Tidsplan for studieadministrasjon ved HF

Innen 12. januar kl. 9

Forberedelse til enkeltemnep?melding 12. januar kl 9.

Oversikt over hvilke emner som p? har ledige plasser, blir publisert p? ettermiddagen dagen f?r emnep?melding for enkeltemnestudentene starter.

Studieseksjonen s?rger for at aktuelle HF-emner er klargjort for enkeltemnep?meldingen. Instituttene kontaktes om dette i forkant av enkeltemnep?meldingen.

Liste over emner med ledige plasser blir publisert dagen f?r p?meldingen starter. Uttrekket til lista blir bestemt av hva som registreres i FS. Se ogs?  informasjon om FS-l?sningen for enkeltemnestudenter uten studieprogram.

12. januar kl 9
Studentweb ?pner for p?melding til emner med ledige plasser for enkeltemnestudenter.

26/01/2024

Frist for ? melde inn nye utviklings?nsker for eksamensoppsett (tilleggsprogrammer til Inspera) til Silurveien 2 (innev?rende semester) til Eksamenskontoret. Man kan ogs? melde inn ?nsker som skal gjelde fra neste semester. 

Se f?lgende nettside.

Alle vurderingsenheter for gjeldende semester skal innen 1. februar ha f?tt registrert trekkfrist i FS. Dette m? gj?res av instituttet enten ved hjelp av rutine FS508.004 eller manuelt. Husk at ogs? masteroppgaver m? ha registrert trekkfrist.

Rutinen FS508.004 b?r f?rst kj?res med hake for "Beregn trekkfrist p? bakgrunn av uttaksdato", og deretter kj?res uten ? hake av for dette.

Helst innen 12. februar:
Behandle s?knader om permisjon og deltidsstudier for ?rsenhets, bachelor- og masterstudenter.

Se nettside om saksbehandlerrutinene for utsatt studiestart, permisjon og redusert studieprogresjon.

Se ogs? nettsiden med informasjon om dette til studentene.

Fra og med uke 7 sender fakultetet ut forh?ndsvarsel til studenter som ligger an til ? f? inndratt studieretten sin, og det er en fordel at innvilgede s?knader om utsatt studiestart, permisjoner og redusert studieprogresjon er registrert f?r dette.

Februar - mars: 
Inndragning av studieretter p? bachelor- og masterprogrammene og ?rsenhetene med forh?ndsvarsel. Forh?ndsvarslene sendes mellom 5. og 15. februar. ÑDz©ÓéÀÖ¹ÙÍø_ÑDz©ptÊÖ»ú¿Í»§¶ËµÇ¼ettsinndragningene gj?res av studieseksjonen mellom 20. februar og 15. mars. 

Studieseksjonen

17/02/2023

Ikke oppdatert for V24

UT-opptak med digital saksbehandlerdag samt arbeidsstue p? HF. Se veiledning. 

S?knadsfrist for spesielle s?kergrupper for opptak til ?rsenheter og bachelorprogram (Samordna opptak)

(Gjelder for s?kere med dokumenterte grunner for tidlig opptak eller s?rskilt vurdering, s?kere med IB eller videreg?ende utdanning fra land utenfor Norden og s?kere som ber om realkompetansevurdering. )

F?rste frist for nye emner (inkludert videreutdanningsemner) + eksisterende emner der man vil gj?re seg tidlig ferdig i EpN og/eller publisere H24-emnebeskrivelsene ekstra tidlig. Emnene sendes til FS-klarering p? fakultetet.

Nye emner sendt inn innen denne fristen blir opprettet i FS ca. 18. mars.

Mars-april:

Registrere undervisningsdata for h?sten 2024. Det er mulig ? registrere undervisningsaktiviteter i TP f?rst (og deretter eksportere til FS). Ta kontakt med Fridtjof Jerve dersom dere ?nsker mer informasjon om denne muligheten.

Ved registrering i FS f?rst: Instituttene s?rger for ? opprette undervisningsenheter for h?sten 2024 i tide for ? kunne registrere for undervisning innen fristene for dette. Instituttene m? selv sjekke at de riktige emnene f?r opprettet undervisningsenheter for h?sten 2024. Anne L?ken kan kontaktes for hjelp eller sp?rsm?l om oppretting av undervisningsenheter.

