English version of this page

Innstillinger og opplysninger av instrumenter

Etter at ett instrument er registrert i systemet, legg til essensielle opplysninger om instrumentet og rediger innstillinger.

Hvor kan man legge til/redigere opplysninger om ett instrument?

For ? legge til/redigere opplysninger om ett instrument, m? man g? til Instrument Settings-siden til instrumentet. Man kan komme fram til Instrument Settings-siden p? flere m?ter, men her vises et eksempel.

  1. Klikk p? INSTRUMENTS i navigasjonsmenyen til venstre.
  2. Klikk p? ID-nummeret i #-kolonnen til instrumentet du vil redigere.

Essensielle innstillinger og opplysninger

Resource-fane

  • INSTRUMENT PRICE CATEGORY: Her settes forh?ndsdefinert kategori eller man kan opprette en ny. Se egen veiledning for hvordan en Instrument Price Category kan defineres.
  • PROJECT NUMBER: Feltet vises ved ? klikke p? Advanced Settings. Her legges delprosjektsnummer til instrument for inntektsf?ring (hvis relevant). Hvis det er samme som det som er registrert p? core'en, kan dette feltet v?re tomt.
  • HIDE PROJECTS: Dersom instrumentet er helt gratis for alle brukere, kan dette skrus p?. Det vil si at sluttbrukere ikke ser sitt prosjekt for ? velge for ? betale booking eller bruk av instrumentet.
  • ALLOW DRAFT RESERVATIONS: Behold dette som "N/A".

Asset-fane

Opplysninger som er satt her, skal vises p? Asset Detail-siden til instrumentet. Nedenfor er feltene som b?r fylles ut.

  • CAMPUS: Velg et campus der instrumentet finnes fra dropdown-listen. Hvis du ikke finner campusomr?det i listen, vennligst kontakt bookitlab-hjelp@usit.uio.no
  • BUILDING: Velg bygget der instrumentet finnes. Hvis du ikke finner bygget i listen, vennligst kontakt bookitlab-hjelp@usit.uio.no
  • ROOM: Rommet m? registreres f?rst under bygget. Vennligst se p? egen veiledning for ? legge til rom i et bygg.
  • OPEN TO PUBLIC: Dersom instrumentets opplysninger kan publiseres offentlig uten p?logging, skru dette p?.
  • SHORT DESCRIPTION OF INSTRUMENT og DESCRIPTION OF INSTRUMENT-felt: Bortsett fra feltene ovenfor, er det opp til hvert enkelt leiested om opplysningene om instrumentet vedlikeholdes innen BookitLab eller p? leiestedets nettside p? Vortex. I siste tilfelle, anbefales det at dere legger til URL-en til nettsiden der brukere kan lese om instrumentet i ett av disse feltene.

Booking-relaterte innstillinger

Working Hours-fane

Instrumentet kan kun bookes p? tidene som er satt som sin arbeidstid. Hvis standardinnstillingen (8:00-18:00 som Peak mens andre tider som Off Peak) ikke er i tr?d med deres prissetting eller instrumentets arbeidstid, rediger dette.

Merknad

  • Det er ikke mulig for vanlige brukere ? reservere tidsintervaller som er/inkluderer "ikke-arbeidstid". For eksempel, hvis kun 08:00-18:00 er satt som instrumentets arbeidstid, kan man uten core admin-rolle ikke booke det over flere dager ved én booking, ettersom det skal inneholde perioden fra 18:00 til 08:00 neste dag.
  • Ferier eller helligdager kan ikke settes. Dette er inkludert i leverand?rens utviklings veikart og forh?pentligvis implementert i fremtiden.
  • Det er dessverre ikke mulig ? eksportere og importere Working Hours.

Spesialtilfelle: Bruk av WORKING HOURS BASED TIME SLOTS

N?r WORKING HOURS BASED TIME SLOTS er valgt for DURATION RESTRICTIONS p? Restrictions-fanen, skal alle enkeltbookingene fastsettes p? en hel tidsluke (Time Slots) som er definert i Working Hours-fanen, eller flere luker dersom det ikke er noe avvik mellom tidslukene.

