Intern personalhandbok

Ansettelse

Intern personalh?ndbok ved UiO

Innledning

Ansettelsesordningen i staten er basert p? en to-trinnsbehandling. F?rst skal det avgis en innstilling, som er et forslag til vedtak, og deretter skal en overordnet instans fatte vedtak. Hensikten er ? sikre en bred og saklig vurdering av kandidatene.

Fullmaktsforhold og prosedyrer for ansettelse i teknisk-administrativ stilling ved UiO er konkretisert i UiOs personalreglement, som bygger p? overordnede bestemmelser i Lov om statens ansatte mv (statsansatteloven) (lovdata.no).Se ogs? veileder for innstilende leder og ansettelsesr?d.

Innstilling og ansettelse i undervisnings- og forskningsstillinger regulert gjennom bl.a.:

UiO har detaljerte beskrivelser av praktiske rutiner for saksbehandling i ansettelsessaker.

1.0 Fullmaktkart

Se egen nettside.

1.1 Kunngj?ring

Ledige stillinger skal som hovedregel kunngj?res offentlig. Kunngj?ringsplikten har sammenheng med det s?kalte kvalifikasjonsprinsippet, som er nedfelt i statsansatteloven § 3 (lovdata.no). Kvalifikasjonsprinsippet krever at den som er best kvalifisert etter en helhetlig vurdering av utdanning, praksis og personlig egnethet skal ansettes. Det forutsetter normalt fri konkurranse om stillingene gjennom kunngj?ring, slik at alle potensielle kandidater gis anledning til ? melde sin interesse.

Innholdet av kunngj?ringen er del av arbeidsvilk?rene som b?de arbeidstaker og arbeidsgiver er bundet av. Gjennomtenkt kunngj?ringstekst er dermed viktig, b?de i forhold til hvilke arbeidsoppgaver den ansatte kan forvente ? f? og til rekkevidden av arbeidsgivers styringsrett med hensyn til endringer.

1.1.1 Beslutningsmyndighet ved kunngj?ring

Ansettelsesorganet vedtar kunngj?ring av undervisnings- og forskerstillinger. Kunngj?ringen omfatter b?de utlysningsteksten og stillingsbeskrivelse.

Kunngj?ring av teknisk-administrative stillinger avgj?res av administrasjonen, dvs. ?verste leder ved henholdsvis fakultetene, museene, Universitetsbiblioteket, sentraladministrative avdelinger, eller eventuelt den disse bemyndiger. 

1.1.2 Beskrivelse av stillingen

Kunngj?ringsteksten skal blant annet inneholde beskrivelse av stillingen, det aktuelle arbeidsomr?det og kvalifikasjonskrav.

N?rmere retningslinjer for krav til tekstens innhold ved kunngj?ring av vitenskapelige stillinger fremg?r av:

Utforming av kunngj?ringstekster for teknisk-administrative stillinger skal ta utgangspunkt i stillingsstrukturen for teknisk-administrative stillinger ved UiO. Se ogs? veileder for innstillende leder og ansettelsesr?d. 

1.1.3 Fastsetting av l?nnsalternativ i kunngj?ringen

Prinsippene for l?nnsfastsetting ved kunngj?ring er nedfelt i Lokal l?nnspolitikk ved Universitetet i Oslo.

Dekan er l?nnsfastsettende myndighet ved kunngj?ring av stillinger ved sitt fakultet, museumsdirekt?r for stillinger ved museene og bibliotekdirekt?r for stillinger under Universitetsbiblioteket, eller den disse bemyndiger. Ved andre enheter fastsettes l?nnsniv? av ?verste leder. Selv om den formelle myndigheten er lagt til lederen p? ansettelsesniv?et, vil det normalt v?re foresatte leder i lokalmilj?et som vurderer hva som er riktig l?nnsplassering. Dekan/leder p? tilsvarende niv? kommer vanligvis f?rst aktivt inn i saken hvis l?nnsplasseringen blir gjenstand for diskusjon.

