Retningslinjer for ansettelse i postdoktor- og stipendiatstillinger ved UiO

Pkt. 1 Virkeomr?de og departementets forskrift om ansettelse i postdoktor- og stipendiatstillinger

1. Disse retningslinjene gjelder for ansettelse i stipendiat- og postdoktorstillinger.

2. Departementet har fastsatt f?lgende om ansettelse i stilling som postdoktor:

   ¡ì 1-2 Postdoktor

   1. Ansettelse i stilling som postdoktor har som hovedm?l ? kvalifisere for arbeid i vitenskapelige toppstillinger. Det kreves oppn?dd doktorgrad for ansettelse.

   2. Bruk av stilling som postdoktor er begrenset til institusjoner som har rett til ? tildele doktorgrad.

   3. Ved s?knad om ansettelse i postdoktorstilling skal s?keren legge fram forslag til prosjekt for kvalifiseringsarbeidet. Forslaget skal ogs? inneholde framdriftsplan. Det forutsettes at s?keren vil kunne gjennomf?re prosjektet i l?pet av ansettelsesperioden.

   4. ?rem?lsperioden skal v?re fra to til fire ?r. Ved ansettelse utover to ?r avgj?r arbeidsgiver om den ansatte skal p?legges pliktarbeid i form av undervisningsarbeid og tilsvarende arbeid, og omfanget av eventuelt pliktarbeid

   5. Det skal utarbeides plan for gjennomf?ring av prosjektet som ligger til grunn for ansettelse i postdoktorstilling. Planen skal inng? som del av eller vedlegg til arbeidskontrakt for ?rem?lsansettelsen og skal omfatte prosjektbeskrivelse og framdriftsplan.

   6. Omfanget av eventuelt pliktarbeid m? fastsettes i planen

   7. Planen m? inneholde opplysning om hvem som skal ha plikt til ? f?lge opp den ansatte med faglig r?dgivning. B?de den som har ansvar for faglig r?dgivning, og den ansatte har plikt til ? melde fra til arbeidsgiver om manglende gjennomf?ring av planen.

3. Departementet har fastsatt f?lgende om ansettelse i stilling som stipendiat:

   ¡ì 1-3 Stipendiat

   1. Stilling som stipendiat har fullf?rt forskerutdanning fram til doktorgrad som m?l.

   2. Stilling som stipendiat i kunstutdanningene innenfor Stipendprogram for kunstnerisk utviklingsarbeid har som m?l ? f?re fram til faglig kompetanse p? niv? med f?rsteamanuensis

   3. Normal ?rem?lsperiode er fire ?r med 25 prosent pliktarbeid. Ansettelsesperioden skal omfatte tre ?r med rein forskerutdanning.

   4. Ansettelsesmyndigheten fastsetter den samlete periode i hvert enkelt tilfelle. Det tas tilb?rlig hensyn til omfanget av pliktarbeidet, n?dvendig tidsramme og plan for ? gjennomf?re prosjektet, og det finansieringsgrunnlag prosjektet hviler p?.

   5. Kortere ansettelsesperiode kan gis dersom stipendiaten alt har gjennomf?rt deler av sitt forskerutdanningsprogram, eller n?r ansettelsen bygger p? tidligere ansettelse i utdanningsstilling (stipendiat, vitenskapelig assistent og liknende), slik at total tid til forskerutdanning blir tre ?r.

   6. Innenfor Stipendprogram for kunstnerisk utviklingsarbeid er stipendiatperioden fastsatt til tre ?r.

   7. Dersom arbeidsgiver i s?rskilte tilfeller etter s?knad finner ? ville ansette i 50 % deltidsstilling eller mer i hele eller deler av perioden, kan ansettelsesperioden forlenges slik at forskerutdanning eller kunstnerisk utviklingsarbeid tilsvarer tre ordin?re ?rsverk.

