Utvekslingsavtaler og avtaleinng?else i Erasmus+

All studentutveksling og undervisningsmobilitet under Erasmus+ skal foreg? p? bakgrunn av formelle utvekslingsavtaler mellom UiO og det utenlandske l?restedet. Avtalen skal f?lge en mal utformet av EU-kommisjonen.

Erasmus+-avtaler, 2021-2027

I forbindelse med overgang til ny programperiode i 2021, ble det gjennomf?rt en fornyingsprosess av alle eksisterende Erasmus+-avtaler/Inter Institutional Agreements (IIA) ved UiO. Som resultat av denne prosessen er avtalene fornyet p? f?lgende vis:

I samsvar med ?vrige rutiner for avtaleinng?else i Erasmus+ (se under), er avtalegrunnlaget for 2021-27 oppdatert i FS. Dokumentasjon p? endringer eller videref?ring (IIA papirmal eller e-postkorrespondanse) skal v?re lagret i ePhorte.

Digitaliseringsprosessen for IIA i Erasmus+

UiO er p?koblet EWP-nettverket og utveksler data knyttet til IIA og Online Learning Agreement (OLA) via EWP Dashboard: https://ewp-dashboard.eu/

UiO er i prosess med ? ta i bruk Mobility Online: SOP: Mobility-Online: Leading Software for the Higher Education Sector for ? erstatte EWP Dashboard. M?let er at Alle UiOs enheter benytter Mobility Online for avtaleinng?else innen sommeren 2025, i Prosjekt Mobility Online (lenke kommer).

Se sp?rsm?l og svar om avtaleinng?else og EWP p? UIO og veikart for EWP p? UiO

Registrering av avtaler i FS

Nye Erasmus-avtaler skal meldes inn for registrering via Nettskjema. Endringer av betydning i eksisterende avtaler skal ogs? meldes inn via nettskjema. 

P? bakgrunn av utfylt nettskjema vil Seksjon for studiekvalitet registrere avtalen i FS. Enheten m? ogs? bestille publisering av s?knadsalternativ i S?knadsweb (for ut-opptaket). Kvalitetssikringsskjema er tilgjengelig som en integrert del av nettskjemaet, dersom fagmilj?et ?nsker det.

Det er viktig at enhetene f?lger rutinene som gjelder ved inng?else av Erasmus-avtaler.

NB: Avtaler som skal forlenges i ny periode og som er avtalt p? epost, trenger ikke ? meldes inn enkeltvis, men skal inng? i prosessen der enhetene fyller ut excel-oversikter for avtaler i ny periode.

Hvem tar initiativ til en avtale?

Det er fagmilj?ene som best avgj?r om en utvekslingsavtale skal inng?s eller ikke. En god avtale er bygget p? godt vitenskapelig 亚博娱乐官网_亚博pt手机客户端登录 eller et gjensidig ?nske om vitenskapelig 亚博娱乐官网_亚博pt手机客户端登录. Avtaler kan inng?s enten p? initiativ fra fagmilj?ene ved UiO eller fra partnerinstitusjonen. Dersom universiteter i Europa kontakter Erasmus-teamet ved UiO med ?nske om 亚博娱乐官网_亚博pt手机客户端登录, videreformidles dette direkte til instituttene. 

Hva b?r fagmilj?et tenke p? f?r inng?else av avtale?

Utforsk studiestedet! Hvilken informasjon finnes om institusjonen i Europa? Hvor kompatibelt er fagmilj?et med tilsvarende p? UiO? Har l?restedet emner og kurs p? engelsk som passer i studentens studieprogram ved UiO? Har de et st?tteapparat for internasjonale studenter/ansatte? Er studentene garantert bolig? Gj?r studiestedets akademiske kalender og semesterinndeling det mulig ? utveksle innenfor de datoene som passer i UiOs studieprogram?

Skjema for kvalitetssikring av utvekslingsavtaler (doc) fungerer som sjekkliste ved inng?else av utvekslingsavtaler og skal sikre god kvalitet p? avtalen (se ogs? punkt 9 under). Dette skjema er n? en integrert del av nettskjema for innmelding av nye og forlengete/endrete avtaler.

NB: dersom avtalen skal omfatte mobilitet p? PhD-niv?, m? det tydeliggj?res at disse kandidatene ikke regnes som studenter, men ansatte/gjesteforskere, n?r de kommer til UiO (ogs? i kvalitetssikringsskjema!).