I henhold til hovedtariffavtalen i staten, pkt. 2.5.5 nr 1, skal tillitsvalgte orienteres om den l?nn stillingen vil bli utlyst med, og kan kreve dr?fting av l?nnsplasseringen. Kunngj?rende enhet skal sende kopi av kunngj?ringsteksten med angivelse av l?nnsalternativer til tjenestemannsorganisasjonene f?r utlysing. Formidlingen skal skje sammen med kunngj?ringsskjema til tjenestemannsorganisasjonene.

1.1.4 Annonsering

For n?rmere rutinebeskrivelse se retningslinjer for saksbehandler (pdf).

Alle arbeidsgivere har plikt til ? melde ledige stillinger til Nav. Ordin?r kunngj?ringspraksis ved UiO er for ?vrig annonsering p? Finn.no. I tillegg blir alle kunngj?ringer gjort kjent via internett p? UiOs hjemmesider.

Vitenskapelige stillinger kunngj?res som regel internasjonalt, med mindre faget i sitt innhold er orientert mot norske forhold. Det samme gjelder stillinger som stipendiat og postdoktor. Kunngj?ringer p? engelsk legges normalt ut p? den europeiske portalen for forskere EURAXESS Jobs (euraxess.ec.europa.eu), som skal bidra til ?kt forskermobilitet, se personalrutine.

1.1.5 Fornyet kunngj?ring

Stillingen kan lyses ut p? nytt dersom det ikke har meldt seg tilstrekkelig antall kvalifiserte s?kere.

Er det p? vesentlige punkt aktuelt ? fravike kvalifikasjonskravene i kunngj?ringen b?r stillingen normalt utlyses p? nytt, slik at evt andre interesserte gis anledning til ? melde seg etter de endrede kvalifikasjonskravene.

Fornyet utlysing kan ogs? v?re aktuelt hvis det har g?tt uforholdsmessig lang tid siden stillingen ble kunngjort, eller om forhold knyttet til stillingen har endret seg vesentlig.

1.1.6 Unntak fra kravet om kunngj?ring

Det er adgang til unntak fra krav om kunngj?ring i f?lgende tilfeller:

Universitets- og h?yskoleloven § 7-8 (lovdata.no) gir adgang til ansettelse uten kunngj?ring i undervisnings- og forskningsstillinger n?r " s?rlige grunner" taler for det, men tar forbehold om at "Dette gjelder ikke dersom mer enn ett medlem av styret motsetter seg det". Slike ansettelser (kallelser) m? vedtas av universitetsstyret selv. Se n?rmere om kallelser i Regler for ansettelse i professorater og f?rsteamanuensisstillinger § 3.

1.2 Behandling av s?knader

UiO benytter rekrutteringssystemet Jobbnorge. 

Det lokale personaladministrative ledd der stillingen er kunngjort har ansvar for det praktiske arbeidet med registrering av s?knader og utarbeidelse av s?kerlister.

1.2.1 Forenklet s?kerliste

Se personalrutiner.

Etter s?knadsfristens utl?p skal det foreligge en alfabetisk navneliste over s?kerne. Listen skal foruten s?kernes navn inneholde deres alder, stilling eller yrkestittel og bosteds- eller arbeidskommune. Denne oversikten er underlagt alminnelig offentlighet, og enhver kan med hjemmel i offentleglova § 25 (lovdata.no) kreve innsyn i dette dokumentet.

Som det fremg?r av § 25 i offentleglova kan en s?ker be om ? bli unntatt fra offentlig s?kerliste. Arbeidsgiver bestemmer om en slik anmodning skal im?tekommes, og m? da legge vekt p? om det knytter seg s?rlig offentlig interesse til stillingen, eksempelvis h?yere lederstillinger. Dersom s?kerens anmodning ikke tas til f?lge, m? vedkommende f? beskjed om det og gis mulighet til ? trekke s?knaden f?r s?kerlisten offentliggj?res.