   8. Opptak til doktorgradsprogram er et vilk?r for tiltredelse i stilling som stipendiat. Endelig plan for forskerutdanning skal v?re godkjent og avtalefestet seinest tre m?neder etter tiltredelse. Frist for opptak til doktorgradsprogram m? framg? av arbeidsavtalen. Videre m? det framg? n?r endelig plan for forskerutdanningen skal v?re framlagt. Planen skal navngi hvem som har faglig veiledningsplikt for stipendiaten. Dersom opptaksavtale ikke foreligger innen den tidsfrist som framg?r av arbeidsavtalen, kan det gi grunnlag for arbeidsgiver ? vurdere ? heve arbeidsavtalen.

   9. Overgang til annet doktorgradsprogram kan ikke foretas uten etter avtale med arbeidsgiver. Overgang til annet doktorgradsprogram enn det arbeidsavtalen forutsetter, uten etter avtale med arbeidsgiver, kan gi grunnlag for ? vurdere oppsigelse.

   10. Opptak av styringsgruppa for Stipendprogram for kunstnerisk utviklingsarbeid er et vilk?r for ansettelse som stipendiat innenfor stipendprogrammet i kunstutdanningene.

   11. Det skal hvert ?r gis rapport om framdriften i den organiserte forskerutdanningen. Stipendiat og veileder er sammen ansvarlig for rapporten.

   12. Fordelingen av arbeidsplikten mellom forskerutdanning og pliktarbeid skal framg? av arbeidsavtalen. Innholdet i pliktarbeidet utenom forskerutdanning b?r ogs? framg?, jf. ¡ì 1-3 (13) og (14). Det skal framg? hvilket doktorgradsprogram stipendiaten er knyttet til.

   13. Pliktarbeid utenom forskningsarbeidet b?r s? vidt mulig ha relevans for doktorgradsutdanningen. Administrative plikter begrenses og b?r normalt ikke utgj?re mer enn ti prosent av den samlete arbeidstid p? ?rsbasis.

   14. Institusjonene fastsetter egne retningslinjer for innholdet i pliktarbeidet, samt fordeling av arbeidsoppgaver i ansettelsesperioden. Arbeidsgiver m? p?se at arbeidsoppgavene ikke g?r utover den fastsatte rammen.
       
       Merknad:
       Kunnskapsdepartementet har med henvisning til forskriftens ¡ì 1-3 (1) bekreftet at en som har avlagt doktorgraden innen et fagomr?de ikke kan ansettes p? nytt i en slik stilling for ? gjennomf?re nok en doktorgradsutdanning innen fagomr?det.
        

4. For b?de postdoktor og stipendiat gjelder:

   ¡ì 2-1 ?rem?lsansettelsen

   1. Ingen kan ansettes i mer enn ¨¦n ?rem?lsperiode i samme stillingskategori ved samme institusjon.

   2. I ?rem?lskontrakten kan det ikke tas inn bestemmelser om ventel?nn.

   ¡ì 2-2 Arbeidstid

   De ansatte omfattes av de til enhver tid gjeldende lover og avtaler om arbeidstid, ferie og sykefrav?r.

5. I tillegg gjelder f?lgende ved Universitetet i Oslo:

Pkt. 2 Kunngj?ring av postdoktor- og stipendiatstillinger

Ledige stillinger skal normalt kunngj?res offentlig.

Det forutsettes internasjonal kunngj?ring av postdoktor- og stipendiatstillinger.

Ansettelsesmyndigheten kunngj?r stipendiat- og postdoktorstillinger.

Opplysninger som kunngj?ringen skal inneholde g?r fram av UiOs kunngj?ringsmaler for postdoktorstillinger og stipendiatstillinger med:

• standardopplysninger om grunnenhet, fagomr?de/aktuelle fagretninger, arbeidsplikter, kvalifikasjonskrav og ansettelsesperiode, l?nn i stillingen, s?knadsvedlegg og hvem s?knaden skal stiles til.

• standardformuleringer (oppfordring av kvinner til ? s?ke n?r kvinner er underrepresentert i stillingsgruppen, henvisning til UiOs overtakelsesavtale mv.)

