Digitalt signerte vitnem?l og DS - prosess for pilot

Informasjon til studenter

Nettsider

Nettsider om vitnem?l vil bli oppdatert i midten av mai 2021[ble oppdatert i midten av juni]. Da m? vi p? forh?nd vite hva som er riktig informasjon. Det er derfor noen sp?rsm?l lenger ned p? denne siden.

Hyggelig brev i stedet for UiOs vitnem?lsomslag

Vi legger opp til at fakultetene kan velge ? skrive et kort hyggelig brev fra FS til digital postkasse til de som bare f?r digitalt signerte vitnem?l og DS. Brevet erstatter det pene vitnem?lsomslaget mange benytter n?.

Det hadde v?rt fint om vi bare trengte ¨¦n brevmal i FS, s? kom gjerne med innspill og behov til dette forslaget til brevtekst:  

Kj?re [etternavn, fornavn]

Gratulerer med oppn?dd grad/fullf?rt studieprogram ved Universitetet i Oslo!

Du finner vitnem?let ditt [og Diploma Supplement] som digitalt signert pdf i dokumentarkivet i Studentweb, og du kan dele dem med andre via Vitnem?lsportalen, se https://www.vitnemalsportalen.no/

V?r oppmerksom p? at vitnem?l og Diploma Supplement bare lages i ett eksemplar.- Dersom du vil ha dokumentene oversatt til andre spr?k, m? du henvende deg til et oversetterfirma.

Lykke til videre og velkommen tilbake som s?ker til videre studier ved UiO.

Hilsen
[fakultet, Universitetet i Oslo]

Lena foreslo ? ikke inkludere infoen under, men tilbakemedlinger ?nsket ? ha med infoen, og slik ble det:

• Karrieresenteret ved UiO tilbyr nyttige kurs og tjenester for ? lette overgangen fra studium til arbeidsliv: www.karrieresenteret.uio.no [Denne setningen inng?r ikke etter at Karrieresenteret ble lagt ned og tjenestene ble flyttet til Avdeling for studieadministrasjon]
• UiO ?nsker ? holde kontakt med tidligere kandidater. Dersom du ?nsker ? ha kontakt med UiO og studievennene dine, anbefaler vi deg ? bli med i UiO alumnus: www.uio.no/studier/alumni/

Sp?rsm?l til fakultetene: B?r det i dette brevet inng? info om hvordan studenter som absolutt beh?ver det kan bestille papirvitnem?l i tillegg? Etter setningen "V?r oppmerksom p? at vitnem?l og Diploma Supplement bare lages i ett eksemplar"?

Frist: 1. juni 2021

S-nummer, D-nummer og f?dselsnummer

Per i dag er Studentweb og Vitnem?lsportalen slik at tidligere studenter m? logge inn med ID-porten for ? kunne dokumentere utdanningen sin fra UiO. For ? f? n?dvendig elektronisk ID (e-ID) for innlogging med ID-porten, m? de f?rst ha norsk f?dselsnummer eller D-nummer.

• Personer som har f?tt et norsk f?dselsnummeret for eksempel i forbindelse med studietiden i Norge, vil det aldri miste det.
• Personer beholder D-nummeret i mange ?r, dersom de har blitt ID-kontrollert. Se mer p? Skatteeattens nettside om D-nummer under "Dette betyr tallene i D-nummeret ditt" om hvordan D-nummeret er bygget opp.
• Et S-nummer kjenner du igjen ved at det er p? formen dd[m+5]myy 1xxxxx, eksemplevis 046185 13010. Personnummerdelen er vanligvis mellom 10000 og 14000.

Det er lurt om fakultetene oppmuntrer studenter med

• S-nummer om ? skaffe seg D-nummer eller f?dselsnummer.
• D-nummer og f?dselsnummer om ? 
  • skaffe seg e-ID som for eksempel MinID, slik at de kan dra nytte av Vitnem?lsportalen flere ?r etter at de har reist fra Norge.
  • bestille pinkodebrev fra Skatteetaten, se hvordan under MinID.

Da vil antagelig det bli f?rre behov for vitnem?l p? papir til tidligere internasjonale studenter. 

Unit vurderer i disse dager om QR-kode p? de nye digitalt signerte vitnem?lene kan avhjelpe deling av dokumentasjonen for de tidligere internasjonale studentene. 

