Personalreglement ved Universitetet i Oslo (UiO)
Forhandlet frem den 11. juni 2019.
Reglementet gjelder for ansettelse i stillinger ved UiO som omfattes av statsansatteloven, i det omfang det ikke er gitt s?rlig regulering i eller i medhold av lov om universiteter og h?gskoler.
Fullmaktsforhold ved innstilling og ansettelse i undervisnings- og forskerstillinger er med hjemmel i lov om universiteter og h?gskoler fastsatt av universitetsstyret. Slike stillinger omfattes dermed ikke av personalreglementets bestemmelser om innstillende og ansettende myndighet. ?vrige bestemmelser i personalreglementet gjelder derimot ogs? for undervisnings- og forskerstillinger.
Oversikt over fullmaktsforhold ved ansettelse i stillinger ved UiO fremg?r av fullmaktskart.
Del I Generelt
1. Definisjoner, generelt om ansettelsesmyndighet mv.
1.1 Universitetsstyret har vedtatt at ansettelse i f?lgende lederstillinger foretas av universitetsstyret selv:
- universitetsdirekt?r
- fakultetsdirekt?r, bibliotekdirekt?r, avdelingsdirekt?r i LOS (UiO: Ledelsen og st?tteenheter) intern revisor og assisterende universitetsdirekt?r
- dekan og museumsdirekt?r
1.2 Universitetsstyret har fastsatt fullmaktsforhold ved innstilling og ansettelse i undervisnings- og forskerstillinger (l?nnsplan 17.510), utdanningsstillinger (l?nnsplan 17.515) og forskerstillinger (l?nnsplan 90.400) gjennom:
- Regler for ansettelse i professorater og f?rsteamanuensisstillinger
- Regler for bruk av forskerstillinger
- Retningslinjer for ansettelse av universitetslektorer
- Retningslinjer for ansettelse i postdoktor- og stipendiatstillinger
1.3 For stillinger som ikke omfattes av pkt. 1.1 og pkt. 1.2 er fullmakt til ? ansette lagt til ansettelsesr?d, se personalreglementet pkt. 6.
1.4 "Statsansatt" betyr i dette reglement enhver ansatt arbeidstaker i virksomheten.
2. Unntak fra reglementsbestemmelsene
2.1 Reglene i punkt 3-8 gjelder ikke for ansettelse av statsansatte inntil seks m?neder, forutsatt at det foreligger lovlig adgang til midlertidig ansettelse, jf. personalreglementets pkt. 2.4. I disse ansettelsessakene gjelder ikke kravene til offentlig utlysning, innstilling og ansettelse, jf. statsansatteloven § 7 f?rste ledd (lovdata.no). Vedtak om ansettelse kan i slike tilfeller fattes av ?verste leder ved fakultet eller enhet p? tilsvarende organisatoriske niv?, eller den denne gir fullmakt.
2.2 For ansettelser inntil ett ?r kan offentlig utlysning av ledig stilling unnlates, jf. statsansatteloven § 7 annet ledd (lovdata.no), forutsatt at det foreligger lovlig hjemmel for midlertidig ansettelse, jf. personalreglementets pkt. 2.4. N?rmeste leder avgir i slike tilfeller innstilling og ?verste leder ved fakultet eller enhet p? tilsvarende organisatoriske niv?, eller den denne gir fullmakt, har ansettelsesretten. Av hensyn til kvalifikasjonsprinsippet m? ogs? ansettelser inntil et ?r kunngj?res der ordin?r ansettelsesprosess kan gjennomf?res uten vesentlig ulempe for virksomheten. Ansettelsesforhold uten forutg?ende offentlig utlysning kan ikke forlenges ut over grensen p? ett ?r.
2.3 En ansettelse eller forlengelse av ansettelsesforholdet som vil strekke seg ut over seks m?neder eller ett ?r, jf. nr. 2.1 og 2.2 ovenfor, skal behandles etter personalreglementets gjeldende regler om kunngj?ring, innstilling og ansettelse.
