Opprettelse av prosjekter

Hvor kan man opprette et nytt prosjekt?

Husk at du m? ha ¡°project admin¡±-rettigheter for ? opprette et nytt prosjekt i BookitLab.

1. Klikk p? BILLING i navigasjonsmenyen og deretter Projects i undermenyen.
2. Klikk p? + Add New Project-knappen, s? f?res du til Add New Project-siden.

Hva slags prosjekt skal du opprette i BookitLab og hvordan?

Innen BookitLab kan prosjekter kategoriseres p? f?lgende m?te. ?pne hver type for ? se hvordan et prosjekt opprettes i BookitLab.

A: Prosjekt som finnes i Unit4 (interne og bidragsprosjekter, og noen langvarige oppdragsprosjekter)

Hente delprosjektsinformasjon fra Unit4

1. Finn delprosjektets nummer i Unit4.
2. I BookitLab, p? Add New Project-siden, sett inn delprosjektets nummer i CREATE BY INTEGRATION-feltet og klikk p? Submit-knappen.
3. Sjekk om de f?lgende feltene er fylt automatisk.
   • PROJECT NAME: M? v?re det samme som finnes i Unit4.
   • PROJECT NUMBER: Delprosjektets nummer som er oppgitt.
   • COST CENTER: Koststedet til delprosjektet.
   • PROJECT CATEGORY: For de fleste, enten intern eller bidrag.
   • BILLING TYPE: Internal.
   • END DATE: B?de Unit4 sin og BookitLab sin. Sluttdato for BookitLab settes til tre m?neder tidligere enn Unit4-sluttdato. Etter BookitLab-sluttdato, er det ikke mulig ? bruke prosjektet for booking/bestilling, men det er mulig ? sende faktura.

Fyll inn obligatoriske felter

1. Org unit: Velg Regular users@uio.no med mindre spesifisert fra core admin.
2. Project coordinator: Velg prosjekt?konom som er ansvarlig for delprosjektet.
3. Project Category: Dette feltet m? v?re fylt automatisk, men hvis ikke, velg riktig kategori.
4. BDM: Velg BDM fra listen. Hvis ikke finnes, be BDM om ? logge seg p? BookitLab.
5. Status: Velg Draft. Etter at alle n?dvendige opplysninger er fylt ut, sett BDM to approve.
6. Project amount: Sett budsjett som er avtalt.
   • HARD LIMIT: Etter at summen av bel?p n?r eller overstiger HARD LIMIT (gis i prosent), kan brukerne ikke benytte dette prosjektet for ? booke eller bestille tjenester lenger. Standard innstilling er 100%.
   • SOFT LIMIT: F?rste mandag etter at summen g?r over SOFT LIMIT, sendes en varsel til brukere/e-postadresser som er satt p? USERS og ADDITIONAL EMAILS-feltene. Standard innstilling er 80%. Varsel kommer hver mandag s? lenge summen er over SOFT LIMIT og prosjektet er aktivt og ikke har passert sin sluttdato.
7. Klikk p? Submit-knappen. Da f?r man opp seksjon der brukere kan legges til.
8. PROJECT ALLOWED USERS-seksjonen: Legg til brukere tilknyttet prosjektet.
   1. I ADD NEW MEMBER-underseksjonen, velg ADD SPECIFIC USER/S.
   2. Fyll inn SELECT AN EXISTING BOOKITLAB USER-feltet med brukerens informasjon.
   3. Klikk p? Add-knappen.
   4. Om n?dvendig, sett de f?lgende feltene for hver bruker:
      • USER LIMIT: Bel?psgrense for brukeren.
      • WORK PACKAGE: Bygg og arbeidspakke.
      • COST CENTER: Koststed.
      • END DATE: Siste dato brukeren kan benytte prosjektet.
9. PROJECT ALLOWED SERVICE GROUPS/ INSTRUMENTS-seksjonen: Avhengig av behovet, sett enten av de f?lgende;
   1. Kryss av avkrysningsboksen Allow this project to be used across all cores and instruments. Standard innstilling for prosjekter som finnes i Unit4 er dette.
   2. Dersom prosjektet skal brukes til kun spesifikke core'er eller tjenester/instrumenter, m? de legges til.
      1. Fjern avkryssing fra avkrysningsboksen Allow this project to be used across all cores and instruments.
      2. P? ADD SERVICE GROUPS/ INSTRUMENTS-underseksjonen, velg enten;
         • ADD SPECIFIC INSTRUMENTS og velg instrumenter/tjenester fra listen p? SERVICE-feltet.
         • ADD CORES og velg core'er fra listen p? SERVICE-feltet. Sl? av ADD A ROW PER EACH INSTRUMENTS/ASSET-togglen.
      3. Klikk p? Add-knappen.