Emner uten undervisningsaktivitet, men som trenger semesterside: Send e-post til Fridtjof.

Se HFs brukerveileding for registrering av undervisningsaktiviteter.

15/03/2024

I midten av mars: 
Arbeidsstue med rydding i bachelorstudentenes utdanningsplaner, som forberedelse til gradfangst vil bli arrangert i midten av mars. Det sendes e-post til instituttene med mer informasjon om arbeidsstua.

Se nettsiden om gradfangst.

Andre frist for nye emner (inkludert videreutdanningsemner) + eksisterende emner der man vil gj?re seg tidlig ferdig i EpN og/eller publisere H24-emnebeskrivelsene tidlig. Emnene sendes til FS-klarering p? fakultetet.

Nye emner sendt inn innen denne fristen blir opprettet i FS ca. 4. april

• publisert emnebeskrivelse p? nett
• publisert undervisningsaktivitet i FS for h?sten 2024

Hvis emner skal ha semesterside selv om det ikke er registrert undervisningsaktivitet(er) ta kontakt med Fridtjof Jerve.

Sjekkliste for kvalitetssikring av emne- og semestersider.

Undervisning

Siste frist for nye emner (inkludert videreutdanningsemner) som skal tilbys H24.

Nye emner sendt inn innen denne fristen blir opprettet i FS  ca.18. april.

Frist for ? gj?re alt arbeid ferdig i EpN med emnene som skal g? h?sten 2024. OBS: nye emner har siste frist 4. april.

I l?pet av april
Studie-/programkonsulenter sender e-poster til masterstudenter som etter normert eller avtalt tid skal levere masteroppgaven innev?rende semester med informasjon om muligheten for ? s?ke ekstra semester.

Fakultetets saksbehandlere sender p?minnelse om disse e-postutsendingene med utkast til e-posttekster og mulige utplukk av studenter som skal motta e-postene. 

Oppf?lging av programstudenter

Ordin?r s?knadsfrist for opptak til ?rsenheter og bachelorprogram (Samordna opptak) med oppstart h?sten 2024.

S?knadsfrist for opptak til masterstudier ved HF med oppstart h?sten 2024.

17/04/2024

Eksamen/Inspera

21/04/2024

Frist for ? registrere LMS =J/N og Rommal (Eget rom / Ikke rom) p? UE og UA i FS.

22/04/2024

Overf?ring av data fra FS til Canvas starter for H24

24/04/2024

Kurs/arbeidsstue i TP:

Uke 17 (22.-26. april)

Eksamensplanlegging for h?sten 2024, gjelder skoleeksamen og korte hjemmeeksamener (2-6 timer):

• registrere ?nsket periode/uke for eksamen
• registrere/melde emner som ikke kan kollidere

Vurderingsenheter m? v?re opprettet senest en uke f?r arbeidsstua.

Eksamen/Inspera

Frist for ? bearbeide timeplansdata  (undervisning) i TP.

Frist for registrering og endring av undervisningsaktiviteter og timeplanforekomster for h?stsemesteret 2024 i FS og overf?ring av disse til TP. 

Instituttene kan selv overf?re timeplansdata for sine emner (undervisningsaktiviteter og timeplansforekomster) fra FS til TP fortl?pende n?r disse er klare. For sp?rsm?l ta kontakt med Fridtjof.

Hovedbestilling i TP - Undervisningsdata (fra kl. 10) - gj?res av Avdeling for studieadministrasjon

6. mai kl. 10: 
Frist for ? registrere grunnlagsdata til hovedbestilling for eksamen H24.

Eksamen/Inspera

7. - 14. mai:

Hovedbestilling i TP eksamen H24.

Eksamen/Inspera

22/05/2024

Siste frist eksamensregistrering i FS for h?sten 2024 (i ÑDz©ÓéÀÖ¹ÙÍø_ÑDz©ptÊÖ»ú¿Í»§¶ËµÇ¼ med Eksamenskontoret), dvs. periode for hjemmeeksamen, innleveringsfrist semesteroppgave, for at opplysningene skal v?re synlige n?r Studentweb ?pner.

