Opprett og inviter til m?ter i Zoom

For mer informasjon om installering av Zoom, se v?r installeringsveiledning.

Tenker du p? m?tesikkerhet? Les v?re Gode tips om hvordan du inviterer til m?ter.

Logg inn med UiO-brukerkontoen din

VIKTIG FOR SIKKERHETEN: Alle studenter og ansatte p? UiO har lisens til ? bruke fullversjonen av Zoom, der personvern og sikkerhet er bedre enn i gratisversjonen av Zoom, og UiO har gjort sentrale innstillinger for ? bedre sikkerheten ytterligere. Det er viktig at alle p? UiO installerer Zoom og logger inn med UiO brukernavn og passord. Installer og logg inn som beskrevet i installeringsveiledningen. Har du allerede Zoom og er usikker p? om du bruker fullversjonen og er logget inn som UiO-bruker, kan du kontrollere det. Slik kontrollerer du om du er logget inn med UiO-bruker.

Opprette og kalle inn til m?ter fra Zoom

Du kan planlegge og kalle inn til m?ter fra b?de Zoom og Outlook. Her forklarer vi hvordan du bruker Zoom til planleggingen og opprettelsen av m?tet:

1. ?pne Zoom.

2. Klikk p? Schedule-knappen p? startskjermen.

 

3. Planleggingsvinduet ?pnes. Her har du en rekke valg og innstillingsmuligheter. En del innstillinger har en standardinnstilling som er angitt sentralt p? UiO av sikkerhetshensyn. Vi g?r gjennom valgene under, og ber om at du i st?rst mulig grad beholder standardinnstillingene der de begrunnes med sikkerhetshensyn.

Innstillingene i planleggingsvinduet:

Topic: Gi m?tet et navn

Start og Duration: Oppgi dato, klokkeslett og varighet for m?tet.

Recurrent meeting: Skal du kalle inn til et fast m?te som gjentas for eksempel ¨¦n gang i uka eller lignende, markerer du denne avkrysningsruten. Du blir da bedt om ? fylle ut gjentakelsesinformasjonen i kalenderinvitasjonen n?r den ?pnes p? slutten av planleggingen.

Meeting ID: Generate automatically er av sikkerhetshensyn angitt som standard. Med dette valget oppretter Zoom en ny m?te-ID som kun brukes til dette m?tet, noe som gir ?kt sikkerhet. Du b?r ikke dele m?te-ID p? sosiale medier eller ande ?pne fora, for da mister du raskt kontrollen p? hvem som kan dukke opp p? m?tet, og sjansen for zoombombing og andre u?nskede hendelser, ?ker. Personal Meeting ID er m?te-ID-en til ditt personlige Zoom-rom som alltid er der. Om noen kjenner denne ID-en kan de ogs? komme til m?terommet ditt n?r du holder m?ter de ikke er invitert til. M?ter i slike personlige rom, har lavere sikkerhet enn m?ter med generert ID. 

Password: Av sikkerhetshensyn anbefaler vi at du passordbeskytter m?tene dine. Det ?ker sikkerheten og minker muligheten for at roboter og andre automatiserte aktiviteter kan f? tilgang til m?tet ditt. Passordet vises i m?teinnkallingen du sender ut, men du kan og velge ? sende ut m?teinnkalling og passord separat. Det kommer vi tilbake til.

Video: Her angir du om du som er vert (host) for m?tet og deltakerne skal ha video sl?tt p? n?r dere g?r inn i m?tet. Av sikkerhetshensyn anbefaler vi at video er sl?tt av n?r deltakerne kommer inn i m?tet. Deltakerne kan selv sl? p? video n?r de er inne i m?tet. Det gj?res ved ? flytte mark?ren til nederst p? skjermen n?r m?tet er i gang, og klikke p? videokameraikonet der. Du som vert, kan ogs? sl? av og p? video for deltakerne. 

Audio: Her angir du hva slags kilde deltakerne har for lyd. Her er standardinnstillingen Telephone and Computer Audio. De fleste vil nok sitte ved en PC som har mikrofon, s? ofte er det nok ? velge Computer Audio, men det kan v?re lurt ? beholde standardinnstillingen og la deltakere ha mulighet til ? ringe til m?tet og delta med lyd via telefonen. Vi anbefaler ikke ? velge kun Telephone for lyd.

