Kalle inn til Zoom-m?te fra Outlook

Zoom-plugin for Microsoft Outlook er installert p? alle UiO-driftede Windows- og Mac-klienter. Hvis du har en UiO-driftet Windows eller Mac og ikke har plugin for Outlook, ta kontakt med lokal IT-avdeling for hjelp. 

Er du usikker p? om du har Outlook-plugin for Zoom? Se bildet under - har du de to knappene med ring rundt, har du pluginen. Hvis du ikke har knappene, eller de ser annerledes ut, kan du laste ned Outlook-plugin fra Zoom.

Slik kaller du inn til et m?te

1. ?pne Outlook, og finn Zoom-knappene ?verst til venstre i menyb?ndet i Outlook. Disse f?r du n?r du har Outlook plug-in installert. Du har to valg: Schedule a meeting for ? kalle inn til m?ter fram i tid eller Start Instant Meeting for ? starte et m?te umiddelbart. 
2. Velg Schedule a meeting
3. Det ?pnes et Zoom ¨C Schedule meeting-vindu sammen med m?tekalenderen din i Outlook. Her kan du redigere innstillingene for Zoom-m?tet, f?r invitasjonen sendes. Vi g?r gjennom valgene under, og ber om at du i st?rst mulig grad f?lger r?dene vi gir av sikkerhetshensyn.

Meeting ID 

Generate automatically er av sikkerhetshensyn angitt som standard. Med dette valget oppretter Zoom en ny m?te-ID som kun brukes til dette m?tet, noe som gir ?kt sikkerhet. Du b?r ikke dele m?te-ID p? sosiale medier eller ande ?pne fora, for da mister du raskt kontrollen p? hvem som kan dukke opp p? m?tet, og sjansen for zoombombing og andre u?nskede hendelser, ?ker. Personal Meeting ID er m?te-ID-en til ditt personlige Zoom-rom som alltid er der. Om noen kjenner denne ID-en, kan de ogs? komme til m?terommet ditt n?r du holder m?ter de ikke er invitert til. M?ter i slike personlige rom, har lavere sikkerhet enn m?ter med generert ID. 

Password 

Av sikkerhetshensyn anbefaler vi at du passordbeskytter m?tene dine. Det ?ker sikkerheten og minker muligheten for at roboter og andre automatiserte aktiviteter kan f? tilgang til m?tet ditt. Passordet vises i m?teinnkallingen du sender ut, men du kan og velge ? sende ut m?teinnkalling og passord separat. Det kommer vi tilbake til.

Video 

Her angir du om du som er vert (host) for m?tet og deltakerne skal ha video sl?tt p? n?r dere g?r inn i m?tet. Av sikkerhetshensyn anbefaler vi at video er sl?tt av n?r deltakerne kommer inn i m?tet. Deltakerne kan selv sl? p? video n?r de er inne i m?tet.  Det gj?res ved ? flytte mark?ren til nederst p? skjermen n?r m?tet er i gang, og klikke p? videokameraikonet der. Du som vert for m?tet, kan ogs? sl? av og p? video for deltakerne. 

Audio 

Her angir du hva slags kilde deltakerne har for lyd. Her er standardinnstillingen Telephone and Computer Audio. De fleste vil nok sitte ved en PC som har mikrofon, s? ofte er det nok ? velge Computer Audio, men det kan v?re lurt ? beholde standardinnstillingen og la deltakere ha mulighet til ? ringe til m?tet og delta med lyd via telefonen. Vi anbefaler ikke ? velge kun Telephone for lyd.

Klikk p? Advanced options for ? angi flere valg

Enable waiting room 

Av sikkerhetshensyn er Enable waiting room forh?ndsvalgt. Med venterom m? du som vert slippe inn m?tedeltakerne til m?tet. N?r deltakerne klikker p? lenken for ? delta p? m?tet, kommer de alts? ikke direkte inn i m?tet, men m? vente p? ? bli sluppet inn. Slik har du som vert bedre kontroll p? hvem som faktisk kommer inn i m?tet og du minsker muligheten for u?nskede deltakere og for eksempel Zoom-bombing. 

• Les mer om venterom og hvordan det brukes.

