Hjelp! Jeg m? rydde i e-posten min.

1. Finn ut hvor mye e-post du har. Da blir det g?y ? se hvor mye du har slettet.

Begynn med ? finne ut hvor mye e-post du har. Det gj?r du enklest fra webmail.¡ú Se veiledning for ? finne ut hvor mye e-post du har. Noter deg tallet, slik at du kan sammenligne p? slutten av slette?kten.

2. Slett mapper med e-post om avsluttede aktiviteter eller andre mapper med e-post du ikke lenger trenger.

Hvis du har v?rt lur og sortert e-posten din i mapper, er det lett ? finne mappene for aktiviteter som er avsluttet eller som inneholder annet du ikke lenger har bruk for. Hvis noe av e-posten i en mappe fortsatt er viktig, lagre det sammen med sluttrapporten for aktiviteten eller annet som skal v?re tilgjengelig om aktiviteten i ettertid. T?m papirkurven i e-postprogrammet etter hvert som du sletter.

For framtiden kan du huske at det er lurt ? opprette slike mapper for aktivitetene dine, s? blir det lettere ? slette un?dvendig e-post ogs? i tiden som kommer. Husk at arkivverdig informasjon skal arkiveres i UiOs arkivsystem fortl?pende, og journalf?ring- og arkiveringsplikten skal vurderes f?r informasjon slettes.

3. Slett upersonlig e-post fra e-postlister.

F?r du e-post fra flere e-postlister? E-postlistene har som regel en fast tekst f?rst i emnefeltet. Bruk denne teksten til ? s?ke opp e-post fra listene, og slett de som er eldre enn f.eks 6 mnd, eller alt du ikke kommer til ? ha bruk for. Er det snakk om mye som skal slettes, er det lurt ? bruke webmail, s? unng?r du at e-postprogrammet p? maskinen din henger seg opp. E-post fra lister b?r du sette opp filtrering for slik at de sorteres til egne mapper som gj?r det enkelt ? slette senere. ¡ú Se veiledning for ? sette opp filtrering.

Pass ogs? p? at du melder deg av e-postlister du ikke er interessert i.

4. Finn det du vil ta vare p?.

Er det e-post du vet at du m? ta vare p?? S?k den opp ved ? s?ke p? avsender eller ord i emnefeltet. Sorter ut slik e-post til egne mapper slik at du har orden og ogs? enkelt kan slette dem n?r de ikke lenger er n?dvendige.

Informasjon som er viktig ogs? for andre, b?r du kopiere ut og legge p? riktig sted, som kan v?re et fellesomr?de der tilknyttet aktivitet er lagret eller lignende. Arkivverdig informasjon skal arkiveres i ePhorte og skal ikke ligge i e-posten din. Snakk med din leder om arkivering i UiOs arkiv.  Annen informasjon som skal v?re tilgjengelig for andre, skal ogs? lagres riktig. ¡úSe UiOs lagringsguide for ? l?re hvor forskjellige typer data kan lagres.  Hvis du kopierer ut informasjon, kan du slette den fra e-postprogrammet etterp?.

5. Flytt ut fortrolig informasjon / r?de data.

H?ndterer du fortrolig informasjon / r?de data? Da m? du slette denne fra e-posten din, for snart vil det ikke lenger v?re tillatt med slik informasjon i e-posten. Diskuter med din n?rmeste leder om du har r?de data (hvis du er usikker) og hvordan du og dere b?r h?ndtere r?de data framover n?r det ikke lenger vil v?re tillatt ? ha det i e-post. Diskuter ogs? hva du kan s?ke p? i e-posten din for ? finne disse datene. B?r r?de data du mottar heller sendes inn via et nettskjema? B?r den legges inn i en mappe i et adgangsbegrenset omr?de i Vortex eller p? et fellesomr?de? Flytt og slett. Lag mapper for eventuell ny e-post med r?de data, slik at du enkelt kan slette eller flytte informasjonen i tiden som kommer. 

Har jeg r?de data?  

Dette m? du vurdere selv, og snakk gjerne med lederen din om det. Bruk din kunnskap om hva du har og UiOs klassifiseringsguide. 

