Er det lov ? oppgi en students etternavn til en som ber om det?
Nei. Kontakt postmottak@admin.uio.no.
Er det lov ? oppgi en students adresse til en som ber om det?
Nei. Kontakt postmottak@admin.uio.no.
Er det lov ? oppgi en students telefonnummer til en som ber om det?
Nei, men du kan eventuelt henvise til gulesider.no eller google.com. Kontakt ev. postmottak@admin.uio.no.
Er det lov ? oppgi en students e-postadresse til en som ber om det?
I utgangspunktet er svaret nei, men du kan henvise til persons?k p? UiOs nettsider. Kontakt ev. postmottak@admin.uio.no.
Er det lov ? oppgi en students f?dselsnummer til en som ber om det eller sende f?dselsnummeret p? e-post?
Nei, kontakt postmottak@admin.uio.no dersom noen ?nsker ? f? oppgitt f?dselsnummer.
Du skal heller ikke sende fullt f?dselsnummer (11 siffer) i e-post, verken i emnefeltet, inne i e-posten eller som vedlegg da det ikke er noen sikkerhetsforskjell mellom disse. Dette f?lger b?de av personvernforordningen artikkel 32 Sikkerhet ved behandlingen, UiOs interne reglement om elektronisk kommunikasjon punkt 6 og Datatilsynets veileder for behandling av f?dselsnummer. Dersom et f?dselsnummer skal sendes i e-post skal det krypteres.
Dersom du kommer i kontakt med noen som krever at UiO sender fullt f?dselsnummer i ?pen e-post, send saken til postmottak@admin.uio.no, s? vil vi be avsender vise til hvilke lovhjemler som unntar Universitetet i Oslo og avsender fra forbudet mot ? sende f?dselsnummer ?pent i e-post.
Dersom du i arbeidet trenger ? identifisere en s?ker eller student i en e-post, bruk s?kernummer/studentnummer/l?penummer og ev. etternavn.
Hva gj?r jeg dersom jeg er i tvil om jeg kan utgi en personopplysning?
Da kontakter du systemeier for Felles studentsystem i Avdeling for studieadministrasjon (SADM) via postmottak@admin.uio.no.
Kan jeg gi ut opplysninger til en kollega i studieadministrasjonen?
Ja, dersom det er et studieadministrativt behov for det.
Kan jeg gi ut opplysninger til en vitenskapelig ansatt?
Ja, dersom den som sp?r er avhengig av opplysningene for ? f? utf?rt sitt arbeid, for eksempel kontakte en vedkommende er veileder for.
V?r oppmerksom p? at det ? gi ut opplysninger til vitenskapelige kan ligge i grenseland dersom informasjonen som gis ut kan p?virke den vitenskapelige ansattes syn p? studenten og eventuell karaktersetting. Informasjon om tidligere karakterer m? s?ledes ikke gis ut uten samtykke fra studenten selv.
For masteroppgaver er hensynet til framtidig p?virkning av karaktersettingen mindre relevant, siden de fleste studentene er ferdige med studiene sine. Fakultetet avgj?r om det av hensyn til kvalitetssikring av veiledningen er n?dvendig/hensiktsmessig ? gi veiledere tilgang til karakterer og ev. begrunnelser for studentene de selv har veiledet.
Kan jeg ta i mot penger for ? gi ut personopplysninger?
Nei, det er ? anse som korrupsjon, det er straffbart og kan medf?re oppsigelse.
M? en student vise legitimasjon for ? f? opplysninger om seg selv?
Dersom du ikke er 100 % sikker p? hvem studenten er m? personen legitimere seg.
Dersom en student viser legitimasjon, kan han/hun da f? opplysninger om sine medstudenter?
Nei.
Kan jeg gi ut personopplysninger til en student som har legitimert seg n?r det er mange andre til stede?
Ja, men du har ansvaret for at ikke andre f?r rede p? de personopplysningene du gir ut. Be de andre i k?en trekke lenger bak, eller ta med deg personen du samtaler med til et mer skjermet sted.
Kan jeg oppgi om en person er student ved UiO?