Som det framg?r av kunngj?ringsmalen kan s?kerne i f?rste omgang inviteres til bare ? sende inn en kort, begrunnet s?knad med forslag til prosjekt og CV med evt. publikasjonsliste, fortrinnsvis elektronisk. Denne alternative prosedyren kan v?re aktuell n?r det er et stort s?kergrunnlag, og s?rlig for postdoktor. Se Pkt. 3 om bruk av sorteringskomit¨¦.

Krav i kunngj?ringen om ? legge fram prosjektbeskrivelse og framdriftsplan gjelder ikke for s?kere p? definerte forskningsprosjekter der prosjekts?knadenes prosjektbeskrivelser danner grunnlaget for utforming av kunngj?ringstekst.

Opplistingen over hvilke opplysninger kunngj?ringen skal inneholde tar h?yde for ansettelser b?de med og uten sakkyndig bed?mmelse, og m? tilpasses den enkelte ansettelse.

S?knadsfristen er minimum tre uker. Det b?r vurderes i det enkelte tilfellet ? g? utover minimumsfristen for ? gi s?kerne tilstrekkelig tid til ? utarbeide prosjektbeskrivelse og for ? lette rekrutteringen av kandidater i utlandet.

Inndeling i stillingsgrupper for kvotering iht. UiOs tilpasningsavtale til Hovedavtalen i staten (¡ì 21) er 1) vitenskapelige utdanningsstillinger, 2) vitenskapelige mellomgruppestillinger og 3) vitenskapelige toppstillinger. Det enkelte institutt vil normalt v?re basis, men hvis s?rlige forhold tilsier det, kan fakultet eller fagomr?de v?re kvoteringsgrunnlag.

Dersom innstillings- eller ansettelsesmyndigheten ?nsker ? fravike kvalifikasjonskravene i kunngj?ringen p? et vesentlig punkt eller det foreligger feil som kan antas ? ha betydning for s?kningen, skal stillingen normalt kunngj?res p? nytt.

Stillingen kan lyses ut p? nytt dersom det har g?tt uforholdsmessig lang tid siden kunngj?ring ble foretatt eller forholdene har endret seg vesentlig, videre dersom en finner at det ikke har meldt seg et tilstrekkelig antall kvalifiserte s?kere og det m? forventes at en ny kunngj?ring kan endre dette forholdet.

Pkt. 3 Krav til sammensetning av komiteer i vurderingsprosessen

I vurderingsprosessen kan det v?re aktuelt med bruk av ¨¦n eller flere av de komiteene som er nevnt under.

Krav til oppnevnelsen:

1. Sammensatt i forhold til stillingskravene i kunngj?ringen

2. Minst tre medlemmer

3. Minst to b?r ha kompetanse p? det aktuelle stillingsniv?

4. Begge kj?nn skal v?re representert

Pkt. 4 Bruk av sorteringskomit¨¦

N?r det er mange s?kere til en stilling kan det v?re praktisk ? bruke en sorteringskomit¨¦, s?rlig for postdoktorstillinger.

Sorteringskomiteen kan eventuelt sl?s sammen med innstillingskomiteen eller tilsvarende ved at det foretas en sortering f?r videre vurdering, se beskrivelse under.

1. Sorteringskomiteens oppgaver

   F?r behandling av eventuelle oppnevnte sakkyndige eller av en innstillingskomit¨¦ eller tilsvarende (Se punkt 4) kan s?knadene som en alternativ ordning gjennomg?s av en sorteringskomit¨¦, som inviterer fra fem til ti av de mest interessante s?kerne til ? sende inn fullstendig s?knad vedlagt utvalgte publikasjoner.

   Sorteringskomiteen har to valg:

   1. Konkludere med at det er for f?/ingen kvalifiserte s?kere, at stillingen b?r kunngj?res p? nytt eller at den ikke b?r kunngj?res p? nytt p? n?v?rende tidspunkt.