Eksempel: La oss si at et instrument kan bookes p? ulike m?ter mellom dagtid p? arbeidsdager (Peak Time) og ellers (Off Peak Time). I Peak Time, m? det bookes i en fast luke, enten 8:00-12:00 eller 13:00-17:00, mens det kan bookes fleksibelt mellom 18:00 og 7:00 neste dag og hele dagen i helger. Ettersom innstillingen DURATION RESTRICTIONS gjelder uavhengig av Time Slot Type, m? man opprette mange rader med en-times tidsluke i Working Hours tabellen for ? dekke kveldstid og helger, slik at brukerne f?r nok fleksibilitet til ? booke fra xx:00 - yy:00, for eksempel.

Hvis det er kun én bruker som booker instrumentet p? en kveld, er det greit ? ha kun én rad for ? dekke Off Peak Time (f.eks. mandag 18:00-07:00, tirsdag, osv.). I s? fall m? man vurdere hvordan sette pris, fordi hvis det er satt til Reservation (H), kommer det til ? belaste prissatsen ganger antall timer som dekker den hele Off Peak Time tidsluken, selv om man bruker instrumentet i kun én time.

Restrictions-fane

Her kan man sette restriksjoner; hvem kan booke instrumentet og felles restriksjoner for alle som kan booke det. 

Reservation Restrictions-seksjon

Restriksjoner som kan settes for alle brukere er:

  • Lengde p? en booking (minimum og maksimum, om booking festes p? tidsluker satt p? Working Hours-fanen)
  • Tid mellom bookinger for ulike brukere
  • Antall timer / dager eller klokkeslett samme dag det m? bookes f?r instrumentet skal brukes

Reservation Quotas-seksjon

WHO IS ALLOWED TO BOOK-feltet har tre alternativer:

  • All users can book with no limitations
  • Custom rules (Whitelist)
  • Only Staff can book (users can view calendar)

Ved opprettelse av et nytt instrument er det siste valgt som standard. Ved ? velge Custom rules (Whitelist) kan man legge til flere innstillinger som skal gjelde enkelte brukergrupper eller individer. 

Det er tre niv?er for booking regler. Fra h?yeste prioritets niv?, er de:

  • For utvalgte brukere (h?yest prioritert),
  • For et bestemt instrument, og
  • For en bestemt core/fasilitet.
Definer et Permission Level

Regler for brukere kan defineres som Permission Level. Dette kalles "permission (tillatelse)" ettersom dette definerer tilstander der instrumentet kan bookes. For tilstander som ikke er innen definerte tilstander i Permission Level, er det ikke mulig ? booke instrumentet.

Permission Level m? defineres i forkant av ? legge til en regel for enkelte brukere eller brukergrupper.

  1. (Hvis du ikke er p? ADMIN PANEL enn?) Klikk p? ADMIN PANEL i navigasjonsmenyen p? venstre siden.
  2. Klikk p? INSTRUMENTS i navigasjonsmenyen og deretter Permission Levels i undermenyen. 
  3. Trykk p? + ikonet for ? lage et nytt Permission Level.
  4. Der kan man velge mellom de to tillatelsestypene:
    • Reservation Period Limitations: Antall timer per dag / uke / m?ned og antall ?pne bookinger.
    • Booking Window Limitations: Start / slutt for bookingsvindu og maks tid i forkant av fors?ket det er lov ? booke. 
Legg til Permission Levels for brukere
  1. G? tilbake til Restrictions-fanen p? instrumentets INSTRUMENT SETTINGS-side
  2. (Hvis det ikke er gjort) Velg Custom rules (Whitelist) p? WHO IS ALLOWED TO BOOK-feltet.
  3. Trykk p? + ikonet ved User Permission-seksjonen nedenfor p? siden.
  4. Der kan man velge Permission Level og n?r (Time Slot Type) og hvem (ulike niv? av brukergrupper eller individer) dette skal gjelde. Viktig ? v?re oppmerksom p? de f?lgende:
    • FACULTY: dette kan ikke brukes ettersom enkelte brukeres informasjon om tilknyttet fakultet ikke hentes fra Feide.
    • ORG UNIT: valgte org unit gjelder ikke brukerens org unit men det som er registrert p? prosjektet som bookes med. Bortsett fra prosjektene til eksterne kunder, er Project Admin veiledet til ? sette "Regular users@uio.no" til prosjektets org unit. ?nsker dere ? benytte prosjektets org unit til ? opprette en User Permission kriterium per brukergruppe for et intern/bidrag prosjekt, ta kontakt med bookitlab-hjelp@usit.uio.no
    • TRAINING LEVEL: dette kan brukes for ? opprette en User Permission kriterium for de som har oppn?dd et bestemt Trening Level. Training Level kan opprettes kun av main admin. Hvis du trenger et nytt Training Level definert, ta kontakt med bookitlab-hjelp@usit.uio.no.