FS-koordinatorene p? fakultetene kan se litt statistikk over studenter med S-nr. i RT#4299045 i fshjelp. 

Bestille vitnem?l og DS p? papir via nettskjema

Noen studenter kan trenge vitnem?l og DS p? papir, selv om fakultetet i utgangspunktet kun lager digitalt signerte dokumenter. Det kan gjelde studenter som ikke f?r f?dselsnummer eller D-nummer, og det kan gjelde studenter som skal s?ke videre utdanning i land som ikke har digitalisert opptaket. For disse unntakene lager studieavdelingen et nettskjema som rutes til hvert fakultet.

Digitalt signerte vitnem?l og DS, fakultetsoversikt

Meld inn endringer, rettelser og/eller hva dere har besluttet ? pilotere, til fshjelp, slik at studieavdelingen kan oppdatere sentrale nettsider for studenter og nettskjema.

Frist: 1. mai 2021

Tilbakemeldinger fra fakultetene og andre

Hyggelig brev

UV (RT#4346522)

Jeg tenker det ikke b?r inng? info om hvordan studenter som absolutt beh?ver det kan bestille papirvitnem?l i tillegg i brevet fordi normalen skal v?re digitalt vitnem?l. Hvis denne infoen st?r i brevet, kan det medf?re at flere studenter som ikke har en "gyldig grunn" velger ? bestille papirvitnem?l fordi de blir informert om at dette er en mulighet. Hvis det informeres om nettskjema for ? bestille papirvitnem?l p? nettsiden, tror jeg dette er tilstrekkelig.

SADM (RT#4346285)
Teksten kan godt v?re tydeligere p? at de kun f?r digitalt vitnem?l, og at ikke noe papirvitnem?l vil bli laget. Det kan godt st? hvor de skal henvende seg hvis de trenger papir.

MN (RT#4347074)
Slik vi ser det b?r det ikke informeres om dette i brevet. Vi tror dette vil f?re til at flere ber om/?nsker ? f? vitnem?l p? papir. Som dere vet ?nsker MN ikke ? sende ut papirvitnem?l i tillegg til de som er i pilot.

HF (RT#4400262)

Mener at info om Karrieresenteret og UiO alumnus b?r inng?.

Mener det ikke b?r inng? info om papirvitnem?l i dette gratulasjonsskrivet, ettersom dette kun skal gj?res helt unntaksvis. Det b?r heller informeres tydelig p? UiOs nettsider om vitnem?l at man unntaksvis kan bestille papirvitnem?l. P? denne nettsiden b?r det fremg? tydelig hvilke unntak som gjelder. Vi tenker likevel at det kan v?re hensiktsmessig med en lenke til nettsiden dere skal lage om vitnem?l i dette gratulasjonsskrivet, slik at ferdige kandidater kan finne informasjon om blant annet dette med papirvitnem?l. Denne siden b?r for ?vrig kanskje ha en egen FAQ-seksjon.

Nettsider om vitnem?l

SADM (RT#4346285)

Viktig med akkurat passelig mye og god info, "kort og utfyllende"

• om at digitale vitnem?l kan n?s via Vitnem?lsportalen. Unit planlegger ? gj?re deling mulig sommeren 2021. 
• med anbefalinger om hvordan resultateier (studenten) kan oppbevare vitnem?let, om det f.eks. er lurt ? laste ned p? disk i tillegg til ? logge p? Vitnep?lsportalen. Unit oppdaterer nok sine Vitnem?lsportalnettsider s? snart de har oppdatert Vitnem?lsportalen med digitalt signerte vitnem?l og DS-er. Da kan UiO se p? hva vi b?r ha p? v?re sider og hva vi kan lenke til hos Unit.
• om vitnem?let og DS kan skrives ut p? papier. Nederst p? digitalt signerte dokumenter fra FS p? UiO, og p? de andre FS-institusjonenene st?r det: "Dokumentet er elektronisk signert av Unit ¨C Direktoratet for IKT og fellestjenester i h?yere utdanning og forsking. Dokumentet er kun gyldig i sin opprinnelige elektroniske form med tilh?rende elektronisk signatur. Tidspunkt for signering xx.xx.xxx xx:xx" . Avveie hvor mye UiO skal skrive p? v?re egne nettsider. Unit beskriver digital signatur.
• rettet mot mottaker av digitale vitnem?l, knyttet til b?de lenkedeling fra Vitnem?lsportalen og det ? f? oversendt en digitalt signert pdf eller at utskrevet versjon av et digitalt signert vitnem?l ikke er verifisert. SADM oppdaterer nettsiden Bekrefte vitnem?l og Vitnem?slportalen.
• hva mottaker trenger av programvare for ? kunne lese den digitale signaturen eller at informasjon om dette kan finnes p? en mer fremtredende plass, jf. Unit beskriver digital signatur.