Alle emner skal v?re ferdig registrert i TP Eksamensplan

Eksamen/Inspera

23/05/2024

Semestermappene for h?sten 2024 publiseres.

Frist for ? ha:

• kvalitetssikret info i semestersidene, bla. pensum, tidspunkt for undervisning og eksamen.
• kvalitetssikret oversikter over emner med undervisning neste h?st
• oppdatert emnebeskrivelser
• fjernet gamle emner ifra instituttvise emneoversikter p? norsk og engelsk.

Se sjekkliste for kvalitetssikring av emne- og semestersider.

Frist for ? melde inn endringer i emnetilbudet til innreisende utvekslingsstudenter HFUTV og HFUTVMAS.

Anne L?ken sender ut oversikt over emnene som er tilknyttet HFUTV og HFUTVMAS til internasjonaliseringsansvarlige og studieledere i forkant av denne fristen.

Studentweb

Juni:
Frist for oppdatering og kvalitetssikring av alle nettsider om utvekslingsavtaler under studier/utland for kommende s?knadsrunde. Se veiledning.

Studentweb

Innen Studentweb ?pner:

• Emnene m? v?re klare for h?sten i FS, b?de undervisning og eksamen
• Emnene m? kunne velges i utdanningsplanene, dvs. emnekombinasjonene m? v?re oppdaterte

Frist for publisering av komplett program for studiestart p? programsidene. Se veiledning for studiestart.

11/06/2024

17/06/2024

Senest 17. juni:

Studentene f?r svar p? undervisningsopptaket i Studentweb.

15/06/2023

Ikke oppdatert for 2024

Kandidatmarkering for programstudenter som er ferdige med bachelorstudiene p? HF.

18/06/2024

15/06/2023

Ikke oppdatert for V24

Avtaledag (Opptak UT - forberede s?knadsalternativer i FS og p? Web)

16/06/2023

Ikke oppdatert for V24

Skrive ferdig velkomst-eposter i alle m?lformer og legge i mapper p? fellesomr?det

I uke 31:

Utsendelse av velkomst-epost.

11/08/2023

Ikke oppdatert for 2024

Innen uke 33:

Ringe opp alle nye programstudenter p? lavere grad

Internasjonalisering

Arbeidslivsrelevans

Forberedelse til enkeltemnep?melding 22. august kl 9:

Oversikt over hvilke emner som p? har ledige plasser, blir publisert p? ettermiddagen dagen f?r emnep?melding for enkeltemnestudentene starter.

Instituttene m? selv s?rge for at aktuelle HF-emner er klargjort for enkeltemnep?meldingen. Studielederne kontaktes med informasjon om dette i forkant av enkeltemnep?meldingen. Se ellers nettsidene om FS-grunnlaget for liste over emner med ledige plasser og FS-l?sningen for enkeltemnestudenter uten studieprogram.

22. august kl 9:

Studentweb ?pner for p?melding til emner med ledige plasser etter f?rst-til-m?lla-prisippet, for b?de programstudenter og enkeltemnestudenter.

Intern frist for ? melde inn nye utviklings?nsker for eksamensoppsett (tilleggsprogrammer til Inspera) til Silurveien 2 (innev?rende semester) til Eksamenskontoret. Man kan ogs? melde inn ?nsker som skal gjelde fra neste semester. 

For mer informasjon se f?lgende nettside.

Innen 1. september:

Alle vurderingsenheter for gjeldende semester skal innen 1. september ha f?tt registrert trekkfrist i FS. Dette m? gj?res av instituttet enten ved hjelp av rutine FS508.004 eller manuelt. Husk at ogs? masteroppgaver m? ha registrert trekkfrist.

Rutinen FS508.004 b?r f?rst kj?res med hake for "Beregn trekkfrist p? bakgrunn av uttaksdato", og deretter kj?res uten ? hake av for dette.

Eksamen/Inspera

- Frist for ? s?ke om permisjon eller utsatt studiestart .
- Siste frist for undervisningsopptak, eksamensmelding, bekreftelse av utdanningsplan/semesterregistrering og betaling av semesteravgift.

