I v?r strategi 2030, har vi som ambisjon at UiO skal v?re en nyskapende organisasjon og et attraktivt arbeids- og studiested. To av ambisjonene v?re er ?
- ta i bruk nyskapende organisasjons-, arbeids- og l?ringsformer med effektiv utnyttelse av digitale ressurser
- gi ansatte og studenter bedre muligheter for profesjonell og faglig utvikling, og bedre muligheter til ? m?te endringer i teknologi, samfunn og arbeidsliv
En m?te vi kan st?tte opp under disse ambisjonene, er gjennom ? etablere prosessteam som jobber kontinuerlig med ? sikre kvalitet i tjenestene v?re.
Skape helhetlige og brukervennlige tjenester
UiO har en rekke tjenester rettet mot ansatte og studenter. Eksempler p? tjenester kan v?re onboarding av ansatte, tilrettelegging av eksamen eller s?knad om permisjon.
En tjeneste kan v?re st?ttet av en eller flere arbeidsprosesser som gj?res p? ?baksiden? av tjenesten. Innenfor tjenesten onboarding kan det f.eks. v?re arbeidsprosesser knyttet til kontraktsinng?else, tilrettelegging av arbeidsplass og oppl?ring av nyansatte.
For at tjenestene skal oppleves som gode, m? de v?re helhetlige og brukervennlige. Det vil si at de ulike prosessene som st?tter tjenestene henger godt sammen og ikke g?r i beina p? hverandre. Videre m? tilst?tende tjenester harmonisere med hverandre for ? sikre gode brukeropplevelser.
Dersom vi ikke lykkes med dette, vil studenter og ansatte gjerne oppleve tjenestene som knotete og ineffektive. Hvis brukerne v?re bruker un?dvendig lang tid p? ? l?se oppgaver, er det uheldig b?de mtp ressursbruk og omd?mme.
Ved ? effektivisere og forbedre administrative prosesser, frigj?r vi tid til viktigere og mer meningsfulle oppgaver, som forskning og utdanning. Samtidig vil administrativt ansatte oppleve ? jobbe mer hensiktsmessig.
Felles administrative prosesser ?ker kvaliteten i tjenestene
I dag er det en del ulik praksis i de administrative prosessene som gjennomf?res rundt om i organisasjonen. Det er imidlertid store fordeler ved ? harmonisere m?tene vi jobber p? og skape felles administrative prosesser:
- Et grundig og helhetlig arbeid med ? forbedre en prosess, sikrer god kvalitet i tjenesten hvor beste praksis kan legge f?ringer for hvordan vi organiserer prosessen p? tvers av universitetet.
- Med tydeligere rolle- og ansvarsfordeling og tilrettelagt kompetanseheving, kan vi oppn? bedre arbeidsflyt, mindre saksbehandlingsfeil og bedre kvalitetssikring av prosessen.
- Felles praksis og rutiner gir oss st?rre potensiale for ? digitalisere og automatisere hele eller deler av tjenestene v?re.
- Ved ? gjenbruke data kan vi unng? dobbeltarbeid og ekstra byr?krati.
- N?r vi har felles tjenester, skaper vi forutsigbarhet ved at saksbehandlingen er lik uansett hvor i organisasjonen den gj?res. Vi sikrer ogs? at vi oppfyller de n?dvendige lovkravene.
Prosjekt UiO Prosessforbedring og Tjenesteutviklingsteamet
Prosjektet UiO Prosessforbedring startet opp i januar 2025. Gjennom ? innf?re en felles metodikk for prosessforbedring, skal prosjektet legge til rette for ?kt fokus p? tjenesteutvikling og kontinuerlig prosessforbedring ved UiO.
Opprettelsen av Tjenesteutviklingsteamet er et av tiltakene prosjektet har iverksatt for ? st?tte UiO i overgangen til ? bli en mer tjenesteorientert organisasjon.
Tjenesteutviklingsteamet skal bist? med kompetanseheving og veiledning av ansatte, og bist?r aktivt prosessteamene i forbedringsarbeidet.
Bruk av tjenestedesign som metode
Offentlig sektor har i ?kende grad benyttet tjenestedesign som metodisk rammeverk for ? jobbe med forbedringsarbeid. Dette har ogs? UiO valgt.
Tjenestedesign er spesielt egnet for ? m?te komplekse problemstillinger med innovative l?sninger hvor brukerens behov st?r i sentrum.