Bestille vitnem?l og DS p? papir via nettskjema

MN (RT#4347074)

Vil det st? i nettskjema/p? nettside hvilke "kriterier" som m? v?re oppfylt for ? kunne f? papirvitnem?l? Eksempelvis at du ikke har D-nummer eller f?dselsnummer eller at du skal s?ke til en institusjon som ikke godtar digitale vitnem?l? Dette er nok viktig for ? kunne gi avslag p? de som ikke har grunnlag for ? be om en fysisk kopi.

Generelt

MN (RT#307249)
Mange gode innspill i RT#307249, deriblant:

• Vi ikke kan vente til resten av samfunnet er ferdig digitalisert f?r vi tar i bruk de digitale vitnem?lene.
• Utstede digitale vitnem?l og ha en "papirtjeneste" ved behov, med god informasjon om hvordan det digitale vitnem?let kan brukes som reduserer papirbehovet s? mye som mulig." 
• Hvor stor grad vi skal hensynta behov for papirvitnem?l i etterkant (ved behov): uansett  hva slags service-niv? man legger seg p? b?r det samkj?res p? tvers av hele UiO. 

Ny logo og design v?ren 2021

UiO er i ferd med ? f? ny logo og design. Sp?rsm?l til fakultetene 27. april: "Hva tror dere om forel?pig ? beholde gammelt design p? papirvitnem?l, og dermed ha ulikt design p? papirvitnem?l og digitalt signerte vitnem?l sommeren 2021".

MF

Hvis/n?r det blir aktuelt ? endre profil p? vitnem?l/DS som g?r til utskrift og "analog signering", er det viktig for oss at det blir gitt tilstrekkelig varsel og mulighet ? kontrollere at utskriftene blir riktige og ser bra ut. S?rlig da med tanke p? fontene, og at de fungerer i utskrift, avsnittene blir korrekte og lignende. Dette for ? forhindre at utskrifter av st?rre samlinger vitnem?l blir hengende p? grunn av feil som dukker opp som f?lge av en profilendring i vitnem?lsmalen.
Svar: Den nye logoen er enklere og den nye fonten er en standard Windowsfont, s? det b?r medf?re f?rre problemer enn med gammel design. Studieavdelingen vil sjekke n?ye og be fakultenene gj?re noen tester i begynnelsen av juni 2021.

SV

V?r tilbakemelding  er vi b?r ha likt design p? digitalt- og papirvitnem?l. Vi er redd to ulike design kan skape tvil om hvorvidt vitnem?let er ekte.

UV

UV mener at begge vitnem?lsformene b?r ? samme utforming. Vi synes det er uheldig at UiO opererer med to forskjellige vitnem?lsutforminger i for studenter oppn?dd en grad det samme semesteret.

HF

Vi tenker det kanskje er en fordel om digitale og papirvitnem?l har likt design, men det er kanskje noen utfordringer med det?

Du skriver at UiO etterhvert ogs? g?r bort fra fonten Questor p? vitnem?lenes side 1 og 2, og g?r over til Arial. Vil dere da s?rge for at v?re vitnem?lstekster f?r endret font, eller m? vi gj?re det?
Svar: Studieavdelingen s?rger for ? oppdatere til ny font i begynnelsen av juni 2021.

Digitalt signererte vitnem?l og DS er tatt opp v?ren 2021

• Eksamensnettverket 3. mars
• Studieledernettverket 5. mars
• FS-nettverket 8. mars
• FFF-nettverket 18. mars (Forum for forskerutdanning)

FS Nyhetsbrev 5 i 2021: Vitnem?l: mal og digital

Nyhetsbrev 5 i 2021: Vitnem?l: mal og digital med info til fakultetene ble publisert 18. juni 2021 og inkluderer lenke til universitetsdirekt?rens godkjenning.