De som oftest har fortrolig informasjon (r?de data) i e-posten sin, er ledere, HR-ansatte, andre som jobber med personalsaker, studiekonsulenter, verneombud, tillitsvalgte, medlemmer av tilsettingsr?d og lignende. Men ogs? vitenskapelig ansatte kan ha prosjekter der de h?ndterer persondata eller data som av andre grunner er fortrolige. Alle som har kontakt med studenter kan ogs? ha e-post med fortrolig informasjon. Bruk UiOs klassifiseringsguide og informasjonen nedenfor i avsnittet ?Hva er e-post med r?de data?? hvis du er usikker p? hva r?de data er. Ta det ogs? gjerne opp med n?rmeste leder. 

¡úSe UiOs klassifiseringsguide for ? l?re om de forskjellige dataklassene. 

Hva er e-post med r?de data?  

UiO oppdaterer retningslinjene for oppbevaring av fortrolig formasjon (r?de data), og det vil ikke lenger v?re tillatt ? sende eller lagre e-post med slik informasjon. Trenger du ? ta vare p? fortrolig informasjon du har i e-posten din i dag, m? du lagre den riktig eller arkivere den i ePhorte. 

¡úSe UiOs lagringsguide for ? l?re hvor forskjellige typer data kan lagres.

Hva er fortrolig informasjon (r?de data)? 

¡úSe UiOs klassifiseringsguide for ? l?re om de forskjellige dataklassene. 

Fortrolig informasjon (r?de data) er data/opplysninger som vil for?rsake skade for offentlige interesser, universitetet, enkeltpersoner eller ÑDz©ÓéÀÖ¹ÙÍø_ÑDz©ptÊÖ»ú¿Í»§¶ËµÇ¼spartnere hvis informasjonen blir kjent for uvedkommende. 

Fortrolig informasjon (r?de data) er informasjon som Universitetet i Oslo er p?lagt ? begrense tilgangen til i lov, forskrift, avtaler, instrukser og annet regelverk, eller som av andre ?rsaker er ? anse som s?rlig beskyttelsesverdig/sensitivt. Dette tilsvarer graden fortrolig i den offentlige Beskyttelsesinstruksen.  

Eksempler p? hva fortrolig informasjon (r?de data) kan v?re 

• s?rlige kategorier av personopplysninger (tidligere kalt ?sensitive personopplysninger?) 

Dette omfatter: 

• opplysninger om rasemessig eller etnisk opprinnelse 

• opplysninger om politisk oppfatning 

• opplysninger om religion 

• opplysninger om filosofisk overbevisning 

• genetiske opplysninger 

• biometriske opplysninger (n?r behandlingsform?let er ? entydig identifisere noen) 

• helseopplysninger 

• opplysninger om seksuelle forhold 

• opplysninger om seksuell legning 

• data underlagt eksportkontroll (Eksportkontroll - regjeringen.no) 

• personalmapper 

• en del informasjon om f. eks. sikring av bygninger og IT-systemer  

Eksempler: e-post kan klassifiseres som ?r?de data,? dersom det inneholder: 

Merk: Dette er ikke en utt?mmende liste, men kun eksempler. 

• f?dsels- og personnummer, bankdetaljer, f?rerkort eller passinformasjon 

• helseinformasjon, som medisinske journaler, diagnoser, behandlingshistorie, henvisninger til spesialisthelsetjenester, helseforsikringsinformasjon, sykemeldinger. 

• sensitive arbeidsrelaterte dokumenter, som konfidensielle virksomhetsstrategier, kontraktdetaljer, interne diskusjoner om ?konomi eller lignende 

• forskningsdata med sensitive personopplysninger, informasjon som er underlagt eksportkontroll eller andre r?de data 

• sensitive personalsaker eller andre sensitive HR-relatert informasjon (herunder P-saker) 

• informasjon relatert til institusjonens IT-infrastrukturen, slik som sensitiv informasjon om innloggingsdetaljer, passord, tilgangskoder, API-n?kler, systemarkitektur, sikkerhetsoppdateringer etc. 

• forel?pige forskningsresultater f?r publisering 

• informasjon om kritisk infrastruktur eller detaljert informasjon om sikkerhetstiltak som kan kompromittere bygningers eller anleggs sikkerhet 

• interne notater eller kommunikasjon relatert til personaldisiplin, oppsigelser eller personalunders?kelser 

• tilbakemeldinger eller evalueringer av ansatte som er ment ? v?re konfidensielt mellom ledelsen og HR 

• detaljer om n?dberedskap og kriseh?ndteringsplaner som ikke skal bli offentlig kjent for ? bevare effektiviteten 

• informasjon om personer som har adressesperre kode 7 eller som har behov for annen s?rlig beskyttelse 

Eksemplene er ikke ment til ? v?re utt?mmende. Det sentrale er at r?de data er informasjon UiO er p?lagt ? begrense tilgangen til, eller informasjon som kan for?rsake skade for offentlige interesser, universitetet, enkeltpersoner eller ÑDz©ÓéÀÖ¹ÙÍø_ÑDz©ptÊÖ»ú¿Í»§¶ËµÇ¼spartnere hvis informasjonen blir kjent for uvedkommende. 

