Innreisende studenter NORPART og NORHED

Studieavdelingen bist?r NORPART og NORHED-prosjekter med opptak og mottak av innreisende MA og PhDer med studentstatus* til UiO. Det er sv?rt viktig ta prosjektene overholder frister for ? sikre studentene tilgang til rimelige studentboliger, visum/oppholdstillatelse, stipendutbetalinger etc.

Viktige frister for MA and PhDer m/student status*

Oppgave	Hvem	V?r	H?st
Oversende detaljer for registrering i FS for innreisende utvekslingsstudenter + PhDer m/studentstatus (i Excel)	Prosjekt ¡ú sentral admin.	15. oktober	1. mai
Fullgrad master	Prosjekt¡ú studieprogram/institutt ¡ú Seksjon for opptak (OPP)	1. februar (frist for innmelding av kandidater til OPP)
Opptaksdokumenter (Admission & Study plan letter)	sentral admin ¡ú prosjekt¡ústudenter	Slutten av oktober	Midten av mai
Opptaksdokumenter til fullgrad MA-studenter	Seksjon for opptak ¡ú studenter	Mars/April
S?knadsfrist studentbolig (SiO)	Student ¡ú SiO	1. nov	1. juni
'Scholarship confirmation' til visums?knad	Prosjekt ¡ú studenter	F?r visums?knad	F?r visums?knad
Garantifrist visums?knad (UDI)	Student ¡ú UDI	1. des	1. juli
Betaling av s?knadsgebyr/visum	Prosjekt ¡ú UDI	1. des	1. juli
Innbetaling av depositum (SiO)	Prosjekt ¡ú SiO	F?r innflyttingsdato	F?r innflyttingsdato
Tilbakebetaling av depositum (SiO)	Prosjekt/student ¡úSiO	F?r utflyttingsdato	F?r utflyttingsdato
Forberede stipendutbetaling	Prosjekt ¡ú Seksjon for l?nn	6-8 uker f?r ankomst	6-8 uker f?r ankomst
Brukernavn og passord	IT Department ¡ústudent/ Prosjekt¡ú Lokal- IT	Mai/Juni Juli/Aug for helgrad	Nov/des
Emneoppmelding og studierettter	Prosjekt¡ú Fakultet og institutt
Hente cash cards	Prosjekt/studenter kan hente cash cards i Knutepunktet	etter avtale	etter avtale
Semesteravgift (kun fullgrad NORPART/HED)	Prosjekt (p? vegne av studenten) ¡ú UiO	1. sep	1. feb
Oppdatere ID-number i SAP-DF?	Student/prosjekt	Kontakt seksjon for l?nn n?r dette er mottatt	Kontakt seksjon for l?nn n?r dette er mottatt
Bestille time hos politiet	Student ¡ú UDI portal	F?r ankomst	F?r ankomst

*PhD: studentstatus eller gjesteforskere?

PhDer som er fullfinansiert av NORAD/UD programmer (NORHED, NORPART) kan registreres som studenter ved UiO. Studentstatus gir tilgang til rimeligere boliger og helsetjenester via SiO, samt studentrabatter hos Ruter (for de under 30 ?r). Men merk at studentstatus og studentbolig kun er tilgjengelig hvis prosjektet overholder f?lgende frister: studentbolig er kun garantert hvis studenten s?ker om bolig innen fristen, kontraktstart 1. aug/1. jan med en minimumsvarighet p? 2 m?neder og ankommer i Oslo i starten av semesteret. Se mer under avsnitt om bolig.   

Hvis prosjektet skal ta imot PhDer p? opphold under 2 m?neder eller ikke kommer til starten av semesteret, skal de ha status som gjesteforskere. International Staff Mobility Office (ISMO) bist?r prosjektene i sp?rsm?l om bolig og visum for denne gruppen. All dokumentasjon for gjesteforskere utstedes av vertsinstituttet/prosjektet (invitasjonsbrev etc.) 

Opptak- og visumdokumentasjon

Seksjon for studiekvalitet utsteder opptaks-og visumdokumentasjon for MA og PhDer med studentstatus. Prosjektene m? sende en fullstendig oversikt i complete overview (Excel)  innen gitte frister (se over).