Oktober 2021. Hvordan g?r piloten?

Sp?rsm?l til fakultetene 11.10.2021

Hvordan g?r piloten for digitalt signerte vitnem?l?

F?r dere som kun lager digitale vitnem?l mange ?nsker om papirvitnem?l i tillegg?

Planlegger dere ? utvide programmene som f?r digitale vitnem?l i pilotperioden i 2021?

Har dere andre erfaringene s? langt i piloten, som dere vil dele?

Svar helst f?r 27. oktober til fshjelp eller til Lena

Svar fra JF 11. oktober
Det har g?tt veldig greit med de f? som vi har hatt. Ingen har bedt om papirversjon i tillegg. 
Enkelte som skal f? papir, har bedt om digialt vitnem?l i tillegg i forkant.

Svar fra UV 11. oktober:

P? UV har alle studenter som har fullf?rt norskspr?klige studieprogram denne v?ren f?tt utstedt digitale vitnem?l, mens studenter som har fullf?rt engelskspr?klige studieprogram har f?tt utstedt papirvitnem?l. Kj?rer nok samme plan fremover, siden de fleste utenlandske studenter ikke kommer inn i Studentweb n?r Feide ikke fungerer lenger. Alle studenter som oppn?dde grad i 2020 og har utsatt vitnem?l for ? forbedre emner i graden har f?tt utstedt papirvitnem?l som resten av kullet 2020. De som har f?tt digitalt vitnem?l, men som har behov for papir ogs?, har kunnet bestille dette via nettskjema. Vi har bedt studentene oppgi en kort begrunnelse for behovet. Har ikke et eksakt antall p? hvor mange som har bestilt vitnem?l p? papir, men vil tippe 30-40 stk. Til sammenligning har vi f?tt en henvendelse fra en student som har fullf?rt et engelskspr?klig program som ?nsket digitalt vitnem?l, hun ble henvist til Vitnem?lsportalen.

Begrunnelser studenter oppgir n?r de bestiller papirvitnem?l:

• - S?knad om sletting av studiegjeld. L?rere med fordypning i realfag/fremmedspr?k og l?rere bosatt i Finnmark og Nord-Troms:
• L?rere med utdanning i realfag eller spr?k
  Reduksjon av gjeld for deg i Finnmark og Nord-Troms
  L?nekassen ?nsker kopi av papirvitnem?l for disse s?knadene. Flere av studentene v?re oppgir at de har v?rt i kontakt med L?nekassen og sier de har f?tt digitalt vitnem?l, men L?nekassen godtar visst ikke det digitale formatet, enn?.
  Kommentar fra SADM: Vi har spurt Unit 11. oktober (i deres RT#463647):

  Vi lurer p? om Unit har v?rt i dialog med L?nekassen om at mange FS-institusjoner har tatt i bruk digitale vitnem?l? Vi erfarer at L?nekassen krever papirvitnem?l ved s?knad om sletting av studiegjeld for l?rere med fordypning i realfag/fremmedspr?k og l?rere bosatt i Finnmark og Nord-Troms: https://lanekassen.no/nb-NO/gjeld-og-betaling/larere-med-utdanning-i-realfag-eller-sprak/  og https://lanekassen.no/nb-NO/gjeld-og-betaling/finnmark-eller-nord-troms/

  Flere av studentene fra UV-fakultetet v?rt oppgir at de har v?rt i kontakt med L?nekassen og sier de har f?tt digitalt vitnem?l fra UiO, men at L?nekassen ikke godtar det digitale formatet, enn?. N? ble det jo slik for noen ?r siden at det er DBH som vidererapporterer oppn?dde grader til L?nekassen, s? da er kanskje sp?rsm?let om L?nekassen ikke f?r opplysninger fra DBH om fullf?rt studieprogram i tide, eller ikke f?r tilstrekkelig med opplysninger om studieretning og fagsammensetning? Derav krav om at studenten legger vitnem?let ved s?knaden om sletting av studiegjeld?
  SADM oppdaterer her n?r vi fr? svar fra Unit.

• Jobb/arbeidsgiver ?nsker ? se papirvitnem?l.
• Jobb/videre studier i utlandet.
• Personlig bruk

Vi har utstedt papirvitnem?l til de som har bestilt dette, spesielt mtp. at dette er en pilot. Fremover ser vi for oss at det kan bli vanskelig ? "avvise" foresp?rsler om papirvitnem?l pga. manglende hjemmelsgrunnlag, men tror at over tid vil flere og flere bli vant til det nye formatet.