Hvorfor m? jeg fjerne r?de data fra e-posten min? 

Det er flere ?rsaker til hvorfor du m? fjerne fortrolig informasjon (r?de data) fra e-posten din.  

UiO vurderer at det finnes en risiko, om enn liten, for at u?nskede hendelser kan skje med fortrolig informasjon (r?de data) i e-post. UiO vurderer derfor at det ikke lenger er tillatt med r?de data i e-post. Dette inneb?rer at hver eneste bruker av e-post p? UiO m? fjerne informasjon som inneholder fortrolig informasjon (r?de data) fra e-posten sin.

Prinsippene om dataminimering og lagringsbegrensning inneb?rer at det ikke er tillatt ? oppbevare personopplysninger lenger enn det som er n?dvendig for form?let de ble samlet inn for. Det vil si at n?r form?let er n?dd, skal opplysningene slettes. Dette inneb?rer det ?penbare, at opplysninger p? et tidspunkt skal slettes. Det at opplysninger er ?kjekt ? ha?, er ikke tilstrekkelig til lagring. 

Informasjon som inneholder r?de data m? slettes fra e-posten, s? hvis det er n?dvendig ? oppbevare den videre m? den overf?res til annen godkjent lagring. 

¡úSkal informasjon lagres i UiOs arkiv? Se Vurdering av arkivplikt eller snakk med n?rmeste leder. 

¡úSe UiOs lagringsguide for ? l?re hvor forskjellige typer data kan lagres.

Hvordan finne e-post med r?de data?

Disse tipsene kan du ogs? gjerne bruke til ? finne andre typer e-post som du ?nsker ? fjerne eller slette.

Det finnes ingen fasit p? hvordan du kan finne e-post som inneholder r?de data. Her er imidlertid et par tips til hvordan du kan g? fram for ? finne e-post som kan inneholde r?de data. Du m? lete b?de i innboks, sendte e-post og andre mapper. 

1. Sorter etter avsender 

Finn ut av hvem du mest sannsynlig har utvekslet e-post som inneholder r?de data med. S?k opp de aktuelle avsendere og mottakere, g? igjennom e-postkorrespondansen, let etter r?de data, og slett underveis, eller lag deg mapper som du legger disse e-postene i for ? slette senere. 

2. Finn e-post med vedlegg 

Det er mer sannsynlig at du har sendt eller mottatt r?de data p? e-post i vedlegg. Sorter e-postkassen din etter e-poster med vedlegg, g? igjennom e-postkorrespondansen, let etter r?de data, og slett underveis, eller lag deg mapper som du legger disse e-postene i for ? slette senere. 

3. Bruk bestemte s?keord 

S?k etter n?kkelord som er spesifikke for r?de data du kan ha sendt eller mottatt p? e-post. Gjennomg? resultatene manuelt for ? sikre at de faktisk inneholder r?de data f?r du sletter dem. 

Det er st?rre sannsynlighet for at du har e-post med r?de data i e-postkassen din om du er leder eller arbeider med HR og personal-relaterte saker.

Forslag til s?keord 

• L?nnsforhandling

  • 1.3.5. 

  • 2.5.1

  • 2.5.3

  • 2.5.5

• Sykemelding 

• F?dselsnummer 

• Personnummer 

• Innstilling 

• Ansettelsesr?d 

• Tilsettingsr?d 

• Arbeidsmilj? 

• Personalsak 

• P-sak 

• Sykt barn 

• Syk

• Permisjon 

  • Velferdspermisjon 

  • F?dselspermisjon 

Hvordan fjerner jeg r?de data fra e-posten? 

• Flytt e-poster med r?de data som skal slettes, til en egen mappe, og slett mappen.

• Flytt e-poster med r?de data som skal oppbevare,s videre til en egen mappe. Flytt informasjonen til egnet lagring, og slett mappen med e-postene i e-postprogrammet.  