Om en s?ker har f?tt innvilget unntak fra offentlig s?kerliste, vil det ikke p?virke ?vrige s?keres rett til partsinnsyn. 

1.2.2 Utvidet s?kerliste

Se personalrutiner.

Forvaltningslovforskriften § 15 sier at:

En part i en sak om ansettelse har rett til ? gj?re seg kjent med samtlige ?vrige s?keres navn og alder og fullstendige opplysninger om deres utdanning og praksis i offentlig og privat virksomhet. Slike opplysninger kan forvaltningsorganet sammenfatte i en egen liste (utvidet s?kerliste).

S?kerlisten skal f?lge ansettelsessaken gjennom hele prosessen. S?kerliste skal foreligge ogs? i tilfeller der det brukes et privat konsulentfirma til ? bist? i ansettelsesprosessen.

1.2.3 Praktisk tilrettelegging for vurdering av s?kerne

Det lokale personaladministrative niv?et har ansvar for den praktiske forberedelsen av ansettelsessaken. Dette inneb?rer blant annet formidling av s?knader, kontakt med og tilrettelegging for de instanser som skal vurdere/avgj?re saken og kontakt med s?kerne.

Av og til mangler attester og vitnem?l i s?knader, og arbeidsgivers grunnlag for innledende vurdering er dermed ufullstendig. I utgangspunktet er det s?kerens ansvar ? gi relevante opplysninger og dokumentasjon. Forvaltningslovens § 17 (lovdata.no) stiller likevel grunnleggende krav om at ?saken skal v?re s? godt opplyst som mulig f?r vedtak treffes?. Arbeidsgiver har dermed utredningsplikt n?r det gjelder viktige forhold av betydning for valget mellom kandidatene. Manglende dokumentasjon b?r derfor etterlyses dersom s?knaden tilsier at kandidaten kan v?re aktuell.

Vurdering av s?kere til vitenskapelige stillinger

Vurdering av s?kere til teknisk-administrative stillinger

1.2.4 Taushetsplikt

Forvaltningslovens § 13 (lovdata.no) p?legger enhver som utf?rer tjeneste for et forvaltningsorgan ? hindre at andre f?r kjennskap til det vedkommende i forbindelse med tjenesten f?r vite om blant annet ? noens personlige forhold?.

Alle som deltar i behandlingen av en ansettelsessak er i henhold til dette underlagt taushetsplikt n?r det gjelder personlige opplysninger om s?kerne, og har bare anledning til ? bruke disse i selve saksbehandlingen. Adgangen til ? gi taushetsbelagte opplysninger videre til andre er begrenset til det som er n?dvendig som direkte ledd i saksbehandlingen.

1.3 Innsyn 

I behandling av innsynskrav m? det skilles mellom s?kernes rett til innsyn og allmennhetens rett til innsyn. 

1.3.1 Innsyn for s?kere

Ansettelsessaker er unntatt fra forvaltningslovens ordin?re bestemmelser om begrunnelse, klage og omgj?ring, jf. forvaltningslovens § 3 (lovdata.no). S?kernes rett til partsinnsyn er hjemlet i forvaltningslovsforskriften (lovdata.no).

Arbeidsgiver er i denne sammenheng ikke p?lagt aktiv informasjonsplikt. Forskriftenes formulering er at ? en part har rett til ? gj?re seg kjent med?, - dvs. at s?kerne har krav p? informasjon i henhold til reglene dersom de ber om det.