Cancellation-fane

Regler for avbest av bookinger kan defineres her.

Cancellation Policy

For ? forhindre kansellering p? den dagen bookingen er satt, kan fristen for kansellering settes som klokkeslett.  

Andre regler

Andre regler kan defineres ved ? fylle inn de f?lgende feltene p? Add New Record rad og trykke p? Insert-knappen.

  • HOURS BEFORE START: Angi antall timer f?r start (av fors?ket) regelen gjelder for.
  • % OF RESERVATION COST: Angi prosent av kostnaden som skal belastes.
  • ALLOW USERS TO: Velg mellom ulike regler / betingelser;
    • No changes allowed: ingen endring tillates.
    • Allow to modify: endring tillates men ikke kansellering.
    • Allow to cancel: kansellering tillates.

Ved valg av flere regler er det den som er "sist passert p? tidslinjen" (fram mot start av fors?ket) som gjelder.

Training Sessions-fane

Her kan man sette regler for p?meldinger til planlagte trenings?kter p? instrumentet. En ny trenings?kt p? instrumentet kan opprettes herfra. 

Opprette en ny trenings?kt

  1. Klikk p? View/Add Training Sessions. Da kommer man til instrumentets Instrument Specifications-side.
  2. G? ned til Training Sessions-seksjonen og trykk p? + ikonet.
  3. Fyll inn n?dvendige opplysninger om trenings?kten og trykk p? Submit-knappen. 
  4. Trenings?kten blir synlig i kalenderen. 

Brukere kan booke seg selv til trenings?kten. Det er ogs? mulig at core admin legger til brukere til trenings?kten. 

Felles regler for p?meldinger til trenings?kter

  • For at p?meldinger til trenings?kter m? godkjennes av core admin, m? man velge PENDING for CREATE TRAINING SIGN UP AS. P?meldinger med PENDING status kan godkjennes fra Reservation Details-panelet for enkelte bookinger.
  • Dersom det er en tidsfrist for ? oppn? minimum antall deltakere, kan det settes p? DEADLINE FOR REACHING MINIMUM ATTENDANCE (H). Dette m? angis i form av antall timer (for eksempel hvis det er 2 dager i forkant, angis 48 timer her).

Approvals-fane

Her kan man sette om instrumentet b?r bookes med assistanse, enten om det er valgfritt eller obligatorisk avhengig av ulike betingelser. 

N?r bookinger krever godkjenning, enten kun f?rste reservasjon eller alle framtidige reservasjoner, kan innstillingen settes her ved ? ha assistansen obligatorisk.

Velg om assistansen skal v?re valgfri eller obligatorisk

  • Hvis valgfri, sl? p? kun TRAINING/APPROVAL POSSIBLE (eventuell assistanse m? godkjennes).
  • Hvis obligatorisk, sl? p? b?de TRAINING/APPROVAL POSSIBLE og TRAINING IS MANDATORY FOR ALL USERS.
    • Assistanse er obligatorisk for f?rste reservasjon.
    • Core admin kan velge om assistanse er obligatorisk etter f?rste reservasjon, nemlig admin godkjenner den f?rste og ogs? framtidige reservasjoner.
    • Hvis brukeren likevel ber om assistanse etter f?rste reservasjon, m? den godkjennes.
  • Hvis assistansen er tilgjengelig kun for bestemte tidsintervaller (vises i kalenderen), sl? p? b?de TRAINING/APPROVAL POSSIBLE, TRAINING IS MANDATORY FOR ALL USERS og ASSISTED RESERVATIONS ARE ALLOWED ONLY DURING ASSISTED HOURS.
    • Sett n?r assistansen er tilgjengelig under seksjoner nedenfor p? siden.
    • Det kan velges mellom ukentlig satt tid eller bestemt dato og tidspunkt.

