Retningslinjer for h?ndtering av gule saker

Klager p? l?ringsmilj?et vil kunne omfatte sv?rt ulike saker, fra det enkle og konkrete til st?rre og mer kompliserte saker. Enkelte henvendelser vil gjelde flere studenter, andre enkeltstudenter. Videre vil noen henvendelser gjelde de fysiske omgivelsene, mens andre gjelder mellommenneskelige relasjoner.

Det viktigste er at studentene som melder fra om negative forhold ved UiO opplever at saken blir tatt p? alvor ved at saken unders?kes og avdekkede forhold s?kes utbedret. Hvis dette ikke er mulig m? studenten f? dette forklart.

Mottak

  • Vurder sakens alvorlighetsgrad og hvem som er ansvarlig for l?ringsmilj?et hvor saken gjelder.
  • Hvis saken omhandler alvorlige kritikkverdige forhold skal den behandles etter prosedyre for varsling.
  • Vurder om saken eventuelt skal unntas offentlighet i ePhorte.
  • Saken skal bare knyttes til studentens navn om denne vurderes ? v?re part i saken.
  • Vurder om det er behov for en samtale med studenten for ? kartlegge sakens karakter f?r den videresendes til behandlende enhet.
  • Ved innkalling til kartleggingssamtale skal studenten opplyses at han/hun kan ha med seg en person. For eksempel en medstudent eller Studentombudet (i vanskelige saker)
  • P?se at ansatte som f?r videresendt en sak kjenner til prosedyrene for oppf?lging av studenthenvendelser gjennom Si fra systemet.
  • Gi alltid studenten bekreftelse p? mottatt sak og eventuelt videre saksgang, med mindre saken er meldt inn anonymt.

Behandling

  • Innhent informasjon, konsulter parter og behandle saken uten ugrunnet opphold.
  • I enkelte tilfeller vil det v?re behov for ? fatte vedtak knyttet til den enkelte klagesaken. Dette inneb?rer at n?r en sak mottas, skal den journalf?res, og forholdet til offentlighetsloven vurderes. I slike saker skal saksbehandlingen skje etter reglene i forvaltningsloven.
  • Parter i saken skal holdes informert om videre saksgang og sakens utfall.
  • Benytt ved behov aktuelle bistandspersoner, ressursgrupper p? fakultet/ sentralt eller SiO for r?d og veiledning. Se ressursgrupper.
  • Involver kun personer som er relevant for at saken kan l?ses.
  • Vurder om saken b?r bringes frem for LAMU, r?d eller utvalg.
  • Registrer saksdokumenter i ePhorte fortl?pende. Jfr. Oversikt over saksdokumenter i ePhorte.

Avslutning

  • Studenten informeres om sakens utfall hvis innmelder anses ? v?re en part i saken.
  • Tiltak/ l?sning beskrives og legges i saken f?r den avsluttes

Rapportering

  • Oversikt over antall og type l?ringsmilj?saker skal inng? i ?rlig virksomhetsrapportering 3. tertial.
  • Avsett tid i januar til ? innhente en samlet oversikt over fakultetets l?ringsmilj?saker. Dette gjelde saker som er innmeldt muntlig eller skriftlig, samt l?ringsmilj?saker fremmet av studenttillitsvalgte i LAMU eller andre lokale organ/ utvalg.
  • Samlet oversikt over innkomne nettskjema hentes ut under ?se resultater? i nettskjema-administrator.
Publisert 13. mars 2013 14:10 - Sist endret 4. sep. 2019 12:10
Del p? e-post