Basert p? den oversendte informasjonen, gj?r Seksjon for studiekvalitet personopprettinger i FS, samt opprettinger i bildet Utvekslingsperson der hvor det er relevant. Opptaksbrev vil ligge tilgjengelig i studentens 'Dokumentarkiv' i FS og er tilgjengelig for kollegaer med FS-tilganger.  

Prosjektet m? selv utstede et brev til studentene som bekrefter stipendsummen. Se template letter. 

UDI krever at studentene kan dokumentere at de kan finansiere sitt opphold i Norge for ? innvilge visum. Minsteraten tilsvarer niv?et p? st?tten fra L?nekassen for MA og NFR for PhDer (2024/2025: for MA 13 790, 22 000 for PhD). 

Visum/oppholdstillatelse

Varigheten p? oppholdet i Norge avgj?re hvilke typer visa/oppholdstillatelser studenten m? s?ke om:

• Under 90 dager: visitor's visa   

• Utveksling i 1 - 2  semester: visa og student oppholdstillatelse

• Helgrad: visa og student residence permit 

For opphold i Norge under 90 dager, kan studentene s?ke om visitor's visa istedenfor student oppholdstillatelse. 

S?knad og dokumentasjon

Studenter m? s?ke om visum/oppholdstillatelse f?r ankomst i Norge for ? p?begynne studier. Vi anbefaler at studenten starter s?knadsprosessen hos UDI s? tidlig som mulig etter ? ha mottatt n?dvendig dokumentasjon fra UiO.

S?knadsprosess: 

• Dokumenter som m? legges ved s?knaden: Letter of admission, study plan letter (som refererer til at studenten er garantert bolig), et brev som bekrefter stipend/finansiering

• S?knadsgebyr: Studenten/prosjektet m? betale et s?knadsgebyr p? 5.900 NOK. Betalingen m? skje ved bruk av kredittkort. For ?yeblikket er det ikke mulig for en tredjepart ? betale i UDI-portalen.

• S?knadsfrist: For ? garantere at studentene kommer til semesterstart, m? s?knad og dokumenter levers innen 1.7/1.12.

• Oppholdstillatelsens varighet: Frem til 31. august v?rsemesteret og 28. februar for h?stsemesteret. 

Vennligst se v?re nettsider for mer informasjon til studentene om hvordan s?ke oppholdstillatelse.

S?knad om bes?ksvisum

Studenter som skal oppholde seg i Norge i 90 dager eller mindre, kan s?ke om et bes?ksvisum/visitor's visa. Merk at det ikke er mulig ? utvide et bes?ksvisum eller s?ke om oppholdstillatelse fra Norge. 

For disse studentene anbefaler UDI at prosjektet/enheten utsteder et invitasjonsbrev, da prosjektet er ansvarlig for ? f?lge opp studenter p? kortere opphold. De anbefaler ogs? at det oppgis en kontaktperson skulle det komme sp?rsm?l om form?let med studentens opphold i Norge og ved UiO. Merk at noen ambassader har egne maler for invitasjonbrev. Du finner disse i embassy checklist.

Vennligst v?r oppmerksom p? at det kreves andre dokumenter n?r studenten s?ker om et bes?ksvisum. Det anbefales derfor at studenten kontakter UDI/relevant ambassade for sp?rsm?l om s?knad og n?dvendig dokumentasjon. 

Knutepunktet - International Student Reception kan ogs? bist? i sp?rsm?l om s?knadsprosessen.

S?knad om fornyelse av oppholdstillatelse

Masterstudenter p? helgrad, eller studenter som ?nsker ? utvide oppholde sitt i Norge, m? s?ke om fornyelse av oppholdstillatelsen minst en m?ned f?r tillatelse g?r ut.

Studenten m?:  

1. Registrere en s?knad om fornyelse av oppholdstillatelse p? udi.no
2. Betale et s?knadsgebyr i portalen
3. Avtale en time hos politiet for ? levere dokumentasjon 
4. Bestille progress report fra Knutepunktet - International Student Reception.

Knutepunktet - International Student Reception er kontaktpunkt for alle sp?rsm?l om fornyelse av oppholdstillatelse: int-advisor@admin.uio.no. 

Mer informasjon om prosessen finnes p? v?re nettsider. 