Calendar: Her angir du om du invitasjonen skal sendes fra Outlook eller en annen kalender. Valget ditt her er avhengig av hvilken kalender du bruker p? maskinen du kaller inn fra. 

Advanced options

Klikk p? Advanced options nederst i planleggingsvinduet for ? vise flere viktige innstillinger.

Enable waiting room: Av sikkerhetshensyn er Enable waiting room forh?ndsvalgt. Med venterom m? du som vert slippe inn m?tedeltakerne til m?tet. N?r deltakerne klikker p? lenken for ? delta p? m?tet, kommer de alts? ikke direkte inn i m?tet, men m? vente p? ? bli sluppet inn. Slik har du som vert bedre kontroll p? hvem som faktisk kommer inn i m?tet og du minsker muligheten for u?nskede deltakere og for eksempel Zoom-bombing.

• Les mer om venterom.

Enable join before host: Om dette alternativet er valgt, kan deltakerne komme inn i m?terommet f?r verten kommer til m?tet. Av sikkerhetshensyn anbefaler vi ikke dette, siden du som vert f?r mindre kontroll p? hvem som faktisk deltar p? m?tet.

Mute participants on entry: Her angir du om deltakerne skal ha mikrofonen sl?tt av n?r de g?r inn i m?tet. Det kan v?re praktisk at mikrofonen er sl?tt av (muted) n?r deltakerne kommer inn i m?tet for ? unng? st?y. Deltakerne kan selv sl? p? mikrofonen n?r de er inne i m?tet. Det gj?res ved ? flytte mark?ren til nederst p? skjermen n?r m?tet er i gang, og klikke p? mikrofonen der. Du som vert, kan ogs? sl? av og p? mikrofonen for deltakerne. 

Only authenticated users can join: Vi anbefaler at dette valget er sl?tt p?. Da vil brukere som ikke er logget inn, bli videresendt til innloggingssiden f?r de kan komme inn i m?tet. 

Automatically record meeting on the local computer: Om du angir dette valget, starter opptak av m?tet automatisk n?r du som vert ankommer. Opptak kan ogs? startes manuelt n?r m?tet er i gang. Husk Regelverk for opptak av forelesninger og andre arrangementer p? UiO.

Alternative hosts: Her kan du legge in en annen bruker som kan v?re medvert for m?tet om du er forhindret fra ? delta. Brukeren m? ha UiO-brukernavn og passord. Oppgi brukeren p? formen brukernavn@uio.no.

4. N?r du har angitt valgene du ?nsker, klikker du p? Schedule. Om du bruker Outlook ?pnes m?teinvitasjonen der, og du kan sende den derfra.

Hvis du ikke bruker Outlook, vises informasjonen deltakerne trenger i et vindu, og du kan kopiere informasjonen inn i en e-post og sende den til de du vil invitere. Hvis du glemmer ? sende invitasjonen til en eller flere personer, trenger du bare ? videresende invitasjonen du allerede har sendt. Det deltakerne trenger for ? v?re med p? m?tet er M?te-ID, evt. lenken for Join Zoom Meeting, eventuelt sammen med passordet til rommet.

5. I Outlook legger du inn de du vil invitere i To-feltet som en vanlig Outlook-innkalling, og fikser andre innstillinger, for eksempel om m?tet er gjentagende, skal vises som privat eller annet. I feltet for Location, der du vanligvis finner et m?terom, vises ofte URL-en til Zoom-m?tet. Det er ikke noe du ?nsker ? ha ?pent i kalenderen din, s? det b?r du slette og erstatte med "Zoom-m?te" eller lignende.

I selve innkallingen er det en del standardtekst. Den b?r du ikke slette, men heller legge inn informasjon om m?tet f?r (over) standardteksten som forklarer hvordan man deltar i m?tet fra forskjellige plattformer. P? UiO er det for de fleste nok ? bare klikke p? URL-en etter Join meeting. Om m?tet ditt er passordbeskyttet vil passordet v?re en del av m?telenken. En lenke til et passordbeskyttet m?te kan se slik ut:
https://uio.zoom.us/j/66xx283x085?pwd=bC9FxxxxxxXVFTkxaVxxxxxx. 