   2. Gi et kort, begrunnet forslag til de sakkyndige eller (hvis det ikke er oppnevnt sakkyndige) innstillingskomit¨¦/innstillingsorgan om hvilke s?kere som er aktuelle og b?r g? videre i prosessen, uten ? foreta noen form for rangering. Det skal gis en summarisk begrunnelse for hvorfor uaktuelle s?kere ikke g?r videre i prosessen.

   Dersom sorteringskomiteen er i tvil om at en s?ker er aktuell, b?r s?knaden alltid inkluderes. Alle s?knader oversendes imidlertid til de sakkyndige/ innstillingskomit¨¦ eller tilsvarende, som st?r fritt til ? vurdere flere s?knader enn de sorteringskomiteen finner aktuelle.

   Sorteringskomiteen skal i sitt arbeid v?re oppmerksom p? UiOs m?lsetning om ? rekruttere flere kvinner til vitenskapelige stillinger.

2. Oppnevning

   Sorteringskomiteen oppnevnes av innstillingsorganet eller den som bemyndiges, og er et forberedende organ for innstillingsmyndigheten.

Pkt. 5 Oppnevning av (innstillings)komit¨¦ for ? vurdere s?kere

Iht. universitets- og h?gskoleloven ¡ì 6-3 (3) kan kravet om sakkyndig bed?mmelse fravikes for undervisnings- og forskerstillinger som ikke er f?rstestillinger eller professorstillinger.

Prosedyre uten bruk av sakkyndig komit¨¦: For ? forenkle innstillingsprosessen kan innstillingsmyndigheten eller den som bemyndiges oppnevne en innstillingskomit¨¦ p? tre til fem personer til ? bed?mme de faglige kvalifikasjonene og personlig egnethet for stillingen. Gruppen foretar intervju og innhenter referanser og kommer med en anbefaling overfor innstillingsmyndigheten. Se krav til sammensetning av komiteen i punkt 3.

Pkt. 6 Vurdering av s?kere

Ved vurdering av s?kerne til postdoktorstillinger skal det legges vekt p? dokumenterte faglige kvalifikasjoner, prosjektbeskrivelse (der dette kreves iht. kunngj?ringen), prosjektkvalitet og personlig egnethet.

Ved vurdering av s?kerne til stipendiatstillinger skal det legges vekt p? deres forutsetninger for ? gjennomf?re forskerutdanningen. Vurderingen baseres i f?rste rekke p? dokumenterte kvalifikasjoner og prosjektbeskrivelse (der dette kreves iht. kunngj?ringen, jf. Pkt. 2), prosjektkvalitet og personlig egnethet.

Det skal som hovedregel benyttes intervju i ansettelsesprosessen.

Innstillingskomiteen skal i sin uttalelse normalt rangere maksimalt de tre best egnede s?kere.

Pkt. 7 Habilitet

Det b?r klargj?res at de som skal vurdere s?kerne s? langt mulig ikke har n?r tilknytning til noen av s?kerne eller har s?rlig fordel eller ulempe av ? bed?mme noen av dem. Et hvert kjennskap til s?ker medf?rer imidlertid ikke inhabilitet. Medlemmer i innstillingsorganer og sakkyndig komit¨¦ har plikt til ? vurdere sin habilitet og si fra ved oppnevnelse om forhold som kan medf?re inhabilitet.

Pkt. 8 Innstillingsmyndighet

Innstillingsorgan iht. regler for styringsorganer (Normalregler for fakulteter og Normalregler for institutter, reglement for museene, fakultetenes administrasjonsreglementer og sentrenes regler).

Pkt. 9 Innstillingen

1. Vurdering av s?kerne

   Vurdering av s?kerne foretas iht. Pkt. 4 og Pkt. 5 over.

2. Rangering

   Vanligvis skal tre s?kere innstilles og rangeres n?r det er flere kvalifiserte s?kere til en stilling. Det skal gis en begrunnelse for rekkef?lgen de innstilte s?kerne er satt opp i.

   I rangeringen av s?kerne skal UiOs kvoteringsregler f?lges, jf. Pkt. 10.

   Er det dissens i innstillingsorganet, skal de forskjellige standpunkter begrunnes og protokoll som viser stemmegivningen f?lge saken.

