MED

Veiledning for utforming av innstillinger i ansettelsessaker til ansettelsesr?det

Vedlegg til mal for innstillinger med utfyllende forklaringer til malteksten, r?d og tips.

M?lsetningen med innstillingen er f?rst og fremst ? redegj?re for hvordan man har g?tt fram for ? finne den best kvalifiserte s?keren til den utlyste stillingen, og hvorfor man har konkludert som man gj?r. Innstillende myndighet har plikt til ? opplyse saken best mulig for ansettelsesr?det.

Innstillingen m? inneholde tilstrekkelig informasjon til at ansettelsesr?det kan foreta en selvstendig vurdering av kandidatene. Dersom et flertall av ansettelsesr?dets medlemmer mener saken ikke er tilstrekkelig opplyst kan saken sendes tilbake.

Begrunn godt, v?r konkret og saklig! Vurderinger/begrunnelser skal knyttes til kvalifikasjonskravene i kunngj?ringen.

Det er verdt ? merke seg at Sivilombudsmannen har kommet med kritikk mot offentlige arbeidsgivere som fremviser mangler ved den skriftlige dokumentasjonen i ansettelsessaker. Det er verdt tidsbruken p? en grundig innstilling for ? unng? klager og kritikk i etterkant av en ansettelse.

Saker som skal behandles i AR

Saker som ikke skal behandles i AR

Hvem har innstillingsmyndighet?

N?rmeste leder med personalansvar avgir innstilling f?r ansettelse. 

Innstilling eller forslag?

Dersom innstillende leder er medlem av ansettelsesr?det b?r vedkommende som hovedregel fratre behandlingen av den konkrete saken i ansettelsesr?det. Dersom lederen b?de innstiller og deltar i behandlingen i ansettelsesr?det leverer ikke leder en innstilling, men et forslag om ansettelse (jf. Statsansatteloven § 5 (2) / Personalreglement 4.3).

Ved innstilling m? ansettelsesr?det innhente en skriftlig uttalelse fra leder f?r de kan ansette en som ikke er innstilt. Ved forslag kan ansettelsesr?det ansette en annen uten ? innhente skriftlig uttalelse (dette fordi leder da er til stede i ansettelsesr?det og kan redegj?re for sine vurderinger i m?tet).

Begrunnelse for kunngj?ring

Hvorfor er stillingen ledig; ansatt som har sluttet, har permisjon eller det er en nyopprettet stilling. Oppgi om stillingen fram til n? har v?rt besatt uten kunngj?ring, og om den har v?rt en deltidsstilling.

Sammensetning av intervjugruppa

Leder b?r utpeke ressurspersoner som r?dgivere i vurderingen av kandidater, dvs. medarbeidere som har god innsikt i den aktuelle stillingens ansvarsomr?de. S? langt det er mulig b?r begge kj?nn b?r v?re representert i intervjugruppa. Eventuelle ?vrige deltakere nevnes som f.eks. observat?rer/ressurspersoner.

Begrunnelse for utvalg av kandidater til intervju

Samtlige s?kere skal omtales i dette avsnittet. Det m? ogs? begrunnes hvorfor kandidater ikke blir kalt inn til intervju.

Dersom stillingen krever spesialkompetanse m? dette v?re definert i kunngj?ringen hvis det skal kunne vektlegges mer enn annen kompetanse i utvelgelsen av kandidater.

Det kan v?re mange s?kere som p? papiret fremst?r som godt kvalifiserte, men det er ingen plikt ? innkalle alle til intervju. Det er tilstrekkelig at det foretas en innledende kvalifikasjonsvurdering hvor de som utfra s?knad og cv er best kvalifiserte, blir innkalt. Man kan ikke unnlate ? kalle inn de best kvalifiserte, da det er i strid med kvalifikasjonsprinsippet og plikten til ? opplyse saken best mulig. Det b?r derfor dokumenteres skriftlig hva som er ?rsaken til at en av de beste s?kerne ikke ble invitert til intervju.

Vis varsomhet med gjenbruk av informasjon om s?ker

Man kan som hovedregel ikke trekke inn opplysninger fra andre prosesser eller informasjon fra andre personer.

Dersom intervjugruppen har kjennskap til negative opplysninger om en s?ker fra tilbake i tid og andre ansettelsesprosesser som er avgj?rende for vurderingen av s?kernes kvalifikasjoner, er hovedregelen at s?keren (dersom vedkommende er like godt kvalifisert p? papiret som andre som inviteres til intervju) innkalles til intervju og deretter at referanser kontaktes f?r saken kan anses tilstrekkelig opplyst.

Unntak: Dersom kjennskapet til vedkommende s?ker er fra ansettelsesprosesser med samme innstillende leder og av nyere dato, kan man benytte informasjonen, men da m? det vurderes og begrunnes godt av hensyn til sakens utredning og opplysning.

Forslag til formulering: ?S?ker NN er ikke kalt inn til intervju fordi vedkommende er kjent fra tidligere intervju/ansettelsesforhold for kort tid siden/dato. NN er ikke kvalifisert/personlig egnet fordi ...? (knytt begrunnelsen til kvalifikasjonskriteriene).

Informasjon om s?ker funnet p? nettet kan ikke vektlegges.

De som ikke er innkalt til intervju kan omtales i ulike grupper, v?r s? konkret som mulig! F.eks: (spesifiser konkrete krav ihht kunngj?ringen)?, ?s?ker nr xx osv oppfylte ikke kunngj?ringens krav om utdanning?, ?s?ker nr xx osv tilfredsstiller ikke kravene om relevant erfaring i .....?, ?s?ker nr xx osv tilfredsstiller verken kravene om utdanning eller relevant erfaring i ....?.