Alt i alt virker det som om de fleste studentene hos oss er forn?yd med det digitale formatet.

Svar fra MN 25.10.2021

Pilotering av digitale vitnem?l g?r bra.

Vi m?tte noen utfordringer under f?rste produksjonsrunde, knyttet til godkjente sertifikater p? ansattes datamaskiner, men Units veiledning hjalp. Ev. kombinert med ? ?pne vitnem?let, sjekke om man f?r opp en boks som heter Trusted certificates updates? Hvis ja, hake av In the future install automatically, trykke OK. F?r man stadig opp Reading untagged document, hak av p? Always use the setting ... og trykk OK. Da ser det ut til ? funke neste gang man ?pner vitnem?let. (Referanse RT#4547087)

I tillegg har vi gjort en vurdering av MNs mastergradskarakterbeskrivelser. Etter en helhetsvurdering er disse n? skrotet og vi bruker kun de vanlige karakterbeskrivelsene som ligger som en del av vitnem?let.

Ja, vi vil utvide programmene som f?r digitale vitnem?l fra H21. Nye pilotprogram er studieprogrammene ved institutt for teoretisk astrofysikk og institutt for informatikk (med noen f? unntak p? IFI):

Institutt for teoretisk astrofysikk: MNB-FAS, AST, MNM2-AST og MNM2-CS, CSAST Institutt for informatikk: MNB-EIT, MNB-INFD, MNB-INL, MNB-INP, MNB-INR, MNB-INS, MNM2-CS CSBINF og MNM2-CS CSIMBC, MNM2-DS, MNM2-DIGHS, MNM2-EIT, MNM2-INFD, MNM2-INL, MNM2-INI, MNM2-INP, MNM2-INR, MNM2-INS og MN1-ITARK.

Hva er tankene deres rundt vitnem?l til PHD-kandidater? Tenker dere at "planen er at i 2022 f?r alle digitale vitnem?l" ogs? skal gjelde PHD-vitnem?l?

Svar fra SADM:
Ph.d. er ogs? omfattet av v?r ambisjon om helst digitalt i 2022, og flere fakulteter har v?rt med p? testing. De som jobber med ph.d. har imidlertid mange utenlandske kandidater og frykter nok en st?rre ettersp?rsel etter papirvitnem?l enn bachelor/master. Vi tror flere vurderer (ev. ?nsker) dobbeltkj?ring inntil p?loggingsl?sningene for internasjonale kandidater er p? plass.

Svar fra HF 27.10.2021

Vi har tekniske problemer, blant annet at det ser ut til at ikke den digitale signaturen har kommet helt p? plass p? endel vitnem?l og DS.

For ?vrig har vi ikke f?tt mange "krav" om vitnem?l p? papir, men s? har vi bare fulldigitalisert frie grader. Vi vurderer ? pilotere videre, ved ? kutte ut papirvarianten p? de program vi allerede har pilotert.

Vi har stadig diskusjoner rundt dette med vitnem?l og klagefrist, s?rlig p? mastergrader. Hvis student A f?r et digitalt vitnem?l sensommeren 2021, klager p? masteroppgavekarakteren, og m? f? nytt vitnem?l i oktober (ish). Hva skjer da med det gamle digitale vitnem?let? Vil det, n?r vi skriver ut nytt, og har hake p? ? slette det gamle, forsvinne? Mener ? huske at det er blitt sagt at alle "versjoner" av et digitalt vitnem?l skal bevares p? et vis?

Svar fra SADM

Kan dere produsere vitnem?lene som mangler selve den digitale signaturen p? nytt og se om det g?r bedre n?? Hvis ikke vil SADM feilmelde til Unit.

Vitnem?l og klagefrist. Nederst p? FS-veiledningen Kvalifikasjon er det et avsnitt "Hva om noen studenter skulle klage p? et eksamensresultat?" med SADMs anbefalinger og vurderinger. Dersom dere skriver ut et nytt vitnem?l med hake p? ? slette det gamle, vil det gamle per i dag forsvinne. Det er mulig Unit finner en l?sning som gj?r at alle versjoner lagres, men at kun ¨¦n utgave er synlig og delbar.