Innkj?psrutiner (UREAL)

Innkj?psrutiner

Rutinene er i samsvar med innkj?psseksjonen retningslinjer.
F?lgende punkter skal f?lges av innkj?psansvarlig.

1. Sjekklisten skal brukes

Ved kj?p over 15.000 kr eks.mva skal listen arkiveres i innkj?psarkivet.

2. Rett fakturaadresse

Universitetet i Oslo, Regnskapsseksjonen- Sentralt fakturramottak, Postboks 1074 Blindern, 0316 Oslo.

3. Alle bestillinger skal inneholde referanse

Yasar og Heidi har felles referanse, hvor siste tall indikerer ant.bestillinger gjort per dags dato og siste referanse er innkj?per.
Eks.: 341500-adm-1-Rustad.
Heidi har oversikt over antall bestillinger gjort per dags dato.
Teknisk/It-avd. har egen referanse, eks. 341500-it-1-Troldmyr osv.

4. Varemottak og signering

Alle varemottak m? sjekkes mot bestilling. Pakksedler signeres av den innkj?per som mottar varene. Til signeringen kan UMNs signatur- og stedkodestempel brukes.

5. Innkj?psarkiv

N?r varene er levert sendes ordrebekreftelse (evt. bestilling dersom ordrebekreftelse ikke er mottatt) og signerte pakksedler til ?konomikonsulent. Denne sjekker faktura mot bestillingen og p?f?rer fakturanummer p? ordrebekreftelsen. Alle papirer ifbm.bestilling oppbevares i ringperm i 4 ?r hos adm.
Unntak: Bestillinger gjort av Teknisk/It-avdeling. Her sendes ingen papirer utenom faktura til ?konomikonsulent. Fakturaene skal stemples med UMNs signatur- og stedkodestempel. Innkj?psarkivet hos teknisk/it skal inneholde det samme som hos ?konomikonsulent, dvs. ordrebekreftelse (evt. bestilling) p?f?rt fakturanummer, pakkseddel, sjekkliste (ved kj?p over 15.000 kr).

Felles oversikt over leverand?rer sammen med UMNs kundenr. lagres p? X -omr?de (Felles adm.omr?de som ikke alle har adgang til).