2.4 Ansettelse etter nr. 2.1 eller 2.2 ovenfor kan bare skje dersom det foreligger hjemmel for midlertidig ansettelse etter statsansatteloven § 9 (lovdata.no), eventuelt adgang til ?rem?l regulert i eller i medhold av universitets- og h?yskoleloven.
2.5 Ansettelser med kortere arbeidstid enn 15 timer per uke omfattes ikke av personalreglementets bestemmelser om innstilling og ansettelse, jf. statsansatteloven § 7 tredje ledd (lovdata.no). Vedtak om ansettelse kan i slike tilfeller fattes av ?verste leder ved fakultet eller enhet p? tilsvarende organisatoriske niv?, eller den denne gir fullmakt.
Del II Utlysning, innstilling og forslag til ansettelse
3. Utlysning av stillinger
3.1 Ledige stillinger skal, med unntak av de som er nevnt i personalreglementets pkt.. 2.1 og 2.2, utlyses offentlig, jf. statsansatteloven § 4 f?rste ledd (lovdata.no). Kunngj?ringsplikten har sammenheng med kvalifikasjonsprinsippet, som krever at den som er best kvalifisert etter en helhetlig vurdering av relevant utdanning, praksis og personlig egnethet skal ansettes. Stillingene m? derfor kunngj?res for ? sikre fri konkurranse ved at alle potensielle kandidater gis anledning til ? melde sin interesse.
3.2 Arbeidsgiver skal informere arbeidstakerne om ledige stillinger i virksomheten, jf. arbeidsmilj?lovens § 14-1 (lovdata.no). Stillinger som utlyses offentlig skal derfor ogs? utlyses internt.
3.3 UiOs praksis er at s?knadsfrist som hovedregel er minimum fire uker for professorstillinger, tre uker for ?vrige vitenskapelige stillinger og to uker for teknisk-administrative stillinger.
3.4 Hvis det ikke har meldt seg tilstrekkelig antall kvalifiserte s?kere, eller det p? vesentlige punkt er aktuelt ? fravike kvalifikasjonskravene i kunngj?ringen, s? b?r stillingen normalt utlyses p? nytt. Det samme gjelder hvis det har g?tt uforholdsmessig lang tid siden stillingen ble kunngjort, eller om forhold knyttet til stillingen har endret seg vesentlig.
4. Uttalelse om innstilling, innstilling, forslag til ansettelse mv.
4.1 Universitetsstyret har fastsatt fullmaktsforhold ved innstilling i f?lgende lederstillinger:
- For fakultetsdirekt?r, avdelingsdirekt?r i LOS, forskningssjef ved UiO: Energi, UiO: Norden, UiO: Livsvitenskap og tilsvarende lederstillinger, intern revisor og assisterende universitetsdirekt?r avgis innstilling av universitetsdirekt?ren. Det oppnevnes et utvalg som bist?r universitetsdirekt?ren under vurdering av kandidater. Tjenestemannsorganisasjonene skal v?re representert i utvalget med en felles representant. Ved ansettelse i fakultetsdirekt?rstilling skal dekanen v?re representert i utvalget.
- For universitetsdirekt?r avgis innstilling av et innstillingsutvalg sammensatt blant medlemmer i universitetsstyret, med studentrepresentasjon
- For dekan og museumsdirekt?r avgis innstilling av fakultetsstyret, henholdsvis museumsstyret
4.2 Universitetsstyret har fastsatt fullmaktsforhold ved innstilling i undervisnings- og forskerstillinger, utdanningsstillinger og forskerstillinger, se personalreglementets pkt. 1.2.
4.3 For stillinger som ikke omfattes av reglementets pkt. 4.1 og pkt. 4.2 skal n?rmeste leder avgi innstilling, jf. statsansatteloven § 5 f?rste ledd (lovdata.no). N?rmeste leder b?r utpeke ressurspersoner som r?dgivere i vurderingen av kandidater, dvs. medarbeidere som har god innsikt i den aktuelle stillingens ansvarsomr?de. Dersom n?rmeste leder er medlem av ansettelsesorganet, avgir vedkommende i stedet forslag til ansettelse, jf. statsansatteloven § 5 annet ledd (lovdata.no). I slike situasjoner er ansettelsesr?det ikke bundet til kun ? ansette en kandidat som er foresl?tt, men kan velge blant samtlige s?kere.