Om du vil sende ut m?telenken og passordet separat, kopierer du ut lenken og sletter alt etter sp?rsm?lstegnet. Da kan du sende ut lenken, og etterp? sende ut passordet til de som er i m?lgruppen for m?tet. I de fleste tilfeller er det OK ? sende lenke og passord i samme e-post internt p? UiO. 

6. N?r du er forn?yd med e-posten som inneholder innkallingen, og riktige mottakere er lagt inn, klikker du Send, som vanlig, og m?tet er klart. Som vert (m?teleder) bruker du samme lenke som andre deltakere for ? komme inn i m?tet.  

Opprette og kalle inn til Zoom-m?ter fra Outlook

Du kan ogs? bruke Outlook for ? invitere til m?ter i Zoom. F?r du kan gj?re det, m? du legge inn en plugin for Outlook.

Hvor f?r jeg tak i plugin for Outlook?

Zoom-plugin for Microsoft Outlook skal v?re installert som standard p? alle UiO-driftede Windows- og Mac-klienter. Hvis du har en UiO-driftet Windows eller Mac og ikke har plugin for Outlook, ta kontakt med lokal IT-avdeling for hjelp.

For private datamaskiner som ikke driftes av UiO, kan du selv laste ned Outlook-plugin fra Zoom.

Er du usikker p? om du har Outlook-plugin for Zoom? Se p? bildet under. Har du de to knappene med ring rundt, har du Outlook-plugin for Zoom. Hvis du ikke har knappene, eller de ser annerledes ut, kan du laste ned Outlook-plugin fra Zoom.

Slik kaller du inn til et m?te:

1. ?pne Outlook, og finn Zoom-knappene ?verst til venstre i menyb?ndet i Outlook. Du har to valg: Schedule a meeting for ? kalle inn til m?ter fram i tid eller Start Instant Meeting for ? starte et m?te umiddelbart. 
2. Velg Schedule a meeting.
3. Det ?pnes et Zoom ¨C Schedule meeting-vindu sammen med m?tekalenderen din i Outlook. Her kan du redigere innstillingene for Zoom-m?tet, f?r invitasjonen sendes. Vi g?r gjennom valgene under, og ber om at du i st?rst mulig grad f?lger r?dene vi gir av sikkerhetshensyn.

Meeting ID: Generate automatically er av sikkerhetshensyn angitt som standard. Med dette valget oppretter Zoom en ny m?te-ID som kun brukes til dette m?tet, noe som gir ?kt sikkerhet. Du b?r ikke dele m?te-ID p? sosiale medier eller ande ?pne fora, for da mister du raskt kontrollen p? hvem som kan dukke opp p? m?tet, og sjansen for zoombombing og andre u?nskede hendelser, ?ker. Personal Meeting ID er m?te-ID-en til ditt personlige Zoom-rom som alltid er der. Om noen kjenner denne ID-en, kan de ogs? komme til m?terommet ditt n?r du holder m?ter de ikke er invitert til. M?ter i slike personlige rom, har lavere sikkerhet enn m?ter med generert ID. 

Password: Av sikkerhetshensyn anbefaler vi at du passordbeskytter m?tene dine. Det ?ker sikkerheten og minker muligheten for at roboter og andre automatiserte aktiviteter kan f? tilgang til m?tet ditt. Passordet vises i m?teinnkallingen du sender ut, men du kan og velge ? sende ut m?teinnkalling og passord separat. 

Video: Her angir du om du som er vert (host) for m?tet og deltakerne skal ha video sl?tt p? n?r dere g?r inn i m?tet. Av sikkerhetshensyn anbefaler vi at video er sl?tt av n?r deltakerne kommer inn i m?tet. Deltakerne kan selv sl? p? video n?r de er inne i m?tet.  Det gj?res ved ? flytte mark?ren til nederst p? skjermen (n?r m?tet er i gang), og klikke p? videokameraikonet der. Du som vert (host) for m?tet, kan ogs? sl? av og p? video for deltakerne. 

Audio: Her angir du hva slags kilde deltakerne har for lyd. Her er standardinnstillingen Telephone and Computer Audio. De fleste vil nok sitte ved en PC som har mikrofon, s? ofte er det nok ? velge Computer Audio, men det kan v?re lurt ? beholde standardinnstillingen og la deltakere ha mulighet til ? ringe til m?tet og delta med lyd via telefonen. Vi anbefaler ikke ? velge kun Telephone for lyd.

