Hva skjer?
Alle p? UiO m? rydde i e-posten sin og slette mest mulig derfra.
P? UiO lagrer vi enorme mengder data helt un?dvendig, noe som b?de koster mye penger og gir ?kt klimaavtrykk. Mye av det vi har i e-posten er informasjon som ikke lenger er nyttig, og annet skulle v?rt arkivert eller lagret et annet sted. Arkivverdig informasjon skal arkiveres i UiOs arkivsystem, og journalf?ring- og arkiveringsplikten skal vurderes f?r informasjon slettes.
I f?lge GDPR (personvernforordningen) skal heller ingen informasjon med personopplysninger oppbevares lenger enn n?dvendig, noe som betyr at mye gammel informasjon b?r slettes. I tillegg endres UiOs retningslinjer for oppbevaring av fortrolig formasjon (r?de data), og det vil ikke lenger v?re tillatt ? sende eller lagre e-post med slik informasjon. All e-post som inneholder r?de data m? derfor fjernes – alts? slettes eller lagres et annet sted.
Vi ber deg etterleve dette og slette all e-post som du ikke lenger har behov for.
Ryddekurs:
- IT-avdelingen holder kurs med gjennomgang av ryddetipsene .→ Se kursoversikt.
Hva m? jeg gj?re?
Rydde og slette un?dvendige e-poster og vedlegg
Du m? rydde i e-posten din, og slette gammel og un?dvendig e-post. UiO lagrer enorme mengder data helt un?dvendig, og det koster penger og gir ?kt klimaavtrykk. Det er et m?l at ansatte og studenter sletter all e-post de ikke trenger, for eksempel alt som er eldre enn to ?r eller alle mapper med e-post om avsluttede aktiviteter. M?let er at du skal ha minst mulig liggende i e-posten din. Viktig informasjon skal som regel ligge andre steder enn i e-post for ? v?re nyttig, og informasjon som ikke er viktig, skal slettes. Arkivverdig informasjon skal arkiveres i UiOs arkivsystem, og journalf?ring- og arkiveringsplikten skal vurderes f?r informasjon slettes.
Fjerne r?de data
UiO innf?rer nye retningslinjer for oppbevaring av fortrolig formasjon (r?de data), og det vil ikke lenger v?re tillatt ? sende eller lagre e-post med slik informasjon. Alle m? fjerne s?kalte r?de data (fortrolig informasjon) fra e-posten sin. Dette er data som har beskyttelsesbehov fordi de inneholder sensitive personopplysninger eller annet som gj?r at de m? beskyttes ekstra. Skal du ta vare p? slik informasjon, flytter du ut den ut og lagrer den riktig, og s? sletter du den fra e-posten din.
→Se ryddetips med informasjon om hva r?de data er og tips til ? finne dem
→Se UiOs klassifiseringsguide for ? l?re om de forskjellige dataklassene.
→Se UiOs lagringsguide for ? l?re hvor forskjellige typer data kan lagres.
Jobbe smartere
P? UiO er vi n? klare for ? begynne ? jobbe smartere digitalt og slik spare tid og f? et mindre klimaavtrykk. Men det forutsetter at vi tar i bruk nye l?sninger p? en god m?te og ikke lenger lagrer un?dvendig mye.
- Ta i bruk chat i Teams eller Mattermost til sp?rsm?l, oppfordringer og "sm?prat" som du kanskje tidligere tok p? e-post.
- Del dokumenter fra Teams i stedet for ? sende dem som vedlegg.
- Slett uviktige e-poster med en gang. Arkivverdig informasjon skal arkiveres i UiOs arkivsystem, og journalf?ring- og arkiveringsplikten skal vurderes f?r informasjon slettes.
- Sorter e-posten din i mapper etter aktivitet, og overf?r dem til arkiv, annet riktig lagringssted eller slett etter hvert som aktivitetene blir avsluttet.
- Du kan ogs? velge ? slette all e-post i en mappe som er eldre enn 1, 3 eller 5 ?r. Innstillingen gj?res pr. mappe. Arkivverdig informasjon skal arkiveres i UiOs arkivsystem, og journalf?ring- og arkiveringsplikten skal vurderes f?r informasjon slettes.
→Se veiledning for sletting av e-post basert p? alder.
Mer informasjon og gode r?d kommer!
Hvorfor?
UiO setter i gang denne ryddeaksjonen for ? minimere mengden data vi lagrer og dermed redusere klimaavtrykk og utgifter, og for ? oppfylle kravene i GDPR enda bedre.
P? UiO lagrer vi enorme mengder data i e-posten v?r og jo mer data vi lagrer, jo mer ressurser og energi bruker vi. UiO har som m?lsetting at vi skal redusere v?rt eget klimaavtrykk og legge til rette for at ansatte og studenter tar milj?bevisste valg (UiOs klima- og milj?strategi). Lagring av store mengder e-post er ressurs- og kostnadskrevende, og n? m? vi ha ned lagringsmengden.
En annen viktig grunn til ? rydde i e-posten er at GDPR (personvernforordningen) sl?r fast at ingen personopplysninger skal oppbevares lenger enn n?dvendig, og da kan vi heller ikke ha informasjonen liggende i e-posten.
UiO er ogs? i gang med forberedelser til ? ta i bruk e-postl?sningen i MS365, noe som vil medf?re at det ikke lenger vil v?re tillatt ? sende eller lagre e-post med fortrolig informasjon (r?de data).
Frist for rydding og sletting av e-post, inkludert fjerning av r?de data, er ved overgang til ny e-postl?sning. Dato er ikke fastsatt, men det l?nner seg ? starte tidlig med rydding.