4.4 Dersom det er flere kvalifiserte s?kere til en stilling, skal vanligvis tre s?kere innstilles eller foresl?s i den rekkef?lge de b?r komme i betraktning, jf. statsansatteloven § 5 tredje ledd (lovdata.no). Dersom det innstilles f?rre enn tre m? begrunnelsen v?re at det ikke er s? mange som tre kvalifiserte kandidater.
5. Innsynsrett
S?kernes (partenes) innsynsrett i en formell innstilling reguleres av forvaltningslovforskriften (lovdata.no). S?kerne skal ha den samme innsynsrett i et forslag til ansettelse.
Del III Ansettelse
6. Ansettelsesorgan
6.1 Statsansatte som ikke omfattes av dette personalreglementets pkt. 1.1 og pkt. 1.2 ansettes av ansettelsesr?d, med unntak av kortvarige ansettelser som omfattes av reglementets pkt. 2.1 og pkt. 2.2.
6.2 Antall ansettelsesr?d ved UiO fastsettes av universitetsstyret, jf. universitets- og h?yskoleloven § 7-4 fjerde ledd (lovdata.no). P? tidspunktet for etablering av dette personalreglementet er det ansettelsesr?d ved fakultetene, ved Universitetsbiblioteket, et felles ansettelsesr?d for museene og et felles ansettelsesr?d for enheter tilknyttet LOS. Museene har hvert sitt ansettelsesr?d for ansettelse i lederstillinger som er direkte underlagt museumsdirekt?ren.
6.3 Ansettelsesr?d ved fakultetene, Universitetsbiblioteket, museene og LOS skal best? av fire representanter fra arbeidsgiversiden med vara og fire representanter fra arbeidstakersiden med vara, jf. statsansatteloven § 6 annet ledd (lovdata.no). I tillegg oppnevner UiO leder av ansettelsesr?det med vara.
6.4 Et s?rskilt ansettelsesr?d ansetter instrukt?rtannleger og spesialtannleger. R?det best?r av en representant fra arbeidsgiversiden med vara og en representant fra arbeidstakersiden med vara. I tillegg oppnevner UiO leder av ansettelsesr?det med vara.
7. Oppnevning av representanter i ansettelsesr?d
7.1 Representantene i ansettelsesr?d b?r ha samme organisatoriske tilknytning, dvs. i sin stilling h?re inn under samme ansettelsesr?d, som den ledige stillingen, med mindre s?rlige hensyn tilsier noe annet.
7.2 NTL, Forskerforbundet, Akademikerne og Parat oppnevner hver en arbeidstakerrepresentant med vara i ansettelsesr?dene som til sammen har ni medlemmer, jf. reglementets pkt. 6.3. Representantene for de ansatte representerer ikke sin egen organisasjon n?r de er oppnevnt, men skal ivareta interessene til samtlige s?kere.
7.3 ?verste leder, eller den som bemyndiges, ved fakultetene, Universitetsbiblioteket, museene og LOS oppnevner ansettelsesr?dets leder og arbeidsgiversidens fire representanter med vara.
7.4 I ansettelsesr?det for instrukt?rtannleger og spesialtannleger, jf. reglementets pkt. 6.4, som til sammen har tre medlemmer, oppnevner NTL, Forskerforbundet, Akademikerne og Parat i fellesskap en representant. Dersom tjenestemannsorganisasjonene ikke blir enige om hvem som skal oppnevnes, skal den organisasjonen som har st?rst medlemstall innen stillingsgruppene instrukt?rtannlege og spesialtannlege oppnevne representant.
7.5 Representantene i ansettelsesr?d oppnevnes som hovedregel for en periode p? to ?r om gangen.
8. Saksbehandling i ansettelsesr?det
8.1 Ansettelsesr?det fatter vedtak om hvem som skal ansettes, jf. statsansatteloven § 6 f?rste ledd (lovdata.no), unntak fra pr?vetid, jf. statsansatteloven § 15 f?rste ledd (lovdata.no), samt ordensstraff, suspensjon, oppsigelse og avskjed, jf. statsansatteloven § 30 f?rste ledd (lovdata.no). Ansettelsesr?det skal vurdere om ansettelser skjer i henhold til gjeldende lovverk, herunder hjemmel for midlertidighet.