Omtale av aktuelle kandidater

Dersom en kandidat har v?rt p? intervju men s? trukket seg opplyses dette, og det er ikke n?dvendig ? skrive en omtale av personen.

Den samlede omtalen av en s?ker b?r vanligvis ha et omfang av omtrent ?-? A4-side som en tommelfingerregel.

Innledning

Start med en kort oppsummering om s?kerens bakgrunn, for eksempel h?yeste utdanning og n?v?rende stilling, antall ?r relevant erfaring, eller det som er mest relevant for den utlyste stillingen. Husk ansatthistorikk dersom ansatt ved UiO.

Opplys om kandidaten har v?rt midlertidig ansatt i stillingen f?r den ble lyst ut (ansettelses% og periode).

Husk ? alltid relatere vurderinger og rangering av s?kere til stillingsannonsens innhold om kvalifikasjoner og personlige egenskaper.

Inntrykk fra intervju

Omtal de samme hovedmomenter p? hver s?ker, slik at ansettelsesr?det lettere kan sammenligne s?kernes kompetanse og forst? innstillingens konklusjon.

Skriv om

  • vurdering av s?kerens relevante kompetanse fra sin tidligere erfarings- og/eller utdanningsbakgrunn sett opp mot stillingsannonsens krav
  • andre relevante vurderinger, som vurdering av motivasjon for stillingen, var s?keren godt forberedt, viste vedkommende forst?else for stillingens innhold, beskrev vedkommende gode arbeidsvaner etc.
  • ?vrige inntrykk fra intervjuet n?r det gjelder vurdering av personlige egenskaper, med fokus p? de som er nevnt i stillingsannonsen

Ved bruk av case, testing, arbeidspr?ver eller lignende beskrives dette kort, med en vurdering av s?kerens innsats/resultater. Alle m? vurderes likt, og p? samme grunnlag med samme case for alle.

Omtalen skal ikke i hovedsak b?re preg av ? v?re et utf?rlig referat fra intervjuet, med gjengivelse av hva s?keren har svart p? en rekke sp?rsm?l. Det m? komme tydelig fram hvor informasjonen kommer fra; s?keren selv, en referanse, eller at det er intervjugruppens oppfatning.

Det er viktig ? alltid omtale s?kere p? en saklig og respektfull m?te, enten de blir innstilt eller ikke. Dersom man m? omtale negative ting om s?keren skal man v?re kritisk til hvordan det formuleres. Det m? v?re saklig og relatert til stillingen. Unng? sensitive/belastende opplysninger.

Unng? sp?rsm?l om sykefrav?r og s?kerens helse og fysikk. Det er kun tillatt ? sp?rre dersom det er relevant for arbeidet som skal gj?res. Derimot kan du ikke sp?rre om en kvinnelig s?ker er, eller har planer om ? bli gravid.

Arbeidss?kere og arbeidstakere med funksjonsnedsettelse har rett til egnet individuell tilrettelegging av ansettelsesprosess, arbeidsplass og arbeidsoppgaver, jf. Likestillings- og diskrimineringsloven § 22. Tilretteleggingen skal ikke inneb?re en ?uforholdsmessig byrde? for arbeidsgiver, men det skal mye til f?r UiO kan unnlate ? tilrettelegge p? bakgrunn av f.eks ?kte kostnader.

Bruk ikke sykdom og funksjonsnedsettelse som begrunnelse for ikke ? innkalle til intervju eller innstille en person. Begrunnelsen m? v?re saklig og relatert til faglig og personlig egnethet.

  • Unng? antakelser om s?keren, da de ikke kan vektlegges i vurderingen
  • Anses en s?ker som ?overkvalifisert? er ikke det saklig grunn til ikke ? innstille eller ansette
  • Unng? omtaler som ikke kan brukes til ? vurdere s?ker opp mot kriteriene: f.eks ?hun er blid?, ?passe utadvendt?, ?han har godt hum?r?, ?hun framst?r som usosial? og overdrivelser som f.eks ?kjempegod?
  • Sen oppstartdato er ikke diskvalifiseringsgrunn (med mindre oppstartsdato er oppgitt som et krav i kunngj?ringen)

Referanser

Det m? refereres fra referanseintervju (se Referanseintervjuguide).

S?ker m? gi tillatelse til at referanser innhentes. Det ikke i samsvar med god forvaltningsskikk ? innhente referanser uten samtykke, og ? vektlegge disse uten ? gi klageren mulighet til kontradiksjon.

Det er lov og anbefalt ? be s?ker om flere eller andre referanser dersom man mener det er viktig for ? f? en vurdering av s?keren (f.eks en leder, en som har jobbet med s?keren over flere ?r og som kjenner godt til arbeidet hens).

Dersom s?kere motsetter seg at det innhentes referanse m? de akseptere at det kan f? betydning for vurderingen, da arbeidsgiver i s? fall vil v?re avsk?ret fra ? f? et helhetlig vurderingsgrunnlag.

Referansene identifiseres ikke med navn og arbeidssted, men trenger heller ikke anonymiseres fullstendig, man kan skrive ?n?v?rende/tidligere leder?, ?sideordnet kollega? el.l.

Oppgi om referansene som ble innhentet bekrefter/styrker/avkrefter eller svekker inntrykk fra intervjuet, nevn gjerne noen spesielt viktige punkter som er relevante for stillingen. Det er ikke n?dvendig med fulle sitater av det referansen sa.

Omtale av referanser kan gj?res kort, ca. 2-3 setninger, dersom det ikke er spesielle forhold som b?r omtales n?rmere.

Dersom man har innhentet to referanser og de gir et sprikende inntrykk, innhenter man en tredje referanse.

Publisert 8. apr. 2022 07:22 - Sist endret 19. sep. 2023 15:16
Del p? e-post