Klikk p? Advanced options for ? angi flere valg:

Enable waiting room: Av sikkerhetshensyn er Enable waiting room forh?ndsvalgt. Med venterom m? du som vert slippe inn m?tedeltakerne til m?tet. N?r deltakerne klikker p? lenken for ? delta p? m?tet, kommer de alts? ikke direkte inn i m?tet, men m? vente p? ? bli sluppet inn. Slik har du som vert bedre kontroll p? hvem som faktisk kommer inn i m?tet og du minsker muligheten for u?nskede deltakere og for eksempel Zoom-bombing. 

• Les mer om venterom og hvordan det brukes.

Enable join before host: Om dette alternativet er valgt, kan deltakerne komme inn i m?terommet f?r verten kommer til m?tet. Av sikkerhetshensyn anbefaler vi ikke dette, siden du som vert f?r mindre kontroll p? hvem som faktisk deltar p? m?tet.

Mute participants on entry: Her angir du om deltakerne skal ha mikrofonen sl?tt av n?r de g?r inn i m?tet. Det kan v?re praktisk at mikrofonen er sl?tt av (muted) n?r deltakerne kommer inn i m?tet for ? unng? st?y. Deltakerne kan selv sl? p? mikrofonen n?r de er inne i m?tet.  Det gj?res ved ? flytte mark?ren til nederst p? skjermen n?r m?tet er i gang, og klikke p? mikrofonen der. Du som vert kan ogs? sl? av og p? mikrofonen for deltakerne. 

Only signed-in users can join: Vi anbefaler at dette valget er sl?tt p?. Da vil brukere som ikke er logget inn, bli videresendt til innloggingssiden f?r de kan komme inn i m?tet. 

Automatically record meeting on the local computer: Om du angir dette valget, starter opptak av m?tet automatisk n?r du som vert ankommer. Opptak kan ogs? startes manuelt n?r m?tet er i gang. Husk Regelverk for opptak av forelesninger og andre arrangementer p? UiO.

Force include Join URL in location field: Dette valget b?r v?re av. Merker du denne avkrysningsruten, vil URL til m?tet, inkl. eventuelt passord, vises i Location-feltet i m?teinnkallingen og ogs? vises i kalenderen din og for alle inviterte. Av sikkerhetshensyn abefaler vi ikke dette. URLen vil vises i e-posten med innkallingen, og det er nok.

Insert Zoom meeting invitation above existing text: Her er det opp til deg hva du foretrekker.

Alternative hosts: Her kan du legge in en annen bruker som kan v?re vert for m?tet om du er forhindret fra ? delta. Brukeren m? ha UiO-brukernavn og -passord. Oppgi brukeren p? formen brukernavn@uio.no.

4. N?r du har angitt valgene du ?nsker, klikker du p? Continue. Invitasjonen ?pnes i en vanlig Outlook-innkalling.

5. I Outlook legger du inn de du vil invitere i To-feltet som en vanlig Outlook-innkalling, og fikser andre innstillinger, for eksempel om m?tet er gjentagende, skal vises som privat eller annet. I feltet for Location, der du vanligvis finner et m?terom, er det mulig at URL-en til Zoom-m?tet vises. Det er ikke noe du ?nsker ? ha ?pent i kalenderen din, s? det b?r du slette og erstatte med "Zoom-m?te" eller lignende.

I selve innkallingen er det en del standardtekst. Den b?r du ikke slette, men heller legge inn informasjon om m?tet f?r (over) standardteksten som forklarer hvordan man deltar i m?tet fra forskjellige plattformer. P? UiO er det for de fleste nok ? bare klikke p? URL-en etter Join meeting. Om m?tet ditt er passordbeskyttet vil passordet v?re en del av m?telenken. En lenke til et passordbeskyttet m?te kan se slik ut:
https://uio.zoom.us/j/66xx283x085?pwd=bC9FxxxxxxXVFTkxaVxxxxxx. 