8.2 Ansettelsesr?det skal som hovedregel fatte vedtak i m?ter, men saker kan behandles ved sirkulasjon dersom r?dets medlemmer er enige om det. Dersom minst ett av ansettelsesr?dets medlemmer krever m?te i en konkret sak, skal saken behandles i m?te.
8.3 I statsforvaltningen gjelder generelt at deltagelse i ansettelsesr?d er en tjenesteplikt. Medlemmene av r?det kan ikke hindre vedtak ved ? utebli fra behandlingen eller nekte ? underskrive m?teprotokoll. Dersom likevel enkelte av r?dets medlemmer ikke deltar i behandlingen av en sak eller ikke underskriver m?teprotokollen, er r?det beslutningsdyktig om minst halvparten av medlemmene deltar og underskriver.
8.4 Ansettelsesr?dene er selvstendige forvaltningsorganer som skal bidra til uavhengige og betryggende saksbehandling. Dette inneb?rer blant annet plikten til ? p?se at saken er tilstrekkelig opplyst f?r vedtak fattes, jf. forvaltningsloven § 17. Medlemmene av ansettelsesr?d er ikke underlagt instruksjonsmyndighet. Alle medlemmer av ansettelsesr?det kan stille sp?rsm?l som er n?dvendige for ? opplyse saken, herunder om vurderinger knyttet blant annet til kvalifikasjonsvurdering, hjemmel for midlertidighet og s?kere med s?rlige rettigheter. Dersom et flertall av ansettelsesr?dets medlemmer mener saken ikke er tilstrekkelig opplyst kan saken sendes tilbake til administrasjonen for ny vurdering.
8.5 Innstillingen som legges frem fra innstillende myndighet skal v?re s? utfyllende at ansettelsesr?det f?r tilgang til fullverdig vurderingsgrunnlag. Dersom et medlem av et ansettelsesr?d eller et styre ?nsker ? ansette en s?ker som ikke er innstilt, skal det innhentes en skriftlig vurdering av s?keren fra den som avgir innstillingen, jf. statsansatteloven § 6 tredje ledd (lovdata.no). Dette gjelder ikke ved forslag til ansettelse, hvor ansettelsesr?det ikke bundet til ? ansette en kandidat som er foresl?tt, men kan velge blant samtlige s?kere.
8.6 Det endelige ansettelsesvedtaket tas inn i en protokoll som underskrives av alle eller godkjennes elektronisk. Saken avgj?res ved alminnelig flertallsbeslutning.
Del IV Andre bestemmelser
9. Klageorgan
Dersom en statsansatt i medhold av forvaltningsloven p?klager et vedtak om oppsigelse, ordensstraff, suspensjon eller avskjed, er klageinstans universitetsstyret i saker hvor vedtak ikke er fattet av universitetsstyret selv. I saker hvor universitetsstyret har fattet vedtak er klageinstans fagdepartementet.
10. Ikrafttredelse og revisjon
10.1 Dette personalreglementet er forhandlet frem mellom UiO og organisasjonene NTL, Forskerforbundet, Akademikerne og Parat. Personalreglementet omfatter de forhold som er fastsatt som forhandlingsgjenstand i statsansatteloven, og er i samsvar med kravene i lovens § 2 fjerde ledd (lovdata.no).
N?r det i reglementet er henvist til lovbestemmelser er dette gjort for ? skape sammenheng i teksten. Henvisningene er ikke ment ? skape rettigheter eller forpliktelser ut over det lovbestemmelser i seg selv anviser.
10.2 Personalreglementet trer i kraft 1. juli 2019 i samsvar med det partene er enige om, jf. statsansatteloven § 2 f?rste ledd (lovdata.no) og hovedavtalens § 19 nr. 2 bokstav d.
10.3 Hver av partene i virksomheten og fagdepartementet kan n?r som helst kreve at personalreglementet tas opp til revisjon, jf. statsansatteloven § 2 femte ledd (lovdata.no).