   Det skal gis et skriftlig forslag til innstilling p? bakgrunn av

   • kunngj?ringsteksten og stillingsbeskrivelsen

   • eventuell sakkyndig vurdering

   • eventuelt forslag fra innstillingskomit¨¦

   • referat fra intervjuer og innhentede referanser om personlig egnethet for stillingen

3. Unntak fra offentlighet, innsynsrett og informasjon til s?kerne

   S?kere som ber om det f?r innsyn iht. forskrift til forvaltningsloven kap. 5 om partsinnsyn i saker om ansettelse i den offentlige forvaltning. Det er viktig ? gi god informasjon om saksgang og innsynsrett for ? ivareta s?kerne i ansettelsesprosessen.

Pkt. 10 Ansettelsesmyndighet

Ansettelsesorgan iht. regler for styringsorganer (Normalregler for fakulteter, Normalregler for institutter, fakultetenes administrasjonsreglementer, reglement for museene og sentrenes regler.).

Ansettelse i stilling som postdoktor og stipendiat foretas p? grunnlag av innstillingen.

Forlengelse p? grunnlag av lov- og tariffbestemte permisjoner kan foretas av administrasjonen.

Pkt. 11 Ansettelsen

Dersom ansettelsesorganet finner flere s?kere tiln?rmet like godt egnet, skal s?kere fra det kj?nn som iht. kvoteringsreglene i UiOs tilpasningsavtale er underrepresentert i den aktuelle stillingsgruppen rangeres foran.

N?r ansettelsesorganet har fattet vedtak om hvem som skal ansettes, skal det i tillegg til arbeidsavtale utarbeides prosjektplan for postdoktorstillinger og forskerutdanningsplan for stipendiatstillinger.

Det forutsettes at postdoktorkandidater som ansettes for en fire?rsperiode skaffer seg pedagogisk basiskompetanse i l?pet av ansettelsesperioden. Unntak gjelder for de som ikke har undervisningsplikt i stillingen eller som ikke behersker norsk eller andre skandinaviske spr?k. Jf. Regler for praktiseringen av kravet om pedagogisk basiskompetanse ved UiO.

Pkt. 12 ?rem?lsperioden

Normal ?rem?lsperiode er tre ?r for postdoktor og fire ?r for stipendiat. Se pkt. 13 om arbeidsoppgaver innenfor ?rem?lsperioden.

Pkt. 13 Arbeidsoppgaver (pliktarbeid)

Arbeidsoppgaver som p?legges skal st?tte opp under form?let med stillingen iht. forskriftens ¡ì 1-2 og 1-3 .

For postdoktor:
Arbeidsgiver kan p?legge ansatte meriterende arbeidsoppgaver i form av undervisning og tilsvarende arbeid.

For ? unng? at forskningsprogresjonen blir hindret, begrenses pliktarbeidet til 25 prosent av stillingen ved ansettelsesperiode mer enn tre ?r. Ved ansettelsesperiode utover to ?r og til og med tre ?r, begrenses pliktarbeidet til 10 prosent av stillingen. Det kan gj?res unntak med inntil 25 prosent klinisk arbeid i de tilfeller hvor det i postdoktorstilling er behov for ? opprettholde klinisk kompetanse med tanke p? senere stillinger.

For stipendiat:

1. Normal ?rem?lsperiode er fire ?r med 25 prosent pliktarbeid. Ansettelsesperioden skal omfatte tre ?r med rein forskerutdanning. Det vises til departementets forskrift, ¡ì 1-3.