Forsikring (reise og helse)

Studenter som skal v?re i Norge over 3 m?neder, kan bli medlemmer av Folketrygden/National Insurance Scheme (nav.no). 

Studenter som er i Norge under 3 m?neder har ikke denne rettigheten og b?r ha privat eller offentlig forsikringsdekning fra sitt hjemland.

Merk at det kan ta flere m?neder f?r studentene blir registrert hos Folketrygden. Alle studenter p? derfor ha en offentlig eller privat helseforsikring som dekker opphold i Norge inntil de mottar en bekreftelse om medlemskap i Folketrygden. 

Merk at dersom studenten skulle bli syk og trenge medisinsk behandling, dekker forsikringen dette i Norge, men ikke i et annet europeisk land. Vi anbefaler derfor en reiseforsikring i tillegg.

For mer informasjon om helseforsikring, vennligst se v?re engelske nettsider.

Bolig

UiO har en boliggaranti for internasjonale studenter som kommer til semesterstart. For ? bli inkludert i ordningen m? f?lgende overholdes:

• Studenten m? legge inn en s?knad innen fristen 1. november/1. juni (sio.no/en/housing) 

• Garantien gjelder kun kategorien 'single furnished room' 

• Kontraktstart m? v?re 1. august/1. januar 

• Kontrakten m? vare i minst 2 m?neder

• Studenten m? ankomme i begynnelse av semesteret 

Studenter som kommer etter semesterstart

UiO har inng?tt en avtale med SiO om at studenter NORPART/NORHED-studenter som s?ker om bolig med ankomstdato etter 1. januar/1. august kan prioriteres for bolig. Vi gj?r oppmerksom p? at vi ikke kan garantere at studentene f?r bolig, ettersom det er avhengig av tilgjengelighet hos SiO

For ? bli prioritert for bolig utenom semesterstart m? prosjektet informere  Knutepunktet innen 15. mai/15. oktober. 

Dersom studentene s?ker om bolig utenom semesterstart og det ikke er ledige boliger hos SiO, er prosjektet selv ansvarlig for finne alternativ bolig. 

Hvis prosjektet skal ta imot PhDer p? opphold under 2 m?neder eller  ikke kommer til starten av semesteret, skal de ha status som gjesteforskere. International Staff Mobility Office (ISMO) bist?r prosjektene i sp?rsm?l om bolig  for denne gruppen.

Hvordan s?ke?

Studenten m? legge inn en s?knad p? sio.no for et 'single furnished room' innen s?knadsfristen 1.11/1.6 

NORPART/NORHED studenter m? skrive at de er p? NORPART/NORHED program i s?knaden om bolig. 

Se v?r step by step guide for flere detaljer.

Studenten m? signere kontrakt med 1.8/1.1 som startdato, men det er mulig ? ankomme boligen senere. Hvis studenten kommer mange uker etter semesterstart m? prosjektet likevel betale leie for periode fra kontraksstart til studenten ankommer for ikke ? miste boligen. 

Studentene garanteres ikke familie eller parleiligheter.

For mer informasjon, vennligst se Housing - International students (uio.no)  

Hvis prosjektet skal betale depositum og husleie 

Knutepunktet har laget en egen avtale med SiO regnskap om betaling av husleie for NOPART/NORHED-studenter. SiO vil kunne sende fakturaen for husleie direkte til prosjektet. For at SiO skal kunne sende fakturaen, m? prosjektene fylle ut excel-skjema med n?dvendig fakturainformasjon og sende det til Mariana Hatzianastasiou innen 1. juni/1. november.

Stipend/Cash cards

Studenter uten en norsk bankkonto kan motta stipender via et kronekort/cash card. Cash card er et BankAxept-kort som kan fylles p?.

Cash cards kan kun bli brukt i minibanker og betalingsterminaler markert med BankAxept. CashBack kan ogs? benyttes til ? ta ut kontakter ved kj?p. Merk at det ikke er mulig ? benytte cash cards til ? betale fakturaer p? nett eller i butikk/posten.

Prosjektet sender inn bestilling med informasjon om stipendet til Seksjon for l?nn innen deres frister. For mer informasjon om stipendutbetaling, se  /for-ansatte/ansettelsesforhold/utbetalinger/stipend/ 

Kj?replan for utbetaling av l?nn og refusjoner. 