(Helst) innen 8. september 2023:

Behandle s?knader om permisjon og deltidsstudier for ?rsenhets, bachelor- og masterstudenter.

Se nettside om saksbehandlerrutinene for utsatt studiestart, permisjon og redusert studieprogresjon.

Se ogs? nettsiden med informasjon om dette til studentene.

Fra og med uke 37, 11. september, sender fakultetet ut forh?ndsvarsel til studenter som ligger an til ? f? inndratt studieretten sin, og det er en fordel at innvilgede s?knader om utsatt studiestart, permisjoner og redusert studieprogresjon er registrert f?r dette.

Tidlig-frist i EpN 1: Frist for ? sende inn emner som instituttene vil ha overf?rt til FS og f? indexfiler for i slutten av september. Emnene sendes til fakultetet til FS-klarering. Det vil v?re mulighet for ? publisere emnebeskrivelsene for disse emnene f?r hovedpubliseringen 16. november. 

September og oktober 
Registrere undervisningsdata for v?ren 2024. Det er mulig ? registrere undervisningsaktiviteter i TP f?rst (og deretter eksportere til FS). Ta kontakt med Fridtjof Jerve dersom dere ?nsker mer informasjon om denne muligheten.

Ved registrering i FS: Instituttene s?rger for ? opprette undervisningsenheter for v?ren 2024 i tide for ? kunne registrere for undervisning innen fristene for dette. Instituttene m? selv sjekke at de riktige emnene f?r opprettet undervisningsenheter for v?ren 2024. Anne L?ken kan kontaktes for hjelp eller sp?rsm?l om oppretting av undervisningsenheter.

Emner uten undervisningsaktivitet, men som trenger semesterside: Send e-post til Fridtjof Jerve.

Se HFs brukerveileding for registrering av undervisningsaktiviteter.

Studieseksjonen kj?rer FS-rutinene.

Oppf?lging av programstudenter

20. september 2023
Semestermapper for v?ren 2024 opprettes for alle emner som har

• publisert emnebeskrivelse p? nett OG
• registrert undervisningsaktivitet i FS for v?ren 2024

Etter 26. september blir nye semestermapper opprettet fortl?pende. De blir opprettet kort tid etter at man han fylt kriteriene for semestermappe (hver hele time i arbeidstiden).

Hvis emner skal ha semesterside selv om det ikke er registrert undervisningsaktivitet(er), kontakt Fridtjof.

• Frist for ? melde inn nye emner som er godkjent p? instituttet og som skal g? v?ren 2024 til endelig godkjenning p? fakultetet og FS-klareringi EpN. OBS: emnebeskrivelsen for de nye emnene m? ogs? v?re ferdige innen denne fristen.
• Tidlig-frist i EpN 2: Frist for ? sende inn emner som instituttene vil ha overf?rt til FS og f? indexfiler for i midten av oktober. Emnene sendes til fakultetet til FS-klarering. Det vil v?re mulighet for ? publisere emnebeskrivelsene for disse emnene f?r hovedpubliseringen 16. november. 

I l?pet av oktober:

Studie-/programkonsulenter sender e-post til masterstudenter som etter normert eller avtalt tid skal levere masteroppgaven innev?rende semester med informasjon om muligheten for ? s?ke ekstra semester.

Fakultetets saksbehandler sender p?minnelse om disse e-postutsendingene med utkast til e-posttekster og mulige utplukk av studenter som skal motta e-postene. 

Oppf?lging av programstudenter

Siste frist i EpN:

Frist for ? gj?re alt arbeid ferdig i EpN med emnene som skal g? v?ren 2024 og sende alle emner til fakultetet til FS-klarering i EpN. OBS: nye emner hadde frist 2. oktober 2023. Emnebeskrivelsene til emnene som sendes inn til denne siste fristen vil bli publisert 16. november. 

15/10/2023

Oktober - dato ikke fastsatt enn?

Rydding i bachelorstudentenes utdanningsplaner, som forberedelse til gradfangst. Det sendes e-post til instituttene med mer informasjon om ryddingen og frist.

Oppf?lging av programstudenter

Eksamen/Inspera

Undervisning: Frist for ? bearbeide grunnlagsdata i TP.