2. Pliktarbeid b?r gi relevant og variert kompetanse for en framtidig karriere i akademia, samfunns- og n?ringsliv. Eksempler p? relevant pliktarbeid:

   • Bidra i undervisning, laboratorie- og ?vingsundervisning, veiledning og eksamensarbeid

   • Bidra med innsamling og tilrettelegging av materiale for undervisningen

   • Gi oppl?ring i bruk og drift av forskningsinfrastruktur

   • Bist? andre forskere eller forskergrupper i forskningsarbeid av ulik art

   • Delta i annet kvalifiserende arbeid ved instituttet/enheten, som formidlings-, utstillings- og samlingsarbeid, bibliotek-, konsulent- og utredningsarbeid

   • Klinisk virksomhet

Pkt. 14 Forlengelse av ansettelsesforhold og permisjoner

1. Departementet har fastsatt f?lgende om ansettelse i stilling som postdoktor og stipendiat:

   ¡ì 2-3 Permisjoner og forlengelse av ansettelsesperioden

   1. Med unntak for vitenskapelige assistenter skal permisjoner de ansatte har krav p? etter lov eller tariffavtale, ikke medregnes ved beregning av ansettelsesperioden. Det samme gjelder for sentrale lederverv i nasjonale organisasjoner for disse stillingene.

   2. Det gis forlengelse for redusert arbeidstid i henhold til arbeidsmilj?lovens ¡ì 10-2 fjerde ledd p? grunn av omsorg for barn og n?r familie.

   3. Det kan gis permisjon for ? g? inn i kortvarig vikariat i undervisnings- og forskerstilling, utenlandsstipend og liknende n?r dette kan skje uten ? redusere framdriften med mer enn et halvt ?r i postdoktorprosjekt, doktorgradsutdanning eller kunstnerisk utviklingsarbeid eller spesialistutdanning. I slike tilfeller kan ansettelsesperioden forlenges tilsvarende.

   4. Avgj?relse om forlengelse av ansettelsesperioden fattes av ansettelsesorganet.

   5. (Opphevet 1.7.2023)

   6. For stipendiat kan ansettelsesorganet i s?rskilte tilfeller gi forlengelse av ansettelsesperioden for forhold som har v?rt til hinder for progresjonen i forskerutdanningen. Slike forhold kan v?re s?rlige omsorgsbelastninger og uforutsette hindringer av arbeidsmessig art som ikke kan lastes stipendiaten. N?r slike forhold medf?rer forsinkelse, kan det gis forlengelse av ansettelsesperioden, forutsatt at stipendiaten vil kunne fullf?re forskerutdanningen innen forlengelsestidas utl?p.

   7. Ved sykefrav?r under to uker for postdoktor og stipendiat med pliktarbeid b?r frav?ret fordeles forholdsmessig mellom forskningsarbeid og pliktarbeid.

   8. For stipendiat med pliktarbeid kan flere kortvarige, gyldige frav?r under to uker gi grunnlag for ensidig reduksjon i pliktarbeidsdelen, n?r dette anses n?dvendig for at stipendiaten skal kunne fullf?re forskerutdanningen innenfor ansettelsesperioden.

2. Tillegg og presiseringer for Universitetet i Oslo:

   For permisjoner ansatte har krav p? etter lov eller tariffavtale, jf. forskriften ¡ì 2-3, gis det forlengelse for ferie etter eksempelvis uttak av foreldrepermisjon eller langvarig sykefrav?r. Det gis ikke forlengelse for avviklet ferie i forbindelse med permisjon, men forlengelsen gis beregnet ut ifra permisjonens lengde.

   Rammer for permisjoner og frav?r iht. hovedtariffavtalen g?r fram i Statens personalh?ndbok. For eksempel gjelder det ved ammepermisjon krav om bekreftelse fra lege eller helsestasjon ved amming utover ni m?neder. Permisjoner med l?nn ved svangerskap, f?dsel, adopsjon og amming skal varsles arbeidsgiver etter n?rmere frister.

   Jf. Forskrift for graden philosophiae doctor (ph.d.) ved UiO ¡ì 5-3 om maksimaltid p? doktorgradsprogram.

Til ¡ì 2-3 nr. 6: Det kan gis forlengelse av ansettelsesperioden utover lov- og tariffbestemt permisjon dersom det foreligger s?rlige grunner. I slike tilfeller skal det sannsynliggj?res at forskningsprogresjonen har blitt hindret i betydelig grad.