Det er sv?rt viktig at prosjektet sender inn dokumenter i god tid f?r studentens ankomst slik at penger er tilgjengelig med en gang studenten er ankommet Oslo.

 

Utdeling av kronekort i Knutepunktet

I overensstemmelse med Seksjon for l?nn, kan studenter eller UiO-ansatte hente cash cards i Knutepunktet - International Student Reception. Hvis cash cards skal hentes i Knutepunktet m? prosjektet kan sende en epost til Knutepunktet (int-advisor@admin.uio.no) med informasjon om studenten og tidspunkt for ankomst. 

Hvis en ansatt skal hente cash cards p? vegne av studenten, m? de ha en fullmakt. Et signert brev/epost m? inneholde studentens navn, f?dselsdato, samt navn og f?dselsdato p? de som skal hente kortene p? vegne av studenten. I tillegg m? det legges ved kopi av ID. 

Cash cards kan hentes i Knutepunktet - International Student Reception i deres ?pningstider eller ved ? lage en avtale om henting av disse.

/for-ansatte/arbeidsstotte/lonnsadministrasjon/bilagslonn/

Studenter som starter h?sten 2024:

For at seksjon for l?nn skal kunne lage kronekort til semesterstart m? de ha all n?dvendig dokumentasjon innen 1. juli. 

Dersom dere har sp?rsm?l om stipendutbetaling kan dere sende e-post til stipendutbetaling@admin.uio.no

Norsk bankkonto

Kun studenter som har f?tt norsk ID-nummer kan kontakte en bank for ? ?pne en bankkonto. Merk at det kan ta lang tid ? ?pne en bankkonto. For studenter som skal v?re i Norge under 6 m?neder er det sannsynlig ta de ikke vil f? opprettet en konto.

N?r studenten har f?tt ?pnet en norsk bankkonto, kan prosjektet utbetale stipend direkte til denne kontoen heller en via ordningen med cash cards. 

IT-tilganger/ brukernavn og passord

Nye studenter som er riktig registrert i FS, skal f? tilsendt sitt UiO-brukernavn og instruksjoner for hvordan opprette et passord p? SMS. Studenter p? utveksling til UiO f?r tilsendt SMSer i slutten av mai/begynnelse av juni for studier som starter i h?stsemesteret og i m?nedsskiftet november/desember for studier som starter i januar. Studenter med opptak til helgrad master mottar SMS i m?nedsskiftet juli/august. V?r oppmerksom p? at studenter som tidligere har v?rt registrert som studenter p? UiO ikke vil motta en ny SMS, men m? oppdatere sitt passord i Password services. 

Hvis studenten ikke har mottatt en SMS med informasjon om brukernavn, m? studenten selv kontakte UiO:Helpdesk for bistand. Fordi brukertilgangene er personlige, er det best om studenten f?rst tar kontakt med Helpdesk heller enn at prosjektet tar kontakt p? studentens vegne.

Studieavgift

NORPART og NORHED-studenter p? utvekslingsopphold og helgrad er fritatt fra ? betale studieavgiften som blir innf?rt studie?ret 2023/2024. 

Semesteravgift (kun helgrad)

NORPART og NORHED-studenter p? utvekslingsopphold er fritatt fra ? betale semesteravgift.

Fullgrad NORPART and NORHED- studenter skal derimot betale semesteravgift. Studenten kan bestille en faktura i Studentweb. Fristen for ? betale semesteravgiften er 1.9/1.2. Det kan v?re praktisk om prosjektet betaler semesteravgiften p? vegne av studenten som ikke har tilgang p? norsk bankkonto. Semesteravgiften kan dessverre ikke betales ved ? benytte cash cards.

ÑDz©ÓéÀÖ¹ÙÍø_ÑDz©ptÊÖ»ú¿Í»§¶ËµÇ¼etter og emneoppmelding (FS)

Studieavdelingen er ansvarlig for legge studentene inn i FS. Prosjektet m? likevel sikre seg at studentene har en aktiv studentsstatus p? sin enhet. V?r s?rlig obs at dette ogs? gjelder PhDer. For ? f? status som en 'aktiv student' m? det 1) v?re en aktiv studierett i FS og 2) studenten m? v?re registrert med en ¡®Utdanningsplan¡¯ og/eller v?re oppmeldt til emner. 

