FS-m?te 5. oktober 2020

Ikke tilstede: MN og OD

Saker

1. T.o. ?nske 9/2020 Studentweb: Gjenta eksamen etter karakteren Best?tt. Sendt Unit 22.06.2020 etter vurdering i studieavdelingen.
2. T.o. ?nske 10/2020 S?knadsweb: endre svar f?r s?knadsfrist. ?nsket  av  sommerskolen. Sendt Unit 23.06.2020.
3. T.o. ?nske 11/2020 S?knad samlebilde: Mark?ren i s?kernr.-feltet, ikke f.nr.-feltet. ?nsket av studieavdelingen. Sendt Unit 25.06.2020.
4. ?nske 12/2020 Rapport over permisjons?rsaker, utvide FS290.001. ?nsket av MN i RT#4035195. Blir behovet dekket i forbindelse neste sak?
   Referat: MN kan se p? om robotisert l?sning som melder fra om nye saker dekker behovet.
5. Nytt, felles regelverk for studiepermisjoner
   • Litt om robotisering: Studenten s?ker p? nettskjema, robot tar s?knaden inn i ephorte. I f?rste omgang m? FS-saksbehandler registrere alle typer permisjon i FS. I neste omgang er det meningen at robot kan registrere frav?rs?rsaken UTEN-DOK i FS.
     Referat: F?r robotisert prosess for registering i FS blir satt i gang, vil studieavdelingen samr?de seg med fakultetene slik at alle vet hva roboten gj?r, som f.eks. hvilke permisjonsdatoer som blir satt inn og hvor lang tid p? forh?nd det lar seg gj?re ? s?ke og hva roboten skal gj?re dersom studenten allerede har brukt opp sine to semestere med udokumentert permisjon.
   • Koder for frav?rs?rsak: FS-veiledningen for behandlng av permisjon er oppdatert med hvilke koder som n? skal brukes. Noen av kodene er nye. Kodene som skal brukes er UTEN-DOK, FORELDRE, VERNEPLIKT, SYKDOM, VERV, ANNEN.
   • Konsekvenser for inndragningsrutiner: FS-veiledningens lamell 2 a og 2 b er oppdatert for 2021 v?r og fremover nederst i hver lamell. Etter at inndragningene pga. frav?r for h?sten 2020 er kj?rt og oppdatert i fsprod, blir det heretter litt andre data man skal fylle inn.
     Referat: Les gjerne RT#4077295: Inndragningsrutinen og frav?r
6. H?ndtere eksamener der det er ulike ordninger for studenter p? selvstudium og p? vanlig undervisning. S?rlig exphil og svexfac. Saken blir muntlig presentert i m?tet.
   Referat: Studieavdelingen ser n?rmere p? om det lar seg gj?re ? definere et endrings?nske som dekker behovet. Noen av exphils behovet vil kunne bli dekket av ny FS-rutine knyttet til oppm?teregistrering, se neste sak. SVs emner med slike behov vil ikke hjelpes av ny rutine knyttet til oppm?teregistrering. 
7. Status oppm?teregistrering. Ikke noe nytt, men studieavdelingen sender inn ?nske om FS-rutine som kan beregne om studenten har m?tt opp tilstrekkelig mange ganger (pdf). Jf. ?nske 16/2019 H?ndtere obligatorisk fremm?te i FS.
   Referat: Enheter som har innspill til den vedlagte pdf-en, skriver til fshjelp denne uken. Studieavdelingen skriver ferdig endrings?nsket og sender til Unit mandag 12. oktober.
8. ?nsker fakultetene en hel?rsliste over bacheloremner som kan f? ledige plasser til enkeltemnestudenter? I s? fall basert p? emner som har Enkeltemneoppt. = J og lite annet, p? en eller annen m?te. Vil ogs? avhenge av prioritering i mange avdelinger, og at alle eller ingen publiserer emnebeskrivelser fra FS. En hel?rsliste kan alts? ikke komme med det f?rste, men likevel greit ? f? luftet saken med tanke p? senere prioritering.
   Referat: Ut over MN, som har ?nsket seg en slik hel?rsliste i RT#4014312, ?nsket ikke de andre fakultetene en hel?rsliste. B?de p? grunn av at det vil v?re vanskelig ? kommunisere forskjeller og likheter mellom hel?rslisten og den konkrete listen over emner som har ledig plass, og fordi en hel?rsliste ville kreve at FS-registreringene for Enkeltemneoppt. = J/N m?tte v?re strammere. Flere fakulteterer g?r gjennom disse J/N straks f?r enkeltemnedagen og etter at undervisningsopptaket for programstudenter er foretatt. Samme emne kan variere mellom J og N i dette feltet far ?r til ?r. Det ble ogs? stilt sp?rsm?l om hva slags utdanningstilbud enkeltemner er, om det er riktig ? annonsere dem p? en slik m?te.
9. Revidere mandatet for FS-nettverket?
   Referat:
   • Det kan v?re lurt ? g? gjennom og se om mandatet passer for hvordan den studieadministrative sf?ren henger sammen n?, n?r veldig mye er integrert og i ulike systemer.
   • Det hadde v?rt fint med en oversikt over hva som er forventet av en FS-koordinator n?r det gjelder ? f?lge opp at fakultet og enhet bruker FS p? riktig m?te, setter seg inn i nye ting og f?r oppl?ring.
   • Det er ?nske om at FS-nyhetsbrevene inneholder ¨¦n sak per brev, slik at FS-koordinator selv kan avgj?re og lett kan skille ut hvilke saker som skal rett videre til kolleger og hvilke som trenger behandling p? fakultetet f?rst eller som ikke skal videreformidles.
   • Studieavdelingen kommer tilbake til mandatet.
10. T.o. FS/Tableau nyhetsbrev sendt ut siden forrige m?teinnkalling: 
    - Brev 3 Ny direkterapport mot FS i Tableau over undervisningsmeldte
    - Brev 4 Feltene Begrunnelses- og klagesystem i vurderingsmodulen
11. T.o. Status endrings?nsker sendt til Unit i 2019 og 2020
12. M?tetider v?ren 2021
    • Mandag 8. mars kl. 14-15.30
    • Mandag 7. juni kl. 14-15
13. T.o. FS Brukerforum 2021 blir 23. og 24. mars, med to digitale ettermiddager. Forel?pig er det ikke mer info om innhold eller ev. kostnader.

Eventuelt
a) TF spurte om FS, arkiv, offentlig journal, robot. Hvilke saker skal lagres hvor fremover?
De robotiserte prosessene gj?res i tett ÑDz©ÓéÀÖ¹ÙÍø_ÑDz©ptÊÖ»ú¿Í»§¶ËµÇ¼ med arkiv og e-sak. Etterhvert f?r BOTT (de gamle universitetene i Bergen, Oslo, Tr?ms? og Trondheim) kj?pt inn et nytt saks- og arkivsystem (SA). Da f?r vi se hva og hvordan det blir. Se gjerne p? BOTT-SAs nettsider.

b) MF spurte om n?r saksbehandlerp?logging til Studentweb fra FS skal g? til en annen nettleser enn internett explorer. Studieavdelingen sp?r USIT p? nytt om n?r terminalserverne blir oppgradert til 2019-versjonen av operativsystemet.