Sett status til BDM to approve og lever

1. N?r alle opplysningene er fylt inn, endre Status feltet til BDM to approve. Du f?r umiddelbart et modalvindu som ber deg om ? skrive en kommentar som sendes til BDM.
2. Skriv inn kommentar til BDM.
3. Klikk p? Submit-knappen.

BDM godkjenner eller avsl?r prosjektet

BDM f?r en varsel ved e-post som ber ham/henne om ? godkjenne eller avsl? prosjektet. N?r prosjektet er godkjent eller avsl?tt f?r du beskjed ved e-post. 

B: Kortvarig oppdragsprosjekt fra ekstern kunde (rent salg)

Opprettelse av et nytt prosjekt

I BookitLab, p? Add New Project-siden, klikk p? Continue-knappen ved siden av CREATE FROM SCRATCH.

Fyll inn obligatoriske felter

1. Billing Type: velg External.
2. Project Name: M? v?re under 25 tegn. Dette skal vises p? "Deres ref."-feltet i salgsordre i Unit4.
3. Org Unit: Tast inn kundens navn som er registrert i Unit4. Hvis kunden ikke finnes i lista, send f?lgende informasjon registrert i Unit4 til bookitlab-hjelp@usit.uio.no og be dem om ? opprette en ny org unit:
   • Organisasjonsnavn
   • Kundenummer registrert i Unit4
4. Project Coordinator: Core admin som er ansvarlig for kontakt med den eksterne kunden.
5. Project Category: velg Oppdrag.
6. Invoicing Remarks: M? v?re under 25 tegn. Dette skal vises p? "Bestillingsnr./ref"-feltet i salgsordre i Unit4.
7. Status: velg Draft.
8. (ved behov) Project Amount: Bel?p avtalt mellom kunden og core admin.
   • Teknisk sett kan dette feltet v?re tomt, ettersom penger ikke overf?res automatisk innen Unit4.
   • Det er opp til enkelt institutt/fakultet ? bestemme om feltet m? fylles ut eller ikke.
9. Klikk p? Submit-knappen. Da f?r man opp seksjon der brukere kan legges til.
   • Etter dette steget, kan Project Coordinator (= core admin) overta.
   • Hvis core admin skal overta for ? fylle inn andre opplysninger herunder brukere, m? core admin s?ke prosjektet ved ? ta bort filteret Active: Yes p? Projects-siden.
10. PROJECT ALLOWED USERS-seksjonen: Sett brukere tilknyttet prosjektet.
    1. I ADD NEW MEMBER-underseksjonen, velg ADD SPECIFIC USER/S.
    2. Fyll inn SELECT AN EXISTING BOOKITLAB USER-feltet med brukernavn.
    3. Klikk p? Add-knappen.
    4. Ved behov, sett de f?lgende feltene for hver bruker:
       • USER LIMIT: bel?psgrense for den brukeren
       • END DATE: Siste dato den brukeren kan benytte prosjektet.
11. PROJECT ALLOWED SERVICE GROUPS/INSTRUMENTS-seksjonen: Sett core'ene (eller spesifikke instrumenter/tjenester) som dette prosjektet er avtalt ? bruke.
    1. Fjern avkryssing fra avkrysningsboksen Allow this project to be used across all cores and instruments.
    2. P? ADD SERVICE GROUPS/INSTRUMENTS underseksjonen, velg enten av de f?lgende som passer behovet best:
       1. ADD SPECIFIC INSTRUMENTS og velg instrumenter/tjenester fra liste p? SERVICE-feltet.
       2. ADD CORES og velg core'er fra liste p? SERVICE-feltet. Sl? av ADD A ROW PER EACH INSTRUMENT/ASSET-togglen.
    3. Klikk p? Add-knappen.