Innsynsretten som part etter forskriften vil imidlertid, kunne begrenses av reglene om taushetsplikt. Opplysninger som en part i utgangspunktet har rett til innsyn i kan m?tte unntas p? grunn av at opplysningene er taushetsbelagt. S?rlig er forvaltningsloven § 13 (lovdata.no) som p?legger taushetsplikt for opplysninger om "noens personlige forhold" aktuell. Den som har partsinnsyn skal likevel f? tilstrekkelig informasjon til ? vurdere om saksbehandlingsreglene og kvalifikasjonsprinsippet er fulgt, selv om taushetsbelagte opplysninger skjermes. S?kere som f?r n?dvendig tilgang til taushetsbelagte opplysninger  kan bare bruke opplysningene i den grad det er n?dvendig for ? ivareta partens tarv i saken. Arbeidsgiver skal gj?re oppmerksom p? dette, og informere om at s?keren f?r taushetsplikt om de aktuelle opplysningene. 

S?kerens rett til innsyn i opplysninger om seg selv

Etter forskriftenes § 16 (lovdata.no) har en s?ker rett til ? gj?re seg kjent med de delene av dokumenter i saken som inneholder opplysninger om seg selv. Hensikten med dette er ? gi s?kerne mulighet for ? korrigere misforst?elser eller feilaktige data som m?tte foreligge.

Bestemmelsen gir imidlertid adgang til ? unnta vurderinger som blir innhentet eller gitt ved den interne behandlingen av saken. Unntaket gjelder vurderinger gitt av ansettelses- eller innstillingsmyndigheten, noen som forbereder saken for disse, s?kerens n?v?rende eller tidligere arbeidsgiver eller oppdragsgivere.

S?keren har likevel rett p? tilgang til faktiske opplysninger som er gitt om seg selv. Dette gjelder ogs? faktiske opplysninger nedtegnet i dokument etter for eksempel referanseinnhenting eller intervju.

Innsyn i opplysninger om andre s?kere

Alle s?kere kan kreve ? f? se utvidet s?kerliste, med opplysninger om s?kernes navn, alder og fullstendige opplysninger om deres utdanning og praksis.

Forskriftens § 17 (lovdata.no) gir videre en utvidet innsynsrett n?r det gjelder opplysninger om s?kere som er innstilt til eller ansatt i stillingen. S?knader med vedlegg fra s?kere som er innstilt eller ansatt i stillingen er undergitt partsoffentlighet. De ?vrige s?kerne har dermed rett til innsyn i disse dokumentene hvis de ber om det. Bestemmelsen gir ogs? rett til innsyn i dokumenter som inneholder opplysninger om s?kere som er innstilt eller ansatt, men innsynsretten er ogs? her begrenset til faktiske opplysninger. Forskriften tar i denne sammenheng forbehold om at ?slike opplysninger kan likevel holdes tilbake dersom de er uten betydning for avgj?relsen?.

Det vises for ?vrig til forbeholdet i forvaltningslovens § 19 (lovdata.no) om at:

Med mindre det er av vesentlig betydning for en part, har han heller ikke krav p? ? f? gj?re seg kjent med de opplysninger i et dokument som gjelder

  1. en annen persons helseforhold, eller
  2. andre forhold som av s?rlige grunner ikke b?r meddeles videre

Hva som er ?av vesentlig betydning? (dvs. utslagsgivende for valget mellom s?kerne) og hva som av ?s?rlige grunner? ikke b?r meddeles videre vil v?re en skj?nnsmessig vurdering.

Innsyn i innstillingen

S?kerne har rett p? informasjon om hvem som er innstilt og i hvilken rekkef?lge. Videre kan man kreve innsyn i om det er dissens om vedtaket og eventuelt stemmetallene. S?kerne har derimot ikke krav p? begrunnelse for rangeringen, fordi ansettelsessaker er unntatt fra forvaltningslovens bestemmelser om begrunnelse for vedtak, jf. lovens § 3 (lovdata.no).

Retten til innsyn i innstillinger m? for ?vrig ses i sammenheng med f?ringene i forvaltningslovforskriftens §§ 16 og 17 (lovdata.no), og omfatter s?ledes bare de deler av dokumentet som inneholder faktiske opplysninger. Langt p? vei vil dette v?re ivaretatt gjennom utvidet s?kerliste.

