Bakgrunn
N?r administrasjonen trekker eksamensmeldinger, legger vi til grunn at det fattes enkeltvedtak etter forvaltningsloven. Enkeltvedtak skal ha informasjon om klageadgang. Dette gjelder ved sletting p? bakgrunn av b?de manglende obligatoriske aktiviteter, manglende semesteravgift og manglende forkunnskapskrav.
UiO har til n? stort sett sendt informasjon om trukkede eksamensmeldinger som e-post fra FS, uten informasjon om klageadgang. I 2024 slettet saksbehandlerne p? UiO 21 317 eksamensmeldinger (til emners helhet).
N?r UiO anser trekk av eksamensmeldinger p? bakgrunn av manglende obligatoriske aktiviteter som et vedtak, er det ogs? en konsekvens av hvordan UiO h?ndterer studenter som er misforn?yd med resultatet p? de obligatoriske aktivitetene. UiO har ikke en egen klageordning for obligatoriske aktiviteter hverken etter universitets- og h?yskoleloven eller etter forvaltningsloven. Det eneste som er fastsatt i s? m?te er studie- og eksamensforskriften § 4-4, som legger til grunn at dette f?lges opp umiddelbart. UiO legger til grunn at rettsvirkningen for studentene kommer f?rst n?r de f?r trukket eksamensmeldingen sin. Det ? h?ndtere trekk av eksamensmeldinger som vedtak, inneb?rer derfor at UiO kan ha en enklere h?ndtering av dette underveis, for hver obligatoriske aktivitet.
Ny praksis
IdeeIl l?sning
Ideelt sett skulle UiO ha sendt vedtaksbrev via arkivsystemet, men Elements har ikke integrasjon med FS. Det er ikke mulig, med enkle tastetrykk, ? lage en navneliste i FS med hvem som har f?tt trukket eksamensmeldingen og f? brevene sendt via Elements.
Faktisk l?sning
Enhetene b?r sende vedtak om trukket eksamensmelding som brev fra FS til digital postkasse. V?ren 2025 har dr?ye 22 000 UiO-studenter digital postkasse. Arbeidsoppgaven vil ikke v?re s?rlig mer arbeidskrevende enn dagens opplegg for denne studentgruppen.
L?sningen inneb?rer ogs? at enhetene m? skrive ut vedtakene p? papir og sende til semesteradressen til studenter som ikke har opprettet digital postkasse. V?ren 2025 er det cirka 3000 UiO-studenter uten digital postkasse. Denne arbeidsoppgaven vil inneb?re noe mer arbeid sammenlignet med dagens opplegg.
Studieavdelingen har laget tre brevmaler med tydelig tittel i FS for ulike vedtaks?rsakene:
- manglende obligatoriske aktiviteter (MANG-OBLAKT)
- manglende semesteravgift (MANG-SEMAVG)
- manglende forkunnskapskrav (MANG-FORKUN)
Studieavdelingen legger til grunn at det er riktigst ? sende disse vedtakene som brev til digital postkasse, men vi har ogs? lagt inn e-postversjoner av malene.
Saker om manglende registrering for semesteret, hvor studentene ellers har gjort det de skal, h?ndteres av Studieavdelingen.
Ikke forh?ndsvarsel
Studieavdelingen vurderer det slik at UiO kan unnlate ? forh?ndsvarsle studentene i disse sakene, begrunnet i forvaltningsloven § 16 (forh?ndsvarsling) tredje ledd punkt a:
"Forh?ndsvarsling kan unnlates dersom [...] slik varsling ikke er praktisk mulig eller vil medf?re fare for at vedtaket ikke kan gjennomf?res"
Vedtak om trekk av eksamensmeldinger kan komme tett opp mot eksamensdagen. Dersom eksamensmeldingen ikke er trukket og informasjonen ikke er sendt ut i tide, risikerer vi at studenten m?ter til eksamen. Vi legger ogs? til grunn at de studentene det gjelder har hatt en form for dialog med UiO eller enheten sin underveis i semesteret.
Oppdatert FS-veiledning
FS515.001 - Sletting av vurderings- og undervisningsmeldinger er oppdatert inklusive veiledning for ? sende brev til digital postkasse/p? papir nederst p? siden.