Velg hva godkjenningen av Assistert Reservasjon gjelder

N?r core admin godkjenner Assisted Reservation, kan man velge hva godkjenningen skal gjelde:

  • Just Approve this one reservation: Godkjenning gjelder kun den aktuelle reservasjonen.
  • Create Detailed Training Record: Dette ?pner Add New User Training-panelet slik at core admin kan manuelt redigere.
  • Pre-Approve future reservations: En User Training opprettes automatisk med treningsdato som den reservasjonen er p?.

V?r oppmerksom p? at bookinger fortsatt krever godkjenning n?r det er fors?kt f?r dato-og-tidspunktet til reservasjonen som den opprettede User Training'en er knyttet til. 

Hvis noen brukere er godkjent for framtidige reservasjoner en gang, men dette m? annulleres av en eller annen grunn, sl? av Active-toggle p? den gjeldende User Training-rekorden som er opprettet. User Training finnes under TRAINING p? navigasjonsmenyen p? venstre siden.

Notification-fane

Her kan man sette opp ulike typer av e-postvarsler og hvem som skal motta varslene. 

Det er sterkt anbefalt ? opprette e-postvarsler dersom instrumentet krever godkjenning p? reservasjoner.

V?r oppmerksom p? at valgalternativet Core Emails p? WHICH ROLES TO NOTIFY er e-postadresser som er satt p? TRAINER EMAIL-feltet p? Core Settings-fanen til redigeringssiden til core'en.

Andre innstillinger

Files-fane

Her kan man legge inn de dokumentene man ?nsker, for eksempel:

  • Rutiner
  • HMS
  • Garantier
  • Alt av dokumenter

Man kan velge om brukerne skal se denne/hvilke deler av denne infoen.

Prerequisite Trainings-fane

N?r instrumentet krever at brukere har tatt en trening p? et annet instrument eller et treningsprogram f?r, kan dette settes her. 

Det er ogs? mulig ? gj?re trening p? et instrument til et krav for ? booke andre instrumenter, for eksempel like instrumenter under core'en eller p? tvers av universitetet. Treningsprogrammet i seg selv kan ogs? registreres som et instrument. Dette kan gj?res ved ? velge Training programs i AVAILABILITY-feltet p? Resource-fanen.

Access Control-fane

Forel?pig er denne fanen ikke veldig relevant for UiO-milj?et. 

Accompanied-fane

Dersom instrumentet m? bookes sammen med en tjeneste, kan det settes her. Selve tjenesten m? opprettes p? forh?nd fra Accompanied Services-menyen som finnes under INSTRUMENTS p? navigasjonsmenyen p? ADMIN PANEL. 

VIKTIG! V?r oppmerksom p? de f?lgende:

  • Prisen satt p? Accompanied Service valgt ved booking skal overskrive prisen satt p? selve instrumentet.
  • N?r flere Accompanied Services er valgt ved booking, kommer summen av prisene til de satte Accompanied Services.
  • S? lenge en eller flere Accompanied Services er definert og er aktive i et instrument, m? minst en Accompanied Service velges ved booking.
  • Hvis KUN core admin skal kunne velge hvilke Accompanied Services som skal brukes p? en booking, m? det f?lgende gj?res:""
    1. Opprette flere Accompanied Services, herunder en som settes som Default Accompanied Service.
    2. Huk av Staff Only avkrysningsboksen p? alle de opprettede Accompanied Services BORTSETT FRA den som er satt som default, 
    3. Sette en Accompanied Service p? Default Accompanied Service-feltet.

Det er sterkt anbefalt ? teste hvordan Accompanied Services fungerer og prisen beregnes ved ulike scenarier p? stage-milj?et f?r man setter opp i produksjonsmilj?et. Ved sp?rsm?l, ta kontakt med bookitlab-hjelp@usit.uio.no
 

Publisert 31. aug. 2022 08:51 - Sist endret 26. aug. 2024 07:25
Del p? e-post