Hva er personopplysninger?
En personopplysning er i f?lge personvernforordningens kapittel 1, artikkel 4 enhver opplysning om en identifisert eller identifiserbar fysisk person (?den registrerte?); en identifiserbar fysisk person er en person som direkte eller indirekte kan identifiseres, s?rlig ved hjelp av en identifikator, f.eks. et navn, et identifikasjonsnummer, lokaliseringsopplysninger, en nettidentifikator eller ett eller flere elementer som er spesifikke for nevnte fysiske persons fysiske, fysiologiske, genetiske, psykiske, ?konomiske, kulturelle eller sosiale identitet.
Hva er s?rlige kategorier av personopplysninger (sensitive personoplysninger)
S?rlige kategorier av personopplysninger (f?r het det sensitive personopplysninger) er i henhold til personverforordningens artikkel 9 personopplysninger om
- rasemessig eller etnisk opprinnelse
- politisk oppfatning
- religion
- filosofisk overbevisning eller fagforeningsmedlemskap
- samt behandling av genetiske opplysninger og biometriske opplysninger med det form?l ? entydig identifisere en fysisk person
- helseopplysninger eller opplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering
Merk at personopplysninger om straffedommer og lovovertredelser er ikke lenger en sensitiv personopplysning, men har sin egen artikkel 10.:
"Behandling av personopplysninger om straffedommer og lovovertredelser eller tilknyttede sikkerhetstiltak p? grunnlag av artikkel 6 nr. 1 skal bare utf?res under en offentlig myndighets kontroll eller dersom behandlingen er tillatt i henhold til unionsretten eller medlemsstatenes nasjonale rett som sikrer n?dvendige garantier for de registrertes rettigheter og friheter. Alle omfattende registre over straffedommer m? bare f?res under en offentlig myndighets kontroll."
Det betyr strengere regler enn for s?rlig kategori av personopplysninger (artikkel 9).
Er det lov ? lagre personopplysninger i FS?
Ja, dersom opplysningene er hensiktsmessige i forhold til studieadministrasjon og opplysningene ikke er ? anse som s?rlige kategorier av personopplysninger.
Kan man lagre s?rlige kategorier av (dvs. sensitive) personopplysninger i FS?
Nei, fakultetet skal ikke registrere s?rlige kategorier av (sensitive) personopplysninger i FS. Systemeier for FS, dvs. Avdeling for studieadministrasjon (SADM) har enkelte slike muligheter.
Det finnes instruks til hvordan man skal registrere persontilpasning til eksamen i FS. I tillegg kan man lagre selve saksnummeret fra ePhorte i FS vedr?rende alle type saker, herunder innhold med sensitive personopplysninger, for eksempel tilrettelegging av eksamen eller mistanke om fusk/fors?k p? fusk. Tilgangen til denne type ePhorte-saker vil imidlertid v?re sterkt begrenset.
I s?rskilte tilfeller vil ogs? ordin?re personopplysninger v?re ? betrakte som av s?rlig kategori, for eksempel dersom en students adresse er ILA eller Vindern psykiatriske.
Hvem er ansvarlig for at det ikke registreres personopplysninger av s?rlig kategori i FS?
I praksis er det f?rst og fremst den enkelte saksbehandler som legger inn opplysninger i FS, men oppl?ring og det formelle systemeieransvaret er det Avdeling for studieadministrasjon som har.
Har jeg taushetsplikt?
Alle UiO-ansatte har taushetsplikt. Taushetsplikten omfatter ogs? forhold og opplysninger du har tilgang til via FS. Alle FS-brukere m? dessuten undertegne en spesiell taushetserkl?ring for forhold knyttet til informasjonen de f?r tilgang til via FS.
Hvor lenge varer taushetsplikten min?
Taushetsplikten din er evigvarende og uavhengig av om du endrer arbeidsoppgaver, arbeidsgiver eller pensjoneres.
Hva gj?r jeg med taushetsplikten min dersom jeg er vitne til irregul?re forhold hvor for eksempel kollegaer l?ner bort sin FS-tilgang eller gir ut personopplysninger uten samtykke eller uten hjemmel i lov?
Da kontakter du fshjelp@admin.uio.no som vurderer om og hvordan saken skal behandles videre.
Hva skjer dersom jeg bryter taushetsplikten?
Forsettlig eller uaktsomt brudd p? taushetsplikten etter forvaltningsloven § 13 eller andre lover, samt medvirkning til dette, er straffbart etter straffeloven §§ 209 og 210. Brudd p? bindende taushetspliktregler vil i tillegg v?re et pliktbrudd og en tjenestefors?mmelse. For statsansatte
vil dette kunne f?re til sanksjoner fra arbeidsgiver, etter statsansatteloven § 20, samt §§ 25, 26 og 29.