Det avhenger av hvem som sp?r, hvorfor de sp?r og om de har en lovhjemmel for ? f? opplysningene de ettersp?r.
Dersom de som sp?r har en lovhjemmel kan UiO svare. Avdeling for studieadministrasjon (SADM) ber om at alle slike henvendelser videresendes til postmottak@admin.uio.no
Kan jeg oppgi om en person er student p? et bestemt emne/studieprogram ved UiO?
Det avhenger av hvem som sp?r, hvorfor de sp?r og om de har en lovhjemmel for ? f? opplysningene de ettersp?r.
Dersom de som sp?r har en lovhjemmel kan UiO svare. Avdeling for studieadministrasjon (SADM) ber om at alle slike henvendelser videresendes til postmottak@admin.uio.no
Kan jeg oppgi en eksamenskandidats eksamensresultat til eksamenskandidaten selv?
Det beste er ? henvise vedkommende til Studentweb.
Dersom det ikke er mulig for vedkommende ? benytte Studentweb, og dersom du ikke med sikkerhet kjenner personen, skal du be vedkommende legitimere seg f?r du gir ut opplysninger til vedkommende.
Kan jeg oppgi en eksamenskandidats eksamensresultat over telefon?
Dersom henvendelsen kommer p? telefon m? du henvise vedkommende til Studentweb, eller be vedkommende kontakte n?rmeste infosenter, studiekonsulent eller Knutepunktet. Dersom dette ikke er mulig, kan du be vedkommende henvende seg p? e-post til studentinfo@admin.uio.no
Kan jeg oppgi en eksamenskandidats eksamensresultat til en annen person enn eksamenskandidaten selv?
Nei.
Kan jeg oppgi om en gitt person har en grad fra UiO?
I prinsippet ja, men det er vel s? greit ? henvise til nettsiden Bekrefte vitnem?l og Vitnem?lsportalen.
Kan jeg oppgi innholdet i en kandidats vitnem?l?
Nei. Slike henvendelser skal benytte nettskjema. Les mer p? Bekrefte vitnem?l og Vitnem?lsportalen og Verification of academic qualifications and Diploma Registry
Kan jeg gi en studentforening eller enkeltperson tilgang til en liste over en n?rmere angitt gruppe studenter?
Slike henvendelser skal videresendes til postmottak@admin.uio.no eller til Avdeling for studieadministrasjon (SADM), Postboks 1072.
Kan jeg utgi personopplysninger om studenter ved andre enheter ved UiO enn der jeg selv arbeider?
Som FS-bruker har du tilgang til alle studentene ved UiO. De samme reglene for behandling av personopplysninger gjelder enten studenten det ettersp?rres opplysninger om tilh?rer enheten hvor du arbeider eller studenten tilh?rer en annen enhet.
Kan jeg gi ut personopplysninger om tidligere studenter?
Oppn?dd grad er offentlig informasjon. Henvendelser vedr?rende andre forhold videresendes til Avdeling for studieadministrasjon (SADM), postboks 1072. E-poster videresendes til postmottak@admin.uio.no
Kan jeg oppgi en students f?dselsnummer i e-poster med kollegaer?
Nei. Benytt heller studentnummer/s?kernummer/l?penummer. Du kan ogs? tilf?ye etternavnet for ? sikre hvilken person det er snakk om.
Du skal heller ikke sende fullt f?dselsnummer (11 siffer) i e-post, verken i emnefeltet, inne i e-posten eller som vedlegg, da det ikke er noen sikkerhetsforskjell mellom disse. Dette f?lger b?de av personvernforordningen artikkel 32 Sikkerhet ved behandlingen, UiOs interne reglement om elektronisk kommunikasjon punkt 6 og Datatilsynets veileder for behandling av f?dselsnummer. Dersom et f?dselsnummer skal sendes i e-post skal det krypteres.
Dersom du kommer i kontakt med noen som krever at UiO sender fullt f?dselsnummer i ?pen e-post, send saken til postmottak@admin.uio.no, s? vil systemeier for FS be avsender vise til hvilke lovhjemler som unntar Universitetet i Oslo og avsender fra forbudet mot ? sende f?dselsnummer ?pent i e-post.