Grensedragningen mellom ?vurderinger? og ?faktiske opplysninger? kan i mange tilfeller v?re vanskelig. ?Vurdering? m? imidlertid pr. definisjon v?re det skj?nn som ut?ves p? basis av de faktaopplysninger som foreligger. Bed?mmelse av om en s?kers personlige og formelle kompetanse vil v?re egnet til ? fylle en bestemt stilling, m? eksempelvis v?re ? betrakte som vurdering.

Det er i utgangspunktet opp til arbeidsgiver ? avgj?re i hvilken grad s?kere b?r f? tilgang til opplysninger ut over det de har krav p?. Hensynet til s?keren m? i denne sammenheng avveies mot behovet for en fri meningsutveksling i de organer som behandler saken. P? denne bakgrunn er det vanlig praksis ved UiO ? unnta de deler av innstillingen som omfatter skj?nnsmessige vurderinger fra partsoffentlighet.

S?kerne har i ansettelsessaker ingen klageadgang p? vedtak om ansettelse, fordi ansettelsesvedtak er unntatt fra forvaltningslovens § 3 om klage, begrunnelse og omgj?ring.

Innsyn i sakkyndig vurdering til professorater og f?rsteamanuensisstillinger

Ved bed?mmelse av s?kere til professorater og f?rsteamanuensisstillinger praktiserer UiO meroffentlighet, ved at kopi av vurderingen fra de sakkyndige sendes s?kerne f?r saken behandles i innstillingsorganet.

S?kerne har p? dette trinn i prosessen mulighet til ? sende inn merknader til den sakkyndige vurderingen, og eventuelle merknader skal f?lge saken til innstillings- og ansettelsesmyndigheten. Dette inneb?rer ingen rett til formell klage over vedtak i ansettelsessak. Hensikten er ? gi s?kerne mulighet til ? kunne vurdere om den sakkyndige vurderingen er gjort p? riktig grunnlag og gi mulighet for korrigering av eventuelle misforst?elser. Frist for innsendelse av kommentarer fra s?kere vil normalt v?re ca. 14 dager. Sakkyndig komite skal gi en tilleggssutalelse p? bakgrunn av merknadene. 

Etter at merknadsfristen er ute praktiserer UiO merinnsyn ogs? for allmennheten. 

Innstilling til vitenskapelige stillinger skal ogs? omtale personlig egnethet for stillingen. ? foreta denne vurderingen er innstillingsmyndighetens oppgave, og ikke bed?mmelseskomiteens. Den delen av innstillingen er underlagt de samme bestemmelser om partsoffentlighet som for teknisk-administrative stillinger.

Innsyn i rapport fra pr?veundervisning

UiO praktiserer merinnsyn i fakta og vurderinger av faglig og pedagogisk-faglig karakter i rapport fra pr?veundervisning. Dette gjelder b?de s?kere og allmennheten. 

1.3.2 Innsyn for allmennheten

Andre enn s?kere kan kreve innsyn i ansettelsessaker etter offentleglova (lovdata.no).

Hovedregelen i offentleglova er at saksdokumenter, journaler og lignende register for organet er ?pne for innsyn dersom ikke annet f?lger av lov eller forskrift. Det kan imidlertid gj?res unntak fra innsyn for dokument i sak som gjelder ansettelse i offentlig tjeneste, jf. offentleglova § 25 (lovdata.no)

Unntaket fra innsyn gjelder ikke for offentlig s?kerliste. Ansettelsesorganet skal snarest etter at s?knadsfristen er g?tt ut sette opp en s?kerliste som skal inneholde navn, alder, stilling eller yrkestittel og bo- eller arbeidskommune for hver s?ker. Det kan etter konkret vurdering gj?res unntak fra innsyn for opplysninger om en s?ker dersom vedkommende selv ber om det, jf. pkt. 1.2.1.