Frist for registrering og endring av undervisningsaktiviteter og timeplanforekomster for v?rsemesteret 2024 i FS og overf?ring av disse til TP. 

Instituttene kan selv overf?re timeplansdata for sine emner (undervisningsaktiviteter og timeplansforekomster) fra FS til TP fortl?pende n?r disse er klare. For sp?rsm?l ta kontakt med Fridtjof.

Hovedbestilling i TP - Undervisningsdata (fra kl. 10) - gj?res av Avdeling for studieadministrasjon

30/10/2023

Kurs/arbeidsstue i TP Eksamensplan

- eksamensplanlegging for v?ren 2024, gjelder skoleeksamen og korte hjemmeeksamener (2-6 timer):

• registrere ?nsket periode/uke for eksamen

• registrere/melde emner som ikke kan kollidere

Vurderingsenheter m? (helst) v?re opprettet 1 uke f?r kurset i TP Eksamensplan

Eksamen/Inspera

Ultimo oktober:

Frist for kvalitetssikring av de nye programbeskrivelsene p? nett.

Nettsider, studier

Ultimo oktober:

Frist for registrering av LMS=J/N og ?nsket rommal i FS.

Se UiOs veiledning for registrering av data i FS

Default innstillinger er arvet fra V23. 

Frist for ? endre eventuell standardmal i Canvas.

Hva er en standardmal?

S?knadsfrist for innreisende internasjonale utvekslingsstudenter

Frist for ? s?ke fakultetet om endring av emnegrupper/masterstudiel?p/?rsenheter der endringene skal gjelde fra og med h?sten 2024 (endringer av oppbyggingen av emnegruppa/studiel?pet, endring av obligatoriske emner, samt andre st?rre endringer).

Frist for ? s?ke fakultetet om oppretting og nedlegging av 40-grupper. 

Programportef?lje
Emnegrupper

Overf?ring av data fra FS til Canvas starter for V24.

Rom opprettes i Canvas.

Frist for ? registrere grunnlagsdata til hovedbestilling for eksamen V24.

Eksamen/Inspera

8. - 14. nov - Hovedbestilling

TP - eksamen V24

Emner

Emneplanlegging p? nett (EpN)

21/11/2023

Siste frist eksamensregistrering i FS for v?ren 2024 (i ÑDz©ÓéÀÖ¹ÙÍø_ÑDz©ptÊÖ»ú¿Í»§¶ËµÇ¼ med Eksamenskontoret), dvs. periode for hjemmeeksamen, innleveringsfrist semesteroppgave, for at opplysningene skal v?re synlige n?r Studentweb ?pner.

Alle emner skal v?re ferdig registrert i TP Eksamensplan

22/11/2023

Semestermappene for v?ren 2024 publiseres.

Frist for ? ha:

• kvalitetssikret info i semestersidene, bla. pensum, tidspunkt for undervisning og eksamen.
• kvalitetssikret oversikter over emner med undervisning neste v?r
• oppdatert emnebeskrivelser
• fjernet gamle emner ifra instituttvise emneoversikter p? norsk og engelsk.

Se sjekkliste for kvalitetssikring av emne- og semestersider.

Emner

Undervisning

27/11/2023 

Frist for ? melde inn endringer i emnetilbudet til innreisende utvekslingsstudenter HFUTV og HFUTVMAS.

Anne L?ken sender ut oversikt over emnene som er tilknyttet HFUTV og HFUTVMAS til internasjonaliseringsansvarlige og studieledere i forkant av denne fristen.

Innen Studentweb ?pner:

• Emnene m? v?re klare for h?sten i FS, b?de undervisning og eksamen
• Emnene m? kunne velges i utdanningsplanene, dvs. emnekombinasjonene m? v?re oppdaterte. Ta kontakt med Anne for sp?rsm?l om oppdatering av emnekombinasjoner.

Studiestart

Nettsider, studier

Frist ikke fastsatt enn?.
Avtaledag (Opptak UT - forberede s?knadsalternativer i FS og p? Web)

Dato ikke fastsatt enn?.
Tilbud om felles arbeidsstue for HF for undervisningsopptaket for v?ren 2024, for emner med S?KNAD.