Aktiver prosjektet

N?r alle obligatoriske feltene er fylt ut, endre Active-feltet til Yes.

C: Dummy-prosjekt med null budsjett

N?r trenger man et ¡°dummy¡±-prosjekt?

Dummy projects brukes hovedsakelig til ? gi tilgang til kostnadsfri abonnementer for; 

• noen spesielle brukergrupper som ikke trenger ? betale for bruk av spesifikke instrumenter/core, herunder lab staff, masterstudenter, osv.,
• brukere som allerede har betalt ?rsavgift e.l. og ikke trenger ? betale lenger, og
• ? f? oversikt over hvor mange timer ulike grupper (av brukere som ikke trenger ? betale) har brukt instrumenter/core.

Opprettelse av et nytt prosjekt

I BookitLab, p? Add New Project-siden, klikk p? Continue-knappen ved siden av CREATE FROM SCRATCH.

Fyll inn obligatoriske felter

1. Project Name: Dette m? inneha "dummy" og noe ord som spesifiserer form?let.
2. Org unit: Velg Regular users@uio.no med mindre spesifisert fra core admin.
3. Project Category: Velg Intern. 
4. Project coordinator: Velg core admin som er ansvarlig p? dette dummy prosjektet. 
5. Billing Type: Velg Internal. Men v?r obs p? at dette prosjektet ikke skal faktureres.
6. Status: Velg Draft.
7. Project Amount: Sett 0.1.
   • Fordi dette prosjektet ikke har noe budsjett og kun brukes av dem som kan benytte instrumenter kostnadsfritt, m? Project Amount settes til 0,1 for ? unng? risikoen at dette brukes til andre tjenester som faktisk koster. Samtidig m? Hard Limit settes til 100%.
   • Likevel er det mulig ? booke/bestille noe som koster for f?rste gang, og det er viktig at brukere selv tar vare p? at dummy prosjekt ikke brukes for noe som kostes.
8. Klikk p? Submit-knappen. Da f?r man opp seksjon der brukere kan legges til.
   • Etter dette steget, kan Project Coordinator (= core admin) overta.
   • Hvis core admin skal overta for ? fylle inn andre opplysninger herunder brukere, m? core admin s?ke prosjektet ved ? ta bort filteren Active: Yes p? Projects-siden.
9. PROJECT ALLOWED USERS-seksjonen: Sett brukere tilknyttet prosjektet.
   1. I ADD NEW MEMBER-underseksjonen, velg ADD SPECIFIC USER/S.
   2. Fyll inn SELECT AN EXITING BOOKITLAB USER-feltet som f?lger med brukeren.
   3. Klikk p? Add-knappen.
   4. Ved behov, sett bruk END DATE-feltet for hver bruker.
10. PROJECT ALLOWED SERVICE GROUPS/ INSTRUMENTS-seksjonen: Sett core'en (eller spesifikke instrumenter/tjenester) som dette prosjektet er avtalt til ? brukes til.
    
    1. Ta bort avkryssing fra avkrysningsboks Allow this project to be used across all cores and instruments.
    2. P? ADD SERVICE GROUPS/ INSTRUMENTS underseksjonen, velg enten av de f?lgende som passer behovet best;
       1. ADD SPECIFIC INSTRUMENTS og velg instrumenter/tjenesteer fra liste p? SERVICE-feltet.
       2. ADD CORES og velg core'er fra liste p? SERVICE-feltet. Sl? av ADD A ROW PER EACH INSTRUMENTS/ASSET-togglen.
    3. Klikk p? Add-knappen.

Aktiver prosjektet

N?r alle obligatoriske feltene er fylt, endre Active-feltet til Yes.