Merinnsyn

Selv om det er adgang til ? gj?re unntak fra innsyn, skal det likevel vurderes ? gi helt eller delvis innsyn – s?kalt ?merinnsyn?. Merinnsyn b?r gis dersom hensynet til offentlighetens behov for informasjon veier tyngre enn behovet for unntak.

UiO praktiserer merinnsyn ved foresp?rsel i:

  • Utvidet s?kerliste, for s?kere som ikke er innvilget unntak fra offentlig s?kerliste.
  • Fakta og vurderinger av faglig og pedagogisk-faglig karakter i rapport fra pr?veundervisning.
  • Vurderinger fra sakkyndig komité. Innsyn gis til andre enn s?kere etter at merknadsfristen er ute.

Innstillingsorganets innstilling til ansettelsesorganet er i utgangspunktet unntatt offentlighet. Dette er ikke til hinder for ? praktisere merinnsyn i deler av dokumentet etter n?rmere vurdering. Vurderinger av personlig egnethet unntas.

1.4 Innstillingsprosedyrer

Innstillingen er et anbefalt forslag til vedtak overfor ansettelsesmyndigheten. Forslaget m? v?re begrunnet og s? utfyllende at ansettelsesorganet f?r tilgang til samme opplysninger som innstillingsmyndigheten.

Ansettelse av varighet under 6 m?neder er unntatt fra kravet om innstilling, jf. statsansatteloven § 7 (lovdata.no). Det samme gjelder ved ansettelse av forelesere, hjelpel?rere, ?vingsl?rere, timel?rere og praksisveiledere med mindre enn 37,5 % av full stilling, jf statsansattelovens forskrift § 2 (lovdata.no). Forskriftens § 3 (lovdata.no) ?pner dessuten for unntak ved ansettelse av arbeidstakere som skal utf?re oppdrag som er eksternt finansiert.

1.4.1 Innstillingsmyndighet ved vitenskapelige stillinger

Bestemmelser om innstilling til vitenskapelige stillinger er spesifisert i reglementene for de ulike stillingskategoriene, i Normalregler for fakulteter og Normalregler for institutter. Fullmaktsforhold ved innstilling er dessuten n?rmere konkretisert i det enkelte fakultets administrasjonsreglement og i reglementene for museer, sentre osv.

Instituttniv?et innstiller ved ansettelse i utdanningsstillinger og vitenskapelige mellomgruppestillinger. For utdanningsstillinger kan innstillingsmyndigheten delegeres videre, dersom ansettelsesmyndigheten er overf?rt fra fakultetsniv? til instituttniv?.

I henhold til universitet- og h?yskolelovens § 7-2 (lovdata.no), skal innstilling i undervisnings- og forskningsstillinger skje ut fra sakkyndig vurdering. Den sakkyndige vurderingen skal danne grunnlag for videre formell behandling av saken i innstillings- og ansettelsesorganer. Kravet om sakkyndig bed?mmelse kan fravikes for undervisnings- og forskningsstillinger som ikke er f?rstestillinger eller professorstillinger.

Universitets- og h?yskolelovens krav om en s?rskilt sakkyndig bed?mmelse er prim?rt begrunnet i behovet for en uavhengig faglig kvalitetssikring, samtidig som det er ment ? understreke faglig autonomi som et grunnleggende element ved forskning og undervisning. Den sakkyndige vurderingen er en viktig del av innstillingsgrunnlaget, men det er likevel den formelle innstillingsmyndigheten som har endelig ansvar for rangering av kandidatene. Innstillingsmyndigheten er ogs? ansvarlig for gjennomf?ring av intervjuer og pr?veundervisning samt vurdering av s?kernes personlige egnethet. 

1.4.2 Innstillingsmyndighet ved teknisk-administrative stillinger

Innstilling foretas av n?rmeste leder. Ledere b?r ikke gjennomf?re rekrutteringsprosesser alene. Behovet for et bredt og grundig beslutningsgrunnlag tilsier at lederen b?r involvere ressurspersoner som r?dgivere i pros