Fagmilj?et m? forh?ndsgodkjenne emnene som studentene ?nsker ? ta ved det utenlandske l?restedet. Det er derfor viktig ? n?ye vurdere om studietilbudet passer inn i studentens studieprogram ved UiO f?r man forplikter seg. Vi anbefaler ogs? at dere i st?rst mulig grad setter sammen pakker av emner ved partneruniversitetet som enkelt kan godkjennes i studentens studieprogram.

Ved opprettelse av avtaler for ansattmobilitet gjennom Erasmus+, m? undervisningen inng? som en integrert del av l?replanen og im?tekomme kravene for ansattmobilitet for undervisning.

Norske universiteter kan ogs? inng? avtaler under Erasmus+ med institusjoner i EU-landene Makedonia, Serbia, Tyrkia og Island. For avtaler med Sveits brukes samme avtalemal, men Sveits er per dd. ikke deltaker i Erasmus+, og utreisende studenter p? studieopphold (obs! gjelder ikke praksis) fra UiO f?r stipend fra den sveitsiske institusjonen gjennom et sveitsisk skyggeprogram til Erasmus+.

Hva forplikter fagmilj?et seg til ved inng?else av en utvekslingsavtale?

Ved inng?else av avtale m? fagmilj?et v?re forberedt p? ? ta imot studenter og ansatte fra utlandet, og plikter ? ta imot s? mange studenter og ansatte som det er oppgitt i avtalen. Undervisningen m? tilrettelegges for de innreisende studentene, dvs. forelesninger, pr?ver og all pensumslitteratur i de relevante emnene m? kunne tilbys p? engelsk. Dersom man for eksempel bare kan tilby emner til utvekslingsstudenter i h?stsemesteret, er det viktig at dette kommuniseres til partneren slik at denne ikke sender studenter i v?rsemesteret.

Utfylling av avtaledokumenter

Vitenskapelig ansatte som ?nsker ? inng? en avtale bes kontakte internasjonal koordinator ved egen enhet f?r inng?else av nye avtaler.

Malene (under maler/skjemaer) angir minimumsinformasjonen som skal v?re med i en avtale, men det er fullt mulig ? legge til ekstra opplysninger, bruke en annen utforming eller endre rekkef?lgen p? punktene.

Avtalen er forh?ndsutfylt med en rekke informasjon om UiO. Tilsvarende informasjonen m? fremg? om partnerinstitusjonen:

  1. I tillegg til kontaktinformasjonen til UiOs Erasmus-koordinator m? man fylle inn kontaktinformasjon (navn, telefon og e-postadresse) til akademisk og administrativ kontaktperson ved eget fagmilj?. Partnerinstitusjonen legger deretter til sin kontaktinformasjon i avtalen.
  2. Angi hvilket fagomr?de og ISCED fagkode avtalen gjelder for (f.eks. Subject area code 0312 Political sciences and civics). Bruk fagkoden som passer best og spesifiser eventuelt underomr?det i teksten. Se ogs? ISCED fagkoder.
  3. Spr?kkrav spesifiseres tydelig. UiO krever at studentene har engelskferdigheter p? B2-niv? i henhold til Det felles europeiske rammeverket for spr?k (CEFR).
  4. Under "study cycle" angis niv? for utvekslingen (1st cycle=BA, 2nd cycle=MA, 3rd cycle=PhD). Merk at PhD-kandidater ikke behandles som studenter ved UiO, men som gjesteforskere.
  5. For studiemobilitet angis antall studenter (normalt 2-4) og antall m?neder oppholdet skal gjelde (maksimum 12 m?neder) i kolonnen "Studies".
  6. Dersom avtalen ogs? skal gjelde praksisplasser for studenter angis dette p? samme m?te i kolonnen "Traineeships" (minimumslengde 2 m?neder).
  7. Dersom avtalen gjelder ansattmobilitet for undervisning eller oppl?ring kan dette fylles inn under "Staff mobility".
  8. Dersom instituttet ?nsker ? legge inn egne krav eller forutsetninger i avtalen, kan dette legges til under "D. Additional requirements".
  9. Skjema for kvalitetssikring av utvekslingsavtaler (doc) fylles ut og arkiveres sammen med avtalen.

Hvem kan undertegne en Erasmus-avtale?

