: (8 siffer)
- Delprosjekt: (9 siffer)
Faktura/mottakeradresse skal v?re fakultetets eller instituttets adresse.
N?r fakturaene er opprettet, informerer DIG innsender av bestillingen. Innsender kan da informere studentene sine om at betalingsopplysningene er tilgjengelige i Studentweb under Betaling i menyen.
FS-fakturaer og refusjon
- Studenter som har betalt for mye til en faktura – DIG h?ndterer refusjonene ettersom de overskytende pengene g?r til en sentral pott. Dersom en student betaler 50 kr eller mer enn fakturabel?pet, kontakter DIG dem med informasjon om refusjonsskjemaet v?rt.
- Studenter som har betalt, men f.eks. bestemmer seg for ikke ? studere likevel - fakultetet/instituttet h?ndterer disse refusjonene selv.