• T?m papirkurven i e-postprogrammet (h?yreklikk p? Deleted items / Slettede elementer, og velg Empty folder / T?m mappe)

¡úSkal informasjon lagres i UiOs arkiv? Se Vurdering av arkivplikt eller snakk med n?rmeste leder. 

¡úSe UiOs lagringsguide for ? l?re hvor forskjellige typer data kan lagres.

Hold motivasjonen oppe under ryddingen ved ? f?lge med p? at du f?r stadig mindre e-post. ¡úSe veiledning for hvordan du sjekker st?rrelsen p? e-postkontoen din.

Hva skal jeg gj?re hvis jeg har e-post med r?de data som m? lagres? 

Arkivverdig materiale 

Husk p? at informasjon i e-post kan v?re underlagt juridiske eller regnskapsmessige oppbevaringskrav. Slik informasjon skal du i utgangspunktet arkivere i UiOs journalf?rings- og arkivsystem like etter mottak. Har du likevel arkivverdig materiale i e-posten din som ikke er arkivert, sletter du den f?rst etter at du har arkivert den. S?rg for at du ikke sletter e-poster som du er forpliktet til ? beholde.  

E-post som er underlagt juridiske eller regnskapsmessige oppbevaringskrav skal arkiveres i UiOs journalf?rings- og arkivsystem ePhorte etter gjeldende rutiner for arkivering.

¡úSkal informasjon lagres i ePhorte? Se Vurdering av arkivplikt eller snakk med n?rmeste leder. 

¡úSe ogs? saksbehandling og arkiv - For ansatte - Universitetet i Oslo (uio.no) 

Annen fortrolig informasjon (r?de data) du trenger ? oppbevare 

Hvis du finner e-post med fortrolig informasjon (r?de data) som skal lagres videre, men som ikke er arkivverdig, finner du riktig lagringssted i UiOs Lagringsguide.  ¡úSe UiOs lagringsguide for ? l?re hvor forskjellige typer data kan lagres.

6. Slett e-post du har sendt.

G? til Sendte objekter / Sent items, og slett sendt e-post som du ikke lenger har behov for. Dette vurderer du selv. Begynn gjerne med de eldste e-postne.
Er det snakk om mye som skal slettes, er det lurt ? bruke webmail, s? unng?r du at e-postprogrammet p? maskinen din henger seg opp. T?m papirkurven i e-postprogrammet etter hvert som du sletter.

7. Pust dypt, og begynn p? innboksen eller andre mapper det fortsatt er mye e-post i.

Rull gjennom innboksen eller mappen. Begynn med det eldste f?rst. Se over alle meldingene som vises p? skjermen. Flytt eventuelle meldinger du m? ta vare p? til egne mapper (se over), og n?r du bare ser e-post du kan slette merker du dem og trykker p? Delete-tasten. Deretter merker du ?verste e-post, ruller ned til du ser at den som var ?verst n? er nederst i vinduet, og start p? nytt med ? flytte ut eventuell e-post du trenger ? ta vare p?. Husk at informasjon du har i e-posten din, kun er nyttig og tilgjengelig for deg. Vurder fortl?pende om e-post du vil ta vare p?, kanskje heller b?r flyttes ut til et fellesomr?de eller lignende der informasjonen ogs? kan v?re nyttig for andre. Er det snakk om mye som skal slettes, er det lurt ? bruke webmail, s? unng?r du at e-postprogrammet p? maskinen din henger seg opp.

8. Vurder om du ?nsker automatisk sletting av e-post basert p? hvor gammel den er.

Du kan gj?re innstillinger for enkeltmapper i e-posten din slik at gamle e-postmeldinger slettes automatisk. Du kan for eksempel stille inn at alle meldinger i en bestemt mappe som er eldre enn ett ?r, skal slettes automatisk. Du kan bruke automatisk sletting p? for eksempel varsler eller for e-postlister med informasjon som raskt blir uaktuell. Husk at arkivverdig informasjon skal arkiveres i UiOs arkivsystem, og journalf?ring- og arkiveringsplikten skal vurderes f?r informasjon slettes.

Innstillinger for automatisk sletting kalles oppbevaringspolicyer.

Se veiledning for ? sette opp automatisk sletting i mapper.

9. Sjekk hvor mye du har slettet.

Se veiledning for ? finne ut hvor mye e-post du har. Sammenlign med mengden du hadde da du begynte. Lykke til!