Avtalen skal signeres ved begge institusjoner. I Erasmus+ godtas skannede signaturer i avtaledokumentene. Universitetsdirekt?ren har signert Erasmus Charter for Higher Education for 2020-2027 p? vegne av UiO og har delegert fullmakt til ? signere avtalene til institutter og fakulteter. Universitetsdirekt?rens signatur er derfor ikke n?dvendig p? hver avtale.

Hvem som kan undertegne en Erasmus-avtale avhenger av hvilket fagmilj? avtalen gjelder for:

  • Gjelder avtalen kun ett fagmilj? er det kun instituttleder som kan signere avtalen. Avtalen skal ikke signeres av administrative eller akademiske ansvarlige for internasjonalisering ved instituttet. Dette for ? sikre at avtalen er faglig forankret p? instituttet og at instituttledelsen holdes orientert om avtaleportef?ljen til eget fagmilj?.
  • Gjelder avtalen flere fagmilj? p? et fakultet, eller et tverrfaglig program, er det dekan eller studiedekan som signerer p? vegne av fakultetet.
  • Gjelder avtalen flere fakulteter ved UiO eller enheter under universitetsstyret kan avtalen signeres av direkt?r for Avdeling for studieadministrasjon i LOS.

Administrasjon og arkivering av Erasmus-avtaler

Fakultetskontakten for internasjonalisering ved hvert fakultet har ansvar for ? gjennomg? og vedlikeholde fakultetets avtaleportef?lje. Fakultetskontakten har ansvar for ? fornye avtaler innen fristene f?r utlysning i S?knadsweb (begynnelsen av desember/slutten av juni) eller avslutte avtaler som ikke ?nskes videref?rt i 亚博娱乐官网_亚博pt手机客户端登录 med enheten som eier avtalen. Erasmus-teamet i Seksjon for studiekvalitet registrerer nye og fornyede avtaler i FS.

Avtaleutkast som blir sendt til Erasmus-koordinator fra et utenlandsk universitet, blir videresendt til enheten, som kvalitetssikrer innholdet i avtalen og signerer. Dette gjelder b?de helt nye avtaler og fornyelser. Enheten arkiverer den ferdige, signerte versjonen av avtalen i ePhorte. Fakultetskoordinator er ansvarlig for ? utarbeide og f?lge opp interne rutiner for arkivering av avtaler, samt oppl?ring av nye medarbeidere. Kvalitetssikringsskjema arkiveres ogs? for hver nye avtale som inng?s.

Enheten m? informere Erasmus-koordinatorer om nye eller forlengede avtaler som skal registreres i FS. Alle nye og forlengede/endrede Erasmus-avtaler skal meldes inn via Nettskjema. P? bakgrunn av utfylt nettskjema vil Seksjon for studiekvalitet registrere avtalen i FS. I nettskjemaet kan enheten ogs? bestille universitetsnettside og publisering av s?knadsalternativ i S?knadsweb (for ut-opptaket). Kvalitetssikringsskjema er n? en integrert del av denne innmeldingen, dersom fagmilj?et ?nsker det.

Fakultetskoordinator er ansvarlig for at nye avtaler og forlengelser/endringer meldes inn for registrering i FS s? snart som mulig etter at avtalen er ferdig signert.

N?r avtalen er registrert i FS, kan den benyttes til utveksling av studenter og ansatte. Husk ? publisere avtalenettside!

FS-oversikten brukes ogs? til ? lage raskt oppdaterte oversikter over inng?tte Erasmus-avtaler ved UiO.

Terminere en avtale

Det er forskjellige ?rsaker til at et fagmilj? eller fakultet ?nsker ? terminere en avtale. Dersom kun én av partene ?nsker ? si opp avtalen, m? den andre parten informeres i god tid. I tillegg, m? avtalen m? st? i 12 m?neder etter oppsigelse, for ? sikre at studentene som er nominert til utveksling f?r gjennomf?rt oppholdet sitt. 

N?r en avtale er gjensidig besluttet terminert m?:

- Korrespondanse eller adendum vedlegges til avtaledokumenter i ePhorte.

- Avtaleinformasjon i FS oppdateres. Kontakt Erasmus-teamet sentralt for assistanse. 

Maler/skjemaer

Eksterne nettsider

 
 
Publisert 28. okt. 2014 11:52 - Sist endret 6. des. 2024 14:46
Del p? e-post