For bistand, vennligst kontakt:

PhD: PhD-koordinatorer p? fakultetsniv? + institutt for emneoppmelding.

Masterstudents (utveksling): internasjonale koordinatorer p? fakultetsniv?  + studiekonsulenter p? instituttniv?.

Masterstudenter p? hele grader skal automatisk bli gitt riktige studieretter som del av masteropptaket og selv kunne melde seg til emner som vanlig programstudenter via Studentweb. 

Ankomst i Oslo

F?r ankomst til Norge er det viktig at studentene gj?r seg kjent med UiOs ressurssider for internasjonale studenter om ankomst til Oslo. 

Registrering hos politiet

Studenten m? registrere seg hos politiet etter ankomst til Norge for ? kunne motta et oppholdskort. Studenten bestiller en time i UDI portalen etter at de har f?tt svar p? sin s?knad om visum og/eller oppholdstillatelse.

For ?yeblikket er det f?rre tilgjengelige timer hos politiet i Oslo. Vennligst se egne nettsider om 'police registration' for studenter fra utenfor EU.

ID-nummer 

Studentene registreres ogs? hos Folkeregisteret n?r de m?ter hos politiet for ? bestille et oppholdskort. Politiet gir beskjed til Skatteetaten (Skatt ?st) p? vegne av studenten og Skatteetaten vil etterhvert utstede et ID-nummer. Se Knutepunktets nettsider for flere detaljer.

N?r studenten har mottatt sitt norske ID-nummer, m? vedkommende fylle ut nettskjemaet "Notification to UiO of new Norwegian ID number" for at UiO skal kunne oppdatere v?re systemer. 

Prosjeket m? ogs? informere Seksjon for l?nn om studentens nye ID-nummer for oppdateringer i DF? i forbindelse med utbetaling av stipend. 

Helsetjenester 

Alle UiO- studenter kan benytte seg av SiO Helse. Studenthelsetjenesten tilbyr tjenester fra allmennleger, sykepleiere, psykiatere, psykologer og tannleger. Studenten m? selv kontakte SiO helse for ? avtale time. Mer informasjon om SiO Helse finner du her. 

Vennligst se  SiOs nettsider for viktig informasjon om helse. 

Innflytting SiO bolig og henting av cash cards

Studenten m? hente n?kler til sin SiO bolig innen to uker fra kontraksstart (1. august/1. januar). Skal studenten ankomme senere, m? SiO Bolig varsles. MERK! For v?rsemesteret 2024 er f?rste dag studentene kan hente n?kler den 2./3. januar.

Hvis studenten skal hente cash cards i Knutepunktet, m? de sende en e-post til int-advisor@admin.uio.no for ? avtale hentetidspunkt. Hvis prosjektet skal hente kortene p? vegne av studentene, m? det legges ved/sendes en fullmakt (for flere detaljer se eget avsnitt om cash cards over). 

Kontaktpunkter

Admission, preliminary registrations: Education Quality Office v/ Tine T?ng Engvik, t.t.engvik@admin.uio.no

Student housing, visa, cash cards: Knutepunktet v/Mariana Hatzianastasiou: int-advisor@admin.uio.no 

Ordering cash cards, Payroll Office/Seksjon for l?nn v/ stipendutbetaling@admin.uio.no

Guest researchers: housing, visa: ISMO

Masterstudenter (helgrad)

• Fra og med h?st 2020 inkluderes et opptak til helgrad master i eksisterende prosjekter. Et eget opptak med egne frister og prosedyrer er utviklet av Seksjon for opptak og kommunisert til prosjektene.
• Masterstudentene skal betale semesteravgift ved UiO p? lik linje med andre gradsstudenter.
• Stipendet ligger p? L?nekassens satser og utbetales prim?rt for to ?r, med muligheter for forlengelse inntil 12 m?neder utover normert studieprogresjon p? programmet. Se flere vilk?r for stipendet (in English).
• Stipendet utbetales av prosjektet. Se rutiner for stipend/cash cards over.