Enable join before host 

Om dette alternativet er valgt, kan deltakerne komme inn i m?terommet f?r verten kommer til m?tet. Av sikkerhetshensyn anbefaler vi ikke dette, siden du som vert f?r mindre kontroll p? hvem som faktisk deltar p? m?tet.

Mute participants on entry 

Her angir du om deltakerne skal ha mikrofonen sl?tt av n?r de g?r inn i m?tet. Det kan v?re praktisk at mikrofonen er sl?tt av (muted) n?r deltakerne kommer inn i m?tet for ? unng? st?y. Deltakerne kan selv sl? p? mikrofonen n?r de er inne i m?tet.  Det gj?res ved ? flytte mark?ren til nederst p? skjermen n?r m?tet er i gang, og klikke p? mikrofonen der. Du som vert for m?tet, kan ogs? sl? av og p? mikrofonen for deltakerne. 

Only signed-in users can join 

Vi anbefaler at dette valget er sl?tt p?. Da vil brukere som ikke er logget inn, bli videresendt til innloggingssiden f?r de kan komme inn i m?tet. 

Automatically record meeting on the local computer 

Om du angir dette valget, starter opptak av m?tet automatisk n?r du som vert ankommer. Opptak kan ogs? startes manuelt n?r m?tet er i gang. Husk Regelverk for opptak av forelesninger og andre arrangementer p? UiO.

Force include Join URL in location field 

Dette valget b?r v?re av. Merker du denne avkrysningsruten, vil URL til m?tet, inkl. eventuelt passord, vises i Location-feltet i m?teinnkallingen og ogs? vises i kalenderen din og for alle inviterte. Av sikkerhetshensyn abefaler vi ikke dette. URL-en vil vises i e-posten med innkallingen, og det er nok.

Insert Zoom meeting invitation above existing text 

Her er det opp til deg hva du foretrekker.

Alternative hosts 

Her kan du legge in en annen bruker som kan v?re vert for m?tet om du er forhindret fra ? delta. Brukeren m? ha UiO-brukernavn og passord. Oppgi brukeren p? formen brukernavn@uio.no.

4. N?r du har angitt valgene du ?nsker, klikker du p? Continue. Invitasjonen ?pnes i en vanlig Outlook-innkalling.

5. I Outlook legger du inn de du vil invitere i To-feltet som en vanlig Outlook-innkalling, og fikser andre innstillinger, for eksempel om m?tet er gjentagende, skal vises som privat eller annet. I feltet for Location, der du vanligvis finner et m?terom, er det mulig at URL-en til Zoom-m?tet vises. Det er ikke noe du ?nsker ? ha ?pent i kalenderen din, s? det b?r du slette og erstatte med "Zoom-m?te" eller lignende.

I selve innkallingen er det en del standardtekst. Den b?r du ikke slette, men heller legge inn informasjon om m?tet f?r (over) standardteksten som forklarer hvordan man deltar i m?tet fra forskjellige plattformer. P? UiO er det for de fleste nok ? bare klikke p? URL-en etter Join meeting. Om m?tet ditt er passordbeskyttet vil passordet v?re en del av m?telenken. En lenke til et passordbeskyttet m?te kan se slik ut:
https://uio.zoom.us/j/66xx283x085?pwd=bC9FxxxxxxXVFTkxaVxxxxxx. 

Om du vil sende ut m?telenken og passordet separat, kopierer du ut lenken og sletter alt etter sp?rsm?lstegnet. Da kan du sende ut lenken, og etterp? sende ut passordet til de som er i m?lgruppen for m?tet. I de fleste tilfeller er det OK ? sende lenke og passord i samme e-post internt p? UiO. 

6. N?r du er forn?yd med e-posten som inneholder innkallingen, og riktige mottakere er lagt inn, klikker du Send, som vanlig, og m?tet er klart. Som vert (m?teleder) bruker du samme lenke som andre deltakere for ? komme inn i m?tet.  

Hvis du glemmer ? sende invitasjonen til en eller flere personer, trenger du bare ? videresende invitasjonen du allerede har sendt. Det deltakerne trenger for ? v?re med p? m?tet er M?te-ID, evt. lenken for Join Zoom Meeting, eventuelt sammen med passordet til rommet.