Om du vil sende ut m?telenken og passordet separat, kopierer du ut lenken og sletter alt etter sp?rsm?lstegnet. Da kan du sende ut lenken, og etterp? sende ut passordet til de som er i m?lgruppen for m?tet. I de fleste tilfeller er det OK ? sende lenke og passord i samme e-post internt p? UiO. 

6. N?r du er forn?yd med e-posten som inneholder innkallingen, og riktige mottakere er lagt inn, klikker du Send, som vanlig, og m?tet er klart. Som vert (m?teleder) bruker du samme lenke som andre deltakere for ? komme inn i m?tet.  

Hvis du glemmer ? sende invitasjonen til en eller flere personer, trenger du bare ? videresende invitasjonen du allerede har sendt. Det deltakerne trenger for ? v?re med p? m?tet er M?te-ID eller lenken for Join Zoom Meeting, eventuelt sammen med passordet til rommet.

Direkteoppringning til Zoom-m?te

Hvis du skal ha et impulsivt Zoom-m?te, der de du vil ha med p? m?tet f?r en direkte oppringning fra deg p? skjermen (som de kan akseptere eller avvise, bruker du New Meeting knappen i Zoom.

Dette legger til rette for kjappe og enkle invitasjoner og m?ter. Etter at du har klikket p? New Meeting, er Zoom-m?tet klart. Du inviterer inn deltakere ved ? f?re musepekeren til nederst p? skjermen og klikke p? Manage participants. I panelet som ?pnes, klikker p? du Invite nederst til venstre.

 

Slik unng?r du u?nskede deltakere i m?tet

P? UiO drar du nytte av sikkerhetsinnstillinger som blir gjort av UiOs sentrale Zoom-administrator. Logg inn med UiO-brukernavn og passord, s? bruker du en versjon av Zoom som har tilleggstiltak for ?kt sikkerhet. I tillegg er det er rekke innstillinger og tiltak du kan gj?re selv, for ? s?rge for at m?tene dine er trygge. 

Beskytt m?te-ID-en	Ikke del m?te-ID eller URL til m?ter i ?pne kanaler som for eksempel sosiale medier. S? langt det er mulig, b?r invitasjon g? p? e-post eller i kalenderinvitasjoner. Mange personer og roboter s?ker etter Zoom-IDer p? Facebook og andre ?pne kanaler. Dersom du inviterer til ?pent m?te b?r Zoom-ID distribueres et annet sted enn Facebook. ?pen m?ter b?r ogs? ha venterom, de b?r l?ses etter oppstart og ha andre sikkerhetstiltak. Se nedenfor.
Bruk generert m?te-ID	Hvis du bruker din personlige m?te-ID (ditt eget m?terom) kan du oppleve at personer som kjenner ID-en til ditt m?terom uforvarende kommer inn i et m?te de ikke er invitert til. Derfor b?r du alltid velge Generate automatically for valget Meeting ID i m?teinnstillingene i planleggingsvinduet. Du f?r en tilfeldig, unik ID for m?tet og unng?r at noen gjenbruker ID fra et annet m?te.
Bruk passord	Hvis du passordbeskytter m?tet unng?r du at personer eller roboter kan komme inn p? m?tene dine ved ? gjette m?te-ID-en. Du kan ogs? bruke denne funksjonen om du vil dele URL til m?tet med mange, men sende passord kun til p?meldte eller andre som er ?nsket p? m?tet. Du kan sende m?te-ID og passord, eller en m?telenke som har passordet integrert. Derfor b?r du alltid krysse av for Password i m?teinnstillingene i planleggingsvinduet.
Kun for innloggede?	Om du sl?r p? valget Only authenticated users can join i m?teinnstillingene i planleggingsvinduet, kan kun personer som er logget inn p? Zoom bli med p? m?tet. Dette kan du bruke om m?tet kun er for studenter og/eller ansatte p? UiO. Hvis m?tet skal v?re helt ?pent, kan du ikke sl? p? dette valget.
L?se m?tet	Som vert (host) for et m?te, kan du velge ? l?se m?tet n?r alle de inviterte har kommet, eller m?tet er godt i gang. F?r musepekeren til nederst i Zoom-vinduet, og klikk p? Security-ikonet. Velg Lock Meeting, og ingen nye deltakere kan komme inn. Av sikkerhetshensyn anbefaler vi at verten l?ser m?tet n?r det er i gang. Dette er spesielt viktig for store m?ter og forelesninger der URL eller m?te-ID er spredt til mange. N?r m?tet er l?st kan ingen nye deltakere komme inn, selv om de har riktig m?te-ID og eventuelt passord.
Bruk venterom	Om du bruker venterom til m?tet ditt, m? du som vert slippe inn m?tedeltakerne til m?tet. N?r deltakerne klikker p? lenken for ? delta p? m?tet, kommer de alts? ikke direkte inn i m?tet, men m? vente p? ? bli sluppet inn. Slik har du som vert bedre kontroll p? hvem som faktisk kommer inn i m?tet og du minsker muligheten for u?nskede deltakere. Av sikkerehtshensyn anbefaler vi at Enable waiting room er valgt i m?teinnstillingene i planleggingsvinduet.  Les mer om venterom og hvordan det brukes.
Pass p? hvem som kan dele skjerminnhold	I m?ter er det praktisk at enkelte deltakere kan dele innholdet p? skjermen sin, for eksempel for ? vise en presentasjon eller annet. P? UiO er standardinnstillingen at det kun er vert for m?tet som kan dele skjerminnhold. Om flere trenger ? dele skjerminnhold, kan verten vi disse deltakerne status som medvert (co-host). Om du vil gi en m?tedeltaker status som medvert, g?r du til bildet av vedkommende i m?tet, og klikker p? de tre prikkene i ?vre h?yre hj?rne av bildet. Velg Make co-host fra menyen. N?r vedkommende er ferdig med ? dele skjerminnhold, kan du fjerne statusen igjen, ved ? g? inn p? sammen meny. Les mer om co-hosts og deres rolle
M?teleder er f?rst	Valget Join before host b?r v?re sl?tt av i m?teinnstillingene i planleggingsvinduet. Da kan ingen g? inn i m?tet f?r m?teleder, og m?teleder har da bedre kontroll p? hvem som deltar.

Forberede st?rre m?ter

For m?ter eller forelesninger med mange deltakere kan det v?re utfordrende ? sjekke og eventuelt fjerne deltakere som du ikke kjenner eller som ikke oppf?rer seg i henhold til lov og orden. Som m?teleder m? du v?re forberedt p? at slikt kan forekomme. 

1. F?r m?tet, gi noen deltakere du kjenner rolle som medvert (co-host) slik at de kan hjelpe til med ? administrere m?tet
2. S?rg for at medvertene forst?r sin rolle, og at rollen inneb?rer administrasjon av deltakerne

For sv?rt store forelesninger som av ulike grunner m? v?re offentlig tilgjengelige, kan et webinar v?re bedre egnet enn et m?te. Fordelen med det, er at det der kun er m?teleder og paneldeltakere som kan dele video. 

Fjerne / kaste ut deltakere ved u?nsket oppf?rsel

Selv om du er p?passelig og tar grep for ? unng? u?nskede deltakere og u?nsket oppf?rsel, kan det likevel skje at noen klarer ? komme seg inn i m?tet. M?teleder (host) og medvert (co-host) kan fjerne slike deltakere fra m?tet: G? til deltakerlisten og klikk p? More... ved brukeren du vil fjerne. Velg Remove fra menyen. Om du har fulgt r?det over om ? l?se m?tet, kan ikke deltakeren du kastet ut komme inn igjen. 

Innstillinger som er spesielt viktige ved st?rre og ?pne m?ter:

• Sterkt begrenset skjermdeling
• L?s m?tet n?r det har kommer i gang
• Sl? av Join before host
• Bruk venterom
• Bruk passordbeskyttelse: Dersom du deler en Zoom-lenke offentlig, fjern passordet fra selve lenken, og skriv heller passordet i klartekst under. Dette vil i stor grad hindre automatiserte programmer fra ? komme inn p? m?tet.

 

 

Mer om m?ter i Zoom

• Nyttige tips til m?tet; vise flere deltakere, mikrofontips
• Slik deler du skjerm og innhold
• Slik tar du opptak av m?tet eller forelesningen
• Nyttige for st?rre m?ter og forelesninger:
  • Opprett en avstemning i m?tet
